采购合同付款及发票管理制度版Word格式文档下载.docx

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第四条、考核监督-------------------------------23

第五章定期对帐---------------------24

第六章补充规定---------------------24

第七章、财务稽核及审计--------------25

第一章总则

第一条、目的：

为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，有效防范资金风险，使各项业务有序进行，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条、适用范围：

本制度适用于本公司及分子公司。

第三条、权责单位及执行：

1、本制度由财务部负责制订、修改、废止的起草工作。

2、分管财务副总经理负责本制度的制订、修改、废止的核准工

3、本制度由财务部负责解释及监督执行。

由审计部负责稽监督。

4、本制度自批准签发之日起执行。

第二章合同管理

公司各类货物采购及工程劳等务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采购，单位价值在500元以下的，凭经ERP系统审批核准的部门需求计划单进行采购，不需订合同），具体规定如下：

第一条、合同的签订及审批

2-1-1、采购合同签批：

公司生产用各类材料物资及固定资产的采购，均应由供应部采购业务经办人经根据经批准的《采购计划单》及《采购价格申报单》确定的供应商来签订合同。

目前《采购计划单》已执行行ERP流程审批，《采购价格申报单》执行纸质与ERP流程并行。

《采购计划单》、《采购价格申报单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批：

正常生产用直接原辅材料及机物料等采购由分管副总批准；

技术改造、设备等固定资产采购，采购价值2万元以下的，由分管副总批准，超过2万元的由董事长（总经理）批准。

对于设立最低库存量的材料物资，由供应部提出《采购计划单》经保管员核实库存，报分管副总批准后实施采购。

2-1-2、工程劳务合等同签批：

公司的工程建设及设备安装、保暖、维修、咨询服务等业务，应事前签订合同及预算表。

合同额在2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的由总经理批准。

第二条、合同内容

2-2-1、采购合同内容要求：

合同内容应按规范格式内容完整填写，详细填写品名、规格、单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容，且均需与实际业务相符合。

2-2-2、工程劳务合同内容要求：

要列表的方式注明作业名称，所属部门、工序，作业内容，标准，数量，金额等内容。

属于安装、维修等作业，同时要对各单项作业对象位置进行编号，编号及对应内容，应与所附图纸或《工程作业量现场预确认原始记录表》的各单项作业编号、内容相一致。

还要约定质量、工期、合同金额是打包定价还是预算价、结算发票、结算方式、质保期、质保金等事项。

2-2-3、发票约定：

合同中要特别约定发票事项，采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票。

合同中应注明具体的发票开具寄达公司时限。

第三条、合同的报送及执行

2-3-1、合同报送与备查跟踪：

各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后，实施采购，同时由业务经办人负责，在合同生效当日内报送一份到财务部。

财务部对合同进行电子表登记备查，跟踪合同执行情况。

注意：

报到财务部的所有纸质合同、协议、调价函等，均应使用全新纸张打印或复印，不得用已使用过的纸张。

2-3-2、合同执行：

已生效的合同由签订责任部门负责执行。

对于已生效的采购合同，由经办人在合同生效当日在ERP系统做采购订单，确保不重复不遗漏，并有效跟踪到货及入库情况。

2-3-2-1、财务部将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式，原则上按合同规定办理。

在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，对预付款业务，付款经办人在提交用款申请的同时，还应附有合同。

对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的合同或调价函。

2-3-2-2、各类**产品包装材料采购业务，供应部采购员应于每年度一月份报一份经董事长（总经理）批准的，按供应商不同，分材质、规格填列的各类包装材料采购价格表交财务部，作审核采购价格之参考依据。

期间如有变化应及时列表经董事长批准后报至财务部备案。

2-3-2-3、各类采购（工程劳务）业务合同，相关责任经办人是第一责任人，应对合同的执行全过程进行有效管理，按合同约定内容对合同执行进行有效跟踪控制。

财务部负责监督合同执行情况。

2-3-2-4、为及时有效防范资金风险，对预付款业务，合同执行出现异常，不能正常履行合同的，经办人应以书面形式向财务部提报经分管副总核准的情况说明。

2016-9-3日修订

第四条、不合格合同

合同内容未按本规定执行，尤其是结算方式及发票无约定或不合规范的，及合同内容有涂改的，财务部不予受理。

正常情况下，公司签定的所有合同价格均不得约定为不开发票，或默认为不开票价格。

只要发生业务均视同开票业务，特殊情况下需经总经理书面核准并报财务部备案，否则视为无效。

第五条、考核监督

未按本章规定执行的，每项次负激励责任人20元。

并限期改善，未改善的，每超一日，负激励责任人5元，直至改善。

造成事故的，按公司事故管理制度执行。

第三章付款管理

第一条、用款申请单

3-1-1、所有因采购货物、接受劳务的付款业务，除经核准的凭发票付款外，均需凭经核准的“用款申请单”付款。

“用款申请单”由业务经办人出具，经部门负责人确认，财务部往来会计审核，报财务负责人及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。

3-1-2、各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号、付款金额与付款方式的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息有误造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；

3-1-3、退汇手续费：

因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。

3-1-4、用款申请单签批：

所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。

3-1-5、正常业务付款时，业务经办人在申请需持“用款申请单”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续。

如因董事长出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；

3-1-6、特殊业务付款，则用款申请单由业务部门负责人、董事长签批，最后交财务负责人审核后付款。

3-1-7、付款：

出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或董事长总经理批准可付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款。

第二条、付款审批流程

3-2-1、预付款业务：

无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总价款前，预付款额不超合同总价的50%。

预付款业务流程：

业务经手人在财务软件系统填写“用款申请单”并打印纸质单（含合同等附件）→财务部往来会计确认往来余额→分管领导签字→财务负责人签字→董事长（总经理签字）→财务出纳员付款。

4-2-1-1、预付款业务付款手续：

业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理、董事长批准的用款申请单附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。

3-2-1-2、对于预付货款的经济业务,各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,与供应商有效沟通，确保合同正常执行。

对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位,由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回,以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。

3-2-2、应付款业务：

原则上须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的到票时间内付款的，按《财务管理制度—货币资金及承兑汇票管理制度》中的付款规定办理。

具体如下：

应付款业务流程：

业务经手人在财务软件系统填写“用款申请单”并打印纸质单）→分管领导签字→财务部往来会计核填应付款余额→财务负责人签字→董事长（总经理签字）→财务出纳员付款。

3-2-2-1、对货到付款，发票未到的规定：

对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请单，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：

入库单必须在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。

材料会计签名确认后报财务负责人审签、董事长核准后付款。

对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），财务部不受理该笔业务付款，特殊情况确需付款的需总经理特批（由财务认定）。

3-2-2-2、对货到已验收、发票已到要求付款的（即帐面应付款）：

货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交财务部，并按规定出具用款申请单，交财务部办理付款手续：

材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、董事长核准后付款。

3-2-2-3、支付帐面应付款：

对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额及账龄，经财务负责人审核，总经理董事长签字批准后，交出纳员办理付款手续。

第三条、付款方式及具体要求

付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，无特殊情况的均不能支付现金。

除电汇付款外，其他方式付款均应取得收款方的收款收据，具体要求如下：

3-3-1、收款人派人上门收款（现金）或汇款到收款单位指定个人账户：

实际业务中能以电汇对公账户付款的业务，不得以现金支付。

3-3-1-1、收款人派人上门收款（现金）：

需以现金支付的业务，出纳员收到经批准的用款申请单后，视具体情况办理：

3-3-1-1-1、收款人身份确认：

公司“用款申请”发起经办人对收款人身份进行确认，财务部出纳员验证收款人出具的由收款单位开具并加盖行政公章的介绍信原件，介绍信开具需针对所办理业务，且介绍信落款时间应在办理实际业务当日一周内，经确认无误的，再办理支付手续。

公用款申请人需在介绍信上签字确认。

3-3-1-1-2、取得收据并付款：

出纳员见证收款人现场开据收据，并由收款人在收款凭据上原笔记签字（不得复写）“收款人：

XXX”字样并按手印，出纳员在收据右下方空白处核填该收款人的身份证号，并核对确认与介绍信信息一致。

审核无误付款，收款人应当面查验，否则，出现问题，由收款人自负。

特殊情况下经董事长或总经理批准后可不需填写收款人身份证号。

3-3-1-2、收款单位要求将款项汇入指定卡号：

3-3-1-2-1、收款信息确认函：

汇款前，由公司业务经办人提供与合同约定名称一致的收款人出具的收款帐号、户名并加盖公章、收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函”传真件（格式见后附件2），确认函要求注明“本证明传真件（图片、扫描件等）与原件具有同等法律效力”字样。

公司业务经办人在确认函上签名，并将收款人的确认函附“用款申请单”履行签批流程。

3-3-1-2-2、申批付款：

公司业务经办人负责履行签批手续，并将已签批核准的付款申请单及收款信息确认函，报财务部出纳员处办理汇款（经核准的付款申请单及收款信息确认函，两者却一不可）。

3-3-1-2-3、收款收据跟催：

付款后，由公司业务经办人负责，在确认收款人收到款项后，当日内将收款人开具的此笔现金业务的收款据的传真件传递至公司财务部，并由付款申请人负责跟催，在汇款日起7日内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收款人开具的收据原件传递至公司财务部，并由公司业务经办人在收据上签名确认。

收款收据应加盖收款单位财务专章或公章。

3-3-1-2-4、付款风险控制：

为控制公司资金风险，对于没有经过审批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理。

财务部对手续不全或有疑问的现金打卡付款业务有权拒付。

注：

现金打卡手续费由收款方承担，特殊情况经批准的除外。

3-3-1-3、对于收款人直接先开具收据，并需要付款到指定个人卡号的付款业务：

财务凭经核准的付款申请及收款单位开具的加盖财务专章的收款收据（收据需要填定收款人姓名、账号等信息，并应与用款申请单收款人账号信息一致），公司申请付款人在收据上签名确认后，通过公司对公账户办理付款。

3-3-1-4、公司派人带现金外出采购业务：

除零星办公用品及低值易耗品外的现金，采购金额在10000元以上的材料采购业务，需由总经理批准。

由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理现金借款手续（借款人应为采购业务经办人指定的公司员工），无特殊情况超10000元的采购业务不得以此种方式进行采购。

3-3-1-5、其他规定：

对于正常采购（或劳务）业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要财务部以现金打卡方式加急支付的，财务部有权拒绝。

对于董事长特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，如果造成资金损失的，还要由业务经办人承担相应损失。

3-3-2、银行电汇付款：

3-3-2-1、正常电汇付款：

财务部凭业务经办人出具的经核准无误的用款申请单信息办理电汇付款业务。

银行电汇付款可不要求对方出具收据，以银行出具的交易凭单为付款凭据。

3-3-2-2、退汇重办业务：

是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成电汇付款退汇，需要重新办理付款的。

退汇重办业务按以下几种情况处理：

3-3-2-2-1、用款申请单信息有误：

因用款申请单信息有误，造成付款退汇的，由申请付款责任人在退汇单上签名确认，并由经办人再行填写正确地用款申请单，注明“退汇重汇”字样，并注明重汇原因，出纳员签名（确认已收手续费），申请人重新履行签批手续后，交出纳员办理重新汇款。

退汇业务的原付款手续费由付款申请经办人承担。

3-3-2-2-2、出纳员工作失误退汇的：

由出纳员据退汇凭单，填写书面退汇原因，报财务负责人签批（签批时需提供银行交易退汇凭单），重新填制电汇单办理汇款，原汇款手续费由出纳员个人承担。

3-3-2-2-3、其他原因退汇：

因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。

3-3-3、银行承兑汇票付款：

3-3-3-1、电子版银行承兑汇票支付：

财务部凭申请人交来的经核准的用款申请，从网上银行系统按申请金额支付对应的电子承兑汇票。

同时打印网银系统该承兑汇票所有信息，附于用款申请单后，并由收款方开具收款收据。

3-3-3-2、纸质版银行承兑汇票支付：

3-3-3-2-1、收款单位派人带收据上门收款：

公司业务经办人对上门收款业务，要提前与收款人沟通，备好上门收款必带资料：

收款收据与介绍信原件。

财务部经办人对收款人身份确认后（确认同前），办理支付手续。

审核无误付款，收款人应当面点验货款。

本公司业务经办人要在相应的介绍信及收款收据上签字确认。

3-3-3-2-2、以邮寄方式支付银行承兑汇票：

3-3-3-2-2-1、付款手续与登记：

如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的（此方法存在很大风险,应谨慎），由采购业务经办人向财务部提交收款方出具的“承兑汇票邮寄地址证明”【证明内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、邮编、联系电话，证明需加盖收款方公章，并注明“本证明传真件（图片、扫描件等）与原件具有同等法律效力”字样。

证明格式详见“附件3”】，由付款申请人填写快递单，出纳员将用款申请单核准金额的承兑汇票，交付款申请人办理投邮。

付款申请人需在财务部出纳员见证下封装快递袋，并封贴快递单。

收款单位出具的“承兑汇票邮寄地址证明”由财务部作此笔付款业务附件。

同时，由付款申请人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在财务部《承兑汇票备查簿》上对所支付承兑票号及金额及快递号签名确认，出纳员应妥善保管纸质承兑汇票备查簿，以做备查之用。

3-3-3-2-2-2、邮寄跟踪与收据跟催：

公司采购业务经办人应在承兑汇票邮寄之日起，从网上跟踪该快递，确认快递签收后，及时与收款人沟通，跟催收款人开具收款据，在承兑汇票邮寄之日起15日内，将收款人开具的收款据原件交至财务部往来会计处。

对于跟踪快递发现异常的，及时报部门负责人及财务部。

财务部对已办托承兑汇票付款手续的用款申请，由出纳员交往来会计处跟催对方收款收据并理账。

3-3-3-3、票据的背书：

所有需支付的承兑汇票，原则上均应由出纳员据批准的用款申请单中列示的收款单位，在汇票“被背背书人”栏填写收款单位全称，并加盖我公司在银行预留印鉴后，方可对外支付或特快邮寄。

但对于公司自行从银行申请办理的承兑汇票（即应付票据），在支付给汇票列示的收款人之外的第三方单位时，原则上不能再背书（即不能回头背书）。

承兑汇票分应付票据与应收票据两种。

3-3-3-3-1、应付票据对外支付：

应付票据是公司直接从银行办理的承兑汇票。

应付票据付款分以下两种情况处理：

3-3-3-3-1-1、实际收款人与票据上的收款人是同一名称的，实际支付时不需再在背面加盖我公司印章，直接支付。

3-3-3-3-1-2、实际收款人与票据上的收款人不是同一单位的，实际支付时，只需票据上列明的收款人在票据背面盖背书章，但不需填写被背书单位名称（即不需在被背书人栏填写我公司实际支付单位的名称），然后由我公司直接对外支付即可。

3-3-3-3-2、应收票据对外支付：

需要加盖我公司的印章背书，并在被背书人栏填写收款单位全称，方可用于对外支付。

3-3-3-4、库存核对：

出纳员每日核对承兑汇票库存，并不定时与往来会计核对已支付承兑汇票未来收据情况，确保帐实相符。

第四条、对付款取得收据等原始凭证的要求

3-4-1、对于现金、银行、承兑汇票支付业务收到的外来原始凭证，原则上一律不得更改、涂抹，错开的原始凭证要重新开具。

3-4-2、对于原始凭证内容（相关证明或收据）或金额有误确需改错的，应在错误处划线后，填写正确内容，并加盖出票单位财务章（公章）及改错人私章，如未按规定改错的或在同一处错误更改两次（含）以上的，出纳员一律不予受理；

3-4-3、对于一笔业务款项同时以不同方式支付的，应根据实际付款方式及金额由收款单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。

第五条、财务部集中办理付款业务时间及责任划分

3-5-1、受理现金、银行、承兑汇票付款业务时间及付款时限：

3-5-1-1、现金付款业务：

每日上午7：

30至11：

00,下午自上班起至16：

00；

3-5-1-2、银行付款业务：

30至16：

00前受理当日付款的“用款申请单”。

3-5-2、付款时限规定：

在规定时间内，对于经核准可支付并已传递到财务部出纳员处的“用款申请单”及相关付款单据，出纳员审核无问题后，应按本制度规定的付款手续，按受理时间的先后顺序办理付款

3-5-2-1、现金付款：

凭签批核准的原始单据，即时支付。

现金付款超10000元，需提前做计划（现金打卡支付的除外）。

3-5-2-2、银行付款（含打卡付款业务）：

财务部对收到经签批核准的银行付款“用款申请单”，当日内办理付款。

3-5-2-3、承兑汇票付款：

付款经办人应提前与财务部沟通，确认所支付承兑汇票的面额。

财务部收到“用款申请单”，且付款手续完备的，当日内办理支付。

3-5-2-4、除加急付款外，当日超时限提交的各类“用款申请单”，次日内办理付款。

3-5-2-5、出纳员不得私自压单延迟付款。

如果是以银行电汇付款或现金打卡付款的，遇法定节假日、公休日或超过银行规定付款限额的，付款时间顺延。

3-5-2-6、对因故不能按规定时限付款的“用款申请单”金额，出纳员应报分管领导确定付款时间，并由出纳员及时通知用款申请提交人。

第六条、用款申请签批及相关责任划分

3-6-1、用款申请单签批：

正常情况下，经办人应在“用款申请单”打印当日履行签批手续（具体详见签批流程）。

已批准付款的“用款申请单”，应在当日交财务部付款。

经核准的用款申请单，以实际签字核准日期计算，超过7日未交到财务部的，视同无效申请，财务部不再受理该“用款申请单”，再次付款需重新提交“用款申请单”，原已签批的“用款申请单”，要交至财务部由出纳员加盖“作废”印章，作新办用款申请的附件。

3-6-2、如收款方的相关证明手续不完备，需待公司业务经办人协调提交完整的手续后方可付款，补齐手续前财务部不受理该用款申请。

3-6-3、收款单位派员到公司收取款项的，应由分管业务经办人负责提前沟通财务部备款，及收款方到公司收款准确时间，确保付款工作安全有序进行；

3-6-4、加急付款：

对于特殊情况下，需加急支付的款项，业务经办人在提交“用款申请单”的同时还应附有经核准的书面“加急付款申请”，否则造成因迟付款而延误生产的，由申请付款的业务经办人承担责任。

3-6-5、如因业务经办人提交用款申请及相关证明材料不及时、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产的，由业务经办人负责。

3-6-6、款项跟踪：

对于已核准支付的“用款申请单”，相关提交申请业务经办人要负责与收款人及时沟通其收款情况，对出现异常情况要及时与财务部沟通处理，确保公司各项经济业务正常进行。

3-6-7、用款申请传递记录：

所有传递到财务部的“用款申请单”，均应进行单据传递记录登记。

详细记录传递时间及所传单据信息，以明确责任，该传递记录不允许涂改。

3-6-8、出纳员在办理款项支付时，要对用款申请中的收款单位全称及帐开户行、帐号等信息与所附合同、收款收据、发票等附件资料的信息认真核对并确保一致，方可办理支付，同时财务付款审核人也应认真仔细复核用款申请、合同、等付款信息内容是否