论秘书处理好人际关系的原则和方法【原创】.docx
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浅谈秘书处理好人际关系的原则和方法
摘要:
在秘书的职业生涯中,拥有良好的人际关系十分重要。
秘书的成败往往不在效率第一,而在人缘第一。
所以秘书在处理人际关系时应遵循一定的原则和方法,只有这样才能促进事业的成功,实现自我价值,增强群体的凝聚力,才能推动单位健康有益的发展。
关键词:
秘书;人际关系;原则;方法
作为一个公司的秘书,无论是在工作中还是平时必须处理好多方面的人际关系。
稍有不当就得罪了人,那会给你或你公司带来伤害和损失。
在处理人际关系时,必须坚持相应的原则,讲究一定的方法。
一、处理人际关系的原则
1.要遵循实事求是的原则
作为秘书,最根本的一条就是实事求是、尽心尽责的工作。
我以前在《秘书工作》杂志中看到邓颖超同志为其写过这样一篇文章:
说秘书的高尚可贵之处,恰恰在于他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计报酬待遇的精神。
秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。
经常拟稿,但自己不署名,也不拿稿费;经常组织会议,但自己从不上主席台;经常熬夜,但白天还得正常工作;节假日他人可以逛公园、遛马路、与家人共享天伦之乐,但自己还得值班,不能休息;其他人员受了委屈还可以说几句,而秘书必须以绝对服从为天职等等。
实事求不仅是从秘书工作的基本原则,也是秘书处理好人际关系的基础。
秘书在处理人际关系的过程中,坚持实事求是的原则就是老老实实做人,规规矩矩办事。
但是,老老实实做人和规规矩矩做事,仅仅是建立良好人际关系的基础,它并不等于你就一定能搞好人际关系。
要搞好人际关系,就必须在坚持实事求是原则的基础上,根据本公司和本部门的实际情况,对具体问题具体分析,有的放矢。
有些年轻的秘书以为实事求是就是实话实说,这就是正直的表现。
其实这是误解。
什么是“正直”?
所谓正,就是正大光明,不搞歪门邪道。
所谓直,就是坚持原则,该说的才说,不该说的绝对不说;正直就是公正无私,刚正不阿,所以,那种张口就来,有话就说的人算不上真正的正直。
有话直说,只能是经验和能力的体现;如果你还没有具备一定的经验和能力,那就少说为佳。
作为秘书,一定要牢记“祸从口出”这句古训,慎行加慎言,才能维持有良好的人际关系。
作为年轻的秘书,你应先多看和多听,熟悉情况,适应环境,之后再去动脑筋剖析自己发现的问题,找到切实可行的解决办法,这就是“实事求是”。
只有这样,你才能让上司和同事们信赖你。
2.要遵循诚实守信的原则
秘书要做好本职工作,就必须让上司和同事信赖你。
那么,凭什么让上司和同事信赖你呢?
只有诚实守信,他们才会信赖你。
如果你诚实守信,与周围的人都保持着和谐的关系,那它会让你在工作中事半功倍。
相反,如果秘书人际关系不怎么样,人家不信赖他,那你沟通起来就会很艰难,甚至要付额外的代价。
可以说,秘书工作容易不容易与她在公司里有没有人缘有很大的关系。
而且作为秘书为人既要诚实,又要学会明哲保身。
因为害人之心不可有,防人之心却不可无。
例如:
某公司有一笔很大的货款老回不来,财务部说是销售部的责任,而销售部说是财务部不负责任造成的,公说公有理,婆说婆有理,这事一拖就是大半年。
这天老板让秘书于雪去协调一下,争取尽快把问题解决。
于雪平时人缘不错,与各部门经理的关系很好,所以,当她把两个部门经理找到会议室时,她还没开口,那两个经理就知道是怎么回事了。
销售部经理对亦非说:
“于雪,你不用多说了,冲你的面子,我马上派人去用户那里结帐。
”财务部经理也马上说在开票等方面给予配合。
虽然这两位经理并不一定相信于雪的调解会很公平,但他们都信得过于雪,不管她说的有没有道理,都相信于雪为人公正;所以,不用于雪多说,他们就自己找台阶下。
假如于雪平时狐假虎威,没有什么人缘,那场面可能就会是这样的:
两个经理一见面,仍然是吵个脸红脖子粗。
于雪秉公而断,两个经理虽然心里承认她说的有道理,但就是不接受,“道理虽然是这样,但你话不能这么说!
”争来争去,两个经理最后变得有些不讲道理了,老是把于雪讲的道理与于雪的人品联系起来。
3.要遵循从我做起的原则
人际关系从字面上理解,是你与周围的人的关系,所以,有些秘书觉得自己的人际关系搞不好就是因为周围的同事很坏。
其实,每个人的人际关系的好坏首先取决于他跟他自己关系的好坏。
因此,秘书要搞好人际关系,首先是要从我做起,调整好自己。
自己身上有哪些优点?
自己身上还有哪缺点?
如果对自己有了充分的认识,那就为建立良好的人际关系打下了一个坚实的基础。
如果你先把与自己的关系调整好了,在对自己有充分认识的基础上对充满自信,那你就有可能与周围的同事建立起和谐的关系。
从我做起,说起来容易做起来难。
首先做为秘书你得看得起同事,同事才会看得起你,这就是“敬人者恒敬之”。
很多人知道这个道理,但是在实际工作中却常常这样想:
“为什么要我主动?
他就不能主动?
如果我主动了,他不买我的帐的话,那我不就吃亏了?
”自己总是站在那里观望,等待同事主动。
其实,只要你积极主动,从我做起,以诚相待,即使对方一时不买你的帐也没关系,日久见人心,同事之间互相尊重的氛围自然会逐渐形成,人际关系自然而然地会变和谐。
同事之间的关系就像一面镜子,你笑容可掬,对方自然会用笑容回馈你。
例如,某公司决定派研发部的小张去国外进修一年。
小张把自己的出国资料交给了公司秘书于雪,因为必须有老总在上面签字人力资源才会正式办理出国手续。
由于今年公司业绩下滑,老总在公司股东那里面临很大的压力,他天天找人开会,研究明年的销售问题,所以,他根本没时间也没心思来批阅小张出国这类材料。
但离出国的日期越来越近,小张有些着急,以为是于雪从中作梗,便在中午吃饭时找了个借口与于雪吵起来了。
于雪当时很冷静,没有与小张对骂,但在心里给小张记了一笔帐,她产生了想另找机会报复的念头。
当天下班时,老总把小张的材料批下来了,并让于雪通知小张让她来总经理办公室,他有些事要向小张了解。
通不通知小张?
因为于雪完全可以说小张可能下班而找不着她了;如果通知她,又如何通知她?
让她直接去总经理办公室,她毫无思想准备,有可能什么也说不清……于雪最后决定还是先让小张到自己办公室来一下,把老总的意思先跟她说说,让她有个思想准备……
于雪觉得,虽然对方有些不怎么样,但自己作为总经理秘书应该用高标准要求自己,在处理人际关系时不能斤斤计较,从我做起。
如果你跟人家过不去,人家找到机会后又跟你过不去,所以,你跟人家过不去实际上是跟自己过不去。
自己为什么要跟自己过不去呢?
4.要遵循不卑不亢的原则
无论什么样的公司,在组织结构上都呈金字塔形,职位有高低之分,因此也就是存在事实上的尊卑之别。
但是,这“尊卑”并没有人格上的意义,它只是管理和效率的需要。
尽管公司职位存在等级,但作为秘书,你在处理各种人类关系时,仍然要做到不卑不亢;只有这样,你才能维持良好的人际关系。
对于秘书来说,所谓不卑,就是不刻意去讨好上司;如果你想刻意讨好上司,那实际就是不诚实的表现,何况上司大多社会经验丰富,警惕性极高,不会那么容易被你“讨好”;所以,你刻意讨好上司反而不容易建立起正常的关系。
你实事求是,上司会欣赏你,即使不理解你那也只是暂时的。
对于秘书来说,所谓不亢,就是不要觉得自己多么了不起,对各部门的、打扫清洁卫生的、送水送快件的都给予尊重。
秘书在一些同事眼里是居“一人之下,万人之上”,但实际上秘书职位并不高。
为了执行上司指示,秘书手上会有些“权力”,但这种“权力”毕竟不是自己的,更何况有权也不可能乱用。
坚持不卑不亢的原则,就是要求秘书无论是对上司还是一般的工作人员都一视同仁。
凭良心做人,不讨好谁,也不挤兑谁。
有些秘书一看见上司,心中就有些紧张甚至害怕,似乎自己比他矮一大截,因此,说起话来吞吞吐吐,罗里罗嗦,不敢畅所欲言。
但是他们见了搞收发或做卫生的“小人物”,又觉得自已相当了不起,因而看不起他,有时还故意刁难他们。
这些做法会极大地伤害你的人际关系。
在实际工作中,一些秘书为了维持良好的人际关系夹着尾巴做人,到处讨好人,生怕得罪任何人;实际上这同样会让同事反感;在他们看来,你这是一种虚伪而缺乏诚意的表现,因为你心里必然有求于人,如果达不到目的那你就会反目成仇。
二、处理人际关系的方法
1.注意形象与礼貌
秘书很多时候是与职位较高的领导人打交道。
领导人一般对自己身边工作人员的要求比较严格,特别是在衣着打扮方面不允许他们随随便便,所以,秘书必须注意自己的形象,这是保持好人际关系的起码要求。
人们都知道“人不可貌相,海水不斗量”这句老话,它是告诫你不要用一个人的外貌去评价别人,因为你通过他的外貌得到的第一印象往往是不准确的。
但是,在现实生活中,你周围的一些人却常常以第一印象来判断你。
他们用第一印象来评价你并不是他们浅薄,而是因为第一次与你见面,他们对你没什么了解,只能根据你的长相和衣着打扮来评价你。
因此,如果你希望给人家良好的第一印象,那你就必须注意自己的形象。
很多领导人在招聘或选择秘书时,往往就凭他看到你第一眼时得到的印象来做决定。
秘书经常要接待客人,客人对你的“印象”基本就取决于他第一次与你打交道时的感觉;虽然在以后的接触过程中,这种印象可能会有所改变,但第一印象是最深的,如果你给他的第一印象不好,以后要再弥补往往很困难,因为不管你怎么努力,客人多少会对你留下一种“先入为主”的成见;如果你经常给客人留下了“某某太随便了!
”的印象的话,那么,作为秘书你的前途就很危险了。
秘书虽然从身份上来讲只是一般的员工,没有什么特殊的地方,但从工作性质上看,秘书又身处公司内部管理的高层,每天接触到的人物身份都比较高,他们年龄和地位决定了他们不喜欢自己身边工作的人说话粗俗,办事毛糙。
所以,这就要求秘书注意礼貌,无论是说话还是办事都要体现出相当的教养,因为你不仅代表着你自己,你还代表着你的上司。
一些公司里人际关系紧张,并不都是利益之争造成的,它们大多是由一方或双方不注意礼貌因误会积累而成。
有些年轻的秘书之所以不太注意礼貌,并不是他们的本性傲慢无礼,而是他们觉得一些礼仪已经过时,并且也没有什么实际意义。
随着时代的变迁,有些礼仪确实已经过时,更没有什么实际意义。
但是,公司领导人的年纪一般都比秘书纪大,他们的观念和行为都相对偏保守,所以,你认为过时和没有实际意义的礼仪,在他们看来并不一定这样。
因此,在礼貌方面一定要注意他们的感受,而你对他们讲礼貌,也仅仅是让他们感受到了你对他们的尊重和关心。
2.正确对待批评
秘书工作是一项经验性很强的工作,秘书工作的经验在很多时候就像一层窗户纸,如果没人帮你把它捅破,你自己摸索几年也不一定能掌握;如果有人愿意帮你,他可能几分钟就能教会你。
所以,秘书必须虚心向老同事学习,诚心接受老同事的提醒甚至批评。
只要你谦虚,老同事一般也乐意指导你。
如果在工作中老同事对你的工作不闻不问,对你的失误睁一只眼闭一只眼,那并不一定是件好事。
例如,小张和小陈是大学同班同学,两人大学毕业后就到某公司综合部当秘书,辅助总裁的工作,两人的起点应该是完全一样的。
但是在一年之后,无论是工作能力,还是上司的信赖程度,二人的差异就非常明显了。
小张的自我表现欲很强,喜欢争强好胜;而小陈倒像是小张的秘书,她只做一些由小张从老总那里转包来的工作。
老马是总裁办副主任,跟总裁快20年了,是总裁名副其实的助手。
老马给小张安排的第一项工作是让她制定总裁司机的日程表,以便接送总裁。
但是,只做了一个星期,小张就四次把地点搞错,让总裁很不高兴。
老马让小张工作细心一点,可她一口咬定都是司机失误,把责任推卸得一干二净。
于是,老马也懒得管小张了,只安排她打打杂,做一些收发、复印之类的工作,怕她再给自己惹什么麻烦。
小陈与小张完全相反,她虽不太爱说话和表现自己,但工作任劳任怨,能虚心接受老马的批评和建议;遇到不懂的地方,她会主动向老马请教。
当她工作中出现失误之后,她会主动地承认自己的过错并道歉。
老马觉得小陈是棵做秘书的好苗子,将她所有的秘书经验都传授给了她。
有一次当老马突然请假的时候,总裁对老马说:
“那先让小陈代替你工作吧。
”
对于自己挑选的两个助手,老马一开始对她俩一视同仁,并且对小张寄
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