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(七)党员、团员、职工、工会会员名册;
(八)职工录用、转正、聘任、调资、定级、解除合同、辞职、离(退)休、死亡、抚恤等文件材料;
(九)党政各类综合统计年报表;
(十)重要问题的请示与上级机关的批复、批示;
(十一)职能活动中形成的重要业务文件材料;
(十二)上级机关制发的属于本局主管业务的重要文件材料;
(十三)同级机关、下级单位关于重要的业务问题的来函、请示与本局复函、批复等文件材料。
第九条市交通局定期保管的文书档案主要包括:
(一)党务、行政管理工作形成的一般性文件材料;
(二)会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)组织人事管理工作中形成的一般性文件材料;
(四)局团工委、工会等群众组织形成的一般性文件材料;
(五)一般性事务管理文件材料;
(六)关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示、一般工作报告、总结、统计报表。
(七)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料;
(八)在计划、财务、政策法规工作中形成的一般性文件材料;
(九)建设管理、行业管理、安全保卫工作中形成的一般性文件材料;
(十)上级机关和同级机关制发的非本局主管业务但需贯彻执行的文件材料;
(十一)同级机关和下级机关关于一般性业务问题的来函、请示以及局本级的复函、批复等文件材料。
第十条本局形成的人事、科技、会计及其他专业文件材料的归档范围和保管期限,按国家有关规定执行。
第十一条
归档范围内文件的电子文件元数据、背景信息等与原文件材料同步进行归档。
应归档纸质文件材料中,有发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
第十二条本局职能配置、内设机构发生调整时,应及时修订本规定。
第十三条
本规定自公布之日起施行,原市交通局关于文件材料归档和不归档范围以及文书档案保管期限的规定同时废止。
杭州市交通局文书档案保管期限表
1、办公室
1.1局党委会、局务会议、局长办公会议、民主生活会会议记录、纪要永久
1.2本局召开的工作会议、专题会议的文件材料
1.2.1通知、议程、报告、讲话、总结、名单、决议、决定、纪要永久
1.2.2典型材料、代表发言、交流材料30年
1.3上级机关召开的与本局相关的重要会议文件材料
1.3.1主要文件材料永久
1.3.2其它文件材料10年
1.4上级领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料
1.4.1重要的永久
1.4.2一般的30年
1.5本局的请示与上级机关的批复、批示
1.5.1重要业务问题永久
1.5.2一般的业务问题30年
1.6对外宣传、精神文明创建方面的材料
1.6.1重要的30年
1.6.2一般的10年
1.7编辑的反映主要职能活动的大事记、杭州年鉴、交通志等永久
1.8计划、总结、调研等方面的文件材料
1.8.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久
1.8.2年度以下的计划、总结、统计材料10年
1.8.3重要职能活动的总结、重要专题的材料永久
1.8.4一般活动的总结、一般问题的调研材料10年
1.9办理人大建议、政协提案、处理人民来信来访的材料
1.9.1有领导重要批示和处理结果的永久
1.9.2其他有处理结果的30年
1.10机要、保密、档案工作
1.10.1重要的永久
1.10.2一般的30年
1.11机关事务管理文件材料
1.11.1与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
1.11.1.1重要的永久
1.11.1.2一般的10年
1.11.2接待工作的计划、方案
1.11.2.1重要的30年
1.11.2.2一般的10年
1.11.3后勤福利、物业管理
1.11.3.1重要的永久
1.11.3.2一般的30年
1.11.4机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等材料;
机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料永久
1.12上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
1.12.1重要的永久
1.12.2一般的10年
1.13上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文
件材料10年
1.14同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年
1.15下级机关报送的文件材料
1.15.1重大问题的专题报告30年
1.15.2年度和年度以上的计划、总结、统计材料10年
2、人事教育处(组织处)
2.1关于本局机构设置、撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久
2.2人事工作制度、规定、办法、规划等文件30年
2.3机关干部人事任免文件永久
2.4制发的关于直属单位机构设置、人员编制等文件材料永久
2.5先进单位、劳动模范、先进工作者的表彰、奖励文件永久
2.6本局有关人员的处分材料
2.6.1受到警告(不含)以上处分的永久
2.6.2受到警告处分的30年
2.7职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职离退休、死亡、抚恤等文件材料永久
2.8人事考核、职称评审工作文件材料永久
2.9职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久
2.10本局职工名册永久
3、纪委(监察)室
3.1关于党风廉政建设考核、意见、党纪检查
3.1.1重要的永久
3.1.2一般的30年
3.2政纪监察、信访处理
3.2.1重要的永久
3.2.2一般的30年
3.3纪检、监察工作中形成的综合性报告调查材料
3.3.1重要的永久
3.3.2一般的30年
4、计划财务处
4.1全市交通行业发展规划、专题规划、中长期计划、年度计划永久
4.2公路、水路、港口、航道年度投资计划、造价管理
4.2.1重要的永久
4.2.2一般的30年
4.3公路、水路建设工程项目建议书(可行性研究报告)、初步设计、征迁、建方案审查、审批、报批等前期文件材料
4.3.1重要的永久
4.3.2一般的30年
4.4年度财务计划、财务状况、财务分析报告永久
4.5财务检查、财务管理年度审计
4.5.1重要的永久
4.5.1一般的30年
4.6统计报表、预测、信息引导文件材料
4.6.1重要的永久
4.6.1一般的30年
4.7交通建设资金审核、监督、预、决算审批、审计
4.7.1交通建设资金预、决算等文件材料永久
4.7.2交通建设资金审核、监督、审计等文件材料30年
4.8交通规费管理、养路费、造价管理
4.8.1重要的永久
4.8.2一般的30年
4.9国有资产管理、清产核资、固定资产投资、评估、报废审批30年
4.10下属单位财务管理、审计文件材料
4.10.1重要的30年
4.10.2一般的10年
4.11上级关于交通规划和计划编制、财务管理、预决算、审计、清产核资的普发文件10年
4.12干部离任审计文件永久
5、政策法规处
5.1交通行业体制改革、法制工作、立法计划永久
5.2交通经济政策研究形成的文件材料30年
5.3交通行政管理法规、规章、条例、制度
5.3.1重要的永久
5.3.2一般的30年
5.4交通系统执法监督、执法年审、考核办法30年
5.5行政许可、行政复议、行政处罚、监督检查、专项检查的文件
5.5.1重要的30年
5.5.2一般的10年
5.6稽查制度、处罚标准、统计报表30年
5.7交通管理制度的报批、废止永久
5.8交通行业科技开发、技术项目论证30年
5.9上级关于交通法规、政策、科技开发的普发文件
5.9.1重要的30年
5.9.2一般的10年
6、行业管理处
6.1交通行业经济运行分析报告、制度永久
6.2公路、水路交通营运、资质管理、信用考核30年
6.3公路、水路交通营运实施办法、管理规定30年
6.4公路、水路征费站、稽查站管理、文明公路、星级收费
站创建30年
6.5出租车经营管理30年
6.6客运班车管理、营运价格管理30年
6.7公路、水路治超方案、工作总结永久
6.8机动车驾驶员队伍整顿、管理30年
6.9汽车驾驶学校、驾驶员培训行业管理30年
6.10车、船制造业、维修业、汽配经销业管理30年
6.11下属交通运输业业务管理形成的文件材料30年
6.12上级关于交通行业管理的普发文件10年
7、建设管理处
7.1公路、水路、港口、桥梁等交通工程项目初步设计、施工图设计审查、审批、报批文件材料永久
7.2交通建设项目前期管理产生的文件材料永久
7.3交通建设项目竣工验收管理永久
7.4公路、水路、港口、桥梁战备保障方案永久
7.5交通设计、监理、质检资质管理30年
7.6交通工程项目监理、质量技术监督、施工技术规范工程定额管理、标准
7.6.1重要的永久
7.6.2一般的30年
7.7公路养护与管理、隐患路段整治30年
7.8畅通工程中大修项目质量鉴定30年
7.9交通重点工程检查、各项专项检查通报永久
7.10交通建设环境保护管理、景观建设评审永久
7.11交通基础设施建设市场管理永久
7.12交通建设专题会议纪要、抄告单、简复单、处理
30年
7.13局直属单位基本建设管理30年
7.14交通广告、标志、引导牌设置管理30年
7.15上级关于城市建设、交通建设管理的普发文件
10年
7.15.1重要的30年
7.15.2一般的10年
8、安全管理处
8.1交通运输行业安全管理、安全目标考核永久
8.2交通系统“三防”应急预案、实施细则30年
8.3交通安全大检查、专项整治、协调会议纪要30年
8.4道路运输企业安全生产状况评估资格认证30年
8.5重大、特大交通事故查处永久
8.6交通事故路段整改、安全隐患督查30年
8.7危化品、禁毒、疾病传播防治管理30年
8.8车站、港口(码头)行业安全管理30年
8.9机关、直属单位安全管理、社会治安综合整治管理
30年
8.10上级关于交通安全管理、社会治安的普发文件
10年
9、机关党委、团工委、工会
9.1机关党委、团工委、工会、妇委会工作报告、总结、换届选举结果永久
9.2重要专题活动的报告、总结等永久
9.3党团员、工会会员名册,批准加入党团、工会组织的文件材料永久
9.4情况反映、工作简报10年
9.5党、团、工会工作活动中形成的其它文件材料
9.5.1重要的30年
9.5.2一般的10年
10、会计类
10.1年度财务报告、决算、财务分析永久
10.2月、季度财务报告5年
10.3职工工资册永久
10.4银行存款帐25年
10.5现金出纳帐25年
10.6总帐15年
10.7明细帐15年
10.8会计凭证15年
10.9银行对帐单、银行余额调节表5年
10.10会计档案移交清册15年
10.11会计档案保管清册永久
10.12会计档案销毁清册永久
11、特种载体
11.1各项重大活动、工作成果的照片、底片永久
11.2各项重大活动、工作成果的录音、录像带长期
11.3各项重大活动、工作成果的磁光介质材料永久
11.4市级以上荣誉证书、奖品、锦旗、领导题词永久
11.5停止使用的印章永久
杭州市交通局档案整理、分类、排列、编号规则
(一)文书档案整理、分类、排列、编号规则
1、整理原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用,2000年以前按卷整理,2000年以后形成的文书档案以“件”为单位进行整理、分类、排列、编号、装盒。
按件整理一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。
2、分类方法
按年结合保管期限、问题分类,归档文件采用年度—保管期限—问题方法进行分类。
3、排列、编号
(1)按卷整理:
按年度、大类、先永久后长期,统一排列、连续编号,编到999卷号,另换1本目录。
案卷目录号即大类号,短期不设目录号,按年度、大类顺序排列。
档号为:
全宗号—目录号—案卷号
(2)按件整理:
按年度同一保管期限,按大类的先后顺序排列、编号,同一类问题相对集中排列,保管期限永久、长期、短期各编一个流水号(即“件号”),在件首页上部盖归档章、填档号。
全宗号—年度—保管期限—件号
例:
J000—1999—Y—1
注:
全宗号由杭州市档案馆给予。
4、装订方法
(1)按件整理采用左侧或左上角用缝纫机装订或粘贴,厚的可用三点一线装订。
(2)按卷整理采用三点一线装订。
(二)科技档案整理、分类、排列、编号规则
1、整理原则、分类方案
本局的科技档案分为设备仪器类,其整理原则以设备型号为一个整体,按文件、图表形成的规律,保持文件之间的有机联系进行整理、分类、排列、编号、装盒。
2、排列
按设备型号文件材料形成的先后顺序套性整理排列,先永久,后长期。
3、编号
设备仪器其档号由全宗号、设备型号、案卷号、件号组成,设备仪器以型号代替。
全宗号—设备型号—案卷号—件号
(1)按卷装订成册,图纸不装订,每张图纸需编件号。
(2)按卷为三点一线装订。
(三)会计档案整理、分类、排列、编号规则
1、整理方法
保持原有装订面貌基础上按“卷”整理。
凭证保持原貌装订;
报表、帐册加封面、卷内目录、备考表装订成册。
2、分类
财务报告、财务帐册、会计凭证、其他会计材料。
3、格式
会计档案封面、备考表
4、案卷标题构成
(1)XXX单位1999年财务决算报告
(2)XXX单位1999年现金日记帐
(3)XXX单位1999年银行日记帐
(4)XXX单位1999年1月份1-10号会计凭证
5、案卷排列
(1)行政会计档案按保管期限顺序排列编号为一年一个流水号,如下:
年报(决算报告,审计报告)永久
工资册长期
现金日记帐25年
银行日记帐25年
总分类帐15年
明细帐15年
凭证15年
自制凭证装订放在所有凭证的后面,装盒,保管期限为15年
季报、月报5年
对帐单5年
其它5年
全宗号—K年度号—案卷号
J000—K1999—1
(2)工程项目专项经费形成的会计档案按保管期限顺序排列一个项目一个流水编号。
全宗号—K项目代号—案卷号
6、装订方法
去金属物,换塑料封皮,采用会计档案装具装订。
(四)特种载体档案整理、分类、排列、编号规则
按“卷”整理。
照片档案、磁光介质(声像、电子)档案、实物档案。
3、组卷
磁光介质(声像、电子)档案、实物档案以盘、片、实物单位为对象组成案卷,配有磁光介质贮存的内容、实物的来源、作用、意义的文字说明,实物还要配有照片另整理照片档案参见号。
4、排列
按不同载体形成时间的前后顺序排列。
5、编号
根据特种载体分类设代号。
全宗号–TZ、TC、TS、TY-案卷号(件号)
照片、磁光介质、实物、印章
J000—TS(实物)-1
6、特种载体档案卷内目录、封面等格式和装订方法
(1)特种载体档案卷内目录格式
(2)特种载体档案封面格式:
通用
7、特种载体档案案卷标题构成
(1)XXX单位XXX问题的照片
(2)XXX单位XXX问题的录像带
(3)XXX单位XXX问题的光盘/软盘
(4)XXX单位的实物名称
8、特种载体档案装订保管方法
照片档案三点一线装订后盒装;
磁光介质:
放入防磁柜;
实物:
陈列。
(五)照片档案
由照片、底片、文字说明三项组成。
以一项活动或一项目的若干张照片为对象组一卷,每组照片编写总说明、每张照片编写分说明、说明必须备六要素即背景、时间、地点、人物、事由、摄影者;
一个全宗内照片、底片单独自成体系以张为对象大流水整理;
数码相机拍的以刻录光盘方式保存,同样编制总说明、分说明,日期不明的输入8位“0”。
1、普通照片按原规定编制、整理
(1)单张照片为一组的整理方法
照片存放处
照片号/底片号
照片号/底片号拍摄日期
说明(包括六要素:
时间、地点、人物、事由、背景、摄影者)
参见号摄影者
(2)两张照片以上为一组的整理方法
总说明置一组照片之首,包括六要素:
时间、地点、人物、事由、背景、摄影者,并要注明本组照片共几张。
照片号/底片号拍摄日
*照片号/底片号拍摄日期
分说明(包括六要素:
时间、地点、人物、事由、背景、摄影者)
2、照片整理用防腐胶粘贴。
3、排列编号
按一组照片形成的时间先后排列、编号。
全宗号—TZ—案卷号—张号
(六)磁光介质
以一盘、一张为一卷,提示盘内内容编制卷内目录,加文字说明、操作平台,应用软件。
2、排列编号
全宗号—TC—案卷号
(七)印章
印章档案必须核对启用年、月,废止年、月及相关文件、印章放在档案盒内,每一枚印章均需盖出样章,对照编件号,编写归档说明。
全宗号—TY—件号
(八)实物
1、实物以实体存放,放入陈列馆室。
2、拍成照片,按照片档案整理。
全宗号—TS—案卷号
拍照时编号贴在前面右上角;
实物拍完后编号贴在背面。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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- 文件 材料 归档 范围 文书 档案 保管 期限 规定 WORD21
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