汇信外贸软件使用说明文档格式.docx
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1.打开各环节数据模块列表,使用鼠标右健“筛选”功能,光标所在列的字段既是筛选条件.
2.使用列表上方“筛选”键
3.根据要查找的条件,在筛选中填入数据,点筛选条件下方的“确定”
4.在模块列表上显示设定条件的数据
三、如何新建一条记录
1.在软件中在输入明细数据的时候,比如在输入一条商品信息需要开始新信息录入时,使用键盘上的“↓”箭头,可以新建一行数据。
2.在一行记录得末尾回车,可以新建一条纪录。
第三章软件业务操作使用说明
第一节客户、工厂
一、如何建立一客户资料(以下内容为必填项)
1.从软件菜单“基础数据”中单击打开“客户维护”。
2.点“新建”,自动生成流水号。
3.输入“客户简称”、“公司名称”、“地址”。
4.在下方“单证用客户名称地址”空白处双击。
(见图一)
5.输入‘邮件接收人’中维护客户“EMAIL”信箱地址。
为邮件建立通讯录。
6.点“存盘”,点“申请”。
二、如何建立一工厂资料(以下内容为必填项)
1.从软件菜单“基础数据”中单击打开“供货厂商维护”。
2.手动编号。
3.输入“工厂简称”、“工厂名称”、“地址”。
4.输入‘邮件接收人’中维护工厂“EMAIL”信箱地址。
5.点“存盘”,点“申请”。
第二节产品
我司软件支持商品的分类价格单管理,主要作用为将商品库用价格单的方式进行管理,用价格单先系统区分出产品的几种大类或属性,方便客户进行商品管理,价格单初可以直接手工输入,回车建立。
一、如何建立一条产品资料
点击“商品编码”,可以使用以下几种方式建立产品数据
第一种方式:
使用“新建”方式
1.点“新建”,选择产品大类,自动编号。
编号同时:
保持产品,商品号,条形码一致。
2.如产品的“商品编码”删除,有跳号情况,则下拉补齐编号就可以。
二、如何对产品进行分类
1.点击“商品编码”,在“价格单”处输入类别名称,打键盘的“ENTER”键。
2.参照“如何建立一条产品资料”的方法建立产品数据。
3.如要建立的产品数据在另一类“价格单”中已存在,点击“价格单”窗口中的三角箭头,选则已有类别的价格单名称。
4.选中要找的产品,点菜单左上角的“价格单”,选择“复制价格单”
5.输入新的类别“价格单”名称,点“复制”。
6.如产品数据转入不同“价格单”时,产品配件数据一同转入,在点击“复制”前选择“复制子商品配件”
三、打印格式:
1.打印条形码:
需要打印那些条形码,在商品库
打钩
2.在商品库中打印条形码
3.在商品库中核算单产品价格。
配件直接点击‘调商品库’选择配件产品,输入用量,损耗自动核算成本。
录入完毕后,可以在打印中打印核算成本单。
第三节报价
一、如何制作一票报价单(以下内容为必填项)
点击“对外报价”,可以使用以下几种方式建立一报价单
1.点“新建”,输入“报价单号”(如设定自动编码,会自动产生一报价单号)
2.选择“币种”
3.选择“价格条款”
4.如“CIF”条款,选择“目的港”,
5.界面主表中,价格单必须选择才能存盘。
(必填项)
6.在明细中,在商品号中双击,选择产品调取。
7.点“自定义打印”,选择格式名称,预览,打印
第二种方式:
使用“复制”方式
1.选中一个报价单,点“复制”,输入新的报价单号,点“复制”。
2.双击打开新建的报价单,对不同的条款和产品内容进行修改。
3.点“存盘”。
点“自定义打印”,选择格式名称,预览,打印
第四节外销
一、如何制作一票外销合同
点击“销售合同”,可以使用以下几种方式建立一外销合同。
1.点“新建”,输入“合同号”
2.选择“客户”,选择“卖方”,选择“贸易方式”
3.根据合同要求选择或输入其他条款内容
4.在明细处输入双击“商品编号”,回车,到商品库调取产品
5.输入商品单价,自动计算总金额
6.存盘
7.点“自定义打印”,选择格式名称,预览,打印。
1.选中一票合同号,点“复制”,输入新的合同号,点“复制”。
2.双击打开新建的合同号,对不同的客户,条款和产品数据进行修改。
3.点“存盘”。
4.点“自定义打印”,选择格式名称,预览,打印。
第三种方式:
使用“报价单”生成方式
1.点“新建”,输入“合同号”(如设定自动编码,会自动产生一合同号)
4.点击“报价单号”,选择要调入数据的报价单,如要将一报价单中的所有产品导入合同中,点“全部”,如要倒入一报价单中的部分产品,先选中要倒入的产品行,如要倒入多条产品,可使用键盘上的CTRL键,点“部分”。
5.点“存盘”
6.点“自定义打印”,选择格式名称,预览,打印。
三、如何对合同数据进行审核
1.数据完成后,点“存盘”。
点“提交”。
2.如自己审核的数据,点“提交”即生效,列表数据显示绿色。
3.如需上级人员审核的数据,必须由上级人员登陆软件,在“签字审批”软件菜单条下进行“通过”或“错误退回”的处理。
4.当提交的数据在模块列表显示绿色,表示审核生效;
当显示红色,表示数据需修改。
5.选中红色的数据,点“审批查询”,查看错误原因,修改后再点“提交”。
6.数据显示绿色,生效。
四、如何对业务数据进行修改
1.如合同提交后,直接上级还没有审批,可点“撤消”,在原始数据上直接修改,再“提交”。
2.如合同提交后,已审批生效,点“更改”。
3.在“更改”中,点“新增”,在“合同条款”页面输入修改内容和原内容,在“合同明细”页面修改产品数据。
4.修改后,如只对修改内容做审批,可在“变更”中菜单上点“提交”,“存盘”,退出。
5.修改后,如对整个合同重新审批,可直接在“变更”中菜单上点“存盘”,退出。
第五节采购
一、如何制作一票采购合同
点击“采购合同”,可以使用以下几种方式建立一采购合同。
使用“新建”方式(面料辅料配件)
1.点“新建”,输入“合同号”跟外销合同号一致需开票工厂不加流水号
2.选择“供方”,选择“需方”,选择“合同类型”
4.在明细处输入“商品编号”,双击调取商品库中面料,配件产品。
6.点“存盘”,
7.点“自定义打印”,选择格式名称,预览,打印
使用“外销合同”生成方式(成品加工)
1.“新建”,输入“采购合同号”跟外销合同号一致需开票工厂不加流水号
3.点击“外销合同号”,如采购“合同类型”是“成品”,在调用数据界面选择“外销明细”;
。
4.选择要调入数据的外销合同,如选择“外销明细”,要将外销合同中的所有产品导入采购合同中,点“全部”,如要倒入外销合同中的部分产品,先选中要倒入的产品行,如要倒入多条产品,可使用键盘上的CTRL键,点“部分”。
5.根据合同要求选择或输入其他条款内容
6.点“存盘”
二、如何对采购数据进行审核
具体使用方法参见“第四节:
外销---三”
三、如何对采购数据进行修改
外销---六”
第七节制单
一、如何制作单证
点击“单证制作”,可以使用以下几种方式建立一票报关、结汇用单据数据。
使用“外销合同”导入方式
1.点“新建”,输入“发票号”
2.点击“外销合同号”,选择要导入数据的外销合同
3.如外销合同中的产品数据全部要导入发票中,选择菜单上的“全部”;
如外销合同中的部分产品数据要导入发票中,先选中一行或多行要导入的产品,点“部分”
4.箱单中,箱号维护及备注性文字在‘颜色花样稿’字段中输入。
6.根据需要输入或修改期条款和明细
7.点“存盘”
8.点“自定义打印”,选择格式名称,预览,打印
第九节综合管理
一、如何制作样品单
1.点击软件菜单条上“销售”,选择“样品制作单”
2.点击“新建”,输入样品单号,点“ok”
3.点击“样品单类型”,选择初样,复样,货前样,大货样,客户来样,工厂来样。
4.选择“工厂简称”、选择“客户简称”
5.手工输入产品,或者从商品库中调取样品。
6.打印报表格式,工厂需要签字收到日期,工厂签字回传。
二、如何制作快递(以下内容为必填项)
1.点击“快地管理”快捷方式
2.点击“+”,在“邮件编号”处输入编码
3.选择“收件人”处的“客户”或“工厂”
4.点击下方的三个点的按钮,选择客户或工厂的名称
5.选择“公司抬头”,选择“快递公司”
6.在“邮件发送物品详细清单”项输入快递的产品、数量、费用
8.点“自定义格式”,选择快递封皮,预览、打印
三、如何使用软件发送E-mail邮件
1.点击“发送E-mail”快捷方式
2.在“收件人”处,选择“客户”或“工厂”
3.点击“收件人”,打开客户或工厂的列表,选择名称(必须保证在客户或工厂数据中已输入Email信箱)
4.输入“主题、和内容”
5.点菜单上的“附件”,选择要发送的邮件
6.点击菜单上的“发送”,附件转入邮件发送系统
7.点击“发送”
4.点“ok”
四、如何使用软件直接发送报表
1.打开报表预览模块,点击“自定义打印”,选择报表格式,预览
2.点击预览报表上方的“email”图标
3.按“如何使用软件发送email邮件”步骤操作
二、如何使用议付收汇管理
1.在“软件菜单条”---“储运管理”下选择议付收汇管理。
2.通过右健“从发票取数据”自动汇总所有出运的发票数据,记录每一发票的交单日期、结汇日期、结汇费用、金额等信息
3.在下方“结汇窗口”查询每次水单结汇的时间和金额。
4.发票中的结汇金额自动合计结汇窗口的结汇金额合计值。
三、如何使用水单管理
1、在“软件菜单条”---“储运管理”下选择水单认领。
2、区分“T/T水单认领”
3、按水单编号分别录入T/T水单、供业务认领、查询
4、对T/T水单中业务认领的信息,审核确认,勾选“财务确认”,认领信息显示绿色。
5、认领的水单会将金额汇总并反应到议付收汇中对应的发票号下。
注:
必须确认具备水单登记管理的权利
四、如何使用水单认领
6、在“软件菜单条”---“储运管理”下选择水单认领。
7、区分“T/T水单认领”
8、在“T/T水单认领”中,选择水单编号
9、点菜单条上的“认领”
10、在认领窗口的“运单号”处输入发票号,认领金额
10、点“确定”,认领信息显示在水单认领明细中
11、财务确认的认领信息显示绿色。
五、如何使用核销单管理
1.在“软件菜单条”---“储运管理”下选择核销单管理。
2.通过“刷新”自动汇总所有出运的发票数据,记录发票号使用的核销单号,每一个核销单的领用人、领用日期、是否核销等信息。
第四章软件业务查询说明
一、如何查询产品的历史报价
在“软件菜单条”的“销售”下,通过“对客户历史报价查询”,可以查阅所有已报价产品的数据、价格。
可以使用右健“筛选”,按制定内容的具体条件查询。
二、如何查询产品的历史成交价格
在“软件菜单条”的“销售”下,通过
三、如何查询产品的历史工厂报价
在“软件菜单条”的“采购”下,通过“外销合同成交价格”,可以查阅所有签约的产品、数量、价格。
四、如何查询产品的历史采购价格
在“软件菜单条”的“采购”下,通过“采购合同价格查询”,可以查阅所有成交的采购合同中产品数据、数量、价格。
第五章软件常见问题的解决
一、报表不能打印
通过“自定义打印”,预览报表时,打印图表灰化:
表示数据没有审核生效,需将数据提交生效后,才支持打印。
二、报表不能预览
通过“自定义打印”,预览报表时,界面灰化,不显示任何内容:
表示报表没有挂上,
1.进入“软件菜单条”---“系统选项”---“用户参数设置”---“商品编码”页
2.通过“自定义报表存放文件夹”,选择报表存放路径。
3.点“确定”,退出。
三、软件登陆界面空白
●输入用户名、密码登陆软件后,登陆界面不显示内容,全部空白:
1.软件加密锁损坏,更换电脑主机后面打印机端口的加密锁。
2.如电脑操作系统是XP、2000,更换加密锁仍存在以上问题,需安装加密驱动程序。
●登陆软件后,打开个模块式提示:
“…protecterror,系统引发保护错误,程序即将结束运行……”,软件加密锁损坏,更换电脑主机后面打印机端口的加密锁。
四、数据不能流转
1.作采购合同时,通过“外销合同号”,看不到已有的外销合同:
外销合同没有审核生效,需将外销合同生效处理。
2.作单证时,通过“外销合同号”,看不到已有的外销合同:
五、客户、工厂数据调用时看不到
在软件各模块调用客户、工厂数据时,看不到已输入的工厂、客户资料:
客户、工厂、没有生效处理,需将客户、工厂数据提交生效。
第六章软件后台设置说明
一、报表打印的控制
如公司要控制业务报表必须在数据审核生效后打印,则按以下方法处理
1.使用AdminR登陆软件,在“软件菜单条”----基础数据下打开“人员代码维护”。
2.在“操作员维护”中,选中“人员代码”,打开“权限维护”。
3.在“菜单项目”中将“外销合同维护、采购合同维护、对国外客户出口报价”的全权勾取消。
二、数据自动编码规则的设置
1.按整个公司统一的编码规则控制:
进入“软件菜单条”---系统选项---用户参数设置---自动编号。
1)先勾选要求编号的环节
2)输入自动编号的前缀、总长度、编号方式(前缀后的内容)、后缀。
(号码为自动产生的流水号)
3)点确定、退出。
2.按每个站点设定编码规则:
1)使用桌面右健属性—查找目标,打开汇信软件所在文件夹。
2)寻找huixin.ini写字版文件,打开。
3)分别查找[对外报价]、[外销合同]、[采购合同]、[出口发票]内容
4)如使用自动编号,则“根据输入前缀自动编码=TRUE”;
如不使用自动编码,则“根据输入前缀自动编码=FALSE”。
5)如使用自动编码,则设定自动编码的总长度,前后缀。
6)鼠标离开当前位置,退出,保存。
三、模块子商品窗口显示的控制
1.进入“软件菜单条”---系统选项---用户参数设置---外销合同
2.如要显示子商品窗口,则勾选“外销合同显示子商品编码”
3.其他模块子商品窗口的控制,同样方法查找各模块页面
第七章软件权限设置说明
一、人员的添加
1.使用Admin登陆软件,在“软件菜单条”----基础数据下打开“人员代码维护”。
2.在“操作员维护”中输入要添加人员的“操作ID”,此代码是登陆软件的“用户名”。
3.必须输入添加人员的“姓名、级别、上级”。
二、人员软件功能的追加
2.在“操作员维护”中,选中“人员代码”,右健“追加权限”,即付给其软件使用功能。
说明:
人员级别支持5级,从1级到5级,权力升级,级别越高,权力越大。
权利越高,看到的数据越多。
1级人员的上级必须是2级人员的操作ID,不允许越级设置上级操作ID。
三、数据共享的设置
2.选中人员的操作ID,在环节内容—如“商品编码”下输入与共享人员相同的编码,则两人的商品资料数据完全共享。
3.程序属性控制和浏览权限与修改权限的控制:
考虑到当前业务管理分工更加细化,对数据管理的准确和安全性,权限中有“是否可以修改他人”和“属性”两项内容,属性的设定是指可以有权利设定模块中的属性按钮,是否可以修改他人是指如果可以看到别人的数据,是否可以同时进行修改。
这样就可以实现两个人员之间虽然可以互相浏览对方数据,但是只能够个人更改跟人的,对其他人来说只能只读。
保证数据准确安全。
软件中1、2级人员的数据共享,先由环节编码控制,再由级别控制;
3级以上人员的数据共享,只由级别决定。
软件支持按环节共享数据,不同人员环节的编码相同,该环节的数据共享。
四、审批路线的设定
2.选中人员的操作ID,在环节内容中—如“外销合同”的审批条件和审批结果中输入。
“审批条件”表示该操作人员的审批级别,“审批结果”表示该操作人员审批后结果。
“F”在审批条件下表示没有审批权力,一般针对1级人员的审批条件。
“1”在“审批条件”中表示有1级审批权力,在“审批结果”中表示转入1级审批人员下。
“T”在“审批结果”下表示最终审批通过,通常针对最高级人员的审批结果。
具体举列如下:
操作ID
级别
姓名
上级
商品编码
外销合同
组别
共享组别
审批条件
审批结果
Huixin
1
业务员1
Dept
01
A
F
2
部门经理
Manager
02
3
总经理
Top
T
B101
业务员2
B102
业务员3
03
以上设置中,数据共享:
(1)商品资料:
业务员1和业务员2的共享,
业务员1和业务员3不共享,但对指定共享的部分商品可以共享。
业务员1、业务员2、业务员3看不到部门经理的商品资料,但部门经理可以看到业务员的商品资料
(2)外销合同:
业务员2和部门经理的外销合同数据共享,业务员1看不到部门经理的外销合同数据,业务员2可以看到部门经理的外销数据,部门经理可以看到业务员的外销数据。
(3)外销合同的审批:
业务员1的外销合同提交到部门经理,部门经理审核后再提交到总经理,总经理审核后生效通过。
业务员2的外销合同自己审核生效。
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