商务邮件万能模板Word文档下载推荐.docx

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（对方可能采取的行动）.Ifyoucome,wewouldliketoinviteyouforameetingwith 

⑦ 

（我公司会面人）at 

⑧ 

（会面地点）,on 

⑨ 

（双方会面日）todiscuss 

⑩ 

（双方会面商讨事宜）. 

⑾ 

（我公司会面人）wishestohavean 

opportunity 

forameetingwithyou.

Welookforwardtoreceivinga 

positive 

reply 

fromyou.

○ 

填充词

⑥此处可用对方可能采取的其他行动来填充，如：

● 

mayattendthe 

exhibition 

（可能参加这次展览会）

maycometotheexhibitionwithyourproducts 

（可能带着产品来参加这次展览会）

areverylikelytocomewiththe 

intention 

to 

purchase 

something 

（很可能来购买某物）

⑧此处可用会面的其他地点来填充，如：

yourhotel（您下榻的酒店）

ourheadoffice（我公司总部）

● 

XXHotel（XX酒店）

○替换句

表示写信目的

①I’mwritingtoinviteyoufor….

②I’msendingthisemailtoinviteyoufor….

③I’memailingtoinviteyoufor….

公司……希望与对方会面

①Itisour…wishto…

②Our…wouldlikeverymuchto...

③Our…hasa 

desire 

to....

期盼对方接受邀请

①Weexpectyour...

②Your...ishighlyappreciated.

③Wewould 

appreciate 

itifyoucouldgiveusa...

英文邮件指南，如何做出约定？

1.DearMr./Ms,

Mr.JohnGreen,ourGeneralManager,willbeinParisfromJune2to7andwouldliketocomeandseeyou,say,onJune3at2.00p.m.abouttheopeningofasampleroomthere.Pleaseletusknowifthetimeisconvenientforyou.Ifnot,whattimeyouwouldsuggest.

Yoursfaithfully

尊敬的先生/小姐我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：

00点拜访您。

请告知这个时间对您是否方便。

如不方便，请建议具体时间。

您诚挚的

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回信="

"

>

2.DearMr./Ms,

ThankyouforyourletterinformingusofMr.Green'

svisitduringJune2-7.Unfortunately,Mr.Edwards,ourmanager,isnowinCairoandwillnotbebackuntilthesecondhalfofJune.Hewould,however,bepleasedtoseeMr.Greenanytimeafterhisreturn.Welookforwardtohearingfromyou.

尊敬的先生/小姐

谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。

不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。

但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。

希望收到您的来信。

3. 

DearMr/Ms,

IrepresenttheW/PElectronicsCompanyinDallas,andwillbeinKunmingfromnextMondaytoFriday,（October5-9）.Ishouldliketocallonyoutodiscussournewmonitor.Would0930hoursonTuesday,October6beconvenient?

IshallbeinBeijing,attheGreatWallHotel,fromTuesday,September29,untilSunday,October4,whereamessagewillreachme.Ifthedayisnotconvenient,willyoupleasesuggestanother.

尊敬的先生/小姐我是达拉斯W/P电子公司的代表，将于下周一到周五（10月5-9日）住留昆明。

我乐于请您商讨我们新的显示器。

星期二即10月6日上午09：

30是否方便？

从周二，即9月29日，我将住在北京的长城宾馆，直到周六，即10月4日，在那会有通知给我。

如商讨日期不方便，请另外建议。

4.DearMr/Ms,

ThankyouforyourletterofSeptember26.Weshallbeverypleasedtoseeyouanddiscussyournewmonitor,butOctober6isnotsuitable.Wewillbehappytomeetwithyouat9:

30a.m.onWednesday,October7,ifthetimeisconvenientforyou.Welookforwardtomeetingyou.

尊敬的先生/小姐我们将很高兴与您会面并与您商谈新的显示器，但10月6日不太合适。

如方便的话，我们愿在10月7日与您会面。

期待与您见面。

5.DearMr./Ms,

IamatpresentinHamburgvisitingtheharbourwithaviewtomakingknownournewtypeofcontainerforuseinEurope.IshallbeinAntwerponWednesday,4thJune,andshouldliketocallonyouat2.00p.m.onthatday.IfIdonothearfromyoutothecontrary,Ishallassumethatitwillbeconvenientformetocallatthattime.

我现正在汉堡参观港口，以让欧洲了解并使用我们的新型集装箱。

星期三即六月4日，我将到安特卫普，我会于当天下午2：

00打电话给你。

对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。

6.DearMr./Ms,

Mr.JackBaron,ourpersonneldirector,hasaskedmetoacknowledgeyourapplicationforthepostofaccountantandtoaskyoutocometoseehimonFridayafternoon,5thJuly,athalfpasttwo.Iwillappreciateyourlettingmeknowwhetheryouwillbeabletocome.Yoursfaithfully

杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于7月5日星期五的下午两点半来见他。

是否能来，请告知，多谢。

7.DearMr./Ms,

ThankyouforyourletterofyesterdayinvitingmetocomeforaninterviewonFridayafternoon,5thJuly,at2:

30.Ishallbehappytobethereasrequestedandwillbringmydiplomaandotherpaperswithme.

谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。

你诚挚的

这样发邮件最惹人厌：

发邮件时最常犯的三个错误

ArecentpostontheDailyMuseoutlinedthemostcommonbusinesswritingmistakesyoudon’tevenknowyouaremaking.Beforeyoudraftyournextemail,considerthefollowingexamplesofbadhabitstoavoid:

最近职业女性社区DailyMuse在线版上刊登了一篇报道，指出了商务写作中最常见的错误，有些错误甚至你都不知道自己正在犯。

在你下次起草一封电邮之前，看一看以下列举的这些发邮件时的易错处，尽量避免这些坏习惯吧：

1.“btw,needu2signtom.thx.”

“顺便说一下，谢谢把这份邮件转发给Tom”

Beingtoo 

casual 

inanemailmayleadthe 

receiver 

tothink（A）youareunprofessionalandnottakingtheconversationseriously,（B）toobusytoaddresstheirneeds,or（C）theymayhavenoideawhatthe 

heck 

youaretalkingaboutinthefirstplace.Businessshouldalwaysbehandledwithcareandthiscanbydonesobytakingthetimetoproperlycommunicationregardlessofhow 

laid-backtheenvironmentis.

在写邮件时用词太随意可能会让收件人产生以下想法：

（1）发件人不够专业或者没有认真对待此次谈话；

（2）发件人太忙了，都没有时间来说清楚自己的要求；

（3）不知道发件人到底想要干什么。

所有商业活动都需要认真对待，不管身处什么样的环境，都要花时间来进行恰当的交流。

2.“Itwasapleasuremeetingyouyesterday!

!

Lookingforwardtoournextencounter!

Takecare!

”

“昨天见到你很高兴！

！

期待下次再见！

保重！

Exclamation 

pointsaresometimes100%necessaryinbusinessemailstoexpressenthusiasm 

andevengoodmanners,butoverusingthis 

punctuation 

takesonawholenewandunwantedmeaning.Withonetoomanyexclamationpoints,yourpositiveattitudeturns….quite 

weird 

andunwelcoming.

在商务信函中，有时使用惊叹号是有很必要的，可以表达出热烈的情感和良好的礼仪。

不过，过分使用标点符号就会适得其反了。

就像上面提到的这句话一样，滥用惊叹号来表达积极情感反而会让人觉得奇怪和不受欢迎。

3.Subject:

Meeting

主题：

开会

First,imaginehowmanyemailsprofessionalsreceiveaday.Now,imaginehowmanyemailsprofessionalsreceiveadayincludingtheword“meeting.”Subjectlinesarethefiltering 

mechanism 

andthebestwaytodrawhelpthe 

recipient 

distinguish 

thereasonbehindyouremail.Don’tbe 

vague 

inyoursubjectlines.Itisyourjobto 

summarize 

thebodyofyouremail.

首先，想象一下一个职场人每天要收到多少封电子邮件。

现在，再想象一下有多少封邮件中会带有“开会”的关键词。

邮件中的主题栏是一种过滤机制，让收件人可以更好地区分出每封邮件主旨内容。

千万不要在主题栏中含糊其辞，你有责任把正文内容提纲挈领地展示在邮件主题栏中。