0预算合同管理流程试行Word文档格式.docx
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2、强化自控意识。
只有积极主动加强基础工作,创新工作方法和思路,才能真正起到相应控制效果和实现理想的效益。
局、公司的各项管理制度、审批、指导、监督、检查等职能工作目的也是旨在促进项目管理水平和经济效益的提高。
3、指令性和指导性相结合。
局、公司的一些强制性规定和程序必须执行,其他工作本着重实质、讲效益的原则灵活处理。
每个环节的控制点工作的描述包括工作内容、程序、标准和考核,描述尽可能采用量化指标,以增强实施和考核的可操作性。
4、主旨是建立以项目合同管理为核心,成本控制(节流)、索赔立项(开源)为主要实质性内容的工作框架。
强调前期策划和基础资料的重要性,以确保开源、节流目标实现的可能。
5、以项目发展过程为顺序展开流程设计,以工作间相互影响和因果关系为纽带进行横向联系。
6、分级查证。
为确保各层级的各项管理职责和任务得到执行和落实,必须分级进行查证、指导。
并使各项责任建立可追溯性,作为考核依据。
7、动态管理。
项目始终处于动态发展,收入、成本也是受外部各种因素在动态变化,必须注意及时性、时限性要求。
三、应用范围
1、本标准为适用于我局国内施工项目的预算合同管理的一般规定,国外项目可在此基础上结合项目特点修改应用。
2、局直属指挥部(项目经理部)的有关工作,参考其中相关部分工作的规定执行。
3、公司应在此标准的基础上,结合本公司管理进行修订和完善,作为项目预算合同管理的指南。
第三部分流程和工作标准
第一章总体目标和要求
一、项目预算合同管理的总体目标
项目预算合同管理的总体目标是在全面履行合同的基础上,通过加强内部成本控制、合同管理,以及对外变更索赔立项,确保公司利润最大化。
二、总体要求
1、公司建立、健全项目预算合同管理责任体系,明确业务分工和职责关系,把管理目标分解到各项技术工作、管理工作中。
该体系包括两个层次:
(1)公司管理层。
参与项目全面预算管理的决策,确定项目的合同价格和成本计划,确定项目管理层的成本目标。
(2)项目管理层。
参与项目成本的管理,实施成本控制,实现项目管理目标责任书中的成本目标。
2、项目建立合同管理制度,设立专门机构或人员负责合同管理工作。
3、公司建立、健全项目变更索赔立项激励机制,转变思想观念,拓展创新思路,充分调动项目的积极性,提高项目的盈利水平。
4、监察审计监督教育惩处系统应对项目预算合同管理全过程、全方位进行监控,重点对合同清算、收入查证、分包合同签订、分包合同履行和内部结算、责任成本、预计合同总收入和总成本确定等环节把控。
第二章变更索赔调价管理
第一节一般规定
一、经营开发标后评价系统工作理念和内容
变更索赔调价(二次经营)是企业降低经营风险、创造效益的重要途径。
经营开发标后评价系统以不平衡报价作为二次经营的前提,以合同变更管理、清算索赔、调价为主要工作内容。
二、处理和执行原则
1、坚持“先算后变”的原则,根据合同条款、现场情况分析变更和索赔是否有必要、是否对我方有利,以及通过何种形式、途径变更或索赔,以取得较好的企业效益。
2、坚持“先变后干”的原则,无论任何方提出变更,工程变更的确认均需业主(或工程师)确认并签发工程变更指令。
3、坚持时效性原则,必须在合同约定或业主规定的时间内提出变更或索赔工程价款报告,否则视为放弃对合同价款变更。
4、坚持依法办事、有理有据的原则,严格按照合同约定、业主文件程序,以及有关的部委规范、地方政府规定要求办理。
三、工作职责
1、子(分)公司是项目变更索赔调价管理工作的具体管理单位,对所管项目变更索赔调价总计划的完成负责,其主要职责如下:
①传达宣传国家和项目所在地有关建筑市场造价管理方面的法律法规,并组织项目相关业务学习和培训,提高项目部的变更索赔调价意识和相关人员的业务能力。
②根据本办法要求,制定本单位变更索赔调价管理办法或实施细则,全面负责本单位所管项目的变更索赔调价工作。
③负责组织本单位重大项目一次增减价值估算大于100万元的的变更索赔调价;
④负责审核项目部编制的单项增减价值估算大于50万元的经济技术资料,未经审批原则上不允许项目报出。
⑤负责编制或审批下达所管项目的变更索赔调价总体计划,审核项目部上报的变更索赔调价年度计划,并将本单位年度计划上报局。
⑥指导、监督、检查所管项目变更索赔调价计划的落实和完成情况。
⑦建立健全项目变更索赔调价管理计划台账。
⑧根据需要协助项目部编制相关的经营经济技术文件。
⑨配合局进行项目变更索赔调价管理情况检查。
2、项目部是项目变更索赔调价管理工作的具体实施单位,对本项目变更索赔调价总计划和年度计划的完成负责,其主要职责如下:
①负责本项目变更索赔调价计划的全面落实和完成。
②根据公司下达的变更索赔调价总体计划,编制本项目的变更索赔调价年度计划,并上报公司审批后执行。
对公司编制或审批下达的项目变更索赔调价总体计划、变更索赔调价年度计划进行安排部署,制定切实可行的实施措施计划。
③根据实施措施计划,将项目的变更索赔调价指标进行细化分解,制定项目部各相关部门的目标责任,并落实到项目岗位和人员。
④调查、收集和整理本项目工程所在地建筑市场有关法律法规、当地的资源供应情况、施工过程中形成的相关记录和文件等,为变更索赔调价提供充分的依据。
⑤准确编制项目变更索赔调价经济技术文件,并按以上要求进行上报审核。
⑥积极与建设单位、监理单位、设计单位等变更索赔调价事项的批准单位进行沟通联系,取得对方的理解和支持,建立稳定诚信的关系。
⑦在约定的期限内提出变更索赔调价意向,呈报变更索赔调价经济技术文件。
⑧指派专人跟踪变更索赔调价经济技术文件的批复情况,并在批复后及时形成计价收入。
⑨主动向公司汇报本项目变更索赔调价工作的开展情况、计划落实情况,经济技术文件的批复情况,并对计划进行动态管理。
⑩建立健全本项目变更索赔调价计划完成情况台账。
四、项目部应根据项目二次经营计划和实施措施,实行部门和岗位责任制,进行目标分解和量化,制定详细的工作计划,紧紧围绕施工生产过程,收集有关资料,完善签证确认手续,为项目变更、调价和索赔做好基础工作。
第二节变更索赔调价规划和年度计划
变更索赔立项规划、年度变更索赔立项计划等工作要求,参见《工程项目二次经营管理办法》有关规定。
一、程序:
项目部二次经营总体计划在项目开工3个月内上报,项目下年度二次经营年度计划于每年末上报,公司审批下达。
二、规划和计划应至少包含以下内容,并对有关情况做出描述和说明。
序号
细目内容
单位
数量
单价
估算价值
责任人
负责人
落实时间
第三节建立变更索赔调价台账
一、变更索赔调价台账建立
项目于变更索赔调价规划编制后,及时建立变更索赔调价台账。
并依据各项变更索赔调价发生情况,2日内更新、检查台账。
二、台账内容
变更索赔调价台账反映变更索赔及调价发生的原因、变更索赔发生的时间,索赔意向提交时间,索赔结束时间,变更索赔申请工期和金额,监理工程师审核结果,业主审批结果等内容。
三、资料管理
变更、索赔批复文件返回后,及时造册管理,索赔报告应编号。
工程竣工后将变更、索赔有关材料进入竣工文件。
第四节变更设计和调价
一、合同变更管理包括变更协商、变更处理程序、制定并落实变更措施、修改与变更相关的资料以及结果检查等工作。
1、工程变更包括设计变更、进度计划变更、施工条件变更以及原招标文件和工程量清单中未包括的“新增工程”。
2、设计变更应立足于确保结构安全、改善使用功能、合理控制造价、成本和方便施工、安全施工,保证施工质量和工期。
3、变更程序
①承包人或监理人要求对施工图作出变更,应先填写设计变更申请报告,提出工程变更;
②分析提出的工程变更对项目目标的影响;
③分析有关合同条款和会议、通信记录,初步确定处理变更所需费用、时间范围和质量要求;
④向业主提交评估报告;
⑤业主确认工程变更,如需调整合同价款和工期的,
⑥业主审批后通知设计单位作出变更;
⑦设计单位根据变更申请报告的要求,合理作出变更,设计变更图(或变更通知)经项目业主确认后下发;
⑧承包人根据变更图(或变更通知)施工。
4、相关规定
①甲方变更应不迟于变更前14天以书面形式向乙方发出变更通知;
②承包人不得擅自变更原设计。
在履行合同过程中,承包人对发包人提供的图纸、技术要求以及其他方面提出的合理化建议,均应以书面形式提交监理人。
合理化建议书的内容应包括建议工作的详细说明、进度计划和效益以及与其他工作的协调等,并附必要的设计文件。
监理人应与发包人协商是否采纳建议。
建议被采纳并构成变更的,应按合同约定向承包人发出变更指示。
③未经项目业主同意确认的设计变更(或变更通知),不能作为施工、办理竣工资料和办理结算的依据。
④工地例会、四方会议纪要是商定工程变更的有效手段和依据。
5、工程变更价款的确定程序
承包合同或业主有明确约定的,按约定程序办理,无约定或约定不明确的,承包人应按以下程序处理:
①承包人在工程变更确定后14天内,提出变更工程价款报告,经工程师确认后按合同约定的条款调整合同价款。
不提出变更工程价款报告,视为不涉及到合同价款变更。
工程师收到变更工程价款报告起14天内,予以确认;
无正当理由不确认的变更工程价款报告自行生效。
②工程量清单漏项或设计变更引起的新的工程量清单项目,综合单价由承包人提出,经发包人确认后作为结算的依据。
三、合同价格调整的一般原则
1、工程量清单的工程数量有误或设计变更引起工程量增减,属合同约定幅度以内的,执行原有的综合单价;
约定幅度以外的,增加部分的工程量或减少后剩余部分的工程量的综合单价由承包人提出,发包人确认作为结算依据。
①合同已有适用于变更工程的价格,按合同已有的价格计算变更合同价款。
②合同中有类似于变更工程的价格,可参照类似价格变更合同价款。
③合同中没有类似于变更工程的价格,由乙方提出变更价格,经工程师确认后执行。
2、变更价格一般按照原投标预算水平编制。
如双方不能达成一致的,双方可提请工程所在地工程造价管理机构进行咨询或按合同约定的争议或纠纷解决程序办理。
3、承包人提出的合理化建议降低了合同价格、缩短了工期或者提高了工程经济效益的,除专用合同条款另有约定外,发包人应按所节约成本或增加收益的一定比例的给予奖励。
四、调价
调价主要包括因人工、材料和设备等价格波动影响合同价格,或因法律变化导致承包人在合同履行中所需要的工程费用发生合同约定以外的增减时,商定或确定需调整的合同金额。
调价按照合同约定的计算原则、公式及规定办理。
第五节索赔基础资料整理
一、工程索赔
工程索赔是指由于工程承包商非自身原因发生合同规定之外的额外工作或损失,所要求进行的费用和时间的补偿。
发生索赔的原因包括但不限于:
工程范围变更、工程延期、施工现场变化、加速施工、业主违约、合同缺陷等。
提出工程索赔应遵循合法、合约、合理、客观、及时的原则。
二、项目部对发包人、分包人、供应商之间的索赔管理工作包括:
1、预测、寻找和发现索赔机会。
2、收集索赔证据和理由,调查和分析干扰事件的影响,计算索赔值。
3、提出索赔意向和报告。
三、项目部对发包人、分包人、供应商之间的反索赔管理工作包括:
1、对收到的索赔报告进行审查分析,收集反驳理由和证据,复核索赔值,起草并提出反索赔报告。
2、通过合同管理,防止反索赔事件的发生。
四、索赔依据
1、法律规定。
我国多部法律、法规、司法解释(主要依据《合同法》)都对相关违约责任、权利和经济索赔方面进行了规定。
2、合同中相关规定,包括明示条款和默示条款。
①合同明示的索赔,承包人所提出的索赔要求在该工程项目的合同文件中有文字规定的合同条款为依据。
②合同默示的索赔,承包人的该项索赔要求,虽然在工程项目的合同条款中没有专门的文字叙述,但可以根据该合同的某些条款的含义,推论出承包人有索赔权。
这种索赔要求,同样有法律效力,有权得到相应的经济补偿。
默示条款是一个广泛的合同概念,它包含合同明示条款中没有写入、但符合双方签定合同时设想的愿望和当时环境条件的一切条款。
这些默示条款,或从明示条款所表述的设想愿望中引申出来;
或从合同双方在法律上的合同关系引申出来,经合同双方协商一致;
或被法律和法规所指明,都成为合同文件的有效条款,要求合同双方遵照执行。
3、相关证据。
可作为索赔证据的资料,参见《合同管理办法》第37条内容。
1、建设工程施工合同及设计文件、施工图纸、招标文件、技术规范;
2、建设单位与施工单位的会议记录、备忘录、来往函件;
3、经建设单位签认和认可的工程开工报告、施工计划;
4、建设单位负责供应的设备、材料进场时间、数量、规格和质量检查清单;
5、经建设单位、监理公司签认的设计变更清单和通知书;
6、工地交接记录、施工进度、施工记录、隐蔽工程检查记录;
7、施工人员计划表及施工机械、材料使用报表,财会资料;
8、工程〈含中间工程〉检查、验收记录及事故处理的资料;
9、工程价款、预付款拨付单据;
10、材料采购、运输、使用凭证,材料涨价资料,国家新增税种资料;
11、不可抗力造成灾害的证明文件、照片、损失清单和气象资料、鉴定报告等;
12、各种来往文件、资料的签收记录;
13、其他与索赔有关的证据等。
五、索赔资料收集
索赔相关所需资料、证据的收集,是索赔能否成功的重要环节。
指挥部、项目部各部门应保存一切能够证明自己具有可获得权益的原始证据、资料。
索赔资料、证据必须真实、充足、全面、关联、及时、才能具有法律效力。
指挥部、项目部各部门对索赔所需资料、证据收集的任务划分如下:
1、施工技术部门负责办理和积累设计变更、工程变更、工程计量差、技术标准变化、地质情况变化、非施工方责任造成的停工、窝工、赶工等情况及其所发生和持续的时间、所造成的影响结果,如误、窝工损失(包括费用和工期)、工程量增加、工期延误、赶工多投入(含增加人员调遣、设备调遣费用,加班工资费用等)、汛期洪损等,即收集所有与上述情况相关而发生的合同包价外支出和经济损失、工期损失的基础资料。
2、物资设备部门负责收集整理:
原材料及设备价格、燃料动力价格涨价幅度和涉及的数量规模;
甲供料供货方式或供货地点变化引起的仓储、运输、质量检验、业务提成费用增加等;
国家或当地政策性调整运输费、增容费、贴费等。
3、财务部门负责整理因国家、行业、地方财政税收法令、条例、财务制度、工资福利等规定变更造成的成本增加方面的资料,设备材料的采购运输费用等的付款凭证与票据和工程成本盈亏分析资料,发包人支付工程款日期。
4、预算部门负责收集行业政策性造价调整资料,法规、货币及汇率变化资料,合同条款更改等,详细了解各各业务部门的积累的资料、证据,编制索赔结算表、决算表、索赔报告。
5、安质部门负责收集与索赔相关的质量检验、试验报告和因甲方原因引起的安全质量事件的调查报告、鉴定结论等。
六、费用索赔计算
合同中对索赔费用的计算方法有明确约定的,按照约定方法计算;
没有约定的,采用变更设计费用计算方法;
计算有困难或仅对单项费用索赔的,采用实际费用法、总费用法或修正总费用法计算。
以实际费用法为基础,分析各项费用的索赔计算:
1、人工费
可索赔范围:
①完成合同之外的额外工作所花费的人工费用;
②非承包商责任的工效降低所增加的人工费用;
③超过法定工作时间加班劳动;
④法定人工费增长及非承包商责任工程延期导致的窝工费和工资上涨费。
计算原则:
对于不可辞退工人,按工日成本计窝工费;
对于可辞退工人,只能按工日一定比例计算索赔人工上涨费。
2、材料费
①由于索赔事项材料实际用量超过计划用量而增加的材料费;
②客观原因材料价格大幅度上涨;
③非承包商责任工程延期导致的材料价格上涨和超期储存费用。
计算原则:
以实际采购或采购合同的材料数量、单价,或官方公布的材料价格调整指数计算。
3、施工机械使用费
①由于完成额外工作增加的机械使用费;
②非承包商责任工效降低增加的机械使用费;
③由于业主或监理工程师原因导致机械停工的窝工费。
窝工费计算原则:
租赁设备,按实际租金和调进调出费的分摊计算;
自有设备,按台班折旧费计算。
5、现场管理费
承包商完成额外工程、索赔事项工作以及工期延长期间发生的现场管理费。
包括管理人员工资、办公、通讯、交通费。
6、利息
①拖期付款的利息;
②工程变更和工程延期增加投资的利息;
③索赔款的利息;
④错误扣款的利息。
采用当时的银行贷款、银行透支、合同双方协议、中央银行贴现率加三个百分点利率等计算。
7、总部(企业)管理费
只有当所有工程停工才成立。
一般按投标书中总部管理费的比例(3%~8%)、总部统一规定的管理费比率,或以工程延期的总天数为基础,计算总部管理费的索赔额。
8、利润
由于工程范围的变更、文件有缺陷或技术性错误、业主未能提供现场等引起的索赔,承包商可以列入利润。
通常是与原报价单中的利润百分率保持一致。
七、工期索赔计算
1、处理原则
①对于可原谅的工期拖延,如属于业主或工程师责任,业主应给予补偿经济损失和工期顺延;
如属于客观原因(如不可抗力),可只予以工期延长。
②对于属于承包商原因引起的不可原谅的工期拖延,不延长工期,不补偿经济损失,还应向业主支付误期损失赔偿。
③共同延误下处理原则:
初始延误者负责发生期间的工期延误赔偿,其他并发的延误者不承担工期延误赔偿。
2、计算方法
①网络分析法:
通过分析索赔事件发生前后的网络计划,对比前后两种工期计算结果,算出索赔值。
②对比分析法:
总工期索赔=该部分受干扰工期拖延量*受干扰部分合同价/整个合同总价
总工期索赔=原合同总工期*额外或新增工程量价格/原合同总价
第六节索赔报告和落实
一、索赔立项管理程序
合同分析
上报索赔意向书
同期记录
不同意监理审批
同意
协商、调解
索赔报告
未果
定期阶段报告
放弃
最终索赔报告
不同意业主批复
同意
付款
建立台账
进入竣工资料
索赔项目的提出、论证、谈判,应当听取企业法律顾问的意见;
如果进行诉讼或仲裁,应当由企业法律顾问负责。
二、索赔文件内容
1、索赔信:
标题、台头、索赔事件、索赔和理由、索赔金额与工期、附件说明、落款、日期。
2、索赔报告:
标题、台头、事实与理由、索赔依据、损失计算与要求索赔金额与工期、附件、落款、日期。
3、附件:
事实、理由、影响等证明文件和证据;
详细计算书;
批复的索赔意向书、相关图片、影象资料等。
三、索赔报告表述方式要求
1、对事件描述真实可信、证据确凿、目的鲜明、依据明确;
2、对索赔值计算有据、合理、准确;
3、对责任分析清楚,直接原因判定明晰;
4、对不可预见性和突发性判定合乎逻辑、惯例、约定,表述肯定、准确,采取措施为不得已且合理、适当、必然;
5、对干扰事件的影响表达为主观努力失败、不得已;
6、表述用语即明确肯定又诚恳婉转。
四、索赔落实工作
1、索赔事件发生后,首先要界定清楚索赔项目的种类、起始日期,完善索赔的理由、依据、损失大小等资料。
根据招标文件、技术规范、与业主的合同在合同规定时间内及时向监理提出索赔项目意向书,意向书应根据合同要求抄送、抄报相关单位。
意向书中应包含索赔桩号(结构物名称)、索赔事由及依据、事件发生起算日期和估算损失。
2、索赔意向书递交监理工程师后应经主管监理工程师签字确认,必要时施工单位负责人、现场负责人及现场监理工程师、主管监理工程师、业主代表和设计代表要一起到现场核对。
在提交意向书的同时,做好索赔的各项同期记录。
包括事件发生时及过程中现场实际状况、导致现场人员、设备的闲置清单;
对工期的延误;
对工程的损害程度;
导致费用增加的项目及所用的人员、机械、材料数量、有效票据等。
并应收集现场照片、录像等,整理出人员、设备、工期、材料等所导致的损失费用,所有依据形成的证明和计算资料必须报现场监理签字认可。
3、发出索赔意向通知后,在合同或业主规定的时间内向监理提出补偿经济损失和(或)延长工期的索赔报告及有关资料。
4、索赔发生过程中,根据与监理协商的日期定期向监理提交阶段性索赔项目的《过程工程详细情况报告》,反映索赔事件至目前的损失款、额影响程度和费用索赔的依据,并抄送设计及业主单位。
该索赔事件负责人应不定期询问递交的索赔报告审批情况。
5、索赔事件所造成的影响结束后,施工单位以正规性文件的形式向监理提交最终索赔报告。
其内容包括批复的索赔意向书、依据、证明文件、金额、日期及各种往来文件、所有详细计算资料等,并将资料抄送设计院、业主单位。
五、谈判
1、谈判要注意方式和方法问题,一般应先和设计单位沟通,取得共识,再与监理、建设单位沟通,递交相关报告,做到有的放矢,变被动为主动。
2、与监理工程师商谈索赔,尽可能在合同履行期间取得工程师的认可,即收到工程师的确定通知。
工程师逾期未表示意见,进行必要的催告,必要时适当向业主、工程师施加压力。
如果工程师对索赔不予以表示意见,索赔程序仍须继续进行,并且更要加强证据的制作与收集工作,这是最后取得诉讼(如果有必要采取)胜利的保证,否则,一旦诉讼发生,往往会因为丧失索赔时效或者证据不足而导致败诉的结果。
3、与业主商谈索赔,承包商不一定期望每一个索赔均获成功,但不应放弃任何一个索赔机会。
注意及时索赔,做到边施工,边签证,边索赔,边清算;
否则,累积到
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