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适用于公布重要决定或者重大事项。
5.公告:
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
6.通告:
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(三)下行文
1.决议:
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2.决定:
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3.命令(令):
适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
4.通知:
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
5.通报:
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
6.批复:
适用于答复下级机关请示事项。
第三章公文格式
第九条公司公文一般由份号、秘级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
(一)份号:
公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
(二)秘级和保密期限:
公文的秘密等级和保密的期限。
凡不能公开的涉及企业秘密的公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。
密级和保密期限原则上由公文主办部门根据公文的涉密等级的确定。
公文的保密期限应根据其密级确定,除有特殊规定外,“绝密”级公文保密期限不超过30年,“机密”级公文保密期限不超过20年,“秘密”级公文保密期限不超过10年。
(三)紧急程度:
公文送达和办理的时限要求。
公文提交审批时,应根据紧急程度分别标注“特急”、“加急”和“普通”。
(四)发文单位标志:
由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。
联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称,并用联合发文单位名称时,主办单位排列在前。
(五)发文字号:
由发文机关代字、年份和序号组成。
联合行文,使用主办单位的发文字号。
总部发文字号有亿洁发、亿洁函、亿洁复、亿洁纪等(公司常用公文适用发文字号详见附件2《公司常用公文适用发文字号归类表》)。
各单位发文字号以公司简称+发组成;
为避免发文字号出现重复现象,各单位向总部报备各单位发文字号,待总部审核无误后方可执行。
(六)签发人:
上行文应当标注签发人姓名。
(七)标题:
由发文单位名称、事由和文种三部分组成,公文标题应当准确简要概括公文的主旨并标明公文种类。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(八)主送单位:
公文的主要受理单位,其名称应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
(九)正文:
公文的主体,用来表述公文的内容。
(十)附件说明:
公文附件的顺序号和名称。
公文如有附件,应当依次标明其顺序号和名称,只有一个附件时,不标顺序号。
(十一)发文单位署名:
应署发文单位全称或者规范化简称。
(十二)成文日期:
署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。
联合行文时,以最后签发单位负责人的签发日期为准。
(十三)印章:
公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。
有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。
(十四)附注:
公文印发传达范围、联系人信息等需要说明的事项。
公文如有附注,应当加括号标注。
(十五)附件:
公文正文的说明、补充或者参考资料。
(十六)抄送单位:
除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
(十七)印发单位和印发日期:
公文的送印单位和送印日期。
(十八)页码:
公文页数顺序号。
第十条公司公文版式参照《党政机关公文格式(GB/T9704—2012)》(详见附件6)国家标准执行。
第十一条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。
第十二条公司公文用纸幅面采用国际标准A4型,左侧装订;
特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。
第四章行文规则
第十三条行文应当确有必要,讲求实效。
行文前应通过当面协商、电话、邮件联系等方式充分沟通。
注重针对性和可操作性。
第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定,原则上实行逐级行文,一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的单位。
单位内设机构除综合管理部(执行运营部)等同等职能部门外不得对外正式行文。
第十五条向上级单位行文,应当遵循以下规则:
(一)原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位,不抄送下级单位。
(二)下级单位的请示事项,如需以本单位名义向上级单位请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级单位。
(三)“请示”应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
(四)除上级单位负责人直接交办的事项外,不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文,也不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。
(五)受双重领导的单位向一个上级单位行文,必要时抄送其另一上级单位。
第十六条向下级单位行文,应当遵循以下规则:
(一)主送受理单位,根据需要抄送相关单位。
重要公文应当同时抄送发文机关的直接上级单位。
(二)公司综合管理部根据本级机构的授权,可以向下级单位行文,其他内设部门和单位无发文权,不得向下级单位发布指令性公文。
(三)总部及各单位在各自职权范围内可以向其下级单位的相关部门行文。
(四)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;
擅自行文的,上级单位应当责令其纠正或者撤销。
(五)上级单位向受双重领导的下级单位行文,必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。
第五章公文拟制
第十七条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十八条公文起草应当做到:
(一)符合国家的方针政策、法律法规和集团有关规定。
完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。
(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策、方案和办法切实可行。
(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练,篇幅力求简短。
(四)文种正确,格式规范。
文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送单位的行文关系确定。
(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。
(六)公文涉及其他单位或部门职权范围内的事项,主办单位或部门必须征求相关单位或者部门意见,力求达成一致。
如有分歧,主办单位或部门的主要负责人应当主动出面协调,仍不能取得一致时,主办单位或部门可以列明各方理由和依据,提出建设性意见,通过会议讨论达成一致或者直接报请公司领导协调或裁定。
第十九条公文起草过程中还应当做到:
(一)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
(二)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。
(三)文种正确,格式规范。
(四)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。
(五)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草部门必须征求相关部门意见,力求达成一致。
(七)部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外来文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)文内使用引文应当准确。
引用本单位或者其他单位的公文标题时,应当在标题后加圆括号注明其发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
(十)公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。
用数字表示多层次结构序数(小标题),其标识方法为:
第一层用“一、”、“二、”、“三、”;
第二层用“
(一)”、“
(二)”、“(三)”;
第三层用“1.”、“2.”、“3.”;
第四层用“(l)”、“
(2)”、“(3)”。
第二十条公文文稿签发前,应当由发文单位综合管理部进行初审。
审核的重点是:
(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。
(二)内容是否符合国家大政方针和有关法律法规;
是否完整准确体现发文单位意图;
是否同现行有关公文相衔接;
所提政策措施和方案是否切实可行。
(三)涉及有关单位或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
(四)文种是否正确,格式是否规范;
人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;
文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第六章收文办理
第二十一条收文办理指对收到的外来公文的办理过程,包括签收、初审、登记、承办、传阅、催办、答复等程序。
(1)签收。
公司各单位收到的外来公文应当统一交由综合管理部指定的公文管理人员处理,对收到的公文应当逐件清点,核对无误后在公文右上角加盖收文章,编号并注明签收时间。
(二)初审。
对收到的公文应当进行初审。
初审的重点是:
是否应当由本部门办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。
经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文部门并说明理由。
(三)登记。
公文管理人员收到外来公文后,对公文的收文日期、来文单位、文号、标题、密级等主要信息应当详细记载,并做到随收、随登(《收文登记台账》见附件5)。
(四)承办。
承办是收文办理的重要环节,应当做到:
1.阅知性公文:
根据公文内容、要求和工作需要,由综合管理部提出拟办意见,明确传阅范围后在OA系统流转相关部门阅知。
2.批办性公文:
由综合管理部在OA系统内进行签报申请并提出明确的拟办意见,经综合管理部负责人审核,呈公司领导批示后由承办部门办理。
3.综合管理部批办文件要写明承办部门,需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门和协办部门。
重要公文应当提出办理要求,限定办理时间;
紧急公文应当明确办理时限。
4.承办部门对交办的公文应当及时办理,对有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕,不得延误、推诿;
对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回综合管理部并说明理由,由综合管理部重新明确承办部门。
5.公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;
如有分歧,主办部门主要负责人应出面协调,如仍不能取得一致,可以报请公司分管领导协调或裁定。
6.收文一般通过OA系统流转处理,对于有明确办结时限要求的急件和特急件,为争取办理时间,综合管理部在签收登记后,可进行线下流转处理,由综合管理部公文管理人员填写《收文处理卡片》(详见附件4),提出明确的拟办意见,经综合管理部负责人审核,承办部门负责人签字确认,呈公司领导批示后交承办部门办理。
(五)传阅。
根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。
办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。
(六)催办。
及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。
紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
(七)答复。
公文的办理结果应当及时答复来文部门,并根据需要告知相关部门。
1.答复文件由承办部门负责拟稿(多部门联合办理的由主办部门负责拟稿),综合管理部负责文字审核和格式把关。
答复方式应按来文单位的要求办理。
第二十二条外部来文主要分为以下3类:
(一)第1类文件:
各级党政机关、企事业单位、社会组织、新闻媒体等发给东博煤矿的相关文件。
(二)第2类文件:
收文对象为东博煤矿公司领导,但文件实质涉及东博煤矿对外业务或对外形象的相关文件,如合作邀请、赞助商请等。
(三)第3类文件:
收文对象为东博煤矿公司领导,且属领导个人事务的外来文件,如个人信函,以行业协会、商会等成员身份出席的活动通知、邀请等。
注:
不能明确辨别所属范围的需及时向部门负责人请示。
第二十三条处理原则
(一)三类文件均由综合管理部负责处理。
(三)各类收文,由相应归口单位结合文件重要程度、保密性要求,采取纸质、OA、邮件等方式进行办理,确保收文处理的规范性和效率。
第二十四条归口处理类型
各级党政机关协助商请、会议通知、函件,公司领导国际事务类等文件;
各类公司层面培训相关文件,各类求职、推介材料,猎头公司合作商请等文件;
涉及企业营运管理、采购体系相关文件;
涉及IT类来文,如域名变更、信息化建设项目合作商请等文件、党团组织、工会、社会群众来文、来函、各单位发送的各类财务、融资相关文件,包括金融论坛、金融会议邀请、集团品牌形象宣传相关文件,包括会议赞助、活动赞助、活动邀请联合主办、慈善公益、新闻采访、撰稿邀请、刊物征订(专项业务撰稿邀请及刊物征订转相关部门)等文件;
涉及市场管理、资本市场相关、对集团的投诉、下属单位未能合理解决的投诉、集团内部投诉及申诉等文件。
审计、法律类文书、传票、律师函、涉及外部环境变化、经济发展趋势预测论坛、活动邀请等文件,均由综合管理部负责处理。
第七章发文办理
第二十五条发文办理主要程序:
(1)复核。
已经发文单位负责人签批的公文,主办部门或公文承办人应当对公文文字内容进行校对;
印发前公司综合管理部应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;
需作实质性修改的,应当报原签批人复审。
(二)登记。
对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并在公司《发文登记台账》(详见附件3)上详细记载,由公文管理人员负责登记及保管。
(三)印制。
1.公文必须严格按照公司规定的标准格式印制,做到排列整齐,清晰美观,份数准确。
2.印制公文应根据先急后平的原则予以安排。
如缓急程度相等,应按照先上报后下发的顺序安排。
3.用印。
公文如需用印,应严格遵守公司印章管理有关规定。
(四)核发。
公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
1.公文传递要准确、迅速、安全、保密,并履行严格缜密的登记手续。
2.除涉密公文外,公司下发的文件一般采用网上发布形式。
公文挂网权限由公文管理人员保管。
需要邮件外送或传真等其他报送方式报送的文件,由主办部门与公文管理人员一并进行处理。
第二十六条涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信或者收发件机关机要收发人员进行传递。
绝密件要在封皮上加盖密封戳。
通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十七条发文部门负责人、公司综合管理部领导及终审签发人有权将文件退回修改或否决。
经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位或部门并说明理由;
符合发文条件但内容需作进一步修改的,由起草单位或部门修改后重新报送。
第二十八条公司发文一般通过OA系统审批处理,涉密公文或紧急公文可进行线下流转处理,提交审批时使用统一的“东博煤矿公文呈批单”(详见附件1)并按规定填写有关内容。
公文进入审批环节后,应根据文件内容及公司相关规定,检查文件会签领导和部门及终审签发人是否有错漏,并负责流转或送签。
公文办理部门可根据公文的紧急程度进行催办。
第八章公文归档
第二十九条需要归档的公文及有关材料,应当根据国家有关档案法律法规以及公司档案管理办法,及时收集、整理、归档。
(一)公文归档工作统一由各单位综合管理部负责。
任何个人不得以任何理由保存应当归档的公文。
(二)两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
单位负责人兼任其他单位职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职单位归档。
(三)归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等分类整理归档,要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映公司的主要工作情况,便于保管和利用。
(四)归档范围内的公文,在向档案部门移交纸质文档时,应将已录入档案管理系统中的文件电子归档数据一并移交。
第九章公文管理
第三十条各单位应当建立健全公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。
第三十一条公司公文由综合管理部安排专人统一管理。
第三十二条公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行;
需要变更的,应当经发文单位批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。
公开发布的时间、形式和渠道,由发文单位确定。
经批准公开发布的公文,同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
第三十三条复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本单位负责人批准。
绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文单位或者其上级单位批准。
复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制单位戳记。
翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。
汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十四条公文的撤销和废止,由发文单位或者其上级单位根据本单位的经营管理实际和公司有关规章制度决定。
公文被撤销的,视为自始无效;
公文被废止的,视为自废止之日起失效。
第三十五条涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十六条不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。
销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。
任何个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十七条工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第十章管理、培训与考核
第三十八条依据相关规定,综合管理部对单位公文处理工作实行垂直管理。
第三十九条各单位公文管理人员如有变动,应提前1周报备综合管理部。
新任公文管理人员须接受总部综合管理部的岗位培训,通过岗位考试后方可正式上岗。
第四十条如公文处理工作出现重大失误,给本单位造成声誉、经济等方面损失或者导致监管处罚的,将依据公司相关制度对相关责任人问责。
具体分为以下两类:
(1)核稿人失误:
1.发出的公文在格式、内容、字体等方面存在问题,出现一次罚款100元,第二次300元,依次递增,500元封顶。
2.因核稿人原因导致公文撤销时,一次罚款100元,第二次300元,依次递增,500元封顶。
3.因核稿人原因导致发文时间超过业务办理期限时,一次罚款100元,第二次300元,依次递增,500元封顶。
(二)拟稿人失误:
1.上交的文件中存在错别字、格式字体错误、标点符号使用不当等问题时,一次罚款100元,第二次300元,依次递增,500元封顶。
2.因拟稿人失误导致公文撤销时,一次罚款100元,第二次300元,依次递增,500元封顶。
如出现多次问题且屡教不改者通报批评并罚款1000元。
第十一章附则
第四十一条本办法由公司总部综合管理部负责制定、修订与解释。
第四十二条本办法自下发之日起执行。
附件:
1.公文呈批单
2.公司常用公文适用发文字号归类表
3.发文登记台账
4.收文处理卡片
5.收文登记台账
6.党政机关公文格式国家标准(GB/T9704—2012)
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