记录管理程序Word格式文档下载.docx
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4.1公司一体化管理办公室负责本程序的制定、修订和实施的归口管理。
总经理办公室为本程序的协管部门。
4.2公司职能部门、分局、项目部分别负责本部门、本单位记录的收集、整理、标识、编目、查阅、传递、归档、保存和处理。
4.2.1海外事业部负责本单位记录的收集、整理、标识、编目、查阅、传递、归档、保存和处理。
4.3项目部负责收集、整理、编目,组卷产品(工程)竣工资料,并及时将资料送交公司档案馆归档。
公司档案馆负责产品(工程)竣工资料的标识、编目、组卷、存储、保管和处理工作。
5措施和方法
5.1记录的标识
5.1.1记录号编号方法如下:
SDQ—X—XX—XX
记录顺序号
程序(作业)文件的编号
体系文件的层次代号(用英文字母的大写体)
“水电七局”汉语代号
5.1.2记录使用编号方法如下:
用年月加当月的记录顺序号表示,即:
XXXXXX
当月的记录顺序号
月
年的后两位数
5.1.3记录号在上,使用编号在下,分两行标注于记录的右上角。
5.1.4行业规定的记录,按其规定执行。
5.2记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;
要求用钢笔或签字笔,颜色为蓝色或黑色;
空格划“/”符号,错误更改划“//”符号,在旁边写上正确的数据,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
签名栏不允许空白,签名应签全名和日期。
5.3记录的传递和归档
5.3.1由公司一体化管理办公室编制公司体化管理体系运行主要记录汇总表,明确规定各类记录的名称、保存期限、编制部门、保存部门等内容,报管理者代表审批,并检查记录表的使用、管理情况。
公司各职能部门、分局、项目部负责建立本部门、本单位的主要记录汇总表。
5.3.2各部门、各单位按管理体系文件规定而形成的记录(包括外来记录),由主管部门及人员识别记录的适用性及明确发放范围,经审核后按规定的时间和要求向有关部门和人员传递。
5.3.3记录一般由各部门、各单位保存和归档。
对于体系文件规定的记录,其归档方式应便于存取检索,一般情况下,各部门、各单位对记录半年整理一次,每年进行一次总的归档,装订成册,注明部门、记录名称及日期。
5.3.4各项目部按建设单位或工程所在地(所在国)有关部门的要求并结合我公司工程竣工验收管理办法,编制相应数量的竣工档案,移交到相应的单位,并交公司档案馆归档。
归档时应填写“记录归档清单”,注明归档记录的名称、记录编号、总页数、保存期限、归档时间等。
记录移交时应填写“记录交接(传递)登记表”,注明交、接时间并由交接人签字。
5.4记录的贮存和保管方式应便于存取检索,保存的环境要适宜,应采取有效措施防止记录丢失、损坏和霉变,做好防火、防虫蛀、防潮、防鼠害、通风等工作,对于保存在磁带、软盘中的记录还要防压、防磁、防晒等。
记录的格式
5.5各部门应及时收集、汇总各类记录,保持顺序号或日期、页码的连续,便于查阅。
对于多种记录同时保存时,应填写卷内资料目录等以便检索,并保存在不同的档案盒、档案柜中。
5.6记录的保存期限
5.6.1一般的管理体系运行记录,保存期限为四年。
有特殊要求的记录按有关规定执行。
5.6.2属于反映(产品)工程实物质量的记录(竣工资料),由项目部按有关档案管理规定进行整理,移交公司档案馆长期归档保存。
5.7超过保存期限的记录需要处理时,应由记录保管部门填写“记录处理审批表”,注明处理记录的名称、记录编号、处理份数、处理原因等,经记录主管部门签注意见,主管领导批准,方可进行处理,并由处理人、监护人签字。
“记录处理审批表”作为追溯依据,其保存期不低于四年。
5.8记录的借阅
5.8.1一般记录的借阅,由借阅人填写“记录借阅申请表”,注明记录的名称、记录编号、借阅日期、归还期限等,经记录主管部门批准后方可借阅。
5.8.2重要记录原则上不借出,可在档案室查阅,以防丢失或损坏。
确实需要借出的重要记录,按公司有关管理规定办理。
在合同有效期内,业主或监理工程师需要查阅记录时,由相关部门人员陪同到档案馆查阅。
5.9记录的格式
5.9.1体系运行的记录格式主要来源于程序文件、作业文件、管理文件、规程、规范、业主和监理的特殊要求等。
5.9.2各使用单位对记录表格在使用过程中可根据需要增加记录格式。
5.9.3一体化管理办公室颁发的程序文件、作业文件所附的记录格式需要更改时,由各程序主管部门负责提出更改意见,报一体化管理办公室审批后,由各程序主管部门负责分发到使用场所。
5.9.4除上述以外的记录格式需要更改时,由各使用单位负责人审批后进行更改并分发到使用场所。
6相关文件
6.1《文件控制程序》
6.2《法律法规和其他要求控制程序》
7记录
7.1主要记录汇总表
7.2记录交接(传递)登记记录
7.3记录归档记录
7.4记录借阅申请记录
7.5记录处理审批记录
8附录
8.1主要记录汇总表(格式)
8.2记录交接(传递)登记表(格式)
8.3记录归档清单(格式)
8.4记录借阅申请表(格式)
8.5记录处理审批表(格式)
主要记录汇总表
记录号:
SDQ-B-02-01
使用编号:
单位或部门:
序号
记录名称
记录号
主管部门
保存期限
编制人/日期:
审核人/日期:
记录交接(传递)登记表
记录号:
SDQ-B-02-02
记录号
记录名称
原件或复制件
移交单位
审核人
移交人
移交日期
数量
接收
单位
接收人
备注
页
册
记录归档清单
记录号:
SDQ-B-02-03
归档部门:
使用编号:
归档编号
归档
时间
保存
期限
记录形式
记录借阅申请单
SDQ-B-02-04
记录
名称
借阅
原因
借阅单位/借阅人
借阅日期
归还
日期
主管部门批准
管理员
记录处理审批表
SDQ-B-02-05
处理记录名称
归档份数
处理份数
记录处理原因
记录主管部门意见
备注
申请人/日期:
批准人/日期:
处理人/日期:
监护人/日期:
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