勤哲Excel服务器学习要点Word文件下载.docx
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客户登记表_V1”,菜单栏右侧多出来一项“工作流”。
也就是说,此时处于模板“客户登记表”的设计状态,画出表样如下图。
图1-15模板的设计状态
7)关闭当前文件,弹出如下对话框,按【保存】。
图1-16保存模板窗口
至此,您已经成功地建立了一个新模板,并且定义了该模板的表样。
二、模板的属性
具有“基本信息”、“初始填报权限”、“最终查阅权限”、“版本”、“高级设置”。
1.基本信息
图1-2-1模板基本信息窗口
2.初始填报权限
图1-2-2模板填报权限窗口
图1-2-3模板高级填报权限窗口
3.最终查阅权限
图1-2-4模板最终查阅权限窗口
图1-2-5模板高级查阅权限窗口
4.版本(在这里设置表单的“锁定”)
图1-2-6模板版本窗口
5.高级设置
图1-2-7模板高级设置窗口
第二、定义数据项(数据项也叫“字段”)
1.什么是数据项
数据项指的是模板表样中需要填写内容的那些空白单元格。
若干相关的数据项可以组成一个数据表。
数据项的定义包括以下内容:
1)区域地址和名称:
它表明所填写的位置和信息的含义。
比如在《客户登记表》模板中,C3单元格就是一个数据项,它的名称是“客户名称”
2)数据类型:
它表明空白单元格中可以只能填写什么类型的信息,比如“客户名称”数据项,只能填写不超过100个字符的文字,而不能填写数字或日期。
3)是否必填:
它规定按模板格式填写实际的表单时,此数据项可否空白不填。
比如在《客户登记表》中,“客户名称”是必填项,而“收货地点”不是必填项。
4)填写规范:
指对所填数据的要求,通常有几种情况,一是默认值,如“登记日期”的默认值是当前日期;
二是下拉列表选择或树型选择,如“大区”就不能随意填写,而是在相应的位置有一个事先定义好的下拉列表,列举了全部大区的名称,填表时只需要从中选择。
三是自动编号,如“客户编号”可以自动产生。
(下文还将说明)
5)主键:
主键的目的是保证唯一性。
比如在“客户登记表”模板中,我们把“客户编号”定义为主键,就意味着不管填了多少张《客户登记表》,“客户编号”都必须彼此不同。
因为通过Excel服务器填写的表单上的内容最终都保存到数据库中,所以这里所说的“彼此不同”不是靠人为的小心谨慎来做到,而是由系统自动控制的;
如果您填了两张编号相同的《客户登记表》,第二张表保存时系统自动会通知您发生了数据重复,保存无法通过。
6)其他内容:
包括是否隐藏、填写下一张时是否清空,如何排序等。
2.定义单一数据项
数据项又分“单一数据项”和“重复数据项”两种,在《客户登记表》模板上,我们先来定义单一数据项,至于两者的区别,到下面再叙述。
1)在《客户登记表》模板的设计状态下,按住Ctrl键,然后用鼠标左键依次选中空白单元格C2,E2,G2,C3:
E3,…,C8:
G8,如下图所示:
图2-2-1同时选中要定义数据项的空白单元格
2)选择菜单“模板定义单一数据项”(或者单击鼠标右键,从弹出菜单中选择“定义单一数据项”)。
弹出如下窗口:
图2-2-3定义单一数据项
“选中单元格”处显示的是上一步选中的那些空白单元格/单元区域的地址。
每一个选中单元格/单元区域都要定义成一个数据项。
3)点击按钮【左侧单元名称】,意思是用空白单元格左侧的单元格中的内容为空白单元格命名。
例如,用C3单元格左侧的单元格(B3)的内容为C3单元格命名,而B3的内容是“客户名称”,所以C3单元格对应的数据项命名为“客户名称”。
4)点击【下一步】窗口显示如下图所示。
选择“组成新数据表”,命名为“客户表”,按【下一步】
图2-2-4定义单一数据项
5)窗口中显示出数据项的列表,选择每个数据项的数据类型,在“客户编号”、“销售员”、“客户名称”和“登记日期”对应的“必填”处单击打勾,然后按【下一步】。
图2-2-5定义单一数据项
6)窗口显示如下图,不改变默认选择,直接按【完成】
图2-2-6定义单一数据项
7)窗口消失,回到客户登记表模板的设计状态。
8)关闭模板。
3.定义重复数据项,组成明细表
(1)单一数据项和重复数据项的区别:
图2-3-1表样
上图是我们要建立的《订单》模板的表样。
如前所述,模板上可以填写内容的那些空白单元格称为“数据项”。
在订单的表样上,有表头----2~4行的客户信息、表尾---第12行的审批信息,也有明细----7~10行的订货产品信息。
我们说在《订单》模板上,有两种不同性质的数据项。
第一种,即表头和表尾处的空白单元格,为“单一数据项”。
它们的特点是在一份表单上只出现一次。
比如C3:
F3处的“客户名称”,一份订单上只能有一个“客户名称”。
第二种,即明细中的空白区域,为“重复数据项”,它们的特点是在一份表单上会填多次,比如区域C7:
C10处的“产品名称”,一份订单上会包括多种产品。
该区域的每一行的单元格的内容都不一样,但它们都是“产品名称”。
(2)定义重复数据项,组成明细表
1)在订单模板的设计状态下,选中区域B7:
H10,右击鼠标,选择弹出菜单“定义重复数据项”
图2-3-2选中要定义为重复数据项的区域
2)弹出如下图所示的“定义重复数据项”对话框,点击带图标的大按钮【按行】,上方标题行数1,选中“数据区域可向下扩展”,按【下一步】。
图2-3-4数据区域可向下扩展
3)选择“组成新数据表”,命名为“订单_明细”如图,按【下一步】
图2-3-6组成新表
4)选择各字段的数据类型,设置所有字段必填,点【下一步】。
图2-3-7定义数据类型
5)在下一屏上直接点【完成】,窗口关闭,回到订单模板的设计状态。
6)关闭并保存模板。
(3)操作员填报时如何扩充明细表的行数
在订单模板的表样上,我们只预留了4行明细的位置,但实际的订单可能不只4条明细。
因为我们在定义“订单_明细”的重复数据项时,指定了“可向下扩展”,填报时,工作表的上方会出现“报表操作工具栏”。
当输入焦点进入“订单_明细”表所在区域时,工具栏中的【增加行】和【删除行】按钮可选,如下图所示。
通过这两个按钮,可以向明细表增加新行或删除多余的空行。
图2-3-8报表操作工具栏
4.管理数据表,即设计之后,如何修改数据项(比如修改“填写规范”)
为了使录入客户信息的过程更方便、快捷、准确,我们继续对《客户登记表》模板做改进:
1)登记日期自动填上当前日期,不需要再输入;
2)每次填新的客户登记表时,让系统自动生成客户编号;
3)“大区”能够下拉选择,而不需要输入汉字;
类似上述这些为了简化和规范化数据的输入过程所做的设置,统称为“数据规范”。
1)以Admin账户登录,选择菜单“模板打开模板”。
2)在弹出的“打开模板”窗口中选中“客户登记表”,点击右侧的【打开】按钮(或双击下面窗格中的“V1(在用)”图标),进入模板的设计状态。
图2-4-1打开模板
3)选择菜单“模板管理数据表”,如下图。
图2-4-2在模板的设计状态下,选择“管理数据表”菜单
4)弹出“管理数据表”窗口。
点击【字段定义…】按钮,弹出字段定义窗口。
图2-4-3管理数据表窗口
5)在表格中选中“登记日期”,然后点击窗口下方“附加属性”标签页上的【…】按钮,弹出数据规范选择窗口。
图2-4-4“字段定义”窗口
6)在左侧选择“系统变量”,在窗体右侧选择“当前日期”,点击“确定”按钮,返回“字段定义”窗口。
图2-4-5数据规范选择窗体
7)用同样方式(5~6步)设置“销售员”字段的填写规范为“当前用户姓名”.
8)在“字段定义”窗口中,点击【修改字段】按钮,点击【返回】,回到“管理数据表”窗口。
9)点击【返回】,回到模板的设计状态。
关闭模板。
5.“数据项”中重点是“填写规范”
数据项中的“填写规范”包括以下内容:
1)系统变量:
如当前时间,用户姓名等。
以上一项是系统默认。
2)自动编号:
3)下拉列表:
一是固定取值,二是来自数据表(动态取值)。
4)列表选择:
(与第3项区别:
前者是选定一个数据,后者选定一个,多个数值自动填入)
以上三项是先通过“管理控制台”设置,然后再在模板中使用。
5)树型列表:
(不常用)
第三、定义表间公式
一、如何定义表间公式
1)打开模板,进入设计状态
2)选择菜单“模板定义表间公式”,弹出“表间公式”对话框
3)按【新增】按钮,弹出如下图所示的对话框,选中第一个单选按钮,按【确定】
图3-1-1选择表间公式类型
二、表间公式解释:
1.提数公式:
从其它表中提取数据,自动填写到本表单。
如图:
图3-2-1选择表间公式类型
2.回写(修改):
保存(或删除)本表单时,要刷新其它表表单内的数据。
比如,填写出库单时,要减少库存表中数据。
回写公式必须成对出现。
因为表单有保存也会有删除,待办事宜有提交也会有撤销,所以回写公式通常要成对出现。
回写公式定义如下图:
(不能忽视下图中的“应用时机”的不同)
图3-2-2选择表间公式类型
图3-2-3选择表间公式类型
3.回写(补充明细):
“补充明细”公式的作用是:
保存一份表单的同时,向另外的已有表单的明细表中追加记录,例如,我们在第13章举过“员工信息卡”模板的例子,第14章举过“请假单”模板的例子,现在假设我们要在“员工信息卡”上增加一个明细表“考勤记录”,每请假一次,就在员工考勤记录上登记一笔,则需要用到“补充明细”公式。
因为这时不需要产生一张新的“员工信息卡”,只需要在已有的“员工信息卡”上补充一条明细记录。
示意如下:
图3-2-4补充明细回写公式的作用
4.回写(删除明细):
与上面“回写(补充明细)”“成对使用。
5.回写(新建表单):
这种回写公式的作用是,保存一份表单的同时,自动新建一份其他的表单。
这种类型的回写公式应用十分广泛,例如:
输入订单的时候,如果订单的客户尚未在“客户登记表”中登记过,则保存订单的同时,自动填报一份“客户登记表”
保存库存“调拨单”的同时,自动产生一张出库单(从调出仓库出库)和一张入库单(向调入仓库入库)
保存库存“调价单”的同时,自动产生一张出库单(按旧价格出库)和一张入库单(按新价格入库)。
回写(新建表单)的重要用途:
初始化表单数据或批量增加数据。
比如为库存增加批量数据:
1)事先整理好所有物料的数据,放在一个Excel文件中。
格式同“库存表”模板
图3-2-5
2)新建模板。
按照“库存表”模板一摸一样的格式,建立一个用来批量增加数据的新模板,比如叫“物料批量增加表单”。
一是字段同“库存表”中的字段,二是明细的行数要足够,三是定义成重复数据项。
3)在这个模板上定义一条“新建表单”公式
图3-2-6
4)批量增加的操作:
进入工作台,单击“物料批量增加表单”,再单击工具栏按钮“新建”。
把Excel文件中的内容拷贝粘贴进去,保存。
这样,通过“新建表单”公式,“物料批量增加表单”模板上的每一条数据,被自动报存成一份“物料表”,库存表被批量增加,如下图示意。
这种方式,相当于我们一次性地填报了2万多张“库存表”。
图3-2-7
第四、工作流
工作流是对某种表单的规定流转过程的描述,它包括:
要流经几个步骤;
每个步骤由何人处理;
每个步骤要处理(填写)表单上的哪些栏目;
从一个步骤传递到下一个步骤必须满足哪些条件,等等。
工作流实际上是管理制度的具体体现,它明确了责任分工、规定了工作程序,使每项工作都能高效、有序地进行。
Excel服务器中提供了工作流管理的功能。
我们可以针对一个模板定义工作流,使得基于该模板的所有表单都能够按规定方式进行流转。
计算机化的流程管理与纯粹手工模式的流程管理相比,有两大优点。
首先,每个步骤的经办人,都有一张自己的待办事宜列表,待办事项由计算机自动产生,并且可以规定完成时限,防止延误或漏办;
其次,更重要的是,表单流转方向可以由计算机强制控制,减少人为操作的随意性,防止违规操作。
设计见有关材料。
第五、管理控制台主要用途
1.建立部门、角色、用户:
Administrators,又称“系统管理员”,是权力最大的角色,拥有此角色的用户,可以操作Excel服务器提供的所有功能,我们一直用来登录的用户“Admin”,就是此角色的成员。
ReportDesigners,又称“报表设计者”,该角色的用户拥有设计模版的权力。
不过要由Administrators在“模板属性”中赋予权限。
ReportOwners,又称“报表所有者”,拥有此角色的用户,能够在我的工作台上对表单加锁和解锁。
ProcessAdmin,又称“流程管理员”,拥有此角色的用户,可以整体删除工作流。
关于工作流,详见第9章。
NoticeAdmin,又称“公告管理员”,拥有此角色的用户,可以在填报网站的主页上发布公告。
。
DeptAdmin,又称“部门管理员”,拥有此角色的用户,可以做一些本部门内的系统维护工作,比如增加本部门的用户,修改本部门的用户密码,审批本部门的账户申请等等。
注意:
只有拥有“Administrators”、“ReportDesigners”和“DeptAdmin”角色的用户才可以登录到管理台。
2.设置“数据规范”:
1)自动编号:
2)下拉列表:
3)列表选择:
前者是选定一个数据,后者选定一个,多个数值自动填入)。
4)自定义数据类型。
3.数据的备份与恢复
4.模板的导入导出
5.删除模板或数据。
6.管理当前活动的人数。
7.安全策略
8.定义报表分类
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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