文档管理操作手册Word文档下载推荐.docx
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6、新建文件夹
【上传文件】可以从本地硬盘上传各种文件到服务器。
【操作】
[更名]更换文件夹名称。
[文件替换]替换某个文件。
[移动]将文件或文件夹进行相应的移动到其他目录中。
[删除]删除所选文件。
【映射】建立文件对目录的相应连接关系,不移动文件的物理位置。
【发布】将所选文件发布到个人首页“常用文档”或者个人知识栏目中。
【转发】
[转发协同]将文档管理中的存储文件和协同以转发协同的形式发送。
[关联协同]将文档管理中的存储文件以新建协同的关联协同的形式发送。
[转发邮件]将文档管理中的存储文件和协同再次以邮件形式发送。
【查询】支持的查询类型有:
文件标题、关键词、类型、创建时间、创建者、所有者、公文文号
新建
新建HTML,WORD,EXCEL,WPS,ET文件
第一步:
点击“新建”,出现下拉菜单,选择新建的文件类型。
第二步:
进入文件编辑页面,编辑文件后点击保存退出。
第三步:
双击需修改的文件进入到编辑页面进行文件编辑,完成后点击保存退出。
图-编辑文件
新建文件夹
点击“新建”,出现下拉菜单,选择‘新建文件夹’,弹出新窗口,输入新文件夹名称。
图-新建文档夹
按“确定”完成文件夹的新建,并可在我的文档中查看到。
图-创建文件夹
在我的文档中完成文件夹创建后,可以通过【属性】功能共享给指定人员以及对共享人员的访问权限进行控制。
图-设置共享权限
共享权限分为:
浏览、读取、打印、下载。
上传文件
点击“上传文件”,弹出新窗口,点击“浏览”后在本地选择需上传的一个文件;
图-上传文件
在文档管理上传文件,可以通过安装A6精灵来进行批量上传,一次上传多个文件。
点击“加入”完成文件的上传,并可以在对应文件夹下查看到。
更名
勾选需更换名称的文件夹或文件。
点击“更名”按钮,弹出新窗口后输入新名称,最后点击“确定”即可完成操作,如图。
图-文件夹更名
用户必须对要更名的文档或文档夹有全部或写入权限。
文件替换
勾选需替换的文件。
点击“文件替换”按钮,弹出新窗口后添加新文件,最后点击“加入”即可完成操作,如图。
图-文件替换
文件夹不支持“替换”功能。
移动
勾选需移动的文件夹或文件。
点击“文件替换”按钮,弹出新窗口后选择新目录,最后点击“移动”即可完成操作,如图。
图-移动文件
用户必须要有目标文件夹的写入或全部权限才能成功,否则系统会作出权限提示。
映射
勾选需映射的文件。
点击“映射”按钮,弹出新窗口后选择新目录,最后点击“建立链接”即可完成操作,如图。
图-文件映射
发布
勾选需发布的文件夹或文件。
点击“发布”按钮,出现“个人常用文档”、“个人首页栏目”、“单位知识文档”三个选项:
图-发布功能
a.若选择“个人常用文档”或“单位知识文档”则提示发布成功,可在个人首页或单位首页中查看到,如图。
图-发布成功
b.若选择“个人首页栏目”,弹出新窗口后选择需发布到的首页栏目区域,点击“加入当前区域”,最后点击“确认”即可完成。
发布后可在个人首页中查看到。
图-发布到首页
图-首页个人知识栏目
1.非单位文档管理员没有发布到“单位知识文档”功能;
2.只有文件夹才能发布到“个人首页栏目”中。
文档借阅
点击需借阅的文件的“属性”,弹出新窗口,选择“借阅”,如图。
添加借阅人。
点击“添加”按钮,选择人员后确认。
若删除人员,则勾选需删除的人员,单击“删除”按钮即可。
系统默认借阅期限是从借阅当日起一周,用户可以分别点击起止日期自定义借阅时间。
完成文档借阅设置后,单击“确认”按钮,完成并保存文档借阅设置。
图-借阅设置
用户必须对当前文档有全部权限。
文档借阅后,在借阅期限内会出现在借阅人的“\我的文档\借阅文档\借给我的文档”中,超过借阅期限,文档自动收回。
关键词
点击文件夹或文件的“属性”,弹出新窗口,选择“关键词”,如图。
新增关键词。
在“关键词”选项卡上,单击“添加”按钮,输入关键词;
若需更改关键词,在“关键词”选项卡上,点击对应关键词后进行更改;
若需删除关键词,在“关键词”选项卡上,勾选要删除的关键词,单击“删除”按钮。
完成关键词设置操作后,点击“确认”按钮即可。
图-添加关键词
只能对文件类型文档进行关键字设置。
用户可以按关键字查询文档(参考综合查询)
转发
在文档管理中,系统允许将上传和归档的各种文件和协同,以邮件的形式发送到外部,以协同协同方式发送到内部流转,实现文档信息和邮件,协同三方面的信息互通。
勾选需转发的文件或协同。
图-转发
点击“转发”,则有“转发协同”、和“转发邮件”两个选项:
a.若选择“转发协同”,则进入到新建协同页面,被选择的文件此时作为协同的附件,如图;
图-转发协同
b.若选择“转发邮件”,则进入到电子邮件新邮件编辑页面,且被选择的文件此时作为邮件的附件,如图;
图-转发邮件
右键菜单操作:
在列表标题处单击右键,出现右键菜单。
功能数量同原权限一致;
功能同菜单栏一致。
如图:
图-文档右键发布功能
右键“发送”功能中增加了“文件夹”,用户只能发送到有写入权限的文件夹中。
图-文档右键转发功能
图–文档夹右键菜单
查询:
查询类型有:
以按文件标题查询为例:
选择查询类型为“文件标题”。
输入文件标题关键字后点击“查询”即得到查询结果,如图。
图-查询功能
访问栏目:
分为四个部分展现,可以通过折叠按钮
隐藏或显示。
可以直接点击文档名访问,或者点击“更多”,进入更多页面访问。
A.文档基本属性:
直观的显示所选文档或文档夹的基础信息和单位文档管理员信息;
B.最近访问文档:
记录我最近访问过的文档列表,同时还可以通过【清除】按钮将最近访问的记录清除为空;
C.热点文档:
记录我权限范围内访问次数最多的文档。
D.最新文档:
记录我权限范围内的最新修改文档。
图-访问栏目
进入到栏目的“更多”页面中后,可以查看最近访问文档、热点文档和最新文档的所有记录,如图。
图-“更多”页面
树型结构:
可以通过“显示/隐藏树形”来打开和折叠树型区域。
图-显示/隐藏功能
8.2.单位文档
单位文档是由单位文档管理员管理的,单位文档管理员具有对单位文件夹的全部权限,单位文档管理员可以对单位文档中其他文件夹进行二次授权给其他指定人员;
图-单位文档共享
在单位文档中创建好文件夹后,可以通过【属性】功能授权给指定人员以及对授权人员的访问权限进行控制。
全部权限,写入权限,浏览权限,读取权限,打印权限,下载权限;
规划文档:
单位文档管理员根据单位组织机构或应用需求建立相应的文件夹,如按部门建立部门的文件夹,并授权部门文档管理员。
共享文件夹:
文档管理员对文件夹进行授权共享。
[消息订阅]:
文件夹有任何修改时,被授权人都会收到消息提醒;
[全部]:
允许全部文档操作;
[写入]:
在单位文档中看不到该文件夹,但是预归档时可以进行归档;
[浏览]:
允许对文件夹有浏览的权限;
[读取]:
提供文件的查看权限,允许进行转发协同和转发邮件的操作;
[打印]:
提供文件内容的打印权限
[下载];
对共享文件夹的内容有下载的权限。
单位文档建议:
对于单位中的规章制度的管理,可以在单位中按照分类建立相应的文件夹,把文件夹共享给相应的管理人员。
举例:
建立公司制度:
考勤制度、销售制度、出差制度、报销制度等
文档管理员在单位文档中建立相应的各种文件夹
图-单位文档结构
点击一个文件夹的属性,弹出新窗口,在“共享”页面中授权给各个分管的人员并设置相应的权限。
图-销售文档授权
完成设置后点击“确认”保存当前设置信息,此时被授权人将收到共享消息提醒。
单位文档中无转发“关联协同”功能。
8.3.公文档案
公文档案是进行公文文件的存储,只有单位文档管理员才可以对其进行文档操作,普通人员只能通过授权进行相应的查看。
公文档案提供公文组合查询。
规划公文文档:
文档管理员根据单位公文管理办法,建立相应的公文文件夹。
组合查询:
系统提供公文属性的组合式查询,输入多项条件,系统根据条件进行查询。
图-组合查询
公文属性
点击公文“公文属性”,可以查询公文的基本属性
图-公文属性
公文借阅
其中借阅权限分为:
公文正文和全部信息两种
公文正文:
借阅人只有查看公文正文和附件的权限
全部信息:
包括公文单在内的所有信息
图-公文借阅
公文转发
公文转发分为转发发文和转发公告。
转发发文已经归档的公文,可以进行再次转发,将公文正文和附件一起作为新发文的附件
转发公告将归档公文的正文内容转为公告的内容进行发送。
图-公文转发
公文档案中无“转发协同”、“转发邮件”和“关联协同”功能。
8.4.项目文档
项目文档是根据已建项目的项目名称自动建立的项目文档和项目归档二级目录,项目文档由项目负责人管理。
项目负责人:
对项目文档有全部的权限,可以进行协同预归档到项目文档。
项目成员:
只有二级项目归档目录,不能进行文件夹的建立,可以进行协同预归档到项目文档。
项目关联人员:
只有二级项目归档目录,只能文件查看
项目领导:
具有一二级目录的文件查看权限,有二级项目的预归档的权限。
协同关联项目:
在协同工作建立协同事项时,选择项目,在进行预归档时只允许预归档到项目文档中。
图-项目文档结构
项目文档中无转发“关联协同”功能。
8.5.综合查询
进行全面的组合查询,可以查看协同,文件等。
输入查询条件,选择查询的类型,进行查询。
点击“文档管理”,选择“综合查询”,进入用户自己的文档管理的操作界面,如图。
图-综合查询
查询未归档文件:
系统根据类型、发起条件(我发出的、发给我的、[指定人])、关键字和发起时间进行查看
查询已归档文件:
系统根据类型、关键字和发起时间进行查看
查看全部文件:
查询分类:
1.协同信息,公文,事件,计划,会议,公告,调查,讨论,文件查询
这几类信息中可以通过关键字,发起条件,标题,起止时间,查询范围来搜索指定内容;
2.表单流程查询
表单流程查询通过标题,发起人,查询范围,表单类型,发起时段来搜索指定内容;
图-表单查询
3.新闻查询
新闻查询通过标题,类型,人员及发出时段来搜索指定内容。
图-新闻查询
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