超市采购手册DOC 33页Word文档格式.docx
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3、工作内容:
1)、门店的基本工作:
A.商品的续订货、自采商品和新品的建议订单;
B.商品的陈列与组合;
C.销售业绩的追踪;
D.商品库存数的盘点及控制损耗;
E.快讯、惊爆商品的促销;
F.店内促销的品项选择及计划;
G.商圈内的市场调查分析;
H.人员的掌控与管理、培训;
2)、采购的基本工作:
A.负责公司自采商品的统采工作,多渠道提供给门店科学合理的商品组合,监督门店的日常补货;
B.收集网络、市场信息,提供给门店具有竞争力、销售潜能的商品,定期更新商品组织结构表;
C.合理的商品品质及包装要求;
D.正确的供应商基本资料讯息:
帐期、最小订货量、退换货条件;
E.提供给门店专业的业务培训计划及内容;
F.提供给门店促销计划及惊爆的销售价格;
G.对商品进行清楚的核价及合理的杀价办法;
H.新品的引进、滞销商品的淘汰;
I.商品价格的确定;
J.端架、地堆费用的收取;
K.门店广告位的销售;
L.门店损耗较大商品的补损。
3)、采购与门店沟通事项:
A.商品包装规格;
B.供应商供货的状况;
C.商品最小的订货量;
D.供应商品送货行程表;
E.商品缺货的提前通知;
F.商品退换货的约定;
G.商品促销计划通知;
H.商品价格的制定;
I.退/换、调货的通知;
J.提供门店专业知识的协助训练;
K.门店端架、地堆商品陈列的通知;
4)、门店与采购的沟通事项:
A.提供新商品引进建议;
B.商品价格变更请求;
C.商品促销的方式建议;
D.市场调查的汇总及反馈;
E.商品的品质要求;
F.新商品的到货通知;
G.供应商特殊状况的通知;
H.商品缺货的通知;
I.损耗较大商品补损请求;
J.端架、地堆商品销售情况反馈及建议;
K.新商品及滞销商品销售情况反馈及建议;
L.快讯商品销售情况反馈及建议。
第三章采购部岗位职责
1、采购部的职能
1)选择、保持丰富的品种,尽可能满足顾客的一次性购物;
2)在众多同样的商品中,尽量选择超值的商品,并保证商品的售后服务;
3)争取最有利的供货条件,尽量选择“总代理”、“总经销”的合作伙伴;
4)监督门店的日常补货,对门店经营提出建议或意见,及时引进新品和淘汰滞销品;
5)制定合理的价格政策,以低价形象吸客的同时,保证完成公司的毛利指标;
6)创造商品的最大化销售,控制最合理的库存,实现最高的业绩和利润;
7)多途径了解流行商品的销售情况,把握实体店、网店、供应链、顾客购物习惯等市场的变化及趋势;
8)根据商品的销售单价、库存单价、市调分析、顾客需求等,定期更新各机构的商品组织结构表;
9)根据商品部的促销计划及时完成相关商品的准备工作;
10)不断完善供应商的购销合同,多途径增加营业外收入的同时,不能偏离公司的“合作双赢”的经营方针,避免过度压榨或乱抬门槛,导致明星促销品的缺失和新品上架的滞后。
2、采购人员基本要求
1)灵敏的市场嗅觉,做商品的领跑者,不甘做跟随者,把所有商品的“鲜度”管理放在首位;
2)所有的采购前提必须站在顾客的需求角度考虑;
3)采购前对商品的预估销售会“精打细算”,避免滞销;
4)具有良好的沟通技巧,谈判时能准确地掌握对方的心理变化;
5)有良好的个人信誉,无不良行为记录;
6)有一定的学历,熟练使用计算机,了解财务知识;
7)熟悉超市的整体工作,有销售、订货工作的经验;
8)有良好的沟通和谈判能力;
9)商品知识丰富;
10)有较强的敬业精神;
11)有良好的身体素质,二十五周岁以上的年龄。
3、采购部部门经理岗位职责
直属上级:
副总/营运总监
下级:
本部门采购员
1)执行公司的各项规章制度,建立与采购部门有关的作业流程与制度,完成公司年度/季度/月份考核指标和工作指标;
2)负责本部门购销、联营、租赁等经济合同的审批、监督,制定本部门商品采购及促销的年度计划,报上级批准后组织实施,确保各项采购任务完成;
3)负责、指导本部门商品品类、商品组织结构表的更新和完善,每季度每中类新品引进不得少于12个,并执行“进退”原则,每少一个,罚本部门采购员20元,采购主管级以上人员50元。
每季度新品数量独立计算,不允许夸季填补,数据由信息部统计;
4)负责、指导本部门购销合同、促销堆头、订货政策的谈判及签订。
5)依据快讯品项分配表、陈列表负责本部门快讯与促销商品的选项及建议表的提交、讨论、落实、快讯制作、调价、陈列安排等工作。
6)指导、监督本部门促销商品、季节性商品、特殊付款条件及货源紧张商品的订货、销售等情况。
7)定期分析本部门商品的需求及销售情况,熟悉各种商品的供应渠道和市场变化情况,指导、监督、培训、管理下属开展业务,不断提高业务技能,确保公司的合理采购量;
8)审核、指导年度或特殊节日各采购员呈报的采购计划,统筹策划和确定采购内容,减少不必要的开支,以有效的资金,最低的费用,保证最合理的供应;
9)要熟悉和掌握本部门所需各类商品的品牌、名称、型号、规格、单价、用途、产地和订货周期,完善系统商品信息档案;
10)根据商品属性,灵活、合理地定价,根据采购工作的需要,合理、准确地分类,严禁商品信息错误或窜类;
11)定期查询商品库存是否符合要求,对本部门商品的周转和质量标准负有主要责任;
12)认真监督、检查、跟进各采购员的采购进程和价格控制;
13)遵守和监督采购人员在从事采购业务活动中,要遵纪守法,讲信誉,不索贿,不受贿,与供货单位建立良好的关系,在平等互利的原则下开展业务往来。
4、采购员岗位职责
1)监督并执行商品政策,根据门店主力消费群体的定位,量身打造合理的商品组织结构,采购方向不得盲目偏离。
定期运用思讯系统的20\70原则来诊断中类商品结构是否达标,分析小类商品的平均销售售价和平均库存售价的价格结构是否平衡,分析小品类的价格带是否合理,发现异常应立即调整,以便及时校正各门店的经营方向;
2)根据商品属性,灵活、合理地定价,根据采购工作的需要,合理、准确地分类,严禁商品信息错误或窜类;
3)分解、跟踪销售任务,把握、调控商品库存,及时与各门店沟通解决,共同达成经营目标;
4)维护重点商品的库存与价格形象;
5)负责本部门购销、联营、租赁等经济合同的商谈、拟订、申报。
6)负责本部门供应商的谈判与管理,取得更好的交易条件、费用与促销支持。
7)执行本部门新品、新供应商引进,滞销积压商品及绩效差的供应商的淘汰工作。
8)负责本部门商品变价、退货的拟订、申报。
9)依据快讯品项分配表、陈列表负责本部门快讯与促销商品的选项及建议表的提交、讨论、落实、快讯制作、调价、陈列安排等工作。
10)执行本处促销商品、季节性商品、特殊付款条件及货源紧张商品的订货、销售等情况。
11)监督、指导新商品的导入,确保商品信息和归类的准确,并及时淘汰滞销品;
12)确定并及时上报供应商业务合作的方式;
13)服从管理,遵守制度,按时按量完成销售计划及采购计划。
14)定期进行市场调研,做到知己知彼,面对竞争对手情况,制定更具有针对性的竞争方案和采购计划;
5、采购部工作流程
1)保证与公司合作的各供应商、联营商证件齐全合法,监督、协助品质管理员根据相关执法部门的要求及时进行更新质检报告,其他证件在相关部门要求上交时间前索取合格证件,若因主观原因造成的商品质量或台账问题造成被执法部门问责,罚相关责任人20~100元;
2)将销售任务分解至每天并跟踪,分解的任务指标包括:
来客数、客单价、部门销售金额、部门销售占比、部门毛利、部门库存及周转天数,上班第一时间统计昨天所有指标的销售达成情况,总结原因,及时补漏;
3)每天统计各中类促销品的销售金额、毛利、占比、库存,良好的促销销售占比为25%,能打动顾客的促销差价应降10%以上。
若促销效果不佳,或促销达标而毛利额没能增长10%,说明选品或陈列有问题;
4)每天查看本部门销量排前100名的商品和A类商品的库存,并能保证它们的安全库存;
5)每天查看并协助解决本部门的负库存、负毛利等异常情况;
6)每周查看信息部统计的周报表,及时调整异常指标,对销量排后100名的商品作出分析调整;
7)每周必须进行市调工作并及时制定打压、赶超对手的策略,对门店提交的市调报告中,调价方案必须当天完成,其他差异在三天内完成并将所有市调报告上报营运总监或副总,否则罚接单采购每次50元;
8)每月仔细检查本部门的系统商品档案,发现信息不符或窜类立即通知信息部调整,否则罚该类采购负责人每个单品2元(窜类包括:
商品属性不同类、供应商商品范围不符、供应商资料与原件有误等);
9)商品的汰换:
每月查询分析总部和门店30天不动销商品的库存并查看其陈列位置,严格控制库存在最小范围内;
统计小品类3个月销售、销量、毛利倒排3名的商品,约谈供应商让利、换货或退货;
统计6个月不动销、零库存(或停产、过季、下架等)确定不再进货的商品,通知信息部作停购处理,统计18个月不动销、零库存确定不再销售的商品,通知信息部作淘汰处理;
各采购针对各机构的系统商品信息,对不再购进和销售的商品必须作“停购”的状态处理,并统计成《商品状态变更申请表》,每月15日前上交营运总监审核交由信息部操作,以达到保证、维护商品状态的正确性,否则罚采购负责人每个单品2元。
10)每季度各部门的采购主管级以上人员,必须向总经理提交本部门的工作职责和流程的更新建议,否则罚款50元。
11)各店所需的促销陈列最终决定权属于采购部,供应商的一切陈列变动全部由采购部进行洽谈,门店根据季节变换、动线分析等需要的的陈列变动必须上报采购部,由营运总监、副总审核后方可变动;
12)公司初步确定陈列道具的签订底价:
货架200元/月,端架400元/月,堆头500元/月,采购签订低于底价的陈列合同必须逐级申请,副总审核;
所有陈列协议必须一式四份,财务、门店、采购、供应商各一份,只有财务部有盖章权,一经发现挪用盖章行为,罚当事人100元,盖章保管人200元;
13)食百部门的所有价格调整由采购部执行,门店店内特价必须向采购部申请,采购部联系供应商进行特供后,交由信息部进行价格调整;
14)新品进场必须按照《供应商商谈记录》进行谈判,登记好所有要点后交由营运总监、副总、总经理审核后方可签订正式合同,商谈事项必须在三个工作日内回复供应商;
15)对于新洽谈的客户要做《采购客户发展记录》,由接待采购记录整理成档案,如果商谈完成而未做记录,罚接待员每次20元。
商谈事项必须在三个工作日内回复供应商,否则罚接待员每次50元;
16)约谈已经合作的老客户都必须填写《供应商商谈记录》,由接待采购记录整理成档案,如果商谈完成而未做记录,罚接待员每次20元。
17)对从供应商争取的促销支持每次都要进行记录填写《供应商促销支持登记表》,由接待采购记录整理成档案,如果商谈完成而未做记录,罚接待员每次20元。
18)对有供应商支持的促销活动的促销效果进行评估登记填写《促销活动效果监测登记表》;
19)供应商商谈记录由营运督导或上级作不定期检查,所有档案必须定点存放;
●供应商撤场流程,财务、采购、门店必须针对供应商的所有货款、库存、费用等进行盘点,确定后签字,经营运总监、副总、总经理审核后方可撤场,采购、财务在签订、收取供应商通道费用时必须认真核对,尽量要求现金,防止账务倒挂;
20)价格带:
每月必须提取各品类的销售数据拉出价格带,无明显波峰价格带的品类绝对有问题,必须马上调整商品结构。
采购每月必须安排专项市调,针对各自负责的小类进行价格带的市调,并根据市调分析价格带配置(安排专门的价格带配置培训),交由采购总监审核,副总、总经理确定改进方案;
21)价格结构:
每月提取各品类的销售和库存,检验销售平均的单价和库存平均的单价是否接近;
22)品类管理:
每一个小品类就是顾客的一种需求或一种功能,这是我们将商品分类的基本依据,要求各采购必须针对现有商品,根据需求和功能,分出所有相应的品类。
科学合理地分类,不但方便商品的采购及数据分析,还可以把握顾客需求的方向。
因为顾客需求的多样化及审美疲倦,注定了每个商品都有它的生命周期,因此只有不断地引进新品、淘汰滞销品,才能留住顾客保证销售。
每周分析小分类的占比、同比、环比的销售情况,将销售排前或增长较大的品类进行扩大陈列面的调整,反之则要留意商品是否缺失、过时或者已无法满足高端客户的需求;
要求采购必须时刻熟记自己负责的大、中、小品类名称,抽检背不出或背错的,每个品类罚款20元,若整个小品类商品缺失,罚相关责任人100元;
每季度应根据顾客需求、市场变化、功能补充、销售差异等情况,向营运总监提交对品类作出的增减、重新定义等规划报告,否则罚采购经理100元;
各采购每月根据各品类作出相关的占比、同比、环比的销售分析,不管有没有采购需求,对管辖的所有小品类也要作出采购计划,上交营运总监或副总,否则罚款100元;
23)商品结构:
运用思讯系统的20/70原则,每季度诊断中类的销售是否满足20/70原则,发现不合理应作出各小类SKU的增减或促销计划,交由营运总监审核,否则罚该类别采购员50元,经理100元;
采购部必须密切关注并收集商品的网络销售信息、周边市场销售信息、竞争对手销售信息、顾客意向商品等信息,尽快将流行商品、缺失商品灵活引进,在保证结构性商品的基础上建立合理的单品数,确保门店的商品始终在合理良好的状态下运行。
24)供应商的管理:
培养有实力且愿意合作的合作伙伴,尽量与具有“总经销”、“总代理”资格的供应商合作,淘汰没有潜力或对超市无益的供应商,尽量减少中间环节,以降低进货成本,争取最好的商业交易条件,将营业额与毛利额最大化。
采购必须每月针对销售环比连续三个月下滑的供应商进行约谈,通过数据分析指导提升或作引进准备,前提要保证同类商品要有2家以上的供应商和品牌;
25)自采管理:
自采商品由总部统采,采购金额核准权限:
采购专员:
5000元以内(含);
采购部经理:
20000元以内(含);
营运总监/副总:
50000元以内(含);
总经理:
50000元以上。
采购周期暂定为15天,特殊情况需向上级申请。
各门店涉及广东自采商品的部门负责人,必须在每月13-15日、28-31日18:
00前将广州自采商品订货单上交采购专员处作参考,主要的统计、请款和采购任务由采购部全权负责(订单按下表生成);
每月20日18:
00前将广州自采退换货商品调拨至配送中心,并统一存放至指定地点,通过物流退货的商品积压时间不允许超过30天。
未按上述规范开展广州自采商品采购及退换货工作的门店或采购,相关责任人处罚款50元以上,特殊情况需申请上级同意;
富川百家福采购订货单
供应商名称:
采购专员:
联系电话:
请款审核:
日期:
货号
商品名称
规格
单位
进价
前40天销售数量(剔除团购)
库存
日均销售
库存可销天数
订货数量(减原库存,满足35天销售)
单品采购金额
采购请款总金额:
27)特殊采购审核:
外采计划必须按照采购部制定的外采规定严格执行,进行大量压货的采购计划必须由营运总监、副总、总经理审核通过。
对门店提交的新品、非常规量商品的采购申请单,若采购不同意必须注明原因交总监或副总审批,搁置时间不允许超过3天,否则罚该采购50元,门店若超3天不跟踪,罚当事人50元;
对门店提交的供应商缺货清单,采购员必须在三天内作出解决方案,解决不了的必须上报副总或营运总监,否则罚采购50元,门店若超三天不跟踪,罚当事人50元。
第四章促销管理
一、促销策略:
1、快讯促销(简称DM,来源于英文DirectMail),是综合超市最有力度促销方式,每15-20天一次,用邮寄或直接派发的形式送到有效客户手中,其印刷成本大多由供应商赞助,就是通过媒体进行不定期的促销活动。
(例如:
报纸、广播、电视)
2、媒体促销:
就是通过媒体进行不定期的促销活动。
3、店内促销:
通过门店来组织并在店面进行的短期促销活动,店内促销是对快讯促销的补充,尽量避免对快讯有影响(例如:
特殊陈列、免费试吃试饮、试用、演示、游戏、买赠、厂商品牌推广、商品特价)
4、厂商促销:
选择具有实力,愿投入、品项较多的厂商,预先由厂商,做详细方案,经商场同意后方可实施。
厂商大型促销活动在人员费用都有较大的投入,商场也应全方位地给予支持,如店内外的陈列、宣传、音响、舞台、广播等等。
二、促销活动方式:
1、节日促销:
春节、元宵节、情人节、妇女节、清明节、劳动节、母亲节、儿童节、端午节、父亲节、教师节、中秋节、国庆节、重阳节、圣诞节、元旦等;
2、周年店庆促销;
3、主题促销:
围绕一个促销主题进行的活动:
三、促销的表现方式:
1、买A送A;
2、买A送B;
3、拍卖;
4、集印花换购;
5、抽奖;
6、刮奖;
7、赠品;
8、叫买;
9、试吃;
10、降价;
11、均价;
四、促销商品的选择:
1、按照促销主题和品种要求,选择商品;
2、每次促销应包括各中分类及重点小分类品项,对于主题活动密切相关的类别可适当增加品种;
3、促销商品应与主题即顾客日常消费品为主;
4、适当选择新商品、广告商品;
5、选择供应商促销力度较大的商品;
6、多选择低价优质商品,适当选择单价高的产品,以增加促销效果;
7、应保证促销商品在促销期间的市场竞争力;
8、尽可能少选择负毛利商品;
五、促销商品的采购:
1、确定促销商品的毛利预算,销售预算和活动周期;
2、提前预估销售数量并要求供应商备足促销商品库存,确保促销商品的数量,避免中途脱销,影响促销效果;
3、确保促销商品按时到货;
4、对促销商品仓储优先、配送优先的原则;
5、促销期间如有价格调整,应遵循变价规范,统一调整,并在促销结束后及时恢复原售价;
六、与供应商共同促销:
1、让供应商积极参与,共同讨论促销计划;
2、必须要供应商确保足够促销商品的数量及按时送货;
3、促销商品十分畅销而无足够库存时,要采取紧急订单;
4、在促销活动中,供应商应提供:
(1)折扣优惠;
(2)进价降低的优惠;
(3)赠品提供;
(4)广告费赞助;
(5)促销员现场管理;
(6)相应商品海报;
(7)促销货架的陈列费用(如堆头、端架费用等);
(8)相应的陈列设备,如特殊的展示架;
六、促销商品的陈列:
1、陈列原则:
醒目、突出、大面积陈列、营造良好的购物环境,让顾客产生购买冲动;
2、陈列方式:
端架、堆头、整体排面、促销区陈列、特殊陈列等;
3、广告及标价牌:
(1)对于促销商品,在陈列区内必须有醒目的特价牌,以达到告示顾客,营造氛围的目的;
(2)促销商品特价牌必须清楚醒目,可标明原价即降价后的现价,并说明此次促销活动时间;
七、促销区商品陈列管理规范:
1、端架、堆头等促销区的陈列原则:
(1)端架、堆头等黄金促销位置应该用于陈列重点销售的产品,通过量贩的方式,提高门店的销售业绩,并可以得到供应商的更多支持。
(2)端架和地堆应做到统一管理,由总部采购和门店分别控制陈列品项;
(3)采购中心制定的端架、堆头陈列计划应严格得到执行;
2、端架、堆头商品选择:
(1)时段促销商品。
(2)特价商品;
(3)高毛利商品;
(4)重点新品或广告商品;
(5)应季商品;
(6)店内促销商品;
(7)清仓处理商品;
(8)利润高、回转率高的商品;
3、陈列道具:
(1)层架。
(2)折叠笼;
(3)斜口笼;
(4)吊挂;
4、端架陈列标准:
(1)选择适当陈列道具与方式;
(2)端架陈列商品原则上不超过2种,特殊门店每层端架不能超过1个商品,一个端架不能超过6各商品;
(3)端架陈列宽度:
长度:
两排货架之间宽度;
宽度;
货架板宽度;
(4)有正确明显的价格牌;
(5)端架陈列可配合促销活动,做广告促销标识;
(6)以不缺货为标准;
(7)陈列商品不宜过小(如:
口香糖),也不宜过大;
(8)有颜色分类的,必须分开,以垂直陈列位原则;
5、堆头、地堆陈列标准:
(1)堆头、地堆地下要有木板垫底;
(2)商品尽量做成方形陈列,高度不超过米;
(3)堆头、地堆之间要留有通道可供手推车通过;
(5)同属性商品陈列在一起;
(6)商品促销量应该是大量陈列;
(7)堆头、促销笼应摆放整齐;
(8)轻包装无法站立的商品,不宜用堆头陈列,尽量用促销笼进行陈列(糖果、瓜子等),地堆下用整箱商品的码桩,要求四个垂直划一;
6、端架、堆头、地堆陈列计划表:
(1)每半个月(最多1个月)必须更换品项,不允许连续存放在原位置;
(2)由采购中心主管提出计划,部门经理、采购总监同意
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