《高效能员工工作法则》成功新华Word文档下载推荐.docx
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“我赞美彻底和有效的工
作方式。
一旦在某些事情上投下了心血,就可减少重复,开启了更大和更佳的工作任务之门。
”
有句谚语说得好:
“喜欢条理吧,它能保护你的时间和精力。
”培根也说过:
“选择时间就等于节省时间,而不合乎时宜的举动则等于乱打空气。
英国支配时间研究学家鲍尔森提出的合理化建议中有一条:
整齐就是效率。
他举例:
完成一项工作后,把工具放在固定位置与乱丢进工具箱里所花费的时间相差无几,而效果却大不一样。
工作有条理,既是最容易的事情,也是最困难的事情。
二、先学会有效整理办公桌
古人云:
一屋不扫何以扫天下。
对于从事学习和工作的人来说,办公桌面是否整
洁,是工作条理化的一个重要方面。
工作高效能的人使办公桌整洁而不杂乱的办法是:
●把你办公桌上所有正在做的工作无关的东西清理干净。
●在你准备好办理其他事情之前,不要把与此无关的东西放到办公桌上。
这就意味着,所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置,并把有关的东西放到相应的位置上。
●要力戒由于吸引力的干扰或因你厌烦了手头上的工作,而放下正在做的事情去干其他呼声较高的工作。
一定要保证你在结束这项工作之前,为它采取了所有应该采取的处理措施。
●按规则把已经处理完毕的东西送到恰当的地方去。
再核对以下剩下的重点工作,然后再去开始进行第二项最重要的工作。
重要性和顺序:
应立即处理的,暂时靠后处理的,以后处理的,留作资料保存的。
三、把自己的工作清楚地写出来
工作的有序性,体现在对时间的支配上,首先要有明确的目的性。
只有明确自己
的工作是什么,才能认识自己工作的全貌,从全局着眼观察整个工作,避免每天陷于咱乱的事务中。
所以,填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。
四、使工作条理化的方法
著名作家雨果说过:
“有些人每天早上就预定好一天的工作,然后照此实行。
他们
是有效地利用时间的人。
而那些平时毫无计划,靠遇事现打主意过日子的人,生活和工作都是混乱的。
”制定工作日程会因工作性质、本人身体状况和气质的不同而不同,应遵循以下原则:
●以重要活动为中心制定一天工作日程。
●以当天必须要做的那件工作为中心制定一天工作日程。
●把有联系的工作归纳在一起做。
例如,有些信件,可以归总起来一次写完;
尽量地节约好时间,尽可能集中地依次会见来防者;
必须阅读的材料,集中到一起很快地过目一下等。
●使工作日程与自己的身体状况、能量的曲线相适应。
能量曲线因人而异,一般的人上午精力充沛,因此,要利用这段时间去从事那些最有挑战性、最富有创造性的工作。
五、进行合理的安排工作
●综合。
把各项工作综合起来统一安排,效率就会提高。
●结合。
把若干步骤结合起来,利用其相同或相关的特点,一起研究解决。
●重新排列。
善于打破自然的时间顺序,采取电影导演的“分切”、“组合”式手
法,重新进行排列。
●变更。
即改变工作方法。
一种是“分析改善方式”,即对现行的手段方法认真仔
细地加以分析,找出不合理和无效的部分,加以改进,使之与实现目标要求相适应。
另一种是“独创改善方式”,即不受先行手段、方法的局限,在明确的目的基础上,提出实现目的的各种设想,从中选择最佳的手段和方法。
●穿插。
尽可能把不同性质的工作内容互相穿插,避免达疲劳战。
如撰写报告需
要几个小时,中间可以找人谈谈别的事情,让大脑休息一下。
上午开会,下午到群众中去搞调查研究。
●代替。
把某中要素换成其他要素。
如能打电话的就不写信,需要写信的改为写
便条,需要每周出访的该为间隔一周,在不出访的那一周,可用电话来代替。
●标准化。
用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。
如记录时使用通用的
记号;
对于经常性的询问,事先可准备好标准答复。
六、为工作确定先后顺序
要决定工作的优先顺序,必须把要做的事情逐条列出,然后,依重要性调换顺序,
再依此顺序进行工作。
只要坚持做到,效率就可以提高。
效率专家艾维•利指导如何更有效工作的方法,他要求每天早上第一件事情是把工作主表的纸条拿出来或看笔记,做第一项最重要的。
不要看其他的,只看第一项并着手办理第一件事,直至完成。
然后用同样的方法对待2、3、4、5、6……直到你下班为止。
如果只做完第一件事,那不要紧,这样的结果是,您总是在做最重要的事情。
高效能工作要诀二十条
你只要掌握了以下这20条工作要诀,你的共走肯定能高效、迅速,并能完全改变你曾经迟钝的工作思维、缓慢的工作速度。
一、掌握自己的工作时间
指导别人更有效地提出要求:
哪怕你有再高超的时间管理技巧,如果你的同事时
间管理的技巧很拙劣的话,他们会给你制造麻烦。
必须明白,你也是问题的一部分。
与别人交流时要尽量具体,给他们做示范。
指导别人管理他们的时间:
引导你周围的人,让他们认识到“万事皆有时宜”,不必就地解决眼前之事。
面对别人的打扰不要拖延,安排时间和地点解决他们的问题。
完成更多的任务,而非多头并举:
有人向你提出请求时,要考虑最好的解决方案,也要考虑对方的需要。
想同时完成多项任务也许是一种需要,但一般来说弊大于利。
一次完成一件事:
逐项完成,学会交通警察疏导交通一样,避免出现塞车现象,那样谁都抢道,一旦堵塞谁也走不了。
二、确定工作目标
明白自己的工作与全局的关系:
要知道团队、部门及整个组织的目标,然后决定
如何协助实现这些目标。
知道什么对老板最重要:
如果你不知道什么对老板最重要,你又如何安排工作?
询问现实客户和潜在客户的预期是什么:
这样你就可能得到有价值的见解,知道目标应该瞄准这么结果。
三、吸取经验教训
充分利用经验:
回想过去接手过的类似任务,利用积累的经验规划新的任务,使
之获得成功?
总结以往教训:
以前出现过什么问题?
记住一句忠告:
“忘记过去,必将重蹈覆辙。
避免重犯过去失败任务中同样错误。
考虑所有资源:
你需要哪些东西、哪些人?
确认对你有价值的东西及能够信任或胜任的人选。
四、有效制定工作计划
详细列出计划内容:
一个项目划分的越细,笔头工作就越多,但会使你在着手去
做时感到更轻松,每一步实施起来也会更容易。
沟通:
这是制定计划和实现目标的关键。
沟通可以增加信任。
把你的预期告诉别
人,让别人知道他们需要怎样做来帮助你实现目标。
奖励完成的每一步:
成功应该得到回报。
所以要根据每一步的重要性,给项目中
完成的每一步制定奖励措施。
五、学会使用工作主表
记录细节:
工作过多时,记录细节是首要的也是最有价值的技巧之一。
关注细节
能节约时间,避免误会。
记录要快速、及时、随意:
不要在一开始就试图有主有次、条理清晰。
每天结束前为第二天做准备:
每天下班前15分钟不要接电话或回复电子邮件,把
头脑中事情尽可能清空,然后关闭,使工作与生活实现思想上的分离。
制定计划不会花费太多精力,所以它适宜放在最后来做。
六、用主表进行任务管理
把中午作为最后期限:
这会激励你在上午完成更多的工作,使你在一天中的后半
段不会感到压力太大。
有90%的工作效益是在上午创造的。
运用“蔬菜原则”:
一份“蔬菜”就是一项任务,它对你、你的职业生涯和个人生
活都有好处,不要把它放在一边,或者是等一天中的晚些时候再吃(就像孩子们对待不爱吃的蔬菜一样)。
尽量每天一开始就吃一份“蔬菜”,中午之前再吃一份。
保持主表平衡,加入个人条目:
在规划工作的同时也需要规划个人生活。
把二者
列入一个系统更易于操作,也更合理。
七、每日列表
在完成每项任务的间隙休息一下:
如果完成每项任务后都能休息片刻,调整一下
自己,换换思路,就能更有成效地工作。
善用注意力周期:
研究表明,我们的注意力通常持续90分钟。
90分钟后,休息
10分钟给自己充电,这是明知之举。
可以喝茶、和饮料、去生产现场巡视,做些轻松的事情,或者做主表中你想做的某件事。
充分利用上午的时间:
运用“蔬菜原则”,午餐前完成一两件主要任务,你会做得
更专注,精力更充沛,花费的时间更少,出错也会更少。
这样,你一天的工作就会非常顺利,因为你已经完成了一天中最重要的任务。
八、有效规则
充分利用精力周期:
一天中我们至少有三个精力周期。
对75%的人来说,精力最
充沛的时间是早晨,其次是中午,然后是傍晚。
应该更有效地利用早晨时间。
合理安排:
规划一天的工作时,设法安排得更合理、更有条理。
把最重要的事情安排在早晨,给干扰性和计划外的事务留出余地。
及早开始,按时下班:
这样做胜过按时开始、推迟下班。
晚上可以有更多的时间陪伴家人,在早上班与晚下班之间,家人更在意后者。
九、学会有效沟通
别人交给你任务时要提问题:
为什么他们想让你做这件事?
他们希望你何时来
做?
如果他们不告诉你,就要问!
如果不知道,又如何判断其轻重缓急?
写下任务,圈出最后期限:
答应接手一项任务后,要信守承诺。
一十、聚精会神
心中有数:
为什么要接手这项任务?
确切的最后期限是何时?
核对主表:
与其盲目地接受一项请求,不如先查看一下主表,以确定新任务的重
要程度。
请教领导:
当你的日程安排已满,又有人交给你一项无法推辞的任务时,请领导
决定你应该先做什么。
一十一、合理分配时间
预测问题:
安排工作日程时讲究实际,能意识到可能出错的地方,而不是盲目乐
观。
这样就能确保正确地完成任务,而不至于在问题出现时浪费时间。
留出“蔬菜”时间:
每天应该有两个小时的“高效时段”。
建议你把它安排在早上,
这时应该解决你的重要问题。
如果可能,把类似的事务分批处理:
集中时间处理电子邮件、回复语言信息、接
打其他电话,这样会更有效率。
可以把完成事务性工作的时间安排在休息时的十五分钟内,或者两项重大任务之间的一个小时内。
一十二、减少干扰
尊重他人:
打扰别人之前,总是先问:
“能站用您几分钟吗?
”也请别人以这种方
式对待您。
确定一个集体“高效时间”:
下次开团队会议时,建议指定某几个时间段为干扰和
噪音最小化的时段。
不要自寻干扰:
在完成重要任务的过程中关闭手机和电子邮箱。
避免被干扰。
一十三、管理电子邮件
培训他人:
让别人在邮件的标主题行中说明事由,在前三行中说明他们想得到的
结果及最后期限。
避免多头并举:
不要一边写邮件一边打电话。
这样,能少花费时间且避免出错。
立即回复:
当天回复邮件。
至少通知对方收到了邮件;
否则,发件放会打电话或
重发邮件,知道你有所回应。
一十四、认真回复电子邮件
包含签名以方便收件人:
提供别人可以与你取得联系的几种途径,包括你的通讯
地址和电话号码。
签名文件不要超过六行字为宜。
转发邮件时加上说明文字:
如果需要转发邮件,在主题句或第一段首加你的话。
这样会节约收件人的时间,且能收到更好的效果。
发送邮件前再重读一遍:
确保邮件完整、简明、条理清楚。
检查一遍语法和拼写。
一十五、管理来电
让通话更容易和有效:
让人们知道找你的最佳时间和需要避开的时间。
或者向他
们提供可以致电的你的同时的姓名和号码。
抓住关键环节:
当有人说:
“我会给你打电话”时,应回答:
“好的,不过如果联
系不到我,请发信息,并告诉我给你回电的最佳时间。
留出回电的时间:
这对不太紧迫的电话尤为合适。
一般来说,最好是在上午的
11:
30—12:
00,或下半前半小时进行集中处理。
一十六、规划致电
在主表上留下记录:
通话后要做记录,尤其是有关协议和承诺的电话,以备日后
参考。
领导布置的不太紧急的工作,也要做好记录。
如果可能,选择语音留言:
如果友人愿意为你捎个口信,请对方留下语音信箱,
这样你可以留下更详细、更准确的信息。
回复所有推销员的电话:
声明你对他们推销的产品不感兴趣,如果感兴趣再回电
话。
减少这些人再打来电话的可能性。
一十七、充分有效地授权
授权而非推卸工作:
放心地让公司里的同事帮助你出路你忙不过来的工作。
授权
是激励同事为你工作的最佳方式。
表明信任:
让你的同事充满信息,授予他们负起该项工作的职责,以显示信任。
任务跟踪:
用日历或主表掌控已授权他人的任务。
一十八、高效能地安排会议
质疑例会:
参加任何会议时,思考一下开会的理由。
好的给予肯定,要提前准备
讲稿,明确内容,普通的例会缩短会议时间,避免浪费时间。
知道自己为什么要出席会议:
当有人通知你出席会议时,要明白请你出席的理由。
你可以委派他人代为参加或者以其他方式提供信息吗?
可以只参加会议的一部分吗?
考虑成本:
开会需要花钱。
如果与会者都从降低会议成本费用考虑,他们会在会议中投入更多的思考和精力,使会议开得高效,产生更好的投资回报。
一十九、巧妙安排开会时间
慎重参加会议:
不要将会议安排为早晨上班的第一件事,除非是为了解决“重要
问题”或紧急事项。
尤其要在周一早上避免参加任何会议。
不要接连不断地参加会议,要在两次会议之间留出调整和准备的时间。
每次会后留出自由时间:
留出去机动时间,按时完成后面的工作。
这样,即使会
议略微超时,你也不至于感到时间紧张。
索取议程:
如果安排会议的人员没有发放会议议程,要主动索取,你在参加任何
会议时都应得到会议议程,以便安排时间做准备,除非是紧急会议。
二十、灵活参加会议
给予最大的尊重:
参加他人召开的会议时,关掉手机、PDA和其他通信设备,避
免任何分散注意力的行为,也不要做与会议无关的事情。
按要求与会:
知道你为什么参加会议,充分发挥自己的作用。
充分利用与会的时
间,树立良好形象。
按时离会:
如果他人主持的会议超过预定时间,若需要提前离开应该解释一下,
以便准备参加下一个约会。
不要让别人控制你的时间。
在散会前离开会场传达这样一个信息:
会议应该讲究效果和效率。
创新能够给工作带来无限活力
创新不仅是一种卓越的工作方法,也是一种卓越的人生信念;
在方式、方法、内容上,时时寻求更好的解决方案,精益求精,谋求更好的成果水平;
不断激发个人创意,完善创新机制,以全面的技术创新、管理创新、经营模式创新,推动公司的不断发展。
——腾讯公司董事长马化腾
不创新就会落后。
世界万物无一不是处于变化之中,时代和社会也在不断变化更新,创新是人类社会进步的客观要求,是人类在已有知识经验的基础上,努力探索客观世界中尚未被认识的事物规律的过程。
我们只有通过不断创新,才能不断为我们的事业开辟新领域、打开新局面。
我们必须突破常规思维的束缚,摆脱惯有思想定势,改变做是的方法,以求创新和适应时代。
在竞争越来越激烈的今天,我们面对的世界已不再是一个故步自封的世界。
在同样的环境中,一个企业、一个人如何脱颖而出,最快的途径就是跳出平庸,出奇制胜,所以在社会各个领域,赢家往往是那些具有创新精神的人。
创新是必备能力。
在企业对员工的各项要求不断提高的同时,创新能力被提到了一个重要的位置,创新精神和创新能力越来越成为每位员工的必需。
尤其对知识型企业来说,创新是企业发展的根本前提。
具有创新精神的人,越来越受到广大企业的欢迎。
今年,国务院提出开展学习实践科学发展观活动,其中一个要素就是创新、发展。
创新是一个企业发展的灵魂,是一个企业兴旺发达的不竭动力。
做工作的主人才能创新。
该怎样让自己经常主动创新呢?
那就是要当工作的主人。
那么当你遇到工作中不顺手的地方,你回有如下表现和想法吗?
把问题扔给上级,或者凑凑合合效率低下,再就是发牢骚、抱怨不断……
如果这正是你的思想,你需要好好反思了。
问问自己:
我们是不是工作的主人?
作为工作的主人,绝不会让问题拦住你发展的步伐,更不会把工作中的问题丢给他人。
自己的事情自己做,这就是高效能员工能够主动创新的心态。
因为面对工作,他们有一种很大的使命感,所以他们总能创造性地解决问题,这正是他们不觉得那是别人的事。
工作中处处都有创新的良机。
创新其实存在于企业经营管理的每一个细微之处。
只要对取得创新成果的事件和人物进行研究,就能发现:
许多取得非凡成果的创新,往往是在一些不起眼的地方产生。
小人物能够取得大创新,小地方也能写出创新的大文章。
创新能够给工作带来无限活力。
当工作滞停不进时,你有没有想过创新出另外一种方式去完成工作;
当企业发展陷入困境时,作为企业员工,你是被动待命还是主动请缨?
一个不墨守成规的高效能员工肯定会调动自己全部的创新精神,想尽办法,贡献自己的力量,帮助企业摆脱困境。
很多事例表明,创新并不是高不可攀的事,每个人都有某种创新能力。
别以为自己既不是决策者,也不是研究人员,就与创新无缘。
重要我们善于研究,立足自己的本职岗位,就能找准一个点,将最切合实际的、只是被平日忽略了的、小小的改进,运用到我们的工作中,就能给工作带来新的活力,甚至有可能为企业的发展起到巨大的作用。
不断学习,不断进步
只有拥有知识,才是真正的富有魅力,才能让你的同事、下属,甚至对手信服,才能取得事业上的成功。
很多事例可以证明,取得了伟大的成就的人,往往是自学成功者或重视学习的人。
学习包含的不只是知识,还有重要的——运用知识得法和持久学习的问题。
通过努力学习获得知识,知识改变命运,这是一个人生发展的良好循环。
知识的更新速度是飞快的,职业生涯本身就是一个不断深造、不断积累、不断提升的过程。
如果不学习,不接受新事物,不用新知识、新技术武装自己,当新技术普遍运用时,你就有可能被时代淘汰。
人的核心竞争力源于知识技能和创新力,而它们都要来自不断的学习。
一个有前途有希望的员工,他的工作能力随时都在提高,任何事他都要做得高人一筹;
总是喜欢睁大眼睛望着一切接触到的事物,务必观察思考到完全明白才停止,他无时无刻在抓住机会,主动去学习。
像这样才智卓越的员工,肯定回利用闲暇的时间,把所见所闻、思考的工作方法与应对技巧等从头考虑一番。
他明白,这些学识是他将来成功的基础,是无价之宝。
但是,学习的最高境界不是“学会”,而是“会学”。
指一个人有意识地培养自己的学习热情,培养主动学习的意识,同时能够在学习中把握学习的主要方面,并加以深化,能够分辨出知识的类别,是主要知识还是次要知识,是必须学会掌握的还是只需了解的,是必须牢记的还是只要知道其所处领域。
会学就是学习质量的保障,同时也是一个人能够将精力放到必要的学习方面的素质之一。
所以,我们要像海绵一样,广泛摄取你所从事行业中的各种知识。
学会运用“T”型学习理念,不断取得进步。
一流的企业,培育高效能的员工
高效能的员工,造就一流的企业
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