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根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;
根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会,推荐不同的用餐地点;
根据参会人员的喜好,为您设计不同的休闲方式,设计专门的旅游线路,介绍下榻酒店附近的娱乐设施。
展会布展策划流程七:
做好对活动的评估。
篇二:
上海布展计划书
XX公司参加201X上海布展计划书
1.参展情况
参展名称:
中国国际纺织面料及辅料(秋冬)博览会
参展地点:
中国上海新国际博览中心
展会主办单位:
中国纺织工业协会
承办单位:
中国国际贸促进委员会行业分会
法兰克福展览(香港公司)
中国纺织信息中心
大会服务商:
展览会指定承建公司上海司马展览建造有限公司
展览会指定运输公司中外运金陵公司
展览会指定旅游代理上海远景旅行社有限公司
参展面积:
XXM2
参展时间:
201X年10月20日-201X年10月22日
参会时长:
3天
参展目的(目标):
企业宣传,业务拓展,产品和服务的推广
2.参展流程图确定展会目标(目的)和任务
↓编制会展计划,展会调研
(展会小组成立后:
对展会调研展开讨论)
↓编制展会费用调研与预算
↓申请展位
↓选择确定参展人员名单及展会策划人
总策划人:
参展人员:
↓成立参展小组
建立参展会议室:
存放展会所需所有物品,开会用
建立参展QQ群/联系表:
所有参展工作互动并公开
↓↓↓↓设计与宣传部展品设计部销售部财务与服务部
负责人:
负责人:
成员:
成员:
工作内容介绍:
工作内容介绍:
展会展台设计展品布办样卡制作与客户联系,派发邀请函展会所有资金投入预算及管理
展会展品布置设计技术资料制作目标市场调研计划展会所需所有资料设备器材物品管理展会所有宣传资料准备新产品开发展品报价预定机票和酒店等
展会所有宣传工作筹划展会预约客户统筹规划对内对外联络
展会所需所有物品设计
↓召开参展工作筹备会议,确认职责,落实分工,按工作时间计划表开展工作
↓展台展位验收,展台设置
↓展会开展
↓↓↓↓宣传工作开展接待工作开展市场调研工作开展公关及服务工作开展
↓
展会结束
↓↓↓↓展会现场清理展会效果总结与评估客户信息整理和后续跟踪服务参展费用评估
↓策划下一次展会
3.参展时间计划表
(一)5月调研
关于参展须知的调研,收集相关参展资料
(二)5月中—月底(展会开始3个月前准备好)
1)拟定参展计划书
2)确定参展人员
总共需要10人左右。
①总协调人员:
1人。
全面负责此次参展工作及重要嘉宾接待、合作洽谈事宜。
②接洽小组:
设4人。
其中:
展位2人,对外营销2人。
负责展前、展会上的对内联络,对外联系、沟通和接待,及展会上的材料发放、嘉宾登记、会务资讯、网站宣传和现场维护工作的协调。
③营销组:
设3人
负责本区域目标客户的巡访、沟通、服务和营销洽谈工作。
④后勤服务人员:
设2人。
负责现场布置、物品保管、参展安全和后勤保障工作
⑤礼仪接待人员:
本公司员工
3)配备参展小组,开参展动员会议
总共约10人,其中包括部分参展人员
4)按部门分工合作
1、宣传小组
3人
(1)展会展台设计,与设计师联系和沟通,并与参展组汇报
(2)展会展品布置设计,与展品设计部沟通,策划展品布置设计
(3)展会所有宣传资料设计和制作准备
①公司简介(公司宣传册及配套光碟-中英文版),企业或团体介绍,有关参展知识的宣传资料
②公司宣传画,宣传横幅,传单等
③公司展会赠送礼品(如挂绳、文件袋、购物袋、纸巾、饮水杯等)
④公司精美小标签(用于展会时贴在我们公司的所有物品上)
⑤公司特邀客户邀请函
⑥展品相册(布办相册)
⑦参展人员佩戴的徽章和服装
⑧参展人员名片设计和制作
⑨公司面料制作服装,模特展示
⑩问卷调查表,客户登记表等
(4)展会宣传活动策划
①展前宣传活动策划(媒体,报纸,网站发布信息等)
②展会时宣传活动策划(派发宣传资料,走秀,舞蹈,PPT演示等)
2、展品设计部
3人
(1)选择并准备参展产品,所有展品布办样卡制作
①营业提供过去销售好的产品
②内部开发选取具有代表性是适于推广的产品
(2)布办册子制作
收集公司开发的布办,根据流行趋势选取办制作
(3)新产品开发
如:
功能布、印花/烧花,等等
(4)所有展品的技术资料
(5)所有新产品开发和跟进处理
(6)其他
3、销售部
(1)与客户联系,派发邀请函
(2)目标市场调研与计划
(3)所有展品报价资料
(4)展会预约客户统筹规划
(5)其他
4、财务与后勤部
2人
(1)展会所有资金投入预算及管理
①预付展览场地及其他服务所需款项费用
②预付广告宣传费用,及宣传资料所需费用
③预付展台的设计和建造费用
④预付展览场地租用器械费用
⑤预付展品的运费、保险费、供现场示范表演的产品费用
⑥预付公共关系活动的费用
⑦预付参展人员的吃穿住行、邮政通讯、公关交际、工资津贴奖金等方面的费用
⑧预付应付偶发事件的处理费用和其它杂支费用
(2)展会所需所有资料设备器材物品管理
工作笔记本,嘉宾登记表,客户资料统计表,稿纸,笔,拎袋,复写纸,计算器,参展展会布置标识(如“洽谈处”等等),箱包,相机,电脑,插头,名片夹等,待补充。
(3)预定机票和酒店等
(4)对内对外联络
(5)证件管理。
证书复印件(由专人统一保管)
①营业执照复印件
②税务登记证复印件
③法人受权委托书
(6)协议书与合同书管理
(7)发票等管理
(8)其他
(三)2个月前
1、最后确定参展样品,并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品,贴上公司标签
2、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等,文具用品等准备齐全与否,并准备必要的翻译
3、将展位结构设计做最后的决定
4、计划访客回应处理程序
5、训练参展员工
6、确定展览期间的约谈
7、安排展览现场或场外的招待会
8、其他
(四)四天前
1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包
2、搭乘飞机至目的地
3、其他
(五)三天前
1、抵达,饭店登记
2、视查展览厅及场地
3、咨询运输商,确定所有运送物品是否安全抵达
4、指示运输承包商将物品运送至会场
5、联络所有现场服务承包商,确定一般准备就绪
6、与展览组织代表联络,告知通讯方法
7、访问当地顾客
(六)两天前
1、确定所有物品运送完成
2、查看租用的设备及所有用品,了解其功能
3、布置展位
4、将所有活动节目做最后的决定
5、其他
(七)一天前
1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查
2、将促销用品送达直接分配中心
3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通
4、其他
(八)展览期间
1、尽早到会场
篇三:
会展布展策划
(201X-07-1000:
32:
40)
展厅管理规定
1、自觉遵守展馆管理规定,维护展览秩序,爱护馆内设施,共同营造安全文明、舒适温馨的展厅环境。
2、展馆开馆至闭馆时间内(包括布展、开展和撤展期),请参展单位保管好各自的物品,以防物品丢失或损坏。
3、展位特装应在室外制作好后再进入展厅,请不要在展馆内进行锯、刨、钻、焊、铆、油漆等作业。
4、请不要随意动用馆内的设施设备和物品,不得擅自接水接电。
5、请不要在展板上刻划、粘贴、悬挂展品或其它重物;
不随意在展厅天花上悬挂物品;
严禁在展馆墙面、地面和柱子上钉钉、粘贴。
6、请将展位自备音响的音量控制在50分贝以下,以免噪音影响干扰他人。
7、撤展展品请在组委会要求的时间内全部撤出展馆,展位内所有自行张贴、悬挂物由参展单位负责拆除并清理干净。
展品如需暂时存放或需办理托运的,请提前到展厅服务台联系租用仓库或办理托运手续。
布展规定
一.各专业馆(展区)的布展原则上根椐展馆整体布展规划和要求提出意见和方案,展馆整体布展由会展中心进行规划并实施。
二.大会鼓励参展企业进行特装布展,特装布展分为重点布展、普通特装和普通摊位改装三种。
1、重点地段布展
(1)各负责布展的单位于开展前20天将设计方案的立体彩色效果图、(包括详细尺寸和材料说明)及有关用电资料(包括电气结线图、电气分布图、使用材料说明),寄至会展中心。
由会展中心交组委会和消防部门审定后实施。
(2)布展单位在规定进场施工时间前3天须将布展人员名单、施工所用工具、清单报会展中心。
在交纳有关施工管理费、电费和清场押金,办理施工许可证后,并到保卫部签署消防责任书,方可进场施工。
如布展单位不按期报送资料,由此引起的一切后果,会展中心则不予负责。
(3)布展单位施工必须严格按图进行,不得超出施工许可证规定范围,并随时接受有关部门的监督和检查。
一经发现布展单位超出规定范围施工,大会将立即取消其施工许可证,招标布展展区的布展事宜以标书具体规定为准。
2、普通特装
普通特装,是指除重点展区外有4个以上(含4个)摊位连成片(优先布展企业可2个或2个以上),但不按会展中心摊位配置标准(楣板、围板、展具)而进行的特殊装修(包括自装和委托施工)。
不符合此条件的,一律按本规定"
普通摊位的改装"
类办理。
普通特装的审批程序,除报送审批的时间规定在开展前15天外,其余规定与"
重点地段布展"
相同。
3、普通摊位的改装
普通摊位,是指用标准展架统一搭建、配置展具的摊位。
各参展单位不得私自拆
装摊位,如需改装必须按以下程序报会展中心批准。
于开展前15天将摊位改装要求用文字和图例详细注明,写上联系电话,并加盖公章及经办人签名。
报会展中心场管部。
如需加装展具,参展单位应按有关规定交纳费用。
注:
在特装布展方案中需结合使用会展中心标准型材,归入特装方案中申报。
三、布展注意事项:
1、所有布展必须符合《展厅防火规定》的要求。
2、重点展区和普通特装布展单位未经会展中心确认,进场时不得带展具进馆布展,撤馆时不能带展具出馆。
3、对大会统一搭建的摊位和配置的展具,不得擅自拆装改动,严禁锯裁展馆铝材、夹板或在展板上油漆、打钉、开洞、大面积裱背。
4、参展企业在所属摊位内进行布展,展品陈列要做到主次分明,突出精品,陈设有序。
四、楣板制作与修改:
1、各展区摊位楣板文字(参展单位名称)的原始资料来自参展企业的备案表。
楣板文字经组委会汇总、审核,统一制作,参展单位未经组委会批准,不得擅自更改。
如因楣板制作错误或由于特装需要,确须修改或重新制作的,可以按以下程序申请修改或重制:
2、向组委会提出申请,由组委会审核并开具证明,非组委会开具的证明无效。
楣板原始资料正确,制作过程发生错误的,修改不另收费用;
非因制作失误,修改以及重制楣板,需收取文字制作费。
消防安全规定
1、参展单位负责人是各自展位的消防安全责任人,应履行《消防法》规定的消防安全职责,对各自展位的消防安全负责。
2、展位布展方案、装修使用材料应报组委会审定,并严格按审定的要求施工。
3、参展单位人员应了解展厅疏散路线、室内消防栓、灭火器和手动报警器的位置。
4、布展应确保展厅疏散通道、安全出口的畅通,不得遮挡疏散指示标志、室内消防栓、手动报警器等消防设施,严禁在防火卷帘门下堆放物品。
5、展厅内严禁吸烟,禁止使用明火或电热器具,严禁携带危险品进入展厅。
布展时确须动火的,应报展馆批准,在采取相应措施后方可施行动火作业。
6、布展材料应尽可能选用非燃或阻燃性材料,如使用木材应预先在展馆外涂刷两遍以上防火涂料。
照明装置及电热元件应与可燃物保持安全距离。
7、参展单位应落实消防安全巡查工作,及时发现并消除火灾隐患。
8、发现火灾应立即组织扑救,启动手动报警器报警,并拨打“119”火警电话报警。
撤展注意事项
1.撤展时应分别从所在展厅的前后门出馆。
大件或笨重物品应从后侧门出馆。
2.接运展品的车辆要服从交通管理人员的指挥。
司机不得离开车辆,严禁乱停、堵塞交通,违者照章处罚。
3.撤展时要保管好各自的物品,以防丢失。
对私拿他人物品者,以偷窃论处。
4.展馆设施不得夹带搬走,不得损坏,违者照价赔偿。
5.自行悬挂、张贴物,应由该单位自行拆除并清理干净。
6.展品要全部撤出展馆,如确需留在展馆内暂存放的物品,请提前到展厅服务台联系租用仓库;
如需要输托运的请到大堂运输代理服务处办理。
付款方式
国内现在通行的指导展商做准备工作的方式是参展商手册,里面含概了参加展会的种种手续,让我们看看这些手续有多么繁杂:
1,加订技术交流会场地(提供方:
组委会)
2,会刊广告(提供方:
3,门票广告(提供方:
4,现场多媒体广告(提供方:
多媒体提供商)
5,特装(提供方:
指定搭建公司)
6,水电和展具租赁(提供方:
指定搭建公司和场地管理方)
7,运输(提供方:
指定货运公司)展商如果想省钱自己找熟悉的货运代理的话,也不可能免除从场管入口到展台的运输和开箱费:
因为场馆内只有大会指定的货运公司可以进入。
8,展会媒体(提供方:
展会合作媒体)大型国际展览上《展报》和《现场杂志》也开始兴起,这些媒体上的新闻同样是有偿的。
9,酒店住宿(提供方:
酒店)以上条例还存在不完善的地方,大家可以补充。
而且如果展商希望更为个性化展出,他们就要下更多的工夫联系更多的机构。
顺便提及一点,以上的服务都必须事先作好准备,如果现场临时申报,附加费用通常在原费用的10%以上。
展览公司本身属于商业服务机构,应该尽可能让客户享受便利。
如果可以效仿超市那样的付款方式,所有的商品都在一个出口结清费用,而采取怎样的参展方式又可以在对市场信息充分了解的情况下自由选择,相信会促进展会经济的发展。
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