论文管理系统的开发与应用文档格式.docx
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5系统结构7
5.1数据表7
5.2查询10
5.3窗口11
6数据库安全设计14
7结束语15
参考文献15
论文管理系统的开发与应用
【摘要】介绍了学术论文管理系统的数据库平台、基本要求、系统结构、数据库的管理使用效果等情况。
系统的数据表有:
发表论文登记表、论文作者登记表、其他辅助性数表,通过窗口可进行选择查询、交叉表查询、操作查询、删除查询、生成表查询,可进行统计查询等功能。
【关键字】论文管理;
管理系统;
软件开发与应用
【Abstract:
】Thispaperintroducesanacademicpaperinthedatabasemanagementsystemplatformsandbasicrequirements,thestructureofadatabasemanagementsystem,witheffect.thesystemofdataonthetablehaspublishedpapersinthisregistrationcard,paper:
theregistrationformandothersubserviencearray,throughthewindowtoselectaquery,thetable,queryorqueriesoperationremovequery,thattable,querytostatisticsforfunctions.
【Keywords】thepaper;
managementsystem;
softwaredevelopmentandapplication
0 前言
科研水平逐渐成为衡量一个高校势力的重要指标,高校作为重要的科研机构,如何对学校大量的科研信息进行高效、安全的保存、处理、统计、加工等管理操作,将日常的科研管理工作更加规范化、科学化,建立高校科研管理系统进行科研管理工作是每一个高校必由之路。
作为一所百年学校,伴随着教育的发展我院也越来越壮大和成熟,不仅招生人数和质量都在飙升,教师的水平也不断提升,每年在各种学术期刊上发表的论文越来越多。
为了进一步推动我院的科研管理工作,学院时刻要对各科、各个人发表论文的数量、质量等情况进行统计,并定期发布,方便进行规范、科学的管理,并能随时查询统计结果,同时也为了给广大师生提供更好的交流平台,提供更多更好的学术资料,我院决定开发了论文管理系统,并进一步升级,这将会更加方便师生们进行更好的学习和学术研究,也方便了管理。
1.数据库平台
在WindowsXP/NT/98操作系统下,使用MicrosoftAccess2003数据库作为开发工具。
该系统结构简单,使用方便,功能丰富,基本适合于办公室使用,必要时间还与任何大型数据库相连接,或采用升级向导升级到MSSQLServer[4].
2.基本要求
2.1丰富的信息存储
主数据表要求收录每篇科技论文的主要信息,如作者、论文标题、期刊名称、期刊等级、发表时间、卷号、期号、起页、止页,登记日期等。
对于论文的每一位作者,还需要分别记载其作者序、院名,作者姓名、最高学历、教学职称、出生年月等详细信息。
2.2方便的录入功能
对数据录入的要求,一是内容要规范化,二是输入要方便简洁。
除了论文标题必须要用键盘手工输入外,其它大部分内容都是从规范化数据库中选用,只要使用鼠标点击组合框,就可以方便准确的输入数据。
2.3多样化的查询功能
可以方便地对任意时间范围内任意科室、任意人员所发表论文的状况进行查询,并可以输入多种查询条件对结果进行筛选。
2.4多种统计模式
可以按科室、时间、作者职称、杂志等级、作者顺序等不同条件,对发表论文的数据信息进行统计查询,并可生成统计直方图,形象地显示统计结果。
2.5自动生成并打印相应报表
各类报表与相应的查询窗口同步,可以使用与查询窗口相同的筛选条件[4]。
3.需求分析
3.1功能需求
本系统面对的用户有三种:
一是系统管理员,二是科研人员,三是院系管理员
本站所有人员不用登陆有如下权限:
浏览本站信息,如管理员推荐的成功案例、图片等还可以浏览本站公告、日历、站长寄语等。
1.科研人员
教师注册就成为了科研人员,增加了如下权限:
发表科研项目、上传科研项目;
论文相关文档上传、下载;
上传获奖精品图片;
站内查询搜索归档信息;
还可以修改个人资料和登录密码;
还可以查看自己的项目和论文是否被院系管理员审批为精品科研项目或精品科研论文。
2.院系管理员
当注册了科研人员后,系统管理员可以修改用户类型,可以把科研人员修改为院系管理员。
成为院系管理员增加了如下权限:
维护自己的基本信息;
推荐本院系项目或论文做为精品给浏览者;
查询属于本院系的所有科研项目信息、论文信息。
下载文档。
3.系统管理员
系统可以分配多个管理员,可以通过管理员增加管理员。
可以维护会员资料、删除会员、模板管理,发布新闻、系统公告、维护下载中心、分配权限,维护院系信息、维护图片信息、导出报表等。
系统管理员有最高的权限[2]。
3.2系统需求与分析
3.2.1系统需求
由于论文管理所设计的事务非常繁杂,涉及到校科研处、各个系的论文管理以及个人对论文信息的查询统计等。
所设计的系统既要有利于科研处的监督管理又要有利于各个系及教师的分工协作。
系统功能主要包括校科研处论文管理、院系(或部门)论文管理、个人论文信息查询、校级论文项目整体信息管理。
可以划分为论文信息维护、论文信息查询与统计、论文信息报表、论文信息分析、校级课题申报、审批、合同签定、结题、其它处理等操作;
其中论文信息应细分为学术论文、著作、论文项目、论文成果、论文奖励等信息。
3.2.2用户需求分析
由于本系统是直接面向网上办公的,必须适应所服务环境的各类操作人员,主要包括学校科研处、各院系(或部门)、普通教师个人(或其他浏览者)。
1普通教师个人(或其他浏览者)
普通教师个人(或其他浏览者)只能按姓名来浏览个人的科研信息、进行统计打印,个人的科研信息(论文、著作、项目成果等)必须提交本部门审核入录。
2各院系(或部门)
各院系(或部门)主要职责是对本部门员工的论文、著作、项目、成果、奖励等信息进行审核后输入到本系统数据库中,查询本部门在某时间内的科研信息、统计科研情况、打印相关资料等,同时对本部门的错误录入信息进行修改和维护。
3科研处
主要管理本校的员工信息、论文、著作、各级各类科研项目和成果、科研奖励等常规工作,同时,管理校级课题的申报、审批、合同、检查、结题等管理,同时,监控系统运行和各部门的
3.3性能需求
专门为学校实现信息化交互平台的解决方案,多个管理要素的整合,统一信息平台,优质的科研项目管理系统,性能上需要满足如下要求:
1.安装简单,程序在服务器端安装,在客户端应用解决方案,客户端无须安装,纯B/S结构实现,系统的维护和培训费无或较低,完全是人们熟悉的界面和运行方式易于推广。
2.维护容易,只需要对服务器进行管理和维护,就实现对整个软件系统的维护。
提供远程维护管理,项目建设者在异地就可以最快的时间了解问题、并解决问题。
3.界面需要,通过图形化的浏览器,界面美观,直观明了。
不需要太多华丽的特效。
以便影响性能。
4.技术,全B/S结构操作,扩展了流程文档的应用范围;
让用户共享编辑文档。
应该应用当前比较成熟的技术,应用广泛,易学易懂。
当更换维护人员时候不需要技术培训就可以进行维护.
5.文件信息处理规范化,专门为文件在服务器上开辟一个空间,便于流程文件的统一保存和管理。
对文档按时间、按流程分类存档处理。
6.安全性,本系统主要是在学校内部局域网内运行,并且必要的信息进行了加密。
7.响应速度,本系统设计时候尽量避免大量的.swf等较大文件的出现,另外本系统主要是用来实际应用,并不要求华丽的界面,只要美观明了就行,不需要网页特效.所以加快了系统的反映速度。
加之是本学校的文件服务器,局域网所以响应速度会很快。
8.主存磁盘,不存在影响本系统的因素所以不用考虑。
3.4程序设计的数据需求
3.4.1数据录入和处理的准确性
数据的输入是否准确是数据处理的前提,错误的输入会导致系统输出的不正确和不可用,从而使系统的工作失去意义。
数据的输入来源是手工输入。
手工输入要通过系统界面上的安排系统具有容错性,并且对操作人员要进行系统的培训。
在系统中,数据的输入往往是大量的,因此系统要有一定的处理能力,以保证迅速的处理数据。
3.4.2数据的一致性与完整性
由于系统的数据是共享的,所以如何保证这些数据的一致性,是系统必须解决的问题。
要解决这一问题,要有一定的人员维护数据的一致性,在数据录入处控制数据的去向,并且要求对数据库的数据完整性进行严格的约束。
对于输入的数据,要为其定义完整性规则,如果不能符合完整性约束,系统应该拒绝该数据。
3.4.3数据的共享与独立性
整个系统的数据是共享的。
然而,从系统开发的角度上看,共享会给设计和调试带来困难。
因此,应该提供灵活的配置,使各个分系统能够独立运行,而通过人工干预的手段进行系统数据的交换。
这样,也能提供系统的强壮性。
3.4.5人性化安全提示
我们设计的系统采用全部图标化的显示方式,人性化的操作流程,更为友好的界面设计,使最终用户无需要专业的培训,就能轻松掌握该软件的使用方法。
软件所有功能都是在用户最习惯使用的地方以最为自然的方式体现出来的,当用户正常使用时根本无须同时打开多个窗口进行频繁切换[3]。
4.可行性研究
4.1
技术可行性
目前的很多技术都能实现上面需求所提出的问题,只是需要选择一个简单可行的技术是我们需要考虑的问题.
4.2
操作可行性
系统有专门设计的人性化系统,可以保证每一步操作都不是很难。
人性化的操作界面是很好操作的基础。
可见这个系统在操作上是可行的。
4.3
经济可行性
本系统开发需要人员少,时间短,所以在花费上并不大。
5.系统结构
5.1数据表
5.1.1发表论文登记表
这是系统数据库中的主表,字段包括:
论文编号、论文标题、发表期刊名称、期刊等级、发表时间(年月)、卷号、期号、起止页码、登记日期等。
论文编号字段为“发表论文登记表”中的主键,该字段是表中所存储的每一条记录的唯一性标识。
指定了表的主键,Access将阻止在主键字段中输入重复值。
这样,每篇论文都有一个唯一的编号,每个编号对应一篇论文,输入时记录不会发生重复。
论文编号的格式规定为8位,如“20040001”,前四位为当前年号,后四位为当年的顺序编号。
5.1.2论文作者登记表
这是“发表论文登记表”的下一级子表,字段包括:
论文编号、作者序(第几作者)、科室编号、科室、作者编号、作者姓名、最高学历、技术职称、教学职称、出生年月等。
通过两个表中共有的字段“论文编号”,“论文作者登记表”与“发表论文登记表”建立一对多的关系。
即“发表论文登记表”中的一篇论文(论文编号是唯一的)可以与“论文作者登记表”中的多位作者(论文编号是相同的)相关联。
它们之间还是强制级联更新,级联删除的关系,即你只要在“发表论文登记表”中更新了有关记录,“论文作者登记表”中各位作者的相关纪录都会自动更新。
5.1.3其它辅助性数表
为了方便相关信息规范化输入,建立了“科研人员基本库”等辅助表,
将科研人员基本信息、论文信息、科研项目信息、成果信息、获奖情况信息等作为系统的初始化数据,为个人和院系查询、统计、打印,科研处操作、加工、管理、集成等工作提供基本的数据平台。
主要数据表格设计如下:
科研人员信息表(职工号,姓名,性别,职称,出生日期,所学专业,现从事专业,学历,学位,工作时间,所在部门,备注)。
论文信息表(序号,论文名称,刊物名称,刊物类别,刊物级别,主办单位,作者,职工号,发表时间,刊号,备注)。
论著信息表(序号,著作名称,图书编号,著作类别,出版社,学科类别,作者,职工号,出版时间,版次,备注)。
科研项目表(序号,项目编号,项目名称,项目来源,项目类别,完成单位,负责人,课题组成员,立项时间,拟定期限,经费金额,是否鉴定,鉴定时间,鉴定单位,备注)。
科研成果表(序号,成果名称,成果类别,成果经费,完成时间,负责人,完成单位,是否投入生产,经济效益,备注)。
科研奖励表(序号,获奖人员,项目名称,奖励名称,授予单位,时间,备注)。
校级项目管理表(项目编号,项目名称,课题名称,负责人,所在部门,职务或职称,联系电话,申报表,申报时间,申报经费,是否批准,批准日期,批准经费,合同时间,合同内容,是否结题,结题时间,鉴定技术负责人,项目成果效益,备注)。
校级鉴定专家表(序号,姓名,性别,出生日期,工作单位,学历,学位,所学专业,现从事专业,职称职务,备注)。
其中论文信息表之所以选择(职工号,姓名)作为主键,考虑到姓名经常作为查询、操作条件,并在相关表中作为科技人员的重要描述和限制;
为了避免数据录入的无序状况,数据库表之间建立了严格的参照完整性,并且对所有表都分配了操作权限,并将错误信息及时反馈给操作人员,科研人员信息表、论文信息表、论著信息表通过“职工号”建立参照完整性关系,在录入论文、论著时,作者必须是本单位职工,如果科研人员信息表不存在该员工,便给出错误提示,提示检查是否是合法职工,如果是,便可以在科研人员信息表中添加该员工信息后录入论文、论著信息,否则,拒绝录入,“职工号”又为组合查询提供了连接条件支持;
同时将科研项目表、科研成果表、校级项目管理表中“负责人”和科研人员信息表中的“姓名”建立主键、外键参照完整性关系,校级课题的申报负责人也必须是本单位某部门的职工;
获奖人员,必须是科研人员信息表中某一职工;
将校级鉴定专家表和校级项目管理表通过“鉴定技术负责人”、“姓名”建立参照完整性管理,限定了鉴定技术负责人必须是本校专家表中的专业人员;
所有表的主键设置都加上“姓名”字段,目的是为了符合人们的常规习惯,常以某个专业人员姓名作为操作、查询条件,科研人员信息表与其他相关表格建立参照完整性为了限制科研、论文、论著、成果、奖励等信息的科学合法性,同时有利于统计和查询;
只有完善的参照完整性,才能使得数据库中数据具有一致性和互操作性[6]。
该表基本涵盖了全院大部分职工的基本信息。
在向“论文作者登记表”中录入信息时,作者的有关信息时直接从这些表中复制得到,即方便了录入,又保证了输入主表的信息不会发生重复、混乱和矛盾。
另有“统计源杂志目录”用来规范期刊名称的输入,“辅助表”用来规范学历和技术职称等字段的输入。
5.2查询
查询,是根据需要临时搭建起来的一个对象。
利用建立查询的方法,可以从一个或多个相关的表中筛选出有关数据,做进一步操作和分析。
查询的种类有多种,它们各自有着不同的功能。
选择查询:
便于从一个或多个数据表中分类、筛选、检索和修改(添加、更新或删除)数据,并且分析和显示结果。
建立报表和窗体时,通常使用选择查询从多个表中选取数据作为数据源;
交叉表查询:
可以计算并重新组织数据的结构,这样可以更加方便地分析数据。
操作查询:
对记录进行更改和移动,包括:
删除查询:
从一个或多个表中删除一组记录;
追加查询:
将一个或多个表中的一组记录添加到另一个或多个表的末尾;
生成表查询:
根据一个或多个表中的全部或部分数据新建一个表。
本系统中根据数据库结构的需要建立了一些不同类型的查询,其特点及功能列入下表:
5.3窗口
5.3.1管理窗口
图1“发表论文详情记录”窗口
运行管理系统后首先进入程序的管理主窗口,管理主窗口的界面如图1。
管理主窗口上面共有9个命令按钮,其相应功能在按钮旁有详细说明,根据需要点击不同命令按钮进入相应的管理窗口。
5.3.2资料录入
“发表论文详细记录”是供用户添加、修改、删除记录的主要窗口。
窗口每次显示一篇论文的详细资料。
点击最下面的记录导航按钮,可以前后翻阅所有记录。
该窗口的上半部是主窗口,其数据来源为“发表论文登记表查询”,而该查询又是根据“发表论文登记表”而建立。
窗口的下半部分是“论文作者详情记载”子窗口,其数据来源为“论文作者登记表查询”,该查询则是根据“论文作者登记表”所建立。
子窗口呈表式结构显示,可以同时显示“论文作者登记表”中的多条记录,列示本篇文章的多位作者详情。
在“发表论文详情记录”窗口中输入信息有以下特点:
(1)一篇文章若有多位作者,他们的相信信息均可以记录其中,并可以以“作者顺序”为序排列;
(2)录入时智能化的。
只要某些字段(如“科室编号”与“作者单位”、“作者编号”和“作者姓名”等)有一项被输入,其它信息(如最高学历、技术职称、教学职称、出生年月等)都会自动被填写。
但也可能由于种种原因,有些人员的资料在“科研人员基本库”中记录不完整,则需要操作者手动填写。
5.3.3查询设计
该系统由多个窗口提供多种查询方式,能满足用户不同情况下的种种查询和统计需求。
(1)“各科论文发表情况查询”
子窗口以数据表现图的格式显示每一篇论文的详细记录,如论文编号、第一作者、论文标题、期刊名称、期刊等级、发表时间等,每一行显示一条记录。
行的左边有一个“+”号,点击“+”号,就会展开“论文作者登记表”二级子窗体,子窗体也以数据表视图的格式显示一、二、三等作者的详细记录。
(2)统计查询
该窗口包含了4种统计方法,分别为“各科发表论文统计表”、“个人发表论文统计表”、“论文发表情况查询”、“论文发表情况统计查询”,分别建立在4页选项卡上。
只要在窗口上端的选项卡标签上点击,就可以进入相应的统计窗口。
这4个统计查询窗口的子窗口均为一个交叉表。
交叉表都是根据表“发表论文登记表”或“论文作者登记表”所生成,只是在不同窗口中选用了不同的列标题和不同的查询条件。
如“各科发表论文统计表(根据期刊等级)”查询窗口中,列标题是“期刊等级”,它包括“发表论文登记表”中“期刊等级”字段所包含的全部内容,即“SCI”、“中华论著”、“中华短篇”、“统计源”、“其它”等,查询条件则是科室编号、科室、日期等。
这4个统计查询窗口的主窗口是查询条件输入区域,可以输入科室、发表日期(起始日期~结束日期)、期刊等级、第一作者等筛选条件。
如果没有输入任何筛选条件,程序将在子窗口中显示数据库中所有的数据记录;
如果输入条件,再点击窗口下面的“查询”命令按钮,程序将滤去不符合条件的记录,只显示符合条件的记录。
如果不止一个或所有的条件文本框中都输入了条件,只有同时满足所有条件的记录才会显示,即这些条件间的逻辑关系为“AND(且)”。
点击“清楚”命令按钮,条件文本框中的内容将会全部清楚,同时在子窗口将不加筛选地显示全部记录。
(3)统计图表
本系统还利用了Access中的数据透视表或数据透视图对全院科计论文的发表情况作进一步统计,并用统计直方图的形式显示出来。
统计图有2种不同形式:
按时间查询:
统计直方图中纵坐标数字为论文篇数,横坐标对应的是发表时间,图中各矩形条的高度表示全院在各个月份发表的论文数,其中的不同色彩用以区别期刊的不同级别,查询结果可以通过多种条件筛选。
按院系查询,统计直方图中纵坐标数字为论文篇数,横坐标对应的是发表论文的院系,图中各矩形条的高度表示各院系在某段时间内发表论文的总计篇数,每个院系显示为一条,以总计篇数从多到少的顺序从左到右排列,其中不同色彩代表不同级别的期刊。
查询结果可以通过多种条件筛选。
(4)报表
与查询统计窗口相对应,还可以生成不同的查询或统计报表,而这些报表的输出也可以经过不同条件的筛选。
点击各个查询窗口中的“预览报表”命令按钮,将显示相应的查询报表。
查询窗口中输入的查询条件对报表同样有效,即报表输出的记录和查询窗口显示的内容是完全一致的。
(5)数据库管理
为了保证数据库的安全,对当前数据库中的数据进行了不同形式的备份,以保证在不小心将数据丢失的意外情况下,能够恢复数据,最大限度的抢救数据。
另外,在一年结束时,还要将当年数据存档,并与历年数据汇总,以便对历史上各个年份的数据进行查询、统计[5]。
6.数据库安全设计
网络的安全非常重要,从数据库级、服务器级和应用程序级综合考虑,在科研管理系统中要根据不同用户,设置不同的权限、不同的初始化菜单。
在本系统中,数据库的安全主要通过数据库的存取控制机制实现的。
首先定义各类管理人员的操作权限即角色,其次定义数据库登录,最后依据用户权限表将登录分配为相应的角色。
由于人员的复杂性,角色分为三个层次:
科研处级别、二级部门级别、普通教师级别。
用户属于某一角色,即使用户职务调动时,对用户增删,不影响其他用户的操作,只是角色中用户数量的变化。
建立专门的系统使用权限表来记录用户和权限,同时也兼容部门设置信息,对不同部门分配相应的权限和账号,科研处是最高管理级别部门。
为了进一步保护数据库,建立备份数据库服务器,定期进行数据库备份和复制,本系统数据库主要采用SQLServer数据库管理工具进行设计,它具有强大的管理、安全、登陆、网络支持功能,且可以和其它数据库进行转换,是一种网络数据库管理软件,符合设计要求[6]。
7.结束语
该系统数据库主要适用于C/S和B/S混合模式的数据库系统,设计中从整体考虑,建立严格的参照完整性和科学数据库结构,将存储过程、触发器应用到数据库设计中,加大了后台的功能和效率,对数据库的安全进行分级、分类设置和管理,提高了数据库的安全访问能力;
它的数据冗余少,具有更高的数据一致性、可操作性和安全性,结合前台开发工具和平台,可以实现强大的功能设计和系统实现。
结合本校实际已经开发了一个实用的高校科研管理系统并被科研处立项。
参考文献:
【1】郑莉,董渊.C++语言程序设计.北京,清华大学出版社,2001.160~180
【2】王要武.管理信息系统.北京,电子工业出版社,2003.52~89
【3】张海潘.软件工程.北京,人民邮电出版社,2002.98~112
【4】萨师煊,王珊.数据库系统概论.北京,高等教育出版社,2000.120~135
【5】李劲,SQLServer2000数据库设计与系统管理.北京,清华大学出版社,2001.150~160
【6】罗运模SQLServer数据库系统基础.北京,高等教育出版社,2005.20~30
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