利用Excel进行固定资产核算的方案Word格式文档下载.docx
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该案例文件在
Excel2002
中
调试通过。
、、固定资产的编码
在建立电子表之前,应对所有固定资产进行编号。
资产数量少的企业没有
编码固然可以,但建立编码,可以方便查询和日常管理。
编码应当注意:
1.划分类别时,尽量不考虑可变属性要素,而主要依据不变属性要素,如物
理技术性质分类。
可以在数据库(清单)中设专门字段反映可变属性,如
存放地点、使用部门、用途等要素。
如果将可变属性列入编码,则每次改
变地点、使用部门、用途就必须改变资产编号,难以跟踪,容易发生混乱,
造成不必要的麻烦。
2.尽量简单。
常见的是由类别、添置年月、流水号三个部分构成,总共需要
9-12
位左右。
类别、添置年月、流水号三个部分用分隔符号隔开,方便
识别。
其中,类别可细分为大类、中类、小类,占
3-5
位。
添置年月占
4
位基本可以满足需要。
流水号(顺序号)则视公司规模大小而定,一般
3
位即可。
每部分不足位数的,用“0”补足。
甚至也可以象大型
ERP
软
件那样,直接用流水号作为编码,在
数据库(数据清单)中,设立
类别、添置年月字段。
但一般财务软件功能难以适应这种做法。
3.每件资产都要有唯一的专用编码,即使是同一批次、同一时间购入、存放
在同一地点也不能整批使用同一编码。
因为购入时以上因素虽然一致,但
进行固定资产核算的方案Page
2
of
14
今后每一件的用途、存放地点、寿命都可能有变化。
分别编码,才能分别
跟踪每件资产。
4.如果是集团性企业,固定资产编码规则应该统一,保证不重码,今后使用
专门的管理信息系统如
软件时,可以减少编码工作。
5.减少的固定资产使用过的号码不得重复利用,以方便档案信息管理。
6.为方便识别,应将号码签贴在每台资产上。
如果体积允许,每件资产应贴
两份号码签,分别在显眼位置和不显眼位置,以防时间长以后遗失或磨损
难以识别。
较小型的设备、工具则使用牢固的号码签,贴一份即可。
由于
资产购进时间涉及保修期、更新决策等重要事项,如果号码中没有包含购
进日期信息,最好能在标签上注明购进年月。
7.资产较多的单位,号码签如果能由编号和条码共同组成,则盘点时可以使
用读码器采录数据,更方便、快捷。
8.编码尽量统一采用数字,不要混入字母、汉字等,以便在利用计算机输入
数据时,不必在文字与数字键盘之间切换,提高速度。
、、核算表格设置及操作
、、总体方案
固定资产核算的主要业务包括:
增加、减少、折旧等。
日常核算、管理需
要建立一套明细账(卡片),增加、减少、折旧都在这套账上进行。
Excel
处理,需要分别设立“固定资产”、“固定资产减少”及“报表”三个主要表格。
其中,“固定资产”相当于固定资产明细账(卡片),记录需要计提折旧和已提
“
足折旧的在用固定资产。
固定资产减少”表相当于投资转出、报废、对外捐赠、
无偿调出等减少资产的档案记录,相当于把这部分资产的明细账(卡片)另行
抽出装订备案。
报表”用于分类汇总、分配资产折旧费用,汇总资产的原值、
累计折旧等数据,制作固定资产报表。
、、“固定资产”表
1、表格设置
如图
1,设“固定资产”表,包括以下字段:
列号
字段名
内容说明
A
行次
记录的行次
B
编号
固定资产编码
C
入账日期
D
入账凭证号
入账的凭证号
E
名称
固定资产名称
F
规格型号
品牌、规格、型号等说明
G
物理类别
按物理技术性质的大类(如计算机及通讯设备、交通
运输设备、机器设备、家具及办公设备、房屋建筑物)
H
用途
生产经营用、非生产经营用
I
原值
按会计制度入账的金额
J
残值率
预计残值率
K
预计使用年限
预计经济使用寿命
L
已提折旧月份
计算已计提折旧的月份,以判断是否应当继续计提
M
每月折旧
每月的平均折旧额
N
本月折旧
当月计提的折旧额
O
累计折旧
累计计提的折旧额
P
净值
原值扣除累计折旧后的余额
Q
使用部门
R
存放地点
S
折旧科目
计提折旧的费用归属科目
T
状态
在用、出租等
U
备注
补充说明资产的有关事项
图
1:
固定资产
2:
固定资产减少
5
表中首列为“行次”,其作用是,由于经常需要进行排序等操作,打乱原
数据排列顺序,按“行次”排序就可以恢复原有顺序。
建立数据表后,就可以把账簿数据录入表中。
其中,月折旧、本月折旧、
净值等字段可以计算得到,不必录入。
值得注意的是,累计折旧是历史数据,
必须按账簿数据录入。
如果发现以前计提折旧有错误,最好在录入前编制凭证调整准确。
注意,由于需要用到
的数据库(数据清单)功能,除表头、明细数
据之外,表中不要录入其他无关的内容。
为免程序在判断数据范围时出错,
的数据库(数据清单)功能要求:
1)
每列都要有列头(字段名、标题);
2)
每一列中包含有相同类型信息;
3)
数据清单中不能有任意一行或一列空白(即中断);
4)
在数据清单范围外相临的行列(包括上下各一行、左右各一列)不能
有数据;
2、折旧计算公式
固定资产的折旧计算包括每月折旧、本月折旧、累计折旧、净值等。
在判
断是否需要计提折旧时,还要用到已计提折旧的月数。
1)每月折旧
提供了直线法、双倍递减余额法、年数总和法等各种折旧方法的函数。
本文以最常用的直线法为例,不必使用专门的函数。
每月折旧=原值×
(1-残值率)÷
预计使用年限÷
12
例中,每月折旧在
M
列,公式为:
=(I2*(1-J2)/K2)/12
2)已提折旧月份
判断一项资产是否已经提足折旧,本月是否应当计提,可以根据累计折旧、
6
净值或已提折旧月份。
这里介绍根据已提折旧月份判断的方法,通过比较已提
折旧月份是否小于预计使用寿命期,来判断是否应当继续提取折旧。
从计算方法上看,已提折旧月份等于两个日期(最近折旧月份与入账日期)
的间隔月份。
没有直接提供计算两个日期之间相隔多少月份的函数。
每个月天数不固定,如果直接利用两个日期之间的间隔天数计算,比如
“=(折旧日期-入账日期)÷
30”,结果是不准确的。
许多书刊介绍了如下变
通公式:
=TRUNC((折旧日期-入账日期)÷
(365÷
12))-1
其中,TRUNC
的含义是去除小数点后面的数字。
其实不需要考虑间隔天数,以下公式同样可以计算已提折旧月份。
=(YEAR(折旧日期)-YEAR(入账日期))×
12+MONTH(折旧日期)
-MONTH(入账日期)-1
其含义是:
先不考虑月份,把折旧日与入账日的年份差乘以
12,相当于两
个对年对月日期的月份差。
再根据实际月份调整,比如,折旧日期为
月,入
账为
月,则应加上(5-2=3)。
反之,折旧日期为
月,入账为
月,则应
加上(2-5=-3)。
计算结果为连同折旧计算月份在内的月份差,还应扣除
1
个月,才是以前计提了多少个月。
例如,设备入账日期
1999
年
月
8
日,计提折旧日期
2003
30
日,
则:
已提折旧月份=(YEAR(2003
日)-YEAR(1999
8
日))×
12+(MONTH(2003
日)-MONTH
(1999
日))
-1=(2003-1999)×
12+(5-2)-1=50
如果是当月购入的固定资产,则已提折旧月份计算结果为-1。
可以据此来
判断是否当月增加的资产。
例中,已提折旧月份在
L
=(YEAR(折旧汇总!
$B$1)-YEAR(固定资产!
E2))*12+MONTH(折旧汇
总!
$B$1)-MONTH(固定资产!
E2)-1
(注:
符号$在公式中,代表绝对引用。
当把公式移动或拷贝到其他位置时,符号$
7
后的行或列不会跟着改变。
如果没有$,就是相对引用,当把公式移动或拷贝到其他
位置时,引用的行或列将跟着改变。
)
3)本月折旧
按照“当月增加当月不提,当月减少当月照提”的规则,根据已提折旧月
份判断是否应计提折旧。
条件
当月增加的固定资产不应提折旧。
按上述计算已提折旧月份的公
式,当月增加的固定资产已提折旧月份为-1,只有它大于和等于
0
之后才能计提折旧。
已提折旧月份小于预计使用年限×
12,即未提足折旧,才能继续
提取折旧。
则公式为:
=IF(AND(已提折旧月份>
=0,已提折旧月份<
预计使用年限×
12),
每月折旧,0)
意即:
如果满足上述两个条件,则本月折旧=每月折旧,否则本月折旧
=0。
例中,本月折旧在
N
=IF(AND($L2>
=0,$L2<
$K2*12),$M2,0)
4)累计折旧
如果没有计算误差、错误等问题,则累计折旧公式应该为:
=(已提折旧月份+1)×
月折旧
但是,由于以表代账之前是手工计提折旧,总有一些四舍五入的差异,实
际累计折旧数据与以上计算结果会有差异。
因此,应当在计提完本月折旧后,
复制本月折旧列的数据,利用“选择性粘贴—数值—加”命令,将本月折旧额
累计到累计折旧上。
例中,累计折旧在
O
列,没有公式。
字段名(列头)
5)净值
计算公式比较简单:
=固定资产原值-累计折旧
例中,净值增
P
=I2-O2
3、操作注意事项
每列只要在第一条记录输入公式,利用下拉复制,就可以编制好所有公式。
特别需要注意的是,必须在菜单中的“工具—选项—重新计算”中,将
“以显示值为准”项选中打勾选中,避免出现四舍五入误差。
折旧日期应当统一引用“报表”中的折旧日期,以方便维护。
选中该单元
格,利用“插入-名称-定义”将存放折旧日期的单元格命名为“折旧日期”。
命名后,可以在公式中折旧输入“折旧日期”代替实际的日期。
、、“固定资产减少”表
在用
对固定资产进行减少处理时,如果简单地在“固定资产”工作
表上把减少的固定资产记录删除,就会造成无账可查,是不允许的。
需要新建
一个“固定资产减少”表,专门用来存放减少的固定资产记录,如投资转出、
出售、报废、对外捐赠、无偿调出等。
2,此表应包含的有用信息列(字
段)如下:
9
减少日期
减少凭证号
减少的凭证号
减少价格
有偿转出的价格,无偿为
减少原因
注明固定资产减少的原因
2、操作过程
建立“固定资产减少”表后,在第一行输入以上字段。
日常发生固定资产
减少时,将“固定资产”中的记录复制到本表。
注意粘贴时,必须使用“编辑
—选择性粘贴—数值”,去除原来的公式,并输入减少的日期、凭证号、价格、
原因等。
复制完成后,删除“固定资产”中的相应记录。
仍必须遵守
关于数据库的约定。
、、报表
日常财务管理中,往往需要一份综合报表,提供当月固定资产原值、折旧
的总额,并作明细分类。
包括:
按技术(编码中的大类):
房屋建筑物,机器设备,通讯及电子设备,
家具及电器设备,交通运输设备等。
按折旧费支出科目:
制造费用,管理费用,其他业务支出等。
汇总处理的方法主要有两种。
一是利用
SUMIF
函数汇总;
二是利用数据
10
透视表汇总。
两种方法都比较简单,但利用
函数自动程度高一些,可以
节省很多操作。
本文介绍
函数的办法。
折旧日期:
2003年5月1日
固定资产报表1
:
按物理类别分类汇总
类别原值每月折旧本月折旧累计折旧
房屋及建筑物2,600,000.006,500.006,500.00569,500.00
机器设备5,880,000.0044,100.0044,100.003,030,900.00
计算机及通讯设备24,500.00367.50367.5017,422.50
家具及办公设备7,500.00112.50112.502,827.50
交通运输设备580,000.004,350.003,375.0067,500.00
合计9,092,000.0055,430.0054,455.003,688,150.00
固定资产报表2
按折旧费用科目分类汇总
制造费用8,480,000.0050,600.0050,600.003,600,400.00
管理费用612,000.004,830.003,855.0087,750.00
合计:
9,092,000.0055,430.0054,455.003,688,150.00
3:
报表
建立“折旧汇总”工作表,建立如图
所示报表框架。
折旧日期可以输
入计提折旧的月份(即折旧费所属月份)内的任意一天。
如
2003-3-2。
然后利用“格式—单元格—日期”来更改显示格式为“2003
月”。
并将该单元格命名为“折旧日期”。
其他表如“固定资产”表可以直接
调用为计提折旧日期。
在“固定资产”工作表,对固定资产清单各列指定名称,方便计算公式
引用。
方法为,选定数据清单范围(包括表头、记录),然后单击菜单
“插入—名称—指定”命令,在“指定名称”对话框中,选中名称创建
于“首行”,按“确定”即可。
当添加了新记录后,命名范围会自动扩
展包括新数据行。
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以第一个报表中的房屋及建筑物原值为例,其他项目汇总公式类似。
其计算公式为:
=SUMIF(物理类别,$A6,原值)
其中,物理类别、原值均是“固定资产”表中指定的名称(首行)。
合计栏简单利用“SUM”函数即可。
、、日常操作
i.每月把上月的文件复制一个,更改名称。
采用内容+年月的方式比
较容易识别,如“固定资产管理
200303”。
固定资产核算文件应设
置打开权限密码,以免其他人未经同意修改内容。
ii.打开新文件,在“折旧汇总”表中,更改折旧日期。
由于当月增减
固定资产并不影响折旧计提,日期可以统一为每月
1
日。
iii.折旧费等计算项目均自动计算,但应利用“编辑-复制”、“编辑-
选择性粘贴-数值-加”把当月折旧叠加到累计折旧列。
iv.在“固定资产”表中添加本月增加的固定资产记录,并拷贝相应的
计算公式。
v.固定资产减少的操作:
在“固定资产减少”表中添加减少记录,并
在“固定资产”表中删除相应记录。
由于当月减少的固定资产必须
照提折旧,因此,打印固定资产折旧清单必须在进行固定资产减少
操作之前。
vi.操作完成务必保存,并打印报表。
、、与财务软件的对比
国内的财务软件如用友、金蝶等在固定资产核算方面的功能、操作方法上
大同小异。
核算功能上,财务软件可以轻松地实现所有固定资产核算业务,如同
一台傻瓜型全自动的机器;
虽然也可以实现所有核算业务,要求
使用者有一定的应用经验;
安全性、操作方便性上,财务软件比较稳定,操作简单,误操作的可
12
能性较小。
而
虽然在安全性上也可以采取一定的保护措施,但
还是比较脆弱,容易受到有意或无意的破坏。
多机同时操作方面,网络版财务软件胜过
Excel。
主要适用单独
操作,是“个人英雄”,在联机共享同时作业方面功能较弱。
4、
数据结构上,Excel
的数据结构可以随意定义,而财务软件的数据结构
是开发者固定的,不能更改。
在字段内的数据,可以像财务软件的每
个字段数据那样,形成树状结构,同时,各字段之间也可以形成树状
结构。
比如,资产存放地点可以设区域、建筑、楼层、房间号等字段,
这些字段间呈树状层级结构。
也可以像财务软件那样,都放在一个地
点字段内。
这意味者
可以管理更多的信息,或以更灵活的方式
组织、管理数据信息,并提供灵活的查询、分析功能。
比如,我们可
以随时查询某个楼层或建筑物的所有资产数据,而财务软件不行。
5、
在数据录入、编辑、查询、分析上,Excel
远胜财务软件。
录入
数据方便、快捷,可以单个或成批录入、修改、编辑,可以随时以任
何条件组合查询。
同时,Excel
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