管理信息的收集与处理Word下载.docx
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1、在智能开发领域,具有传播知识的功能
2、在经济领域,是一种生产力
3、在管理系统,是变经验管理为科学管理的前提
4、在领导机关,是决策的基础和依据
信息管理遵循的原则:
1、不限于现有的数据资料,掌握最新的第一手资料
2、搜集、综合、加工要有主体
3、领导要重视信息管理
第三节秘书信息工作的基本任务
一、我国秘书信息工作的新发展
1、秘书信息工作是指秘书部门采集、处理信息的一切活动,其基本内容包括信息的收集、整理、传递、反馈、储存、利用等
2、秘书工作的根本宗旨:
充分利用信息载体并通过各种传递手段及时、准确、真实的向领导机关传递、反馈信息,为领导科学决策和指导工作提供依据。
二、秘书信息及其特点
1、秘书信息是指秘书部门在参与政务和管理实务的活动中,为领导提供辅助、服务的信息。
2、秘书信息的特点:
内容的政治性、服务的特定性、收集的广泛性、整理的系统性、事实的真实性、科学的预见性。
三、秘书信息工作的基本任务
1、紧密围绕党的中心工作,积极、认真的向各级领导报送信息
2、认真搞好信息的收集、整理、整理、归档等工作
3、负责信息工作网络建设,办好信息载体
4、不断提高秘书人员素质
第二章管理信息的收集与信息调查
第一节信息的收集
一、信息收集的意义、原则
1、信息收集:
是指根据领导和领导工作不断变化的信息要求,从已经确定的信息源体系中连续地选择、提取、集中信息的过程。
2、信息收集的意义:
是信息工作的起点和基础;
信息收集的质量直接关系到整个信息处理工作的质量
3、信息收集的原则:
针对性原则(根据本机构的性质、任务和服务对象确定信息收集的范围和重点),时效性原则、真实性原则,系统性原则(注重收集信息的连续性和完整性),全面性原则(服务对象要全面,信息内容要全面)
4、信息收集的基本要求:
及时、准确、有用
二、信息收集的范围
上级信息、内部信息、查办信息、下级信息、成绩信息、经验信息、问题信息、趋向信息、社会信息、民生信息
三、信息收集的渠道和方法
1、渠道:
信息网络渠道(纵向网络,横向网络、延伸网络、扩散网络);
文书渠道;
调研渠道(围绕:
重点、热点、难点、疑点、特点,具体:
深入实际,获取第一手资料;
确定重点题目;
参加各种会议);
会议渠道;
信访渠道;
书刊渠道;
新闻媒体渠道;
档案渠道(文书档案、科技档案、专门档案)
2、方法:
观察法(是指人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物的方法)、调查法(是信息收集最常用的方法,有较强的目的性和方向性,收集信息的针对性和实用性强)、阅读法(指通过阅读材料、资料、报刊、收听广播等方式来收集信息的方法)、交换法、索取法(指信息工作人员向信息占有者或信息源有关责任人索取有关信息资料的方法)、购置法、委托法(对一些难以获得的信息,可以委托有关单位或个人帮助收集)、咨询和网络查询法
3、残缺信息填补方法:
向信息提供者所要;
向有关方面查询;
利用手中掌握的资料填补
第二节信息调查法
一、不同收集手段的调查方法
1、现场调查法:
调查者深入到调查区域和事件现场,进行有目的有计划的周密考察,以得出准确的情况资料。
优点:
保证调查对象的行为客观性;
弥补其他研究方法的不足;
有利于纵向分析
缺点:
某种程度上会影响被调查者的正常活动;
个人观察时容易产生主观偏见,缺乏系统性和完整性;
调查者难以深入实地;
只能消极、被动等待所要研究的对象
注意:
一、善于积累知识总结经验;
二、客观观察,注意真实性;
三、既要略看又要细看四、不失时机的观察
2、开调查会
3、个别调查
4、书面调查:
问卷调查(采用书面文字、表格形式进行调查。
分为封闭式问卷、开放式问卷、综合式问卷;
要求:
明确研究目的和调查对象,表述简明,提问客观,注意提问顺序和逻辑)、查阅文献资料调查
二、抽取不同样本的调查方法
1、普遍调查:
在一定范围内对所有调查对象进行调查以达到准确了解总体情况的一种调查方法。
2、抽样调查:
在需要调查的客观事物的总体中,按照一定原则抽取部分样本作为调查对象进行调查,并推断全局一般情况的一种科学方法。
(简单随机抽样法;
机械抽样法;
分层抽样法;
整群抽样法;
阶段抽样法;
概率比例抽样法)
3、重点调查法
4、典型调查法:
在一定调查范围里选择具有代表性的特定对象进行调查法,并以典型调查的结论指导处理全局工作。
5、统计调查法
第三章管理信息的整理与综合
第一节管理信息的整理
一、信息整理的意义
含义:
是秘书人员根据管理实践要求将收集到的原始信息按一定程序方法加工处理的过程。
意义:
1、提高信息的真实性,增加信息的深度广度,有助于领导掌握全面情况把握全局;
2、有助于领导准确的预测未来,适时作出科学决策;
3、可以减少领导阅读文件的数量和时间,提高工作效率。
二、信息整理的基本环节
1、筛选:
是对原始信息的再选择,是信息整理的重要环节,也是一项基础性工作。
筛选要求:
重大、新颖、准确、完整
筛选步骤:
1、材料鉴别判断;
认真选择材料;
对不完整信息的增补修正
2、研究:
分类、提要、摘要、计算、比较、分析(定性:
汇集法、归纳法、纵深法、推理法、连横法、定量:
对比法、简化法、转换法、替代法、延伸法、图表法分析;
点面结合分析;
超前分析)、形成观点、提出意见
3、编写
三、信息整理原则:
求实原则;
价值原则、时效原则;
开发原则;
浓缩原则;
经济原则
第二节信息的文字综合
一、信息文字综合的理解意义
是发挥综合职能的工具;
是提供有效信息的基础;
是发挥枢纽作用的重要手段
二、信息文字综合的基本方法
1、唯物辩证法:
对立统一的观点;
普遍联系的观点;
历史发展的观点
2、系统方法:
要注重整体性;
要研究系统结构;
要把握系统动态
3、逻辑方法:
比较;
分类;
概念的形成;
正确使用判断;
正确使用推理;
正确使用同一律、矛盾律、排中律
三、信息文字综合的要领
1、选题要好,材料要新:
确定选题角度;
寻求新颖材料
2、观点正确,方法科学
3、态度认真,材料准确
4、突出重点,分清主次
5、论据充分,内容具体
四、信息文字综合材料的编写环节
(一)信息资料编写的要求:
1、真实、适用2、简明、准确3、及时、迅速
(二)主要环节:
归类,鉴别(逻辑分析法、数理统计法、调查核实法、经验判断法),编写(主题鲜明、标题新颖、结构严谨、语言凝练),发稿前的核实
(三)文字综合材料的提炼
提炼主题;
巧设结构;
把握正文;
定好标题;
交代背景;
推敲语言
(四)编写数据分析信息的基本要求:
要科学的审核鉴别材料(鉴别数字的准确性;
审核数据资料的可比性;
鉴别时效性;
审核逻辑性;
鉴别代表性);
要科学的运用数字(数字与观点一致;
表达指标概念要完整;
注重全面数据与典型数据的结合;
恰当使用形容词和判断词;
恰当运用计量单位;
统计术语运用适当)
第四章管理信息的传递与反馈
第一节信息的传递
一、信息传递的意义
1、信息传递:
是以信息提供者为起点,通过传输媒介或载体,传递给信息接收者的过程。
2、信源:
是美国数学家申农创立信息论时提出的概念,指信息的发送源
3、信道:
传递信号的通道。
4、信宿:
指信息的接受者。
5、信息传递的意义:
信息只有经过传递,才能实现价值发挥作用;
才能成为领导决策的依据、组织指挥的前提和基础。
二、信息传递的要求:
迅速、对路、准确、保密
1、信息传递对路:
指信息传递要根据不同服务对象的不同要求,提供不同的信息。
2、信息失真:
指信息在传递过程中发生偏差,不能准确反映事物的本来特征。
3.信息传递保密:
指传递着根据信息内容的秘密程度和保密规定,选择恰当的传递方式,采取保密措施,确保传递安全。
4、信息对路的关键是要让传递的信息紧扣领导的决策
5、传递失真的表现:
信息表述不清;
信息方式选择不恰当;
有意歪曲。
6、保密注意事项:
根据内容保密程度选择传递方式;
严格控制传递范围;
建立必要的保密制度。
三、信息传递的方式与方法
(一)信息传递的方式
1、按信息流向:
单项主动传递(要求:
准确把握上级领导机关需要,选择有价值的信息;
掌握时机,迅速传递;
防止干扰,确保信息准确真实);
单向被动传递;
双向相互传递;
多向主动传递
2、按信息传递范围:
系统内部信息传递;
系统外部信息传递
3、按信息载体可分为:
会议传递;
电讯传递;
文书传递;
新闻传递
(二)信息传递方法:
口头传递;
书面传递
(三)防止传递中的信息污染
1、信息污染:
是指无价值的信息自由泛滥对领导决策和社会所造成的危害。
2、信息污染的表现:
失实信息或虚假信息;
重复信息;
过时信息;
过载信息;
缺损信息;
噪音信息(是指完整的信息在传递过程中,受到客观因素的干扰,出现误差,造成信息接收部门无法直接使用的信息);
误差信息
3、防控信息污染的措施:
加强对信息污染的宏观控制(信息立法;
建立信息管理体制;
加大现代化信息设施建设和通讯网络建设);
加强对信息污染的微观控制(加大监督检查力度;
加大软硬件投入,提高人员素质;
提倡传播伦理)
第二节信息的反馈
一、信息反馈的意义
1、反馈:
是指系统输出到系统输入的返送,并对系统的再输出发生影响的过程。
2、信息反馈:
施控系统将信息输出,输出的信息对受控系统的结果又返回施控系统,并对施控系统的再输出产生影响的过程。
3.信息反馈的意义:
有利于决策的正确实施,及时纠正实施中出现的偏差;
有利于进一步完善决策本身不完善的方面;
有利于在总结经验的基础上制定新的决策。
二、信息反馈的特点:
滞后性、针对性、时效性、连续性
三、信息反馈的原则:
准确、及时、全面
信息反馈的要求:
合理控制信息反馈量;
当某项决策实施难度大时注意对负反馈量的控制;
做好二次反馈;
恰当的将集中和分流结合起来
四、信息反馈的方式与方法
方式:
正反馈(是使系统的输入对输出的影响增大,不断打破旧的平衡状态,导致系统性运动加剧,促使系统的变化和发展)、负反馈(是使系统的输入对输出的影响减少,及时发现纠正偏差使系统偏离目标的运动得到纠正以达到预期目的)、前馈(是指在反馈之前,对一个系统将会发生的偏差进行预测的过程)
方法:
运用典型信息反馈(要求:
所选典型要有代表性、权威性;
内容全面准确要先试点后推广;
重视决策实施中的调查研究);
运用综合信息反馈(要求:
兼容、扬弃、提炼、演进);
运用跟踪信息反馈;
运用组合信息反馈
第五章管理信息的存贮与利用
第一节信息的存贮
一、信息存贮的含义
1、信息存贮:
是指将有查考价值的信息,输入电子计算机终端设备存放起来,以备随时调出使用。
2、信息库存贮的特征:
原始依据性、咨询性、可收藏性
3、信息存贮的意义:
有利于增大信息资源的拥有量;
有利于集中管理信息资料;
有利于开发高层次管理信息;
有利于充分利用信息资源,提高管理工作效率。
4、信息存贮的要求:
认真筛选,要有价值;
方便利用,科学系统(集中化、科学化、实用化);
存贮手段逐步实现现代化。
二、方法
1、存贮的主要方法:
传统存贮法(建立信息档案)、计算机存贮法
2、信息资料存贮步骤:
(1)信息存贮的准备:
物理介质、物理条件、保密性能、合理的存贮程序、信息资料的积累准备(日常积累、重点积累、个人积累、集体积累)
(2)信息资料的登记:
总括登记、个别登记
(3)信息资料的编码
原则:
逻辑性、简便性、通用性、扩展性
步骤:
分析编码的信息资料;
选择编码方法;
确定数码位数;
编制成册
顺序编码法(就是只用一个标准对信息资料进行顺序排列编码的方法)
分类编码法(首先对入藏的信息资料进行分类,然后对每一类进行编码,运用最广泛)
区间编码法(是以一定的数字来表示某一类信息资料的方法)
十进制编码法(是利用阿拉伯数字的十进位,按后继数字来分别信息资料的大小类,进行单独编码)
(4)信息资料的存放排列:
按登记编码排列,按信息来源排列,按信息内容排列,按信息形式排列
第二节信息的利用
一、信息利用的意义
1、信息利用:
是将信息工作机构整理后的信息资源提供给领导和领导机关,以满足其信息需求的过程,是信息管理过程的最后一个环节。
2、意义:
有利于实现信息价值,促进社会生产力的提高;
有利于实现信息增值和信息资源共享;
有利于提高组织决策的成功率。
二、利用的方式与途径
(一)基本方式:
信息检索的服务方式;
信息咨询的服务方式;
现代信息网络的服务方式
(二)基本途径:
信息编写是秘书想领导提供信息利用的基本方法。
信息编写要做好:
1、信息选题(基本方法:
适时出新法,发掘个性法,冷热并重法,跟踪领导法、纵横结合法、喜忧兼报法、上下辅助法)
2、信息编写的主要类型:
动态型信息(反映某项工作活动变化、发展过程的信息)、问题型信息、经验型信息(反映一地区、部门在某一方面重要经验的信息)、建议型信息
3、信息刊物:
区别于简报的特色:
篇幅短、文字精、内容新、间隔小
信息刊物要求:
抓好信息稿件的修改;
抓好信息刊物的管理(审批、印发、管理:
分类立卷、计算机管理)
第六章企业与市场信息
第一节企业信息工作
一、企业信息工作的作用
与企业经营决策;
与生产力发展;
与企业科学管理
二、企业信息的内容
1、内部信息:
党务信息;
生产经营管理信息(生产信息、管理信息、改革信息、原材料信息、销售信息、会计信息)
2、外部信息:
宏观形势信息;
政策信息;
市场信息;
科技信息;
社会信息;
同行信息及竞争态势信息
三、企业信息的工作方法:
收集、整理、传递、利用、反馈、存贮
1、收集:
收集重点:
全局性的市场信息;
与本企业经营管理直接密切相关的信息;
流动的信息;
以决策急需的信息
收集方法:
阅读法、调查法、布置法、交换法、观察法、立体收集法
2、传递:
方式(文字传递、会议方式、口头方式、交易方式)要求(适量、优质、迅速)
第二节市场信息的收集处理
一、市场信息与市场信息网络
(一)市场信息
1、种类:
按产生过程:
原始信息、加工信息;
发生时间:
滞后信息、实时信息、预测信息;
按收集渠道:
正式组织信息、非正式组织信息;
按在企业经营管理中的作用分:
决策信息、控制信息、作业信息;
按来源的稳定程序:
固定信息、流行信息、突发信息;
按性质和内容分:
市场营销信息、市场管理信息、商品科技信息、市场环境信息
2、特征:
系统性、目的性、多元性、活跃性
3、功能:
沟通生产与流通联系的功能;
优化经营管理决策的功能;
协调控制功能;
辐射功能;
增值功能
(二)市场信息网络
1、构建的基本条件:
具有众多的市场信息发生源、接收源、载体及通道;
网内成员必须具有共同的意愿和需要,既是信息的发出者又是接收者;
建立传播中心承担信息的处理和传播工作。
2、组织形式:
纵向网络:
是按照商品流通管理组织系统层层垂直向下的信息网络。
横向网络:
按市场运作中的关系和经济联系形式的信息网络。
按行业和产品建立纵横连锁的市场信息网络。
3、运作与管理:
P174
二、市场调研与研究
1、市场调查的类型:
根据商品消费目的:
消费者市场调查、生产者市场调查;
根据流通环节:
批发市场调查、零售市场调查。
略。
三、市场预测与市场调查研究报告
1.、市场预测作用:
是发展生产满足需求的重要手段;
是制定经济发展计划的重要依据;
是充分发挥市场调节作用的保证;
是改善经营管理提高经济效益的有效措施。
2、原理:
可知性原理;
系统原理;
连续性原理;
相似性原理;
相关性原理;
可控性原理、服务性原理
第七章涉外经济信息工作
第一节涉外经济信息的重要性
参与国际市场竞争的需要;
优化对外经营的需要;
调整进出口战略的需要。
第二节涉外经济信息的内容
1、世界商品市场信息:
出口商品信息;
商品价格信息;
国外顾客消费需求信息;
国外市场竞争信息;
国外市场经营效果信息;
国别市场信息
2、国际政治法律环境信息因素:
政府性质和形式;
对外关系;
经济发展政策(坚定外向型经济、一般外向型经济、坚定内向型经济、一般内向型经济);
国家法律;
经济环境方面的资料;
基础设施;
财政金融状况;
社会文化环境方面的资料
政治法律环境:
是指贸易对象国的对外贸易政策和其他相关的政策法令,以及国家政局变化对市场的影响。
3、客户信息:
是指熟悉并掌握国外客户的政治和资信的具体情况。
客户信用三要素:
品格、能力(经营范围和经营能力,包括活动能力、推销能力、经营性质、法律地位等)、资本(客户资产和信用能力:
供货信用、银行信用、信用担保)
基本客户、一般客户、普通联系客户、不与来往户
第三节涉外经济信息的收集方法
委托代理,获取急需信息;
订阅国内外主要电讯和报刊资料;
有目的的搜集第一手信息;
在推销网络基础上建立信息网络;
实地调查收集信息;
利用驻外机构了解国际市场;
外贸事实性信息的收集利用(事实性业务信息主要各种数据库、信息网及工商指南出版物中关于企业产品、业务联系及简明资信状况的信息,方法:
P203)
第八章秘书参谋辅助与信息工作
第一节提供信息与运筹可行方案
一、环境条件变化信息与适度参谋
1、环境条件变化的特征信息:
环境变化的主要体现,变化前后的差异,本次变化和以往的不同以及变化的原因、程度和影响等信息。
2、利用环境变化发展趋向信息:
p209
3、环境条件变化影响信息:
主要是指环境发生变化对组织运转的诸要素产生或将要产生的影响以及影响程度、后果等信息。
二、环境条件变化中要素分析信息与应变参谋
1、优势信息的内容:
组织资源占有、配置各要素中原有的优势在新形势下更为有利,将有更大发展的信息;
组织结构功能方面的优势在新环境发展变化中将获得更好的条件;
原有的劣势信息在新环境发展变化影响下得到得天独厚的发展,迅速向优势转化;
随着组织相互影响产生的因素一新的活力对组织产生积极影响。
2、劣势信息的内容:
p213
三、发展需要信息和变革参谋:
探寻制约发展的障碍因素信息;
寻找发现有利于组织发展富有潜能与活力的因素;
获取创新发展的群众智慧。
第二节提供信息与决策论证补充优化
一、领导决策形成中的补充优化:
为形成决策意图提供信息依据;
提供信息辅助;
方案行程中的信息辅助和服务
1、正确决策的基础:
取决于决策者对客观实际及其趋势和规律的认识理解和把握程度。
二、参与决策论证和抉择的信息辅助和服务:
参与抉择论证的信息辅助;
选择比较中的信息辅助;
为模拟实验做好准备
三、实施决策中的信息辅助和服务
信息反馈,为领导指挥提供依据;
为执行中进行方案调整提供信息服务;
加速实施进程的信息辅助和服务
第三节提供信息与对管理的拾遗补缺
一、拾遗补缺,秘书具有的便利条件
把握纵向信息进行拾遗补缺;
把握横向信息进行拾遗补缺;
加强与领导的沟通进行拾遗补缺
二、拾遗补缺的主要途径
在程序化的工作中拾遗补缺;
在办事中拾遗补缺;
在随机事务中拾遗补缺
第九章秘书事务辅助与信息工作
第一节办理日常事务中的信息工作
一、机关值班及电话处理中的信息工作
1、重要性:
值班室和值班秘书信息处理是组织信息枢纽保持运转的关键
2、基本内容:
全面准确把握各种信息渠道;
随时准确把握领导活动踪迹;
确保组织内外信息沟通连续性、快捷性;
做好值班记录;
建立值班信息处理制度;
注重保密;
重要事情要采取特殊处理方法。
3、市长公开电话作用:
是政府密切联系群众,了解社情民意,转变工作作风、提高办事效率的重要途径。
4、电话信息处理的要求:
注重电话信息传递的准确性;
注重传递信息的有效性;
注重对信息分类处理;
做好市长公开电话信息处理工作。
二、接待及领导人活动安排中的信息工作
1、建立来客信息库的作用:
促进加强合作,加深了解,为组织经营管理提供服务,有利于提高接待工作质量
2、来客接待工作内容:
p229
3、领导出席公务活动的前期准备:
拟定具体方案;
准备必要材料;
事先汇报参加活动人士的有关情况。
三、保密事务中的信息工作
1、保密工作:
就是组织为了维护自身利益,把不让外界知道的秘密保护起来,在一定时间内控制在一定范围内的工作。
2、要求:
准确把握划定密级的标准;
注意收集信息漏洞,改进保密措施;
按规定做好降密、解密工作;
注意对经济、科技、政治机密的保护;
加强传输、存储过程
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