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二是上级机关颁发的文件；

三是下级机关上报的文件；

四是同级机关和不相隶属机关抄送的文件。

具体请参照《山东省农业厅文书档案分类方案》和《文件材料保管期限表》。

二、归档文件整理分工

1、党组会议记录及党组文件由党组秘书负责整理。

2、厅长办公会议记录、纪要；

省委、省政府文件凡涉及本厅人事任免的；

厅属各单位以厅名义形成的厅发文件；

本厅机关组织沿革、机关大事记；

人大建议、政协提案及答复、领导批示办理、情况反馈等文件材料；

传真电报、《农业农村工作情况》等材料，由档案室负责整理。

3、本厅向有关上级机关的请示、上级机关的答复、批复文件，各单位应随时送交档案室，由档案室整理归档。

4、以厅名义召开的综合性会议文件、厅领导参加上级机关召开的会议带回文件，由档案室整理；

以厅名义召开的专业性会议文件，由主办单位整理。

5、本厅或本厅汇总的各种干部统计报表、干部职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及便函存根、档案转递单存根；

干部职工、党团员名册、组织简则等干部人事工作材料和党团工作材料，分别由人事处、机关党委整理归档。

6、纪检监察方面的文件材料由纪检组负责整理归档。

7、对外合作活动中形成的有关文件，由对外合作处负责整理归档。

8、厅机关成立的临时机构形成的文件，由临时机构负责整理归档。

9、几个部门会同办理的文件，由主办单位整理归档。

10、上、下级及同级机关来文，凡是需要办理的，由主办单位整理归档。

三、归档文件整理的方法和质量要求

l、文件材料整理的原则是：

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2、本厅档案采用保管期限一年度一组织机构分类法。

组织机构指本厅各处、室、站、公司等内设机构。

各处室形成的文件应区分保管期限、年度集中排放在一起。

3、归档文件应准确判断保管期限。

本厅档案保管期限分两种，即永久、定期。

各单位应依照《山东省农业厅文件材料保管期限表》准确判断每份文件的保管期限，并将保管期限用铅笔写在文件左上方。

4、加盖档号章。

归档文件应按分类方案结合事由顺序排列，并在文件首页上端的空白位置加盖归档章。

加盖时应使用蓝色印油。

5、装订。

凡永久保存的文件材料，应去掉文件材料原装订金属物。

在文件的左上角采用三孔两线的方法装订。

定期保存的文件，也应尽量采用耐久性较强的装订形式。

6、归档文件材料要符合质量标准。

文件应齐全完整；

对破损文件进行裱糊；

文件材料如有字迹扩散及圆珠笔、铅笔、纯兰墨水书写等情况，应当进行复制；

不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面，以便于档案的利用和保管。

四、文件材料的移交

1、各单位应归档的文件材料，应在下一年度的第一季度完成整理工作，送交厅档案室，并办理移交手续。

2、办理文件移交时，双方应按照移交目录逐件清点、核对，有价值的文件材料，都应齐全完整地收集起来，进行分类、整理、归档保存。

一是本机关形成的文件；

二是上级机关颁发的文件；

三是下级机关上报的文件；

四是同级机关和不相隶属机关抄送的文件。

具体请参照《山东省农业厅文书档案分类方案》和《文件材料保管期限表》。

2、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》

这是档案工作的一项基本制度，也是归档文件整理工作的依据之一。

各机关在制定本机关此项具体规定时，必须依据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和地方档案行政管理机关的规定，结合本机关形成文件的种类逐一进行对照分析，准确地划定归档的范围和保管的期限，并在实际工作中严格执行。

制定本机关规定时，应注意以下几个问题：

（1）深入实际，摸清家底。

凡是本机关在职能活动中形成、办理完毕、具有保存价值、应作为档案留存的文件材料都应该整理归档。

档案部门在起草本项制度前，应首先深入到本机关各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将其工作活动中形成的各类收文、发文、会议文件、内部材料等，就其性质、种类、载体、数量等方面了解清楚，并按部门列出清单，将反映机关职能活动的文件都涵盖在此范围内。

其次，依据国家的有关规定，对这些文件材料分别提出归档范围和保管期限，然后再将这些意见反馈给各部门，给予修改和补充。

档案部门也可以通过同业务人员座谈，从文件材料的现实效用和历史查考作用两个角度给予正确的判定。

（2）切合实际，操作性强。

在制定制度时切忌生搬照抄，不能只将国家或有关机关的规定拿来一抄了事。

不同机关制定的制度必须体现出各自的特点。

此外，鉴于这一制度是开展整理工作的基本依据之一，因此在起草时，条款宜细不宜粗，每一条款都必须针对某一种文件，而且尽量不要使用“重要的”、“一般的”等难以把握的限定词。

（3）以“我”为主，突出重点。

机关工作中形成的文件，按来源可以分为两部分：

一部分是本机关制发的文件，包括本机关的对外发文和本机关的内部文件；

另一部门是本机关的收文，包括上级来文、平行机关和下级机关的来文。

本机关的文件是与本机关的职责、主管的业务、工作活动密切相关的，它们的内容直接地、系统地、全面地记录了本机关的主要活动历史。

整理归档后本机关的文件又是工作考察和历史研究的第一手材料，而机关的收文，只是侧面间接地反映本机关的工作活动和工作历史。

因此，在确定归档范围和保管期限时，本机关形成的文件材料是收集归档的重点。

在本机关的文件中，最容易被忽视的是那些内部使用的、没有发出的文件，也就是我们常说的帐外文件。

这些文件虽没有对外发出，但其中诸如业务工作的调研报告、分析汇总材料等部门文件材料，对于记录和反映本机关的职能活动和历史真实面貌也必不可少，因此决不能忽视对这部分文件的收集和鉴定。

判定一个文件该不该归档或保存价值大小，首先是要看它与本机关职能工作的联系以及本身的作用如何。

凡是联系密切、在工作中起重要作用的，价值就大；

反之，价值就小或根本没有保存价值。

现将市政府办公室文件材料归档范围和市海洋与渔业局文书档案保管期限表举例如下，供参考。

日照市人民政府办公室

文件材料归档范围与不归档范围

一、文件材料归档范围

凡是反映市政府、市政府办公室和市政府驻外地办

事处活动的、具有查考利用价值的文件材料，均应归档。

（一）市政府和市政府办公室机关形成的文件材料：

　　1、市政府常务会议、市长办公会议、专题会议、市政府党组会议、市政府办公室党组会议记录、纪要以及会议决定事项的办理情况和报告。

2、市政府和市政府办公室发出的（包括与其他机关联发的）各种文件、电报的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿及其附件。

3、市政府（含市政府办公室，下同）组织召开的会议的全部文件、材料（由市政府部门主办、以市政府名义召开的会议文件由会议主办单位收集、存档）。

4、市政府领导同志在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录、录音、录像、照片底版、复制件及文件、资料，从外机关带回的与本机关工作有关的文件、会议资料。

5、市政府领导同志的讲话、报告、重要指示（在各种会议上的讲话、报告随会议文件一起立卷）。

6、市政府派出的工作组、调查组在工作活动中形成的重要文件、材料、调查报告。

7、市政府领导同志交办的重要事项的工作记录。

8、市政府的请示与上级交办的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件。

9、市政府与有关机关签订的各种合同、协议书等文件材料。

10、市政府批准的与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正文、副本）和机关外事活动中形成的请示报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、音像材料、有参考价值的资料、互赠礼品的清单、工作来往文书等。

11、市政府办公室的财产、物资、档案等的交接凭证、清册、财务、基建工程图纸等材料。

12、市政府办公室与同级机关和非隶属机关联系、协商工作的重要来往文书材料。

（二）上级机关来文

1、国务院、国务院办公厅及省政府、省政府办公厅文件、函件、电话记录。

2、党和国家及省领导人、人民代表、上级机关领导同志等视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

3、省政府各委、办、局主送市政府的文件、电报。

（三）下级机关的文件材料

1、市政府领导在下级机关来文上的重要指示及其办理过程中形成的文字资料。

2、下级机关报送的法规性备案文件。

3、其他应归档的文件。

二、文件材料和不归档范围

（一）不归档的上级机关的文件材料

1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，

普发供参阅、不办理的文件材料。

2、上级机关发来供工作参考的抄件。

3、上级机关征求意见的未定稿的文件。

（二）不归档的本机关的文件材料

1、重份文件。

2、无查考利用价值的事务性、临时性文件。

3、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规文件、定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

4、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

5、无特殊保存价值的领土，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信。

6、机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。

7、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料。

8、为参考目的从各方面收集的文件材料。

（三）不归档的同级机关和非隶属机关的文件材

料

1、下级机关送来参阅和简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料。

2、越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料。

3、下级机关抄报备案的一般性文件材料。

日照市海洋与渔业局文书档案保管期限表

一、局党委会议材料

1、通知、议程、报告、发言、会议记录、决定、

会议讨论通过的文件、重要照片、录音等文件材料。

（永久）

2、其它会议材料。

（30年）

二、省局、市委、市政府召开的关于水产工作会议文件材料

1、主要文件材料（永久）

2、其他文件材料（30年）

三、省局、市委、市政府等上级机关颁发的文件材

1、上级机关颁发的属本局主管业务的重要文件材料（永久）

　　2、上级机关颁布发的属本局主管业务的一般文件材料（10年）

四、上级机关视察、检查本局工作形成的文件材料

1、重要的（永久）

2、一般的（30年）

五、本局召开会议的文件材料

1、本局召开的水产工作会议和专业会议的文件材料，包括通知、日程、报告、讲话、纪要、重要的声像材料（永久）

2、典型材料、代表发言、简报（30年）

六、本局制发的（包括与有关机关联合发文）文件材料

1、重要业务、政策法规性的（永久）

2、一般业务问题的（30年）

3、事务性、具有参考价值的（10年）

七、代上级机关起草并采用的重要的法规性的文件最后草稿（30年）

八、本局专题调查调研报告、典型调查调研报告

2、一般性的（10年）

九、本局请示和上级机关的批复、批示

1、重要问题、方针政策性的（永久）

十、本局工作总结、报告

1、主要职责活动年度或年度以上的、重要专题的

　　2、一般专题、半年、季度的（10年）

十一、本局工作计划、规划等

1、年度和年度以上的（永久）

2、年度以下的（10年）

十二、本局机关设置、撤并、更名、组织简则、人

员编制、启用印章等文件材料（永久）

十三、本局干部任免文件材料（永久）

十四、本局劳动模范、先进工作者等的文件材料

1、受县（含）级以上表彰、奖励的（永久）

2、受县级以下的（30年）

十五、本局对有关人员的处分材料

1、受到警告（不含）以上处分的（永久）

2、受到警告处分的（30年）

十六、本局组织沿革、大事记（永久）

十七、本局与有关单位签订的合同、协议等文件材

1、重要的（永久）

2、一般的（10年）

十八、本局关于出国考察，参加外事活动形成的文件材料

1、重大活动的主要材料（永久）

2、一般活动的考察报告、审批手续（30年）

十九、同级机关和非隶属机关制发的非本局主管业

务但要贯彻执行的文件材料（10年）

二十、本局处理来信来访的文件材料

1、有领导重要批示和处理结果的（永久）

2、其他有处理结果的（30年）

二十一、下级机关报送的工作总结、报告等

1、重大问题的专题报告（30年）

2、年度和年度以上的计划、总结、统计材料

（10年）

3、《不归档文件管理处置办法》

一个机关在一年度中形成的文件材料，除需要整理

归档保存外，还有一些没有保存价值、可以销毁的文件材料。

这些文件包括重份文件、未成文的草稿以及一般性文件的历次修改稿，事务性、临时性的文件材料，与本机关职能无关的部分参考性材料，内容已被其他文件涵盖的文件材料等。

这些材料如不及时处理或严格管理，极易造成丢失和泄密。

因此这部分材料也必须引起重视，纳入有效的管理和严格的制度当中，监督实施。

（1）已确定失去保管价值的文件材料，档案部门应组织有关部门和人员将其逐件登记造册，在报主管领导批准后，派专人送到指定的销毁厂监销。

任何组织或个人不得将其随意处理。

（2）有一部分重份文件，业务部门或个人要求留做资料的，应当得到档案部门的同意，并按照相应的规定确保其安全使用。

个人一般不得留存有秘密等级的文件。

现将《日照市农业局不归档文件材料处置办法》例举如下：

日照市农业局不归档文件材料管理处置办法

为了健全我局档案工作的管理制度，使文件材料的管理和销毁工作科学有序地进行，根据国家有关规定，制定本办法。

一、不归档文件材料的范围

1、上级机关的文件材料

（1）上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；

（2）上级机关发来供工作参考的抄件；

　（3）上级机关征求意见未定稿的文件。

　2、本机关的文件材料

（1）重份文件；

（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件；

　（3）未经会议讨论，未经领导审阅、签发的本生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

　（4）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

　（5）无特殊保存价值的来信，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；

　（6）机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

　（7）本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；

　（8）为参考目的从各方面收集的文件材料。

　3、同级机关和非隶属机关的文件材料

（1）参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

（2）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

　　4、下级机关的文件材料

（1）下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；

（2）越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；

（3）下级机关抄送备案的一般性文件材料。

二、对不归档文件材料的处理方法

1、各单位每年在文件材料归档时，应清理不归档的文件材料，同时配备必要的设施并指定专人将其妥善地管理起来。

有密级的文件，还应按照相应的规定确保其安全使用。

2、已确定失去保管价值的文件材料，应及时进行销毁。

销毁不归档的文件材料，对密级较高的文件应按有关保密规定办理；

一般文件材料可以采用简便方法进行登记（如只登记收发文号码或在收发文簿上加盖“销毁”章），经本部门有关领导人批准后即可销毁。

3、销毁文件材料，应派专人送指定的销毁厂监销。

二、归档文件的分类

归档文件分类是指在一个全宗内，将文件按照一定的方法分成苦干层次和类别，使之构成有机体系的过程。

《归档文件整理规则》选择年度、保管期限、组织机构或问题作为通用的分类方法，并将分类层次限定为2—3级。

1、年度分类法。

就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。

使用年度分类法应注意以下几种情况：

一是一个文件有多个时间特征的，如文件的成文日期、签发日期、公布日期，应以文件签发日期确定文件的所属年度。

二是跨年度形成的文件，如召开会议、处理案件等文件归档时就放入办结年度，对于计划、总结、统计等内容涉及不同年度的文件，可以存在针对年度里，也可以放在它们形成年度里，但不论放在哪个年度里，一要统一，不能今年放在针对年度，明年又放在形成年度，人为地造成混乱。

三是几件文件作为一件时，确定件的日期，应以装订时排在前面“件”的日期为准，如正本与定稿为一件时，以正本日期为准，来文与复文为一件时，以复文日期为准。

四是文件没有标注时间的，应根据文件内容推断出准确或相近年度。

2、机构分类法。

就是根据机关内部设置第一层机构（处室）对归档文件进行分类，哪个机构形成、阅办的文件就归哪个处室。

说到底就是一个机构就设置一个类，机构名称就是类名，各类的次序按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列，一般是领导机构、综合性部门排在最前面，再依次排列各业务部门。

需要注意的是：

临时机构，在一般单位单独保存，但如果与内部机构合署办公，且内部机构是长设的机构，则应归于与之合署办公的长设机构类中。

例如：

2003年防治非典时，各单位都成立了防治非典工作临时机构。

在市卫生局，这个机构是单位的，形成的文件可单独归档保存。

其他单位防治机构大多是与办公室合署办公的，它形成的文件就应与办公室的其他文件一并归档。

3、问题分类法。

就是按照文件内容所涉及的问题对归档文件进行分类。

这种分类法的好处是能避免或减少同类问题文件分散的现象，但需注意的是不要轻易打乱组织机构而按问题分类，一般情况下参照本机关内部组织机构的职能性质来分类，文件归类应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，一个内容的归档文件在去年放入哪类中，今年亦应该归入同类中，不要根据一时的需要随意更改，以免给将来的查找利用带来不便。

4、保管期限分类法。

就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类，也就是用永久、定期两个类别将归档文件按保管期限分类。

分类方法的结合运用，在机关档案室的实际工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况较少，较多的是对几种分类方法结合使用，称之为“复式分类法”。

《归档文件整理规则》不限定年度、保管期限、机构（问题）在组合成复式分类法的先后顺序，但对三种分类方法的可选择性做出规定，其中，年度、保管期限是必选项，机构（问题）作为选择项。

内部机构设置简单，每年形成文件少的单位，无需再按机构（问题）细分。

而在大的机关，文件一般由文书处理部门分工整理归档，机构（问题）则往往是必选项。

《归档文件整理规则》介绍了四种复式分类方法，我们推荐使用“年度—机构（问题）—保管期限”、“保管期限—年度—机构（问题）”分类法。

在选定分类方法的基础上，应根据机关实际情况编制出分类方法，分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目的名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。

各机关在编制分类方案时应切合实际，并保持相对稳定，一般分到2—3级即可。

现将市海洋渔业局分类方案举例如下，供参考。

日照海洋与水产局文件分类方案

一、党务

党委会议　党组织建设　党务干部任免　党员管

理教育　党风廉政　精神文明建设　党员奖惩　出国政审　其他

二、综合

局务会议　工作会议　工作计划总结　基本情况（简介）　行政事务　水产情况　其他

三、人事

干部职工任免　干部职工奖惩　劳动、工资　机构设置启用印章　信访工作　老干部工作　其他

四、生产

海洋捕捞　海水养殖　海水苗种生产　浅海滩涂开发　淡水渔业　安全生产（含事故、损失）　水产冷藏加工　第三产业　渔政管理　渔监管理　渔业通讯　其他

五、经营管理

财务管理　会计培训、审计　计划统计　基建、技改项目　水产项目建议书、可行性研究报告　项目简介　企事业单位经营管理　资金、贷款、物资　其他

六、进出口业务　

合资企业　合同（协议）　外事接待等　水产品等进出口　国际航线运输船　其他

七、水产科教

科技项目　技术培训、推广　水产教学　其他

八、武装保卫

组织制度建设　治安保卫　民兵训练　其他

九、工会　

十、团委

十一、计划生育

三、归档文件整理的方法

根据《归档文件整理规则》讲述的归档文件整理工作的基本环节，我们把归档文件整理方法分成下列十三步：

收集文件—归档范围审查—文件分类—组件—文件修整装订—保管期限审查—排列—加盖填写归档章——编目—装盒—填写盒内备考表—填写档案盒封面、脊背—上架。

1、收集文件。

凡是本机关在工作活动中形成或使用的、办理完毕的，对以后工作有查考利用价值的公文、电报、各种记录、机关出版物以及各种图表、簿册、照片、录音录像等都应齐全完整地收集起来，这些材料来自四个方面，一是本机关形成的；

二是上级机关颁发的；

三是下级机关上报的；

四是同级机关和不相隶属机关抄送的。

在收集过程中要注意把好三关，一是齐全完整关，如正文与附件是否齐备，与纸质相