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七、附件
1
一、总则
为加强部门工作的管理,提高部门的工作效率,制定本制度。
所有部门人
员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
采购管理应根据公司的采购需求、库存原料的种类、数量,考虑物资材料
供求形式、供应商的交货期和供货率、运输时间等因素,科学确定采购时间、
采购批量、采购批次和报价,确保物资材料的及时供应,保证公司经营能够连
续进行及采购的最佳经济效益。
仓库管理应做到账实准确无误,在满足需求的前提下能够做到先入先出,
从而保证公司产品的良性循环,降低库存产品的损失率。
二、目的作用
1、作为供运部开展工作的规范依据
2、作为公司领导考核供运部工作业绩的衡量依据
3、作为供运部人员工作中相互监督与协作配合的依据
三、管理制度
(一)采购管理:
1、廉洁奉公,不徇私舞弊,不违法乱纪,勤俭节约,讲究职业道德;
2、建立完善的采购管理制度,对供应商进行合格供方评定工作;
3、编写统一格式的采购计划,内容包含数量、质量、价格等采购要素;
4、与供应商的比价、议价、谈判工作;
5、经与供应商谈判后,签订采购合同,合同归档,来料及协助质检部做好
进货以及检验事宜;
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6、负责物料订购及交期控制,积极追踪未完结采购料件,及时处理各种异
常情况,确保采购计划能如期、如质、如量的完成;
7、负责新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作;
8、每年度对原有合格供方进行复审,淘汰不合格供应商;
9、及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况,以提升产品品质及
降低采购成本;
10、执行公司质量方针,质量目的的落实;
11、负责与供应商及其他部门的协调工作;
12、积极参与紧急的、临时性的采购工作。
(二)仓库管理:
1、入库验收:
接到购进物料,要求根据相关货物单据与原始票据进行检查
点数,检查规格和质量,验收合格后按规定入账。
清单一式四联,分别留存根,
交给相关人员。
2、物品办理正常入库手续后,按照物料性质种类分别存入库房,物品存放
要合理科学,清洁整齐,防止积压损坏,防止造成不必要的损失。
3、出库管理:
各部门在领用物品时,要填写《领料单》并由部门经理签字,
方可到库房领取,超过计划领用必须报总经理审批。
4、库管在发放物品时,应按《领料单》所列品种、规格、数量逐项核准,
逐项点发。
如果缺货不得用替代品,不得更改单据上任何品名和数字。
物品出
库后要相应减掉账目数字,以保证账实相符。
5、库房盘点:
每月25日前进行盘点,严格按照账目核实出入库单及现货
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库存,并列出详细的物料库存明细表,经审核后提交。
如盘点与实际库存相符,
应签名备查,如出现误差,要经调查落实后书面报告部门经理。
6、仓库保管人员必需定员和指定专人专职负责。
物品出入库管理工作和账
物管理工作必需由两人共同负责,管物不管账,管账不管物,不能因工作量小
而由一个人同时兼任。
7、仓库管理人员应对所管物品的种类、品名、数量、规格、入库日期等项
目进行造册、登记。
8、仓库帐簿的记账原则是:
简单、清楚、及时、准确。
为便于记账和便于
查找,应按总账、分类账的记账顺序,分别对不同种类、品名、规格的所存物
品按不同日期依次进行入库登记。
9、仓库应将所存物品按不同种类、品名、规格、入库日期等分别进行码放。
码放时应做到定位、定架、定号,一目了然,易于盘库,易于清点
10、仓库所存物品应有分类标签,标签上应注明种类、品名、规格、数量、
入库日期等项内容。
出入库时在标签上进行增减计算,并标出合计项,使仓库
同品名、规格、单价的物品通过标签清楚地反映出库存情况
11、仓库保管员应对所管物品的完好负责。
凡因保管不善或责任心不强而
造成的损失,由保管员负责。
四、工作流程
(一)采购流程:
需求部门制定《采购申请单》→审批确认(需求部门主管领导/总经理签字确认)
→收到《采购申请单》→询价、比价、交货期、确定供应商→部门经理审批(重大
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合同应由总经理审批)→签订《采购合同》→双方签字盖章→合同原件交由综合管
理部存档,本部门留存合同复印件存档
(二)付款流程:
填写《请款单》→部门经理审批→财务经理审批→转交总裁办由总经理审批→付款
(三)收货流程:
根据合同执行进度督促供应商按期交货→将发货信息反馈需求部门→到货验收质检→库管员办理入库手续《入库单》/《原材料进货验收记录》(四)收进项发票流程:
督促供应商开具发票→核对开票内容→填写《报销单》→部门经理审批→财务经理
审批→总裁办总经理审批→财务部
(五)发货出库流程:
由主导部门编制《发货会签单》(各相关部门领导审批完毕)→收到会签单根据发
货产品进行备货并复核→通知物流供应商发货→粘贴相关产品标识及随货文件(签收单/合格证/产品使用说明)→《出库单》→发货出库,并将相关人员证件及签字单据存档
(六)原材料领用出库流程:
接收到生产车间发出的《领料申请单》→复核、备货→与领料人员核对并办理出库手续
(七)产品入库流程:
接收到生产车间发出的《合格产品入库单》→货物清点复核→与生产人员核对并办理入库手续
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(八)调拨出入库流程:
接收到调拨申请→清点复核→与调拨人员核对并办理调拨手续
五、岗位职责
(一)采购专员:
岗位描述:
严格按计划采购,做到及时、适用,合理降低物资积压和采购成本。
熟
悉和掌握市场行情,按“质优、价廉”的原则货比三家,择优采购。
注重收集市场
信息,及时反馈市场价格和有关信息。
工作内容:
1、具备遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德,具有诚实虚心、
尽职尽责、不断学习业务知识,提高业务工作能力的敬业精神;
2、熟悉并掌握采购流程,根据销售库存情况及市场情况制定采购计划并填写付款
申请单,审批后执行采购计划。
3、对供应商进行询价、比价、议价,并上报相关信息(交货周期、日产能、最低
订购量、包装要求、品质标准、价格条件等);
4、根据采购计划;
负责生产所用的原材料、包装材料的采购工作;
负责签订购货
合同;
掌握购进原材料的到货周期,保证物品的正常供应。
5、负责与供应商就采购异常、退、换货、补偿事宜的处理,保障公司的利益。
6、负责实行谁采购谁负责到底的原则,跟踪采购产品入库,不良品及时处理,有
效控制供应商交货期。
7、严格执行原料包装材料入库检验制度;
考察供货商的产品质量、供货能力、企
业质量保证能力、企业信誉等方面,在现有供应商基础上不断寻求新的供应商,以
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确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围,
8、按照要求保质保量地组织好原料采购供应工作,并随时掌握合同履行情况,合
同中必须注明我公司对产品质量要求的条款,如需更改合同,在请示后,得到批准方可执行;
9、加强与供应商的沟通与联络,确保货源充足,供货质量稳定,交货时间准确;
10、熟知物流程序,负责联系销售部与物流公司,做好发货准备工作。
11、如未按时完成工作内容或造成工作失误,由采购人员承担相应的责任。
(二)采购内勤:
1、根据公司年销售计划/预算,负责编制公司年采购计划/预算;
2、根据需求计划和库存方案,负责编制月采购计划;
3、负责收集公司所需物料的市场动态信息;
4、负责编制公司库存方案及建立供应商的管理体系。
1、负责协调销售部,生产部,财务部,根据公司年销售计划、生产安排、资金情
况,编制公司年采购计划。
2、根据生产计划、实际库存和资金情况编制月采购计划。
3、合理安排采购顺序,对紧缺物料及需长距离采购的原料应提前安排采购计划。
4、负责对供应商建立详尽的供方档案,有新增客户及时索要各项有关资料并记录
归档,保证资讯准确,将供货商资料及订货合同整理归档。
5、随时掌握原材料,包装材料市场行情,以及新材料的应用信息,做好市场分析,
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随时掌握国家相关产品的标准和政策变化,做好政策分析,为公司决策提供有价值
信息。
6、负责对各类外购物资的购货发票、入库单的名称、数量、单价、金额进行逐一
核对。
按公司要求履行各项签字手续并及时送交财务。
7、凭签字后的单据在《采购部应付账款往来账》、《流水账》上进行登记,月末采
购部统计就应付账款余额与财务部成本会计进行核对。
8、将签字后的购货发票与入库单送达财务部成本会计处,将购货发票的抵扣联交
财务部纳税会计。
9、负责向有购货合同的供应商下发订单的工作,并对购货情况进行跟踪。
10、按台帐格式填报各种物资采购、付款、挂帐等记录,月末将各种数据汇总后报
采购部经理。
11、《采购申请单》、《发货会签单》等相关单据的审核
(三)仓库内勤
协助库管员做好仓库出入库管理等事务及发运档案的记录,本部门固定资产的
管理。
1、协助库管做好每天原材料、成品、半成品及包装物出入库的统计,并制作日报、
周报、月报等报表工作;
2、负责协助库管原材料、成品、半成品及包装物的盘点工作,每周与仓管核实物
资帐、物是否一致。
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3、负责资产类产品的采购出入库,及与综合管理部的资产情况对接工作。
4、发运档案的统计与管理。
5、本部门固定资产的管理。
6、所发运货物的随货文件及产品标识的制备、保管工作。
(四)库管员
1、负责原材料、成品、半成品及包装物的检验及出入库。
2、负责协调统计人员完成原材料、成品、半成品及包装物的库存报表的编制。
1、遵守公司的各项规章制度,立足本职,坚守岗位,熟悉业务。
2、严格执行出入库手续,认真核实数量、规格、种类是否与货单一致。
3、根据物料性质,选择适当的摆放方式,轻拿轻放,分类明细,避免人为损
坏及堆放杂乱带来的不便,科学安排库房物品布局,做到整齐、美观、方便。
4、物品出入库后要随时入账,准确登记,并设物料卡,标识清楚。
5、领用物料部门应开具领料单,仓管人员应按审核无误的领料单和先进先出的原
则发料。
6、成品须按发货单发货,手续不全不予发货;
如遇特殊情况,则须获得公司
领导同意后方可发货。
7、做好每日盘点工作,做到物卡相符,账物相等,账账相符。
8、主动了解物品的消耗情况,防止因缺少沟通造成的物品短缺,掌握仓库的储备
情况,预防储备不足或超储积压、呆滞等现象的发生。
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9、发现不合格存货应及时上报,并根据有关规定即时处理。
10、做好防火、防盗、防爆工作并保持库内清洁、整齐、空气流通;
定期检查库存,
防止存货变质。
11、要妥善保管好原始凭证,账本以及各类文件,要保守商业秘密,不得擅自将有
关文件带出厂外。
(五)物流管理专员
1、选择有实力的物流供应商,应对没加合作单位进行实地考察,并做相关风险预
估,综合指标最佳企业方可被列为合格物流供应商,同时应做好备选方案,以备不
时之需;
2、接到发货指令后,确认发运产品数量、目的港、运输要求等联系合格物流供应
商预定车辆,同时根据发运产品货值向保险公司投保安排发运;
3、货物发出后,要及时跟踪、掌握运输动态,并做好记录与反馈;
4、到货后,应向收货单位进行货物签收确认,无误后做好记录并将签收情况反馈
相关部门负责人;
5、如在运输过程中,发生破损等情况,应与物流供应商共同启动保险理赔程序,
并实时跟踪理赔过程,以保证最大化限度降低损失金额。
六、绩效考核标准
七、附件
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