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xxx老师
2012年4月30日
一、毕业设计(实习)任务简述
深圳xxxx有限公司是香港美酒荟有限公司的大陆联盟公司;
公司主要负责大陆市场的开拓与业务跟进,经营酒类批发;
经营范围是法国红葡萄酒,白葡萄酒及部分德国和意大利红酒与白葡萄酒;
深圳富源窖酒业有限公司在香港拥有几家门店,经营红酒知名度颇高。
公司每年都会参加“香港国际美酒展”,且在2010年与2011年连续两年获得展会评选“我最喜爱的美酒”红酒组与白酒组双料冠军;
公司在香港经常会举办红酒品酒会,时有公司代理部分红酒酒庄庄主参加宴会,公司拥有专业的品酒师与采购团;
公司所出售的红酒都是直接从法国、德国、意大利酒庄进货,主要经营产品为法国列级名庄及其它名庄名酒;
xxx,是深圳公司的总经理,拥有20多年的工作经验,他是个很有耐心很有亲和力的企业指导老师,在他身上我学到很多关于红酒的知识以及一些销售经验。
我的主要实习岗位是总经理助理,主要任务是:
1、关于红酒知识、品酒、礼仪;
2、会议安排;
3、档案、文件资料管理;
4、公文起草;
5、部门行政后勤工作;
6、访客接待;
7、文件及通讯管理;
8、与客户交流。
二、毕业设计(实习)任务完成情况
实习的第一件事就是了解公司的背景,以及公司的其所有产品的特性、作用、适用范围以及价格,深圳xxxx有限公司是香港美酒荟有限公司的大陆联盟公司;
而且公司在香港经常会举办红酒品酒会,时有公司代理部分红酒酒庄庄主参加宴会,公司拥有专业的品酒师与采购团;
公司所出售的红酒都是直接从法国、德国、意大利酒庄进货,主要经营产品为法国列级名庄及其它名庄名酒,所以在第一个月里面我就学习关于红酒的基本知识、礼仪等。
在实习的过程中第一件学会的是事就是喝红酒时最基本的常识:
如何拿杯子?
大家知道啤酒杯和纸杯是不能用来装葡萄酒的,要不然这会跟用纸杯饮上好的咖啡一样无趣了。
葡萄酒要用高脚杯来配。
当然装中国烈性白酒的小杯就太小了,还不够喝一口的呢!
拿杯子的时候,如果采用拿白兰地的手势,那就有冒充行家的嫌疑了。
手的温度不同于酒温,手温会影响到葡萄酒的风味,只有拿酒杯柄和杯托才不致影响酒的温度。
因为公司也有自己的酒庄,所以对以自己公司的所有产品都必须去记住了解,然后根据客人的爱好去介绍红酒的特性,作用及价格,所以从刚进公司到现在我学会了基本的红酒礼仪,基本的红酒知识……
再接下来就是自己职位的工作内容,在开始的工作中,由于对人员和工作环境还不太熟悉,因此工作效率比较低,也出现了一些错误,总经理助理这个职位也比较繁琐,主要任务也多,但是我却慢慢的上手了。
1、安排好会议,让会议顺利召开;
2、档案、文件资料管理:
根据公司资料管理制度,严格管理本部门涉及的各项文件、档案、凭证等资料,办理相关的交接、存档、保管等手续,随时为总经理和员工提供资料查询服务,确保资料的安全性、完整性和条理性;
3、公文起草:
依照总经理的指示起草对内、对外行文、通知、函件及其他相关文件,并经过相应审核流程后负责发布、传递等工作,保证部门行政信息的及时传达;
4、部门行政后勤工作:
根据本部门的管理需要和公司内部管理制度,为本部门员工办理考勤统计、资料收发、办公用品领用、费用报销、考核资料汇总以及文件的送审、报批等工作,进行各项内部行政事务处理和服务,为本部门的管理工作提供服务和便利。
5、访客接待:
根据公司接待制度、上级要求和公司领导指示,负责总经理安排约见的客人的日常接待、迎送、会客及会谈安排,以优质服务树立公司良好印象;
6、文件及通讯管理:
按照总经理的安排,负责总经理的文件、信函、邮件、传真和批件的收、发、转、呈、复印、传阅和归档等,负责收集和整理总经理的通讯录,负责电话接听、转接、记录、反馈等,保证内、外部信息的准确传递;
7、与客户交流,了解客户的需求,帮助客户找到适合他们的产品,还有客户售后服务等工作。
三、专业知识和技能在毕业设计(实习)过程中的应用
在与客户交流过程中,与客户搞好关系以及记录客户的交易内容是很必要的,这就运用到了《客户关系管理实务》、《商务礼仪》的知识了。
这样能了解每个老客户的需求,以便客户日后再次有所需求时,可以给自己省下很多不必要的工序,也可以节省客户的购买时间。
同时与客户交流时需要注意哪些事项等,这都可以帮助我避免与客户在交流中产生不必要的摩擦,影响与客户的交易。
因为深圳富源窖就业有限公司主营法国波尔多红酒,而《法国波尔多红酒评鉴与投资》这一书带我走进波尔多红酒的世界,全面了解波尔多八大酒庄、波尔多精选年份红酒和各名酒防伪特征,以及红酒投资基本法门,帮助我更好地品鉴或投资波尔多红酒。
《世界百大珍稀葡萄酒鉴赏》这本书,搜罗了世界上最好的葡萄酒,因为我司是经营法国葡萄酒占多数的,此书的法国葡萄酒在其中占据了重要地位,介绍了世界上最珍贵和最稀罕的葡萄酒,让我更进一步的了解到葡萄酒,更是及时知悉世界百大珍稀葡萄酒最新的信息跟评价,帮助了我与客户在交流时避免讲解了错误恩恩信息,从而导致影响与客户的交易。
《高级文秘与总经理助理实战教程》这本书介绍了助理工作的原则和特点,理解助理工作的作用,在我担任此岗位起了很大作用,让我减少了很多不必要的麻烦,明白如何做好总经理助理,什么该做,什么不该做,什么话该说而什么话不应该说,与上司同事该如何去相处……
记得刚到公司时,经理带着我第一次参加香港公司的酒会,在酒会上有位客人问过我这样一个问题:
喝红酒有什么礼仪呢?
我当时一头雾水的,楞在那里,客人失望的走开了,让我明白学好红酒要注意的礼仪细节是必须的。
记得我刚接触红酒,刚开始品尝,总是一种很复杂的感受,不能品尝出其中的奥妙。
也许是还不了解红酒。
但是这并没有挫减我对红酒的爱好,反而更加激起我要探索红酒中的各种美感的兴趣。
慢慢的,在参加酒会的次数多了,时间长了,品尝红酒的机会多了,也积累了一些经验。
可是,个人感觉还是对红酒很陌生,不能很好的与她接触,也许只记住酒的各种味觉并不是一种对新手来更好的办法。
我想寻找一种能很好的记住并且理解红酒的味觉的好办法。
偶然的一次机会,让我顿悟……
工作了一天,晚上倒上一杯红酒,坐在电脑旁边,欣赏着我爱听的钢琴曲,喝着公司里的红酒。
这时,忽然,一种很好的感觉随着红酒的余味与钢琴曲的旋律一起进入我的脑海,这种感觉很陌生但又好像是我久久寻找的宝贝,又似曾相闻,似曾相识。
突然明白了,这就是我一直苦苦寻找的感觉。
品尝红酒不能一味的去品,然后去描述她的酸甜苦辣,而是用一种形象生动的比喻来描述她,给她一种美的享受,因为往往美感和幸福总是会给我们留下深刻的印象。
红酒如钢琴曲,这样的描述恰到好处。
钢琴曲是舒缓的,悦耳的,令人陶醉的;
红酒也是如此。
红酒未入口前,我们便闻到了她的芳香,这如同钢琴曲的前奏,有一种舒缓陌生的感觉。
接下来,红酒入口,流入喉咙,再流入心田,这正如一首钢琴曲从开始到高潮的节奏,红酒一入口,各种复杂的口感交织在一起,这感觉就像是在听钢琴曲中间的高潮部分,这是最令人愉悦的了。
慢慢地,红酒进入了心田,留下的久久的余香;
而钢琴曲又是以舒缓平静的节奏结束,听完也会给你留下"
余音绕梁,三日不绝”的享受。
每个人都能够品尝葡萄酒,那一瞬间,所有芳香与芬芳和每个独立个体的交会,是独一无二的时刻。
这种美的感受是开放给人家的,正如同艺术给人的感受,是一剎那间的永恒?
我常常喜欢问第一次品尝葡萄酒的人,问他们的感受,一个个体与葡萄酒原始的接触。
静静地品尝葡萄酒的美与芳香吧,不用咬文嚼字的讨论,对味觉艺术是很残酷的一件事。
我们常说品酒、酒品与品味,品字代表的是特有的看法,品尝是相当主观的个人好恶,并没有一定的标准。
对于葡萄酒来说,每个人喜爱的并不相同。
一样米饲百样人,我们的味觉大多来自于父母的饮食习惯,因为每个家庭对食物的挑选不尽相同,间接地影响每个人的主观口感。
所以,每个人喜欢的葡萄酒一定不一样,每个人喜欢的葡萄酒一定不一样,对于葡萄酒的评比也就显得更加多元缤纷,如果您喜欢甜酒,不妨就从甜酒进入葡萄酒世界,如果您喜爱酸味,更有不计其数的鲜酸白酒等着您,葡萄酒的世界也就因如此而显得美丽多样。
然而,所谓好酒则有特定的标准,必须口感均衡,恰到好处。
红酒的主要口感是酸度、甜度与单宁,白酒则为甜度与酸度,好酒中各种物质必须达到均衡,一瓶好酒就是:
「酸而不涩、甜而不腻、苦而不粘、辣不呛喉、香不刺鼻、饮后回甘。
」达到诸味浑然一体,口感繁复且协调统一的境地。
而在总助工作的过程中,最棘手的莫过于公文起稿了,公文写作中的细节问题对于经常与文字打交道的文秘人员而言,掌握文章写作的一般规律,具备各种常用文体写作的基本能力,把握公文写作的具体细节,是我们必备的素质。
公文的基本构成部分有:
标题、正文、笔者、日期、印章或签订、正题词,是属于特殊实用文,公文一般格式较为正式,内容比较规范,并且有行政机关赋予的特定的效能和影响力。
所以刚开始经理叫我起拟报告、通知、请示、意见、函、会议纪要等的时候,有种手忙脚乱的感觉,全部都不懂,而原先的助理又辞职了,经理交代的事总是记一些忘一些,比如起通知稿,打好给经理,结果一个格式改了又改,不是行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号有问题就是语句不通顺,日期格式等等,让我很想抓狂,但是慢慢的,久而久之,做多了,反而觉得原来不是那么难,也许就是所谓的“熟能生巧”,慢慢的,经理也就放手让我自己去整理,而且公文语言也很独特的,必须:
庄重、精确、俭朴、精练、严谨、规范。
而起草公文布局条理序数,第一层为"
一、"
、第二层为"
(一)"
第三层为"
1."
第四层为"
⑴"
,在公文中的数码,除成文时间、部漫衍局条理序数和词、词组、惯用语、缩略语、具备修辞颜色语句中作为词素的数码必须施用汉字外,该当施用阿拉伯数码等,这些必须都得严谨对待,就算是一个小小的标点符号也决不能马虎对待……
四、毕业设计(实习)体会
在这次实习当中,我明白到要当一个合格的总经理助理必须:
第一、总经理助理是总经理的助手,作为助手,你的工作不是提出问题,而是为总经理解决问题或者提出解决问题的方法,并且着手解决实施的人;
第二、在做决策的时候,除非总经理征求你的意见,否则不要提出自己的见解和看法(除非万不得已),因为你的见解和看法或许会动摇总经理的决定和决心,没有一项决定是完美的,总经理的考量和你的考量角度和方向是不一样的,所以不要轻易的干扰总经理的思路;
第三、作为总经理的助手,永远要学会沉默和慎言。
完成了上面的那些任务,就我个人的感觉只能算是一个合格的总经理助理,但是算不上一个卓越的总经理助理,真正卓越的总经理助理应该体现在为总经理和公司领导层排忧解难和事件处理上,卓越的总经理助理不应该只是一个应声虫,不要一味的附和你的经理,如果你在深思熟虑之后,仍然感觉总经理的某些决定处理不当的话,那么请直言相谏,无论你采用什么方法,必须注意三点
第一、你的疑义不能够作为工作上的推托,无论总经理什么决定,首先毫不犹豫地执行它,疑问和疑义该提的提,但不能够影响你对于总经理这项决定的完成;
第二、点到为止,能够做到总经理位置上的人必有过人之能,考虑事情要比你全面的多,所以你只需要点到为止,相对于总经理的考量和位置,你的想法未必就是正确,而且能够做到这种职位的人不会苯到了解不了你的意思;
第三、维护总经理的权威。
你是总经理助理,你的目的就是使总经理全面的了解他想了解的所有情况,以便作出正确的决定和战略,同时替他完成他所安排的一切工作,所以一个卓越的总经理助理不是那么好干的,不过话又说回来,任何工作都不是那么好干的,重要的是你有那个信心和毅力。
做好总经理助理之“八要”
在这次实习中我认识到总经理助理既联系上下,又协调左右,既是政务的参谋,又是事务的“主管”,是总办这一运转中枢的“首脑”。
总经理助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用,爱岗敬业,尽职尽责地履行自己的职责,富有成效地做好总办工作。
在这次实习中,我学到当好总经理助理,主要应在以下8个方面努力:
1、要认清自己,处事有原则。
找不准位置,也就找不准工作的立足点、切入点、着力点,工作起来也就找不着“感觉”。
不揽权,不越权,不越位,不缺位,工作要到位。
2、要耳聪目明,作好参谋工作。
及时地捕捉信息,准确地搞好反馈,积极地当好决策参谋。
不仅要善于发现问题,还要认真分析问题,给领导解决问题提供决策参考。
3、要善于长袖善舞,作好各部门之间的“润滑油”。
首先要协调好上下的关系。
对上:
要尊重而不盲从,服务而不奴婢,更不能违背原则盲从领导。
在实际工作中,不看领导眼色是不可能的,但要有分寸,要坚持原则,按章办事,不能惟命是从。
待下:
以礼,以诚,以情。
不要盛气凌人,不搞瞎指挥、乱指挥,不欺下瞒上。
再是协调好内外关系,外求支持协作,内求团结向上。
4、要高效快捷处理有关事务。
总经理助理必须要有强烈的时效观念、意识,求真务实、雷厉风行的工作作风,运筹帷幄的领导艺术,在有限的时间里办好应办之事。
工作有成绩,也会有不足,要客观地分析是非功过,更不要跟下边抢功争好。
尤其是出现过错不要推诿,对自己的过错更不要上推下卸。
工作要扎实,力求实绩、实效,不能弄虚作假。
要真实地反映情况,扎实地开展工作。
5、要不断提升个人素质,增加人文魅力。
要当好总经理助理,要靠权力的影响力,但更重要的是靠非权力的影响力。
只有二者有机结合,才能更好地开展工作,培养人才,帮助人展现才能,实现价值。
6、要注意自身形象,起好表率作用。
总办处在公司的第一线,一举一动都代表着公司形象。
要经常并善于“换位思考”,想一想假如自己是领导或是员工怎么办,设身处地地搞服务、办实事、办好事。
7、要制订并完善游戏规则。
不能好坏不分,是非不明,不能让“会叫唤的孩子多吃糖”,更不能形成或陷入“干的不如不干的,不干的不如捣蛋的”怪圈,建立并逐步完善好人能够积极办好事,坏人不敢办坏事的良好机制,确保公司工作正常、有序、高效运转。
8、要努力营造温馨快乐的工作环境。
要着力创造总办工作的良好环境,用良好的环境去影响人、改造人、约束人。
在实习的三个月里面,无论是在总经理身上还是同事们身上,都让我受益良多,虽然总经理助理这个职位压力非常大,一点也不轻松,常遇到不懂的,但我相信我可以胜任这个职位,更加期待往后在公司的日子。
五、参考文献
[1]熊建明,世界百大珍稀葡萄酒鉴赏,中国轻工业出版社,2011年1月
[2]佚名,高级文秘与总经理助理实战教程,2005年4月
[3]麦萃才,法国波尔多红酒评鉴与投资,上海科学技术出版社,2008年4月
[4]李文龙,《客户关系管理实务》,南海东软信息技术职业学院,2009年9月
[5]金正昆,《商务礼仪教程》,中国人民大学出版社,2008年1月
附件:
毕业设计(实习)成果
深圳办公室
香港公司
仓库
香港公司参加了“香港西九龙美酒佳肴巡礼”
公司酒会今年2月份
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