第四讲行政公文Word格式文档下载.docx
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标明在发文字号右侧空两字位置处。
(四)秘密等级(密级)
秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。
秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
秘密标志为★。
如“机密★5年”。
(五)紧急程度(急度)
紧急程度是指送达和办理公文的时限要求,分“特急”、“急件”。
(六)份号
份号,又称份数序号,是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
三、主文部分
公文的主文,包括:
标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、印章和成文年月日等。
(一)标题
公文标题是公文内容和作用的高度概括。
完整的公文标题:
由发文机关名称、公文事由(或公文主题)、公文种类三部分组成。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
公文标题的三个组成部分一般要写完整,也有部分省略的情况:
一是单位内部使用的公文,标题可省略发文单位;
二是省略事由,如《新大地公司通知》。
(二)题注
题注即注释、说明标题的文字。
一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。
有的题注用括号括住,有的用破折号标识。
(三)主送机关
主送机关,是指公文的主要受理机关。
又叫“抬头”、“受文机关”或“上款”。
主送机关不止一个时的标点用法:
同类型、相并列的机关之间用顿号间隔,不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔,最后用冒号。
如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关:
各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局),教委(教育厅),语委(语言文字工作机构),国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门,新疆生产建设兵团人事局:
普发性下行文,主送机关较多,一般使用泛称,如“校各直属单位”。
上行文的主送机关一般是一个。
请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。
一些行文方向不定,没有特指主送机关的公布性公文,如公告、通告及一部分通知,则不写主送机关。
(四)正文
正文表述公文的具体内容,是公文的核心部分
正文内容一般分开头(又称原由或引据)、事项、结尾三部分。
(五)发至级限
发至级限指文件发至层次。
发至级限要用圆括号括上。
(六)附件
附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。
附件是正文的补充说明或参考材料。
附件主要有随文发送的文件、报表、材料等。
不是所有公文都需附件,根据需要而定。
附件必须写所附内容的标题或名称。
附件若不止一件,则应标序号。
序号使用阿拉伯数码(如“附件:
⒈×
”)。
附件名称后不加标点符号。
“附件”写在正文下一行,左空两字,加冒号。
对于被批转、转发的文件来说,不必再标之为“附件”,---因为作为按语的正文已写清附上这些文件、材料的名称。
(七)发文机关
发文机关,是公文的作者或发出单位。
发文机关要写全称或规范化简称。
若是联合行文,主办机关排列在前。
(八)签署
签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。
(九)成文时间
1、一般文件,以领导人签发的日期为准;
2、联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准;
3、会议通过的公文,以通过日期为准;
4、法规性公文,以批准日期为准,或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。
成文时间要用汉字将年、月、日标全;
“零”写为“O”。
不能用阿拉伯数字书写。
(十)印章
公文,除会议纪要和以电报形式发出的以外,都应加盖印章。
印章要盖得端正、合乎规范。
上不压正文,下要压年、月、日。
联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章。
联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。
三、文尾部分
文尾部分格式,包括:
主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。
(一)主题词
主题词,是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。
标引主题词必须使用有关主题词表(如《国务院主题词表》《教育类公文主题词表》等)。
一份文件选用2至3个主题词,最多不超过5个,
词与词之间,不写标点,空1个字的间距。
(二)抄送单位(抄送机关)
指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。
应当使用全称或规范化简称、统称。
公文如需抄送,则在主题词下一行写明抄送单位。
抄送机关之间用逗号隔开。
(三)印发机关、印发日期和印数
印发机关,即印发公文的机关,要写全称。
印发日期,以公文付印的日期为准。
印数,是指公文的实际印制份数。
(四)附注
附注用于说明其他项目不便说明的事项。
如说明有关引文的出处;
解释有关名词术语。
发至级限,有时也以附注的形式来说明。
“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。
(五)页码
页码,即公文的页码顺序,在一页公文的最下端。
(六)书写与用纸
文字从左至右横写、横排。
公文用纸一般采用国际标准A4型纸(210mm×
297mm),左侧装订。
二、公文行文制度
行文制度是应用文书在运行传递中应遵循的有关制度。
行文制度包括:
行文方向、行文方式、行文规则等。
本书只介绍公文的行文制度知识。
一、行文方向
行文方向,简言之,是公文向不同层次的机关单位运行的去向。
按行文方向分,有四种类型:
1.上行文——下级机关对上级领导机关的行文。
如请示、报告等。
2.平行文——平级机关或不相隶属机关之间的行文。
如函、平行性通知、议案等。
3.下行文——上级机关向属下的机关行文。
如命令(令)、决定、通报、批复等。
4.泛行文——既向发文机关的上级、下级、平行单位行文,也向不相隶属的单位行文,行文面广泛,方向不定。
如公告等
二、行文方式
行文方式,是由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文方法和形式。
(一)按受文机关或行文对象的范围分类
1.逐级行文
发文机关向自己的直接上级上行公文或向直接下级下行公文。
2.越级行文
发文机关越过自己的直接上级或直接下级,向非直接上级或非直接下级行文。
3.多级行文
发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文。
4.普发行文
发文机关向所属所有的机关一次性行文。
5.通行行文
发文机关向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛向行文。
(二)按发文机关的个数分类
1.单独行文
只有一个机关署名发出的公文。
2.联合行文
由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文。
(三)按行文对象的主次分类
1.主送
发文机关对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。
2.抄送
发文机关在主送的同时,向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。
三、行文规则
行文规则是行文中应遵循的规矩、要求和原则。
可归纳出十个公文“行文规则”:
(一)行文应当确有必要,注重效用
行文“少而精”原则。
严格控制发文数量和发文范围
(二)行文根据的规则
“行文关系根据隶属关系和职权范围确定”。
公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系。
我国行政机关的组织关系分为四种:
有上下级关系、平级关系、隶属关系、非隶属关系。
职权是指各行政机关的职责权力。
公文运行,必须考虑发文机关与收文机关是什么样的关系,必须注意公文的内容必须属本机关职责权力范围,行文不能违规或越权。
(三)政府各部门行文规则
政府各部门即是政府的职能部门,如省政府的×
厅、×
局。
政府各部门在自己的权限内,行文规则包括:
1、属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。
2、政府各部门可以互相行文,如省农业厅和省林业厅可以互相行文。
3、政府各部门可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文。
如省农业厅和市农业局互相行文
4、政府各部门一般不得向下一级政府正式行文,但可以根据本级政府授权对下一级人民政府行文。
如省农业厅或省林业厅得到了省人民政府的授权,可以在自己分工管理的业务范围内对下级政府行文。
在行文时,还必须在正文的开头,说明授权的机关或领导人。
5、政府各部门可以以函的形式与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项。
6、政府各部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。
(四)联合行文规则
平级是联合行文的必要条件。
1、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;
2、政府与同级党委和军队机关可以联合行文;
3、政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;
4、政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文应当明确主办部门。
联合行文的机关、单位要经过协商对有关事项取得一致意见,而且必须平级
(五)协商一致的规则
部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。
如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销。
(六)抄送规则
1、向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
2、受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。
3、上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。
(七)请示规则
1.各级行政机关一般要逐级请示,不得越级请示
因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。
2.请示一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得抄送下级机关。
3.请示应当一文一事
4.除领导直接交办的事项外,请示不得直接送领导者个人,而应该送交办公厅(室)。
(八)报告规则
1.报告中不得夹带请示事项。
2.一般不得越级报告,遇紧急情况或特殊工作需越级报告时,应同时将报告抄送被越过的上级机关。
(九)报刊发表应视作正式公文的规则
行政法规和规章,经批准可在报刊上全文发布,视为正式公文
(十)一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”
公文必须严格按照正确的渠道和程序进行处理,
直接送上级负责人可能出现的危害:
延误公务,助长不正之风,产生误会,制造不必要的工作矛盾。
三行政公文正文基本内容模块及结构模式
国际劳工组织研究开发的模块式技能培训法:
每个职业都可看成由可分解的若干个被称为“模块”的工作任务构成。
一旦掌握了各个模块所包含的知识内容,就能够上岗从事该职业。
这种模块式技能培训法,与公文存在着一定的关系。
公文是有显著规范化体式特征的文书,本身具有相对固定的内容,这种相对固定的构成成分或内容,即可视为模块。
以公文基本构成模块为基础,探讨公文正文内容的一般结构模式。
一、公文正文基本内容模块及其界定
公文正文存在哪些基本构成模块?
只有通过分析、研究大量的公文实例,才可概括出公文正文基本内容模块。
下面是能说明公文正文基本内容模块的典型例子:
见PPT
公文正文基本内容模块一般来说有五个:
“依据”、“目的”、“文种承启语”、“事项”、“要求”。
在上例中:
①所标的内容为依据;
②所标的内容为目的;
③所标的内容为文种承启语;
④所标的内容为事项;
⑤所标的内容为要求。
每一篇公文的制作皆有依据。
所谓“依据”是公文制作的出发点:
属于公文制作的原由,制发公文的根据,法律根据,有关事件的情况交代等。
在上例中,袁汉辉同学获奖是发文的依据。
“目的”:
即是制发公文的目的。
目的可表现为惯用语“目的句”(或称为“主旨句”)。
“主旨句”以带“为”、“为了”等介词的提示语句表达。
每一篇公文皆有发文目的。
目的,也包括发文的意义。
“文种承启语”:
为承上启下、启示事项的过渡句子。
包含着对所发公文属于何种文种的提示
如上例为“决定”,所以文种承启语便是“省人民政府决定”。
“事项”:
是公文制作者围绕或根据主旨而展开的内容、叙述的情况、分析的问题、提出的做法、措施或执行的方案等。
事项集中体现了行政机关对某项工作具体的政务行为和态度措施。
在上例中,事项表现为受表彰的对象、奖状和奖金。
“要求”:
是文末针对或围绕事项提出(或补充)的希望、号召、倾向、强调的问题、
面向全局而作的指示等。
在例文中,要求表现为对袁汉辉同学和受表彰单位的希望。
二、公文正文基本内容模块的排序及正文基本内容显性结构模式
公文正文基本内容模块存在特定的、内在的逻辑排序。
“依据”既然是何以会写这一篇公文的理由、根据,为公文制作的出发点,那么,按逻辑关系,应排首位。
“目的”提示在特定的背景之下制作公文的考虑,表明动机,得以依据为前提,自然与依据紧邻,且必须在依据之后。
为启示达到目的而采取哪些具体措施、方法和意见的“文种承启语”,必然位于目的之后,事项之前。
“事项”之后需要进一步强调、提示,或为落实具体的做法而发出希望及号召等,这些针对事项而发的意见性“要求”,只能排在事项之后的文末。
例文所呈现的实际上便是这种排序。
凡是规范的格式强化到极致,都可成为模式。
三、公文正文基本内容隐性结构模式
在现行公文中,公文正文基本内容显性结构模式是一种完全式模式。
实际流通的公文,常常可省略部分结构模块。
隐了部分结构模块的公文结构模式,本书定义为“公文正文基本内容隐性结构模式”。
基本内容结构模块隐去遵循四个原则:
一是利于突出主旨的原则;
二是适应文种特点的原则;
三是服从内容表达需要的原则;
四是简明精练的原则。
在公文五个基本内容模块之中,事项绝对不能省略,也无法省略。
单一模块模式,即只有惟一不能省略的模块——事项。
例如:
中共中央、全国人大常委会、国务院
关于宋庆龄副委员长病情的公告
(第一号)
宋庆龄副委员长患冠心病及慢性淋巴性白血病,经多方治疗,未见好转。
曾多次出现发热、呼吸困难、心跳加快等症状。
二月十四日晚,突发寒战高热,热度达摄氏四十点二度,有严重心力衰竭。
目前病情危急,正在积极抢救治疗。
一九八一年五月十五日
公文正文基本内容隐性结构模式有四种类型:
单一模块模式、二模块模式、三模块模式、四模块模式
五、认识公文正文基本内容显性、隐性结构模式的意义
(一)利于循格阅读,强化对公文内容结构的认识
可将公文结构模块与所阅读的公文内容结构进行比照,找出对应处和相异处。
使较被动和较混沌的阅读,变成有格可循、较主动的学习性阅读
(二)利于规范撰稿思路,循格快速写作
可以促使写作训练的两个改进:
1、将整篇公文的写作训练,改进为:
第一步进行各单项模块的写作训练,
第二步进行组合式整体公文写作训练。
2、将谋篇布局思路变成规范性较强的撰稿思路,
甚至在写作每一篇公文之前,都对显性结构模式的五个模块先作全面考虑,然后,再隐去某些模块。
实践证明,这种做法能较快地循格写出较好的公文。
四、公文的特点、作用及用语的要求
一、公文的特点
(一)作者资格性,读者特定性
公文的作者是能以自己的名义行使职权和承担义务的机关、团体、企事业单位。
公文起草者,只是组织的代笔人。
读者的特定性,是指有的读者是特指的受文机关,
有的公文读者,是社会的全体成员等。
(二)明确的工具性
公文是各级各类机关、团体、单位等组织行使管理职能的重要工具业务职能的重要工具,为国家政务、社会公务和公众事务服务的工具。
是机关、团体、单位领导意图、意志的载体。
“党的机关的公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。
”行政机关的公文(包括电报),“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
”
(三)直接的实用性
公文的内容直接针对着某一具体、现实的公务活动,对处理这一事务有直接实用价值。
有些公文对受文对象能产生不同程度的强制性影响。
(四)内容的真实性
公文涉及的事实以及所引用的材料和数据,不得有任何虚假和错漏。
(五)体式的规范性
符合《国家行政机关公文处理办法》规定,符合《国家行政机关公文格式》规定。
(六)制作的程序性
公文从准备撰写到制作成文,有严格的程序;
若不履行法定的程序,就无法制成公文,即便写出文章,也不可能生效。
二、公文的作用
(一)指挥管理作用
下级机关遇到问题,遇到自己无法解决或无权解决的困难,需向上请示
必须定期或不定期地向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议。
上级机关的意图则通过下行文下达。
任何单位工作的开展,都离不开公文的指挥管理,公文的起草、定稿过程,本身就是管理思想的体现和管理工作的实施过程。
(二)交流协调作用
交流信息,即上情下达或下情上达,另一方面是友邻单位互通情报。
有很多工作,往往需要互相协商,互相帮助,可以靠公文运行以达到沟通、协调。
(三)宣传教育作用
一般情况下,公文在规定人们应该怎么做的同时,还要说明为什么要这样做。
倡导应该确立什么立场,应该坚持什么原则,应该做什么、怎样做,这些,都在产生宣传、教育作用。
(四)依据凭证作用
公文作为反映制发机关的意图文字凭证,具有行政效力。
下行文,是下级机关开展工作的依据;
上行文,是上级决策的依据;
一个机关制作的公文,是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。
日常工作中常会遇到查找公文规定等情况
三、对公文用语的要求
公文语言特点可概括为8个字:
明晰、准确、简朴、庄重
为了体现公文语言这特有的特点,在具体用语行文时,必须符合下列要求:
(一)使用书面语,一般不使用口语。
、
文学作品,为了追求特定的表达效果,常用口语(包括方言、歇后语等),公文一般不能使用口语,只使用合乎规范的书面词语,以免口语破坏公文的语体风格。
(二)适当使用文言词语和文言句式。
公文应当适当使用诸如:
“业经”、“悉”、“兹”、“兹有”、“特”、“拟”、“者”、“为荷”、“于”、“为”、“依”、“逾”、“其”、“亦”、“以”、“尚”、“之”、“该”、“予”、“此”、“凡……者”等文字。
例如,“鉴于目前出版物在涉及数字(如时间、长度、重量、面积、容积和其他量值)时,使用汉字和阿拉伯数字没有统一的体例,情况比较混乱,根据有关方面的建议,我们会同部分新闻出版单位,经过多次讨论、修订,制定了《出版物上数字用法的规定》,现予公布,要求新闻出版有关单位试行。
”
上段文字中,“鉴于”、“予”等便是文言词语。
适当使用文言文词语和文言句式,有利于增强公文的庄重性。
(三)恰当使用公文特定专用语
公文特定用语,含义确定,使用频率很高。
它在准确、严谨地表述公文内容及格式的同时,还能有效地增强简明、庄重的语体风格。
本教材“附录四:
公文常用特定用语表”。
(四)用好介词结构
公文介词结构准确说明:
事物的时间、地点、方向、条件、对象、范围、原因、目的、方式、依据等,
公文标题中的介词“关于”与其宾语组成的介词结构,用以提示和限定公文涉及的内容范围;
正文使用介词结构的频率也很高。
(五)适当使用模糊词语,以使公文内容得到恰当的表达
公文在某些特定的语境中,需要使用模糊词语。
模糊语言:
是指外延不确定、作者有意不作详细交代或内涵无确定的弹性语言。
模糊语言能适应特定语境,是为了更周密严谨,简练得体,准确恰当地表意的需要。
“按有关文件规定”,这句话中的“有关文件”本是存在的,但或限于文章篇幅,或有意不写,因而,“有关文件”便有了模糊性。
模糊词语常被用来表示时间、方位、数量、程度、范围等。
1.表时间:
近来、最近、当今、当前、过去、往日、原先、前不久、不日、不时、将来、届时、今年以来、今冬明春、长期、最初阶段、晚期、临时、有时、及时、一贯、一度、一段时间、偶尔、许久、限期、如期、一朝一夕等。
2.表方位:
附近、周围、远方、前方、后方、南方、北方、上边、下边、前面、后面、外地、本地、这里、那里、所在、就地、处处等。
3.表数量:
多数、少数、一些、许多、不少、不乏、一系列、一伙、多次、屡次、一再、再三、三令五申、三番五次、个别、绝大多数等。
4.表程度:
稍、较、很、最、极、重大、巨大、特大、莫大、一定、显著、稍微、普遍、差不多、基本上、大抵、大体上、充分、足够、较为、极端、丝毫、十分等。
5.表范围:
广大、广泛、所有、有的、有些、有关、左右、以上、以下、以内、以外等。
模糊语言要用得恰当得体,该用才用,如果随意滥用,将有损公文的明晰性和严肃性。
四、复习与训练
要求学生课外自学会议纪要、通知等行政公文。
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