FSCCOC森林管理体系监管链执行手册程序文件+所有记录表格+执行要点说明Word格式.docx
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2引用标准
2.1FSC-STD-40-004(version3.0)
FSCStandardforChainofCustodyCertification产销监管链认证标准
2.2FSC-STD-50-001V2.0
RequirementsforuseoftheTrademarkbyCertificateHolders持证者标签使用要求
2.3FSC-POL-01-004
PolicyfortheAssociationofOrganizationwithFSCFSC组织结缔政策
2.4FSC-STD-40-004aV2.1
FSCProductClassification(AddendumtoFSC-STD-40-004)FSC产品分类
批准人:
日期:
(公司总经理)
任命书
1管理者代表任命书
根据FSC/COC森林管理委员会/产销监管链体系标准FSC-STD-40-004(version3.0)要求,兹任命为COC管理者代表,并具有以下方面的职责和权限:
1.确保COC监控体系的过程得到建立和保持;
2.向最高管理者报告COC监控体系的业绩,包括改进的需求;
3.在整个组织内促进各项监管意识的形成;
4.就监管体系有关事宜对外联络;
5.确保COC监控体系的贯彻和维护。
以上任命自签署之日起生效。
2健康安全主任任命书
为建立、实施、保持和持续改进公司健康安全管理,确保所有员工的健康与安全,确保公司所有健康安全管理规定得以实施,持续改善公司健康安全的管理,经研究决定,任命为健康安全主任。
其职责:
1.负责公司社会责任方面有关职业健康安全方面工作;
2.组织安全委员会成员定期开展安全作业检查、定期召开安全作业会议、监督各部门对安全隐患进行整改、组织安全事故调查、处理和改进;
3.负责组织消防知识、安全作业培训(与人力资源部配合);
4.协助社会责任管理者代表做好社会责任管理体系方面工作。
方针目标
为实现持续改进、并使监管链体系过程符合FSC-STD-40-004(version3.0)标准要求,公司确定了经营方针、经营目标,并作出公开承诺:
1.FSC经营方针:
“可持续利用资源、严格控制浪费;
保护环境、造福社会。
”
2.FSC经营目标:
2019年通过FSC/COC认证,2024年FSC产品销售量比上年度增长20%
3.承诺:
本公司将严格执行本手册规定,并作出以下承诺:
------致力于提高FSC材料贸易的提高
------贯彻FSC-POL-01-004的要求,并避免从以下方面取得木材:
组织同意,在当前以及在未来与FSC之关系存续期间,不以任何直接或间接地方式牵涉以下不可接受之活动:
a)从事非法采伐或非法木材或森林产品贸易;
b)在林业经营中违反传统权利和人权;
c)在林业经营中毁坏具有高保存价值的林木;
d)将森林大规模转变成种植园,或用作其他非森林用途;
e)在林业经营中引入基因改造生物;
f)违反《国际劳工组织关于工作中基本原则和权利宣言》中规定的任何国际劳工组织核心公约。
------公司确保满足国家和国际劳工组织相关社会、健康、安全的要求:
●严禁使用童工,不接受任何使用童工或强迫劳动的供应商或分包商。
●尊重工人自由,禁止任何形式的强迫劳动。
●提供安全卫生的工作和生活环境,确保员工的安全和健康。
●推动劳资合作,尊重员工的结社自由和集体谈判权。
●提供平等和公平的工作环境,禁止任何形式的歧视行为。
●尊重员工的基本人权,禁止任何形式侮辱人格的行为。
●合理安排经营计划,合理安排员工的工作和休息、休假。
●提供合理的工资福利,确保满足员工的基本需求。
4.为实现公司经营方针、目标和承诺,公司将采取下列措施:
A.通过宣传、培训和目标展开等方式,让所有员工理解方针目标,树立良好的意识,不断提高管理技术和水平,实现节能降耗。
B.建立文件化的COC监管体系,并透过统计技术来证实和作为改善的依据。
C.以专人来维护体系有效的运行,全公司人员共同实施有效改进,使体系更加完善,以达到本公司的目标。
D.本公司将与供货商密切合作,确保供货商的原材料和我们的产品一样符合FSC标准的要求。
第一节适用范围
1.手册说明:
本执行手册描述的本公司FSC/COC监管体系,是在符合FSC/COC森林管理委员会/产销监管链体系标准要求FSC-STD-40-004(version3.0)的条件下,通过有效运行和不断改进,有能力持续证明:
1.1任何买卖FSC产品组的纸张或纸板或木材均来自于可识别的FSC认证过的有效管理森林或经过COC认证的直接供方,且能确认以下种类:
a)100%的FSC材料
b)混合的FSC材料
c)使用回收再利用材料
d)其他再生材料
e)受控木材
1.2在接收、储存、储运、销售等过程中,确保经过认证和没有经过认证的产品能清楚的识别和隔离,并不被混合;
1.3遵守FSC-STD-50-001要求并依照该要求对公司“FSC产品明细”范围内的产品使用FSC标签;
1.4建立和保持相关的记录
2.体系范围:
本执行手册覆盖的产品为本公司生产的的FSC声明,产品类别,树种,实际生产的产品(具体参见公司FSC产品组清单)。
公司采用转换体系管控FSC材料的生产和销售(根据实际情况描述)。
注:
此处描述根据公司的实际情况进行更改,描述产品的认证范围,
公司生产地址为:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
公司仓库地址为:
第二节管理职责
1管理承诺
最高管理者应通过以下活动对其建立、改进COC监控体系的承诺提供证据:
1.1建立文件化的经营方针、经营目标和公开承诺并贯彻执行(见方针目标)
1.2.任命管理者代表(见任命书),在公司内确保COC监控体系的贯彻和维护。
1.3.贯彻FSC标准要求,持续改进其有效性;
1.4.提供必要的资源,确保FSC-COC产销监管链体系得到有效运行;
1.5.应满足或超过与职工健康和安全有关的所有适用环境和安全法律法规。
2安全、环境和资源
2.1.配置必要的通风、消防器材,保持适宜的温、湿度和职业卫生安全。
以创造良好的工作环境,对于安全设施应报劳动监察部门检定并培育合格操作人员;
2.2.制定并明确与COC监管链体系有关的架构及职责,以确保本体系的持续性、有效性和适宜性;
2.3.在公司内部,就COC体系的过程,包括要求、目标及完成情况,以及实施的有效性,采用适当的培训确保其教育、训练、技能和经验上能够胜任以实施和改进COC监控体系过程,以实现承诺。
3产品组明细
管理者代表组织业务部、资材部建立公司FSC产品组清单,详细说明该产品的类别和范围,并在过程中遵守;
4持续改进:
适时改进FSC监管链体系和更新《FSC产品组清单》,确保与承诺相一致。
附件:
组织结构与职责分配
1.1FSC-COC组织结构:
见《组织架构图》
1.2体系要求与职能分布
职能部门
体系要求
总经理
管代
行政部
体系科
品管部
业务部
生产部
工程部
PMC部
采购部
财务部
1.0范围
▲
○
2.0管理责任
3.0文件和记录
4.0组织和培训
5.0材料采购
6.0接收和储存
7.0过程控制
8.0销售
9.0统计
10.0标签和标识
▲主要职能○相关部门
1.3职责:
a)负责制定、批准公司经营方针、目标,颁布执行手册。
b)负责建立组织机构,规定各部门的职责、权限和关系,确保有效行使职权。
c)对COC监管体系的运行和验证提供充分的资源。
d)任命管理者代表以贯彻和推进COC体系的维护。
管理者代表
a)协助总经理对公司COC监管体系进行有效控制和管理。
b)组织分管部门建立工作目标(分解目标),并督促落实。
c)为体系策划的实施调配必要的资源。
d)负责对各部门的执行情况进行监督检查并推进COC监管体系的改进工作。
e)标签使用控制。
f)统筹FSC不合格品、投诉等问题
行政部/人力资源部/品管部
a)负责公司COC体系的文件资料管理。
b)负责公司COC体系的记录资料管理。
c)负责组织各部门对COC相关知识的宣贯和培训。
a)负责市场信息的调研、顾客的沟通、组织FSC合同评审工作。
b)负责公司材料销售和产品出货的管理。
。
c)负责COC标签的设计制作及标签使用的管理。
d)负责FSC销售的仓储管理及相关统计,FSC销售帐目的建立。
资材部
a)负责FSC原材料的采购及记录(采购订单、发票、供方资料)的管理;
b)负责对供方进行调查与评价,确定公司的FSC合格供方;
c)负责FSC原料采购发票的检查。
d)负责组织业务部确定公司的FSC产品组,并编制产品组清单。
f)负责FSC原料的进料验收。
a)负责FSC原材料的采购发票的验证与管控;
b)负责FSC材料销售发票的开具与管控;
c)负责FSC送货单的开具与管控。
生产部/工程部/PMC部
a)负责FSC材料的的包装及仓储管理及相关统计,FSC材料帐目的建立。
b)负责FSC材料仓储过程的标识管理,防止与非FSC材料的混放。
c)负责车间使用FSC材料的管控。
-----各部门职责和权限根据公司实际描述
第三节组织和培训
1目的:
制定并明确与COC监管链体系有关的架构及职责,对承担职责的人员规定相应岗位能力的要求,并采取措施以满足相应要求,以确保COC监管体系的有效执行。
2范围:
适用于与COC监控体系有关的所有人员,包括临时雇用人员。
3职责
3.1总经理负责公司资源的提供及架构、职责的分配。
3.2人力资源部负责人员招聘和教育培训的归口管理。
4内容:
4.1组织
4.1.1总经理应制定并明确与COC监管链体系有关的架构及职责,并任命管理者代表(见任命书),在公司内确保COC监控体系的贯彻和维护。
4.1.2人力资源部负责组织编制重要岗位,明确与COC监管链活动有关的各岗位人员的职责和能力要求,经审批后作为人员安排、培训的主要根据。
4.2培训
4.2.1应识别从事影响COC监控活动的人员的能力需求(特别是关键控制点的人员),对承担COC监控体系规定职责的所有人员,根据他们的岗位要求实施培训。
4.2.2应在确保上述人员理解并知晓其在执行本标准所有要求中的职责后方可上岗;
每年还应根据需要进行培训和考核。
4.2.3培训及培训的管理
4.2.3.1人力资源部组织编制年度COC培训计划,明确培训内容、目的和参加人员等,由总经理批准后实施;
培训应覆盖公司COC监控体系规定职责有关的所有人员。
4.2.3.2每次培训应在《培训记录》进行签到。
4.2.4.3培训完成后要进行考核,对不合格的,对其工作岗位应进行相应调整。
第四节文件和记录
1总要求
本公司按FSC/COC森林管理委员会/产销监管链体系标准要求建立并批准发放了执行手册和操作指导类COC监管体系文件,并将持续改进其充分性、适宜性和有效性。
为建立本COC监管体系:
a)公司组织学习了标准,识别、确定本监控体系所需要的过程及其相互关系;
b)编制COC监管体系文件,确定为有效运作及控制这些过程的准则与方法;
c)实施并保存相关的记录,以证实体系的适宜性、有效性和充分性;
d)建立自我完善的机制,对所收集的数据进行分析,持续改进、及时更新。
2文件控制
2.1体系科负责文件的发放与管理
2.2文件的编制、审批、发放、更改、作废和管理
2.2.1文件有管理者代表组织各部门编写,总经理审批;
2.2.2执行手册的编号为:
ZY-COC-2020,版本为1.0;
2.2.3所有文件应登录《受控文件清单》,在发放时盖受控章;
2.2.4各种以软件媒体形式保存的文件,应予以备份并登记管理以防止文件的丢失和损坏。
3记录控制
3.1各部门负责职责范围内记录的管理工作(记录收集、归档、贮存、保管等)。
3.2COC监控体系运行记录主要包括以下几类:
a)人员的培训、工作经验和资格记录;
b)供应商资料(FSC证明资料、运输单证文件等);
c)原料采购、接收、储存等记录;
;
d)销售记录(包括产品订单接收、储运文件
等记录);
e)采购、交付、接收、转交、仓储存货和销售等的统计记录;
3.3记录的标识和管理
3.3.1所有涉及COC材料监管过程的记录均在记录的右上角加印红色“FSC”字样,以区别其他非COC体系记录。
3.3.2所有记录应登记于《记录清单》并确定记录的保存期限,COC监控记录保存期限一般不得少于5年,客户要求超过此标准时,根据客户要求执行。
记录贮存环境应保持干燥,防止受潮、霉变、丢失。
3.4电子档文件记录的管理。
电子档文件、记录等资料,由体系科负责用移动硬盘备份,每月备份一次。
第五节采购、储存和销售
重点要求:
资材部在采购FSC材料时,要求供应商在发票和送货单右下角备注栏注明FSC产品类别,FSC声明,树种等信息,发票和送货单单独保留备查
业务部向客户提供的发票和送货单亦一样,外贸订单以PACKINGLIST和COMMERCIALINVOICE中注明清楚;
客户下单时,要求客户明确FSC要求
1.目的
对产品的采购、储存和销售过程及供方进行控制,确保产品的采购、储存和交付符合FSC规定的要求。
2.范围
适用于本公司对FSC产品的采购、储存和销售过程及其供方选择、评价控制。
3.职责
3.1资材部
a)负责FSC材料的采购、供方调查与评价,确定公司的FSC合格供方;
b)负责FSC原材料的采购记录(采购订单、发票、供方资料)的管理。
c)负责FSC材料验收、贮存、防护和储存记录的统计核算和管理工作;
d)负责FSC原料的进厂验收
e)负责FSC原料、规格方料的贮存、防护和储存记录的统计核算和管理工作。
3.2业务部
a)负责公司产品的销售,销售统计和资金回收工作;
3.3财务部
a)负责销售发票和销售单据的制作、采购单据的存档工作。
4.工作程序
4.1对供方的选择评价
4.1.1对FSC材料供应商的选择评价
4.1.1.1根据FSC产品明细表的需要,选择合格的供方,建立并保存合格供方的资料。
4.1.1.2在选择时,供方应提供以下证明资料:
——FSC的COC证书(含有效期等);
——认证范围及种类的证明;
——资源的使用权的合法证明(营业执照、生产或经营许可证)复印件;
4.1.1.3对提供FSC材料的供方,除提供充分的书面证明材料外,每次采购前还需通过网络(info.fsc.org)对FSC的COC证书、认证范围及种类的有效性查询核对,无误后列入《FSC合格供方名录》进行管控,并网络截屏或打印,保留查询证据。
4.1.2对受控木材供应商的选择、评价
本公司不对外采购受控木材。
故本公司不选择、评价受控木材供应商。
4.1.3FSC产品组中材料的类别主要有:
a)FSC100%material→FSC100%材料
b)FSCMixmaterial→FSC混合型材料
c)FSCRecycledmaterial→FSC回收型材料
此处根据公司实际情况填写
4.2采购
4.2.1采购订单
资材部根据客户订单及库存情况拟定FSC材料采购量并制定FSC材料《采购合同》。
采购FSC材料需在《FSC合格供方名录》规定的范围内进行,并于每次采购前确认。
4.2.2采购的实施
a)采购人员根据所需的材料,在《FSC合格供方名录》中择优采购。
b)制作FSC《采购合同》时应明确品名规格、数量、FSC材料的种类、COC证号、服务要求、单证要求(发票、送货单等)、付款方式、违约责任及供货期限等。
4.3产品的接收、储存
4.3.1采购产品的验证
4.3.1.1FSC材料的验证
FSC材料进厂后,由仓管员、采购按采购文件规定的要求,对采购单证文件(发票、送货单等)是否符合规范要求,并对其内容进行核对,当确认材料来自于获得FSC-COC认证的工厂且其数量、材种、证书号等在FSC认证证书范围内且真实有效,组织fsc材料的隔离堆放并办理入库手续;
对不能识别的,应单独标识隔离,直至可识别为止,否则视为非FSC材料;
4.3.1.2受控木材验证
本公司目前不采购受控木材。
故不存在受控木材的验收。
4.3.2原材料卸货
验收符合要求后,仓管人员通知装卸人员卸货,并堆放到指定区域。
FSC材料定置区域应当有明显标记,标识牌应注明FSC材料的声明。
FSC材料在运输、卸货和贮存期间禁止与其它材料发生混合,如无法辩别是否FSC材料,则做为非FSC材料使用。
4.3.3原材料台帐
进入仓库的原材料应建立台帐(FSC材料专用帐本),保持帐、物一致。
台帐应标明:
品种、数量、进入日期、对应的FSC采购单证号等。
每年对FSC材料进行汇总统计,并填写《FSC原材料年汇总表》。
4.3.4出库作业
原料仓库管理员应对业务部的发货数量进行核对,办理出库手续,并在FSC材料帐上做好出库登记
所有出库凭证仓管员应妥善保管,不得丢失。
4.4销售
4.4.1订单/合同
4.4.1.1业务部负责识别顾客对FSC产品的需求与期望,并确认顾客所需之FSC产品属于公司FSC产品组。
4.4.1.2业务部明确客户订货要求后,与客户签订销售合同,合同应包括品名、规格、FSC种类、产品类别、数量、技术要求、交货期、交付地点、包装要求、价格等内容。
4.4.1.3合同签订后。
业务部下出货通知单,发放到仓库组织发货。
4.4.2发货
4.4.2.1业务部根据订单通知仓库组织装车发货,发货单据单应包含以下内容:
A、购买者的名称和地址、日期。
B、与FSC产品组清单一致的产品描述。
C、产品销售数量。
D、经认可机构发行的有效的COC证书登记号码
E、FSC声明(FSC100%,FSCMixX%,FSCMixCredit或FSCRECYCLED)
4.4.3业务部与财务部根据销售订单编制《发货清单》并提交给客户,发票,发货单据应包括以下信息:
a.企业名称,地址,联系方式;
b.客户名称,地址;
c.开票日期;
d.产品描述;
e.产品售出量;
f.企业FSCCOC证书号;
g.FSC声明(FSC100%,FSCMixX%,FSCMixCredit、FSCRECYCLEDCREDIT或FSCRECYCLEDX%)
h.订单或合同号,以连接发票与送货单
4.4.4应分类统计FSC产品销售数据。
4.4.5应保留单证文件和销售发票的复印件,并按类归档保管,保管期为5年。
4.5对于销售产品的声明降级规则如下:
4.5.1FSC100%声明可以降级为FSCMixcredit或FSCMixX%。
4.5.2FSCMixcredit和FSCMixX%不能相互降级。
4.5.3目前本公司暂不考虑使用销售声明降级,销售的声明以实际采购材料声明为准,并确保FSC标签与销售文件上的FSC声明相符。
4.6出口报关、报检的控制
4.6.1公司应具备在当地海关、检验检疫局注册备案,有进出口经营权和报检资格。
4.6.2在货物运抵海关监管区后,装货的24小时之前,备齐海关所需单证向海关申报,必备单证:
清单、发票、合同、核销单、报关委托书、船公司装货单等单证件各一份;
按海关税则所规定的各项证件(如通关单、出口许可证等)。
4.6.3出口报检,公司在在报关之日前三天备齐所需单证,向检验检疫局申报。
提供单证有:
清单发票、合同、报检委托书、厂检单、包装单等证件各一份。
4.6.4出口报关需正式向海关申报。
公司及时缴纳出口需缴纳税费以及报关报检费。
4.6.5海关现场审单结束。
货物单证放行后,公司应在海关规定的时间内将货物运至海关监管区内进行验放。
如需查验,应及时与海关联系,进行货物查验,验完后需按船公司封指定铅封。
不需查验的应及时进行实货放行,将装货单按截关时间送到港区装船。
4.6.6待货物出口,船公司就将出口舱单数据传送海关,海关接收到数据后报关行待海关数据结关后,及时到海关打印退税核销联。
4.6.7公司还应遵守其他有关产品出口贸易的及林产品生产的相关法律法规,例如
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