Word长篇文档排版技巧讲课Word格式文档下载.docx
- 文档编号:16445980
- 上传时间:2022-11-23
- 格式:DOCX
- 页数:12
- 大小:68.35KB
Word长篇文档排版技巧讲课Word格式文档下载.docx
《Word长篇文档排版技巧讲课Word格式文档下载.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《Word长篇文档排版技巧讲课Word格式文档下载.docx(12页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令,显示“页面设置”对话框,进行页边距、纸张、版式和文档网格进行设置。
2、设置样式
从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式。
“正文”样式是文档中的默认样式,新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。
很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的,因此“正文”样式是Word中的最基础的样式,不要轻易修改它,一旦它被改变,将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。
“标题1”~“标题9”为标题样式,它们通常用于各级标题段落,与其他样式最为不同的是标题样式具有级别,分别对应级别1~9。
这样,就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。
3、查看和修改文章的层次结构
文章比较长,定位会比较麻烦。
采用样式之后,由于“标题1”~“标题9”样式具有级别,就能方便地进行层次结构的查看和定位。
从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,可在文档左侧显示文档的层次结构。
在其中的标题上单击,即可快速定位到相应位置。
再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,即可取消文档结构图。
4、对文章的不同部分进行分页、分节
仅分页:
文章的不同部分通常会另起一页开始,很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页,这是一种错误的做法,会导致修改时的重复排版,降低工作效率。
另一种做法是插入分页符分页,如果希望采用不同的页眉和页脚,这种做法就无法实现了。
既分节又分页:
如果对文章的不同部分采用不同的页眉和页脚,正确的做法是插入分节符,将不同的部分分成不同的节,这样就能分别针对不同的节进行设置。
光标定位到第二部分的标题文字前,从菜单选择【插入】|【分隔符】命令,显示“分隔符”对话框。
选择“分节符”类型中的“下一页”,并单击【确定】按钮,就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符,这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节,还会使该节从新的一页开始,实现既分节,又分页的功能。
对于封面和目录,同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。
如果要取消分节,只需删除分节符即可。
分节符是不可打印字符,默认情况下在文档中不显示。
在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮,即可查看隐藏的编辑标记。
在段落标记和分节符之间单击,按【Delete】键即可删除分节符,并使分节符前后的两节合并为一节。
5、为不同的节添加不同的页眉
利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。
通常文章的封面和目录不需要添加页眉,只有正文开始时才需要添加页眉,因为前面已经对文章进行分节,所以很容易实现这个功能。
设置页眉和页脚时,最好从文章最前面开始,这样不容易混乱。
按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入“页眉和页脚”编辑状态。
注意在页眉的左上角显示有“页眉–第1节–”的提示文字,表明当前是对第1节设置页眉。
如果第1节不需要设置页眉,可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮,显示并设置下一节的页眉。
页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示这节的页眉与上一节一样。
如果现在在页眉区域输入文字,则此文字将会出现在所有节的页眉中,因此不要急于设置。
在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮,默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,取消“同前”设置,这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页眉与前一节不同,此时再在页眉中输入文字。
通过“页眉和页脚”工具栏“显示下一项”、“显示上一项”等功能按钮,可以分别设置奇数页页眉、偶数页页眉等。
用打印预览可以查看各页页眉的设置情况,一般情况下,封面和目录没有页眉,目录之后才会在每页显示页眉。
6、在指定位置添加页码
通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码,这样得到的页码,将会在封面和目录处都添加页码。
而现在希望封面和目录没有页码,从目录之后的内容再添加页码,并且页码要从1开始编号。
这同样要得益于分节的设置。
在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮,显示页脚区域。
注意在页脚的左上角显示有“页脚–第1节–”的提示文字,表明当前是对第1节设置页脚。
若第1节是封面,不需要在页脚区域添加页码,可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮,显示并设置下一节的页脚。
页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示这节的页脚与上一节一样。
如果现在在页脚区域插入页码,则页码将会出现在所有节的页脚中,因此不要急于插入页码。
在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮,默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,取消“同前”设置,这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页脚与前一节不同。
这时再插入页码,就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。
从菜单选择【插入】|【页码】命令,显示“页码”对话框。
单击【格式】按钮,显示“页码格式”对话框,默认情况下,“页码编排”设置为“续前节”,表示页码接续前面节的编号。
如果采用此设置,则会自动计算第1节和第2节的页数,然后在当前的第3节接续前面的页号,这样本节就不是从第1页开始了。
因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”,这样就与前面节是否有页码无关了。
之后的其他节无需再设置页码,因为页脚的默认设置为“同前”,而且页码格式默认设置均为“续前节”,将会自动为每一节编排页码。
用打印预览可以查看各页页脚的设置情况,其中封面和目录没有页码,目录之后才会在每页显示页码,并且目录之后的页码从1开始编号。
7、插入目录
最后可以为文档添加目录。
要成功添加目录,应该正确采用带有级别的样式,例如“标题1”~“标题9”样式。
尽管也有其他的方法可以添加目录,但采用带级别的样式是最方便的一种。
定位到需要插入目录的位置,从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令,显示“索引和目录”对话框,单击“目录”选项卡。
在“显示级别”中,可指定目录中包含几个级别,从而决定目录的细化程度。
这些级别是来自“标题1”~“标题9”样式的,它们分别对应级别1~9。
如果要设置更为精美的目录格式,可在“格式”中选择其他类型。
通常用默认的“来自模板”即可。
单击【确定】按钮,即可插入目录。
目录是以“域”的方式插入到文档中的(会显示灰色底纹),因此可以进行更新。
当文档中的内容或页码有变化时,可在目录中的任意位置单击右键,选择“更新域”命令,显示“更新目录”对话框。
如果只是页码发生改变,可选择“只更新页码”。
如果有标题内容的修改或增减,可选择“更新整个目录”。
8、小结
至此,整篇文档排版完毕。
在整个排版过程中,可以注意到样式和分节的重要性。
采用样式,可以实现边录入边快速排版,修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式,并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。
对文档的不同部分进行分节,有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。
有关样式和分节应用,以及页眉页脚的设置,这里介绍的仅仅是最基本的用法。
下一篇文章将会看到更为精彩和美妙的应用。
二、杂志和书刊的编排
•
正反面打印或印刷
如果杂志或书比较厚,每页的左侧会留出一些空白,以便装订后不会遮挡文字。
奇数页总是位于翻开的书的右侧页上,偶数页总是位于左侧页上。
对于书而言,每一章的首页总是位于右侧页(奇数页)。
如果某章的前一页没有内容,会保留空白页,空白页总是位于左侧页(偶数页),
奇偶页的页眉可以不同,一般偶数页可显示文章或书名,奇数页显示本章标题。
每一章的首页都没有页眉。
目录和正文部分采用不同的页码格式,(例如目录用罗马数字,正文用阿拉伯数字),并且都从1开始编号。
怎么设计这样的文档呢?
抓住以下几个关键就行了:
1.
页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉
2.
分节时,每一节可以从奇数页或偶数页开始,而不一定是从下一页开始
3.
域可以帮助自动填写某些内容(例如目录、页眉文字)
4.
打印设置可以让纸张实现自动化或半自动化的正反面打印
2、预留装订线区域
为了让双面打印的比较厚的文档能够在装订后不会遮挡文字,可以预留出装订线区域。
从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令,显示“页面设置”对话框,选择【页边距】选项卡,在“页码范围”中,设置“多页”为“对称页边距”;
在“页边距”中,设置“装订线”为“2厘米”,并可预览效果;
在“预览”中设置“应用于”为“整篇文档”。
3、设置节和页眉页脚
文档中已经用【插入】|【分隔符】|【分节符类型】|【下一页】的方式为不同的章分节,现在需要将节和页眉页脚进一步设置。
在“页面设置”对话框中选择“版式”选项卡。
在“节”中选择“节的起始位置”为“奇数页”,这样可以让每一节都从奇数页开始,从而让每章的首页位于奇数页。
在“页眉和页脚”中选中“奇偶页不同”和“首页不同”,这样可以分别添加奇数页、偶数页和每一节的首页的页眉和页脚,并使其内容不同。
在“预览”中选择“应用于”为“整篇文档”。
如果此时打印预览,会看到在目录前和第1章前等位置出现空白页。
这是因为每一节都从奇数页开始的缘故。
当上一节的文字在奇数页就结束时,为了让本节从奇数页开始,就会自动加入空白页。
特别要注意,这个空白页只有打印预览时才可看到,在编辑状态下无法看到,不要误以为没有加入空白页。
4、添加不同内容的页眉
在添加页眉时,只要充分理解了分节的作用,就能快速设置出复杂的页眉。
设置页眉和页脚时,从文档开始位置设置不容易出错。
按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入页眉和页脚编辑状态。
首先会显示第1节的首页页眉,这是封面的页眉,无需设置。
在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮,显示第2节的首页页眉
第2节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”,表示与上一节的首页页眉相同,目录同样无需设置页眉。
在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮,显示第3节的首页页眉。
第3节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”,表示与上一节的首页页眉相同,每一章的首页同样无需设置页眉。
在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮,显示第3节的偶数页页眉。
在本文档中,这是第一次出现正文中的偶数页页眉的内容。
如果文档的前面部分也有偶数页页眉(例如目录比较长时,就有可能在目录节首先出现偶数页页眉),就应该使此处的偶数页页眉与上一节不同。
在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮,使“与上一节相同”消失。
在页眉处输入本文档的大标题(一般是杂志名或书名),并使其左对齐。
在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮,显示第3节的奇数页页眉。
在本文档中,这是第一次出现正文中的奇数页页眉的内容。
如果文档的前面部分也有奇数页页眉(例如目录比较长时,就有可能在目录节首先出现奇数页页眉),就应该使此处的奇数页页眉与上一节不同。
奇数页的页眉要显示每章的标题,如果按照常用方法,可以录入标题内容,但是,必须在以后的每一节录入不同的标题,比较麻烦。
利用插入域的方法,可以一次性设置好所有奇数页的标题,并使标题自动采用该节的标题。
注意到每一章的标题都采用了“标题一”样式,可以用一个域引用“标题一”样式,这样就能自动根据当前节的“标题一”样式显示它所对应的文字内容,无需反复录入。
定位到页眉中,从菜单选择【插入】|【域】命令,显示“域”对话框。
在“域名”中选择“StyleRef”域,并在“样式名”中选择“标题一”样式,表示引用“标题一”样式中的文字。
单击【确定】按钮后,即可将本节“标题一”样式对应的文字插入页眉。
在“页眉和页脚”工具栏连续单击“显示下一项”按钮,显示其他节的首页、偶数页和奇数页页眉,此时都保持默认设置即可,让每个页眉都与上节相同。
其中奇数页页眉会根据当前节的“标题一”样式所对应的文字的变化自动改变。
5、去掉页眉中多余的水平线
首页页眉中虽然没有文字,却保留了一条水平线。
可以去除这条多余的水平线。
【Ctrl】+【Home】键定位到文档开始位置,在页眉处双击即可快速进入页眉和页脚编辑状态。
要成功去除页眉中的水平线,必须先将光标定位到输页眉文字的地方。
从菜单选择【格式】|【边框和底纹】命令,显示“边框和底纹”对话框。
在预览中可以看到段落底部添加了一条水平线,页眉中的水平线实际上是用段落的下边框线制作出来的。
在左侧的“设置”中选择“无”,即可去除段落边框,从而使页眉中的水平线去掉。
第1节的首页去除水平线,后续其他节的首页设置均为“与上一节相同”,因此后续节首页的水平线也会消失,不必再进行设置了。
6、添加不同类型的页码
在杂志和书中,目录和章节可以分别采用不同类型的页码。
例如,目录的页码用罗马数字I,II,III,IV等,章节的页码用阿拉伯数字1,2,3等。
要实现这样的页码编排,同样要借助分节来实现。
【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入页眉和页脚编辑状态。
在“页眉和页脚”工具栏单击“在页眉和页脚间切换”按钮,切换到页脚,显示第1节首页页脚。
第1节是封面,不需要添加页码,在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮,显示第2节的首页页脚。
第2节是目录,需要添加罗马数字的页码。
在第2节首页页脚的右上方显示“与上一节相同”,表示与第1节首页相同,显然,需要断开和第1节之间的链接。
在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮,“与上一节相同”提示文字消失。
选择“对齐方式”为“外侧”,并可以在对话框中预览页码位于外侧的效果。
选中“首页显示页码”。
有些书籍在每章的首页不显示页码,如果是这种情况,也可以不选中此选项。
单击“格式”按钮,显示“页码格式”对话框,可设置页码的格式和起始编号
在“数字格式”中选择罗马数字格式“I,II,III,…”,在“页码编排”中选择“起始页码”为“I”。
单击【确定】按钮结束设置。
注意第2节的页脚提示文字变为“奇数页页脚-第2节-”,并且没有出现预期的页码,是由于在选择了“首页显示页码”,从而使原来的“首页不同”功能失效,自动转变为奇数页页脚,并且会显示“与上一节相同”。
如果切换到页眉,还会看到自动添加了一条水平线,这是因为此节已经变为奇数页页眉,从而与上一节的首页页眉格式不再一样了。
可以在完成所有的页码设置后,按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除水平线。
重复一遍刚才的操作即可设置好此节的页码:
此时的页码格式已经自动采用了上次的设置,因此只需单击【确定】按钮即可。
现在可以看到罗马数字页码出现在第2节奇数页右侧。
如果目录较长,在目录的第2页会显示偶数页页脚,其中将自动采用罗马数字格式,无需再进行设置。
在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮,显示第3节的首页页脚,第3节的首页页脚会显示“与上一节相同”提示文字。
在“页眉和页脚”工具栏单击“设置页码格式”按钮,显示“页码格式”对话框。
在“数字格式”中选择“1,2,3,…”,在“页码编排”中选择“起始页码”为“1”。
设置完毕,后面的所有节都会延续页码的设置和编号。
至此,整篇文档的页码格式和编号设置完毕。
最后,按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除第2节(目录)页眉中的水平线即可完成所有的设置。
7、双面打印设置
文档需要双面打印时,可以有多种设置和打印方法:
(1)手动双面打印
从菜单选择【文件】|【打印】命令,显示“打印”对话框,选中“手动双面打印”,其他设置保持默认值。
当开始打印时,打印机会在打印完一面后提示换纸,将纸张背面放入打印机即可打印出背面内容。
每张纸都需要手动放入打印机才能打印背面。
手动双面打印的方法比较麻烦,适合打印纸张很少的情况。
(2)分别打印奇数页和偶数页
如果先打印所有的奇数页,再在所有奇数页的背面打印偶数页,就能比较快速地完成双面打印。
从菜单选择【文件】|【打印】命令,显示“打印”对话框。
在“打印”中选择“奇数页”,并单击【确定】按钮开始打印。
打印完毕,会得到按1,3,5……顺序排列的所有奇数页。
将这些奇数页重新放入纸匣,一般应将背面未打印的部分朝向正面。
注意如果开始打印,第1张送入打印机的纸不是第1页,而是页码最大的纸。
还需要注意纸张方向,不要使背面在打印出来后文字颠倒。
此外,打印背面时会从奇数页的最后一页开始逆页序打印,需要注意Word文档中最后一页的页号。
如果最后一页的页号为偶数,直接将所有的奇数页放入纸匣;
如果最后一页的页号为奇数,应取出已打印好的最后一页纸,并将余下的奇数页放入纸匣,否则将会出现偶数页打印错位(例如,最后一页为99页时,如果把所有的奇数页放入纸匣,第98页会打印在第99页背面,正确的应该是打印在第97页背面)。
在“打印”对话框的“打印”中选择“偶数页”,并单击“选项”按钮,选中“打印选项”中的“逆页序打印”,将会从最后一页开始逆序打印。
如果纸匣中最上面的纸已打印的页面是第97页,则背面将会打印第98页,并按照96,94,92…的顺序打印其他页,从而实现双面打印。
分别打印奇数页和偶数页效率较高,但如果出现卡纸等问题,就需要重新打印出现问题的奇数页和偶数页。
(3)全自动双面打印
全自动双面打印需要采用具备双面打印功能的打印机。
利用打印机的设置,就能在打印完一张奇数页后,自动将纸重新卷回并打印背面的偶数页。
具体用法可参见双面打印机的使用说明。
在打印设置中通常采用默认设置即可。
三、用已存在的文本转换成表格
用户可以在文档中先输入文本,并在文本中插入制表符(空格、逗号)来划分列,以段落标记(回车)来划分行,或直接利用已经存在的文本转换成表格,方法如下:
(1)选定要转换的文本。
如图5.5左图所示。
图5.5利用已存在的文本转换成表格
(2)单击【表格】|【文本转换成表格】命令。
打开【文本转换成表格】对话框。
(3)在【文字分隔位置】选项组中选择所需选项,从图5.5左图中可以看到,该文本中的每一句都用逗号分隔开,所以在这里应选择【逗号】单选项,这里的逗号为半角逗号,如果要使用全角的逗号,可以在【其它字符】右边的文本框中输入指定的符号。
如图5.6所示。
注意:
在文本中插入的制表符(空格、逗号)是要相对应的。
如果是空格,那么在【文字分隔位置】选项组中就要选择以空格来划分表格的各个列。
(4)在【“自动调整”操作】选项组中,选择【根据内容调整表格】单选项。
(5)单击【确定】按钮,即可生成一个含有文本的表格,如图5.5右图所示。
四、表格的表头跨页设置
在制作表格时,为了说明表格的作用或内容,经常需要有一个表头,如果一个表格行数很多,可能横跨多页,需要在后继各页重复表格标题,虽然使用复制、粘贴的方法可以给每一页都加上相同的表头,但显然这不是最佳选择,因为一旦调整页面设置后,粘贴的表头位置就不一定合适了,另外表头的修改也成了麻烦事。
下面就介绍简单、方便方法,能圆满地解决这一问题。
因为Word就能够依据自动分页符分页,自动在新的一页上重复表格标题。
但如果在表格中插入了人工制表符,则Word无法重复表格标题。
下面用“通讯录”一表来说明具体方法:
第一种方法:
(1)该表的表头由“通讯录”和表的第一行(以下一律简称为表头)组成,如图5.17所示。
图5.17表头由“通讯录”和表的第一行组成
(2)使用【表格和边框】栏中的“铅笔”工具,把“通讯录”一行列入同一表格中(也可以使用“文字转换成表格”的功能)。
如图5.18所示。
图5.18把“通讯录”一行列入同一表格中
(3)利用【边框和底纹】对话框,设置“通讯录”行单元格为如图5.19所示的虚线。
图5.19把“通讯录”行单元格设置为虚线
(4)选择组成表头的全部内容后,执行【表格】|【标题行重复】命令,即可实现在每页上生成一个相同表头的愿望。
但值得注意的是:
只有第一页上的表头才可以修改,并且第一页上的表头修改后,以后各页跟着自动改变。
但如果在文档中插入了换页符,则在下一页就不会出现重复标题。
注,重复表格标题只有在【页面视图】状态下才能看到。
第二种方法:
前三步即
(1)、
(2)、(3)同上,(4)选择组成表头的全部内容后,依次【表格】|【表格属性】菜单,再单击【行】选项卡,在这个对话框中选中【在各页顶端以标题行形式重复出现】复选框,如图5.20所示。
图5.20表格属性对话框
五、防止表格跨页断行
通常情况下,Word允许表格行中文字的跨页拆分,这就可能导致表格内容被拆分到不同的页面上,影响了文档的阅读效果。
防止表格跨页断行的方法是:
首先选定需要处理的表格。
执行【表格】菜单中的【表格属性】命令,在【表格属性】对话框中单击【行】选项卡中清除如图5.20所示中的【允许跨页断行】复选框,然后单击【确定】即可。
此后,Word表格中的文字就不会再出现跨页断行的情况,方便了用户的阅读。
六、绘制表格斜线表头
斜线表头是复杂表格经常用到的一种格式,除了可以使用如图所示的【表格和边框】工具栏中的
来绘制斜线表头外,Word的表格也有自动绘制斜线表头的特殊功能。
表格的斜线表头一般表格的第一行的第一列。
在设置表格斜线表头前,要将该斜线表头的单元格拖动到足够大,然后执行下述的操作:
(1)将插入点定位在要绘制斜线表头的单元格中。
(2)单击【表格】【绘制斜线表头】命令。
(3)当出现对话框后,在【表头样式】下拉列表中选择一种样式(共有5种可选择)。
(4)分别在【行标题一】
(右上角的项目)、【列标题一】
(左下角的项目)和【行标题二】
(中间格的项目)
【列标题二】填入表头的标题名称,如图5.36所示。
图5.36输入斜线表头的标题项目
(5)在【字体大小】下拉列表框中选择表头的字体。
(6)单击【确定】按钮退出,就会添加斜线表头,如图5.37所示。
图5.37绘制斜线表头的效果
如果表头标题文字太大,则会出现一个【输入斜线表头】的提示框。
这时单元【确定】按钮,只会添加表头斜线而不添加标题文字;
如果单击【取消】按钮,就会返回到对话框中。
由于这种方法制作的表头斜线是由绘图工具的直线、文本框等组成,因此如果要
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- Word 长篇 文档 排版 技巧 讲课
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)