龙华新区发展和财政局办公自动化OA系统项目建设方案.docx
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龙华新区发展和财政局办公自动化OA系统项目建设方案
龙华新区发展和财政局办公自动化(OA)系统项目建设方案
龙华新区发展和财政局办公自动化(OA)系统项目建设方案
一、项目概述
无纸化办事、办会、办文是科技发展、社会进步、政治体制改革大势所趋,传统的纸质办文已经无法满足办公需求。
深圳市的政治体制改革一直走在全国的前列,为打造服务型政府,深圳市委市政府对政府单位的执行力、工作效率提出了更高的要求,依托办公自动化(OA)系统,建设个性化的办公自动化(OA)系统将成为机关事业单位提高办公效率的有效方式。
新区虽有协同办公系统,由于用户权限、个性化设置等问题,远不能满足我局工作需求。
通过协同办公系统改造,建立新区发展和财政局办公自动化(OA)系统,既可实现与新区各单位文件接收、发送无缝对接,又可实现我局内部公文签批、流程管理、移动办公等众多功能。
1、项目名称
项目名称:
深圳市龙华新区发展和财政局办公自动化系统采购
2、项目建设单位
项目建设单位:
龙华新区发展和财政局
3、项目总体建设目标
(1)、建设“公文处理系统”。
实现可无纸化办理的文件,通过本系统系统进行网上登记、网上流转、网上审批、网上办结归档。
(2)、建设“财政业务跟踪管理系统”。
该系统包含“国库支付信息管理系统”、“资金拨付信息管理系统”、“政府集中采购信息管理系统”三个子系统。
实现对国库支付、政府采购、资金支付三大类型文件的登记、流转、审批、办理的全程跟踪、记录。
(3)、建设“督查工作管理信息系统”。
实现上级交办工作、重点工作、民生实事、会议议定事项、领导交办事项等类别事项的督查督办。
实现对公文、国库支付、资金拨付、政府集中采购等工作进行督察督办。
(4)、建设“会议管理系统”。
实现相关会议通知及会议材料的发送与管理。
(5)、建设“固定资产管理系统”。
实现局固定资产的采购的登记、购置、调拨、报废、遗失等各环节的管理。
(6)、建设“车辆管理系统”。
实现局公务车辆基本信息及加油、维修信息的管理。
(7)、建设“移动办公平台系统”。
实现通过无线互联网、密钥接入发展和财政局办公自动化(OA)系统,进行移动办公;实现通过手机、IPAD等便捷设备,查询系统数据,显示文件办理进度、结果。
(8)、建设“资料管理系统”。
用于存储和管理局内文件资料,以方便局工作人员检索和查询。
(9)、实现四大接口。
实现的接口包括:
与龙华新区短信息平台的接口对接;“公文处理系统”与“资料交换”、“通知”的接口对接;与“龙华新区协同办公系统应用支持平台”的接口对接;与“移动查询信息平台”的接口对接。
4、总体要求
(1)本次招标要求在现有龙华新区协同办公系统平台上进行开发和业务数据及功能差异性整合,充分利用龙华新区协同办公系统已有的组织机构、用户、权限、栏目等现有的建设成果。
(2)在项目实施过程中,须保持现有龙华新区协同办公系统的正常运行及功能数据的无缝升
1
级,不能造成系统运行的中断和数据丢失,同时确保系统稳定、顺畅运行,保证工作效率。
(3)项目要实现接口规范化,项目实施时要求对用户管理、资料交换、通知、短信息平台、密钥等模块的接口进行规范化。
(4)系统是一个不断发展的应用系统,在系统设计时要考虑到新技术,新产品出现时对本系统的兼容性;当业务需求、外部环境发生变化时,可以扩展系统的功能和性能。
软件设计要简明,各功能模块间的耦合度小,以适应业务发展需要,便于系统的继承和扩展。
若龙华新区建立“固定资产管理系统”、“车辆管理系统”等全区性功能系统后,“发展和财政局办公自动化系统”可通过简单的功能扩展实现与龙华新区其他系统数据的互联互通。
二、项目需求
发展和财政局办公自动化(OA)系统共需开发八大系统,下文将详细阐述各系统详细功能需求。
公文处理系统
财政业务跟踪管理系统
督查工作管理信息系统
会议管理系统
车辆管理系统
固定资产信息管理系统
资料管理系统
移动办公系统
(一)公文信息管理
根据公文性质,将公文分为办件、阅示件、传阅件;按办理紧急程度分为平件、急件、特别督办件。
办件指需要办理落实的文件;阅示件指需局领导阅读指示、相关部门阅知落实的文件,包括上级部门、上级领导的批示件;传阅件指需要局领导、相关科室阅知的文件。
其中办件是需办理落实的文件,有办理时限要求;根据文件内容划分,办件分公文办件、业务办件(基建、政府采购、经费等);根据文件办理责任科室划分,办件分主办、协办、办公室牵头汇总等。
下图为公文处理系统功能模块图:
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收文办理件登记
登记,收文传阅件登记
撰写发文
列表界面:
文件列表功能、查询功能、办结功能、放入
回收站功能、删除功能、历程查看功能。
具体某一份文件界面:
文件信息查看及编辑功能、附件待办件正文查看及编辑功能、发送功能、保存功能、打印功能、
审批功能、历程查看功能、办结功能。
列表界面:
文件列表功能、查询功能、办结功能、历程
查看功能、补发功能、催办功能。
发已办件,具体某一份文件界面:
文件信息查看功能、附件正文查展看功能、打印功能、审批意见查看功能、历程查看功能、和办结功能。
财
列表界面:
文件列表功能、查询功能、恢复为待办功能、政
历程查看功能。
局办结件,具体某一份文件界面:
文件信息查看功能、附件正文查
公看功能、打印功能、历程查看功能。
文
处,列表界面:
文件列表功能、查询功能、历程查看功能、
文件状态查看功能。
理所有文件,具体某一份文件界面:
将根据文件具体办理状态,调出系相应的功能项,文件办理状态分:
待办、已办、办结三
统种状态。
列表界面:
文件列表功能、查询功能、删除功能、历程
查看功能、从回收站还原功能。
回收站,具体某一份文件界面:
文件信息查看功能、附件正文查
看功能、历程查看功能。
此部分将根据用户具体需求加以实现。
统计报表
为方便我局各科室跟踪办理文件,公文信息管理功能应根据文件的各种类别信息来组织和管理文件。
下面是文件信息管理菜单要求样式:
3
以上菜单要求如下:
(1)应根据具体某一用户办理文件的状态,将文件分为“待办件”、“已办件”、“办结件”以方便工作人员管理文件。
“待办件”是指需当前用户办理的件;“已办件”是指当前用户已办理过的件;“办结件”是指已经办理结束存档的件。
(2)应根据文件各种类型将“待办件”细分为:
主办件、协办件、办公室牵头汇总件、阅示件、基建、政府采购、经费。
?
“主办件”、“协办件”、“办公室牵头汇总件”是根据用户单位办件职责划分的文件;?
“阅示件”是需当前用户阅知的文件;?
“基建”、“政府采购”、“经费”是根据文件内容划分的文件,只有办理该类文件的科室(中心)可见。
(3)“登记”、“办件统计”及其子功能只有局办公室才有权操作。
1、登记功能
局办公室工作人员可以通过此功能登记办件、阅示件、传阅件,这是局无纸化办文的入口。
(1)需登记信息项
以下是收文文件需登记的具体信息项:
序号信息项名称描述
1来文单位
2办文编号
4
3来文字号
提供日期选取功能,工作人员通过选取获取收文日期,
4收文日期
默认为登记当天日期。
5文件标题
6具体文件通过上传本地文件的方式实现。
7送签信息包括:
送出日期、姓名/单位、退回时间
8办理情况
以下是发文文件拟稿时需登记的具体信息项:
序号信息项名称描述
1拟稿单位拟稿人默认为当前登记用户所在科室及姓名
提供日期选取功能,工作人员通过选取获取拟稿时间,2拟稿时间默认为登记当天日期。
3文件编号
4秘密等级
5文件标题
从本地电脑上传的电子文件,仅支持上传1份文件,且6正文要求只能上传word或wps文档。
7附件从本地电脑上传的电子文件,支持上传多份文件。
8主题词
9发文范围
10标题
(2)编号及日期功能
系统提供编号及日期控件,实现自动生成编号和日期自主选取。
其中需自动生成编号的有发文中的“文件编号”和收文中的“办文编号”,提供日期控件以供工作人员自主选取日期的有发文中的“拟稿时间”和收文中的“收文日期”。
(3)收发文表单
收文表单
深圳市龙华新区发展和财政局文件处理表紧急程度:
密级:
来文单位收文日期
来文字号办文编号
文件标题
送出日期姓名/单位
退回时间
5
内容摘要/拟办意见:
领导批示:
转办部门:
处理结果:
传阅件表单
深圳市龙华新区发展和财政局传阅件处理表
紧急程度:
密级:
办文编号:
来文单位收文日期来文字号
文件标题
6
拟
办
意
见
领
导
批
示
发展规划科
财政预算国有(集投资科重大办统计科科、管理体)资产
科管理办
前期办、评国库集中政府采购经济调查审中心支付中心中心队
备注
发文表单一
深圳市龙华新区发展和财政局
发文审批单
拟稿单位拟稿拟稿人时间文件编号秘密等级
发
文范
围
7
拟
办
核
稿
意
见
领
导
签
发
标题
2、审批功能
通过此功能,局工作人员、科室负责人、局领导能够填写拟办意见和审批意见。
如办公室补录局领导审批意见,系统会自动短信息通知相关科室(中心)再次查看补录内容,并遵照执行。
3、发送、补发、转发、同办功能
实现文件的发送、补发、转发、同办功能。
若文件为限时办理件,局办公室在发送文件时可以设定文件的主协办单位和主协办单位办理时限。
科室(中心)呈局领导审批时,可点击“呈分管领导”、“呈局长”按钮,分别发送给分管领导、局长。
分管领导审批时,可点击“退回”、“呈局长”、“同意”按钮,并填写审批意见,分别退回科室(中心)重新办理、发送局长审批、发送相关科室(中心)同意办理。
局长审批时,可点击“退回”和“同意”按钮,并填写审批意见,分别退回分管领导及相关科室(中心)重新办理、发送分管领导及相关科室(中心)同意办理。
系统具备批量发送功能,科室(中心)处理文件时,可批量发送多份文件给下一科室(中心)或具体经办人。
系统能对漏发的单位进行补发,同时对于多单位分阶段办理的连续性工作,在前一单位完成本职任务后,可通过转发功能将文件发给后面的单位继续办理,同时前一单位督办结束,承接单位督办开始。
相关的文件或者需要一同办理的文件可以通过同办功能实现关联,更新文件办理情况时默认同步更新相关联的多份文件(也可以仅更新当前文件);在文件处理表中自动显示关联文件编号和文件名,点击编号或文件名能实现具体文件切换;对有关联的文件进行发送、办结归档等操作时,自动询问是否同步操作多份关联文件。
4、跟踪功能
包括
(1)记录文件办理科室或工作人员接收文件的信息:
接收科室/工作人员名称、接收时间;
(2)记录文件自登记、发送、拟办、审批、办理、转发、办结等整个流程信息。
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5、办结归档功能
实现对已办理完成的文件做办结归档处理。
工作人员可以通过此功能将文件归入“办结件”中并自动生成档案号,实现存档和查询。
档案号编号规则为:
DA+年份+4位流水号,例如:
DA20130028。
6、查询功能
要求可按文件编号、文件标题、单位名称等条件组合查询。
搜索文件时默认搜索范围是“所有文件”,具有模糊搜索和组合搜索功能,搜索结果显示历程,包括完成时限、接收人员阅处情况等,快捷方便。
而非目前单一的“
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