建设工程材料设备采购管理制度及流程001文档格式.docx

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五、无法及时供货的汇报说明

因市场和行业缺货因素，或供材商的原因，无法按期进行采购到位的材料。

采购部相关人员应该立即通知材料请购部门，并且要说明原因。

六、供应商送货事项

1.供应商在准备送货前，一定要通知采购人员或者项目收货人员（项目经理，施工员，仓管），项目现场人员好安排材料的存放地点。

供应商送货到项目现场，原则上是由采购人员和项目材料采购申请人一起了验收供应商送的材料。

如果项目工地在外地，采购人员无法到现场参加材料验收，由项目经理和相关人员组织验收。

2.供应商在送货时，要严格按照采购人员下给供应商的材料采购清单上面的数量送货。

送货单上面要有，送货项目的名称，材料采购申请单的编号，以及供应商所送的材料名称，数量，价格，规格型号。

送货单上面要盖供应商的公章。

现场收货人员要拿项目下给公司采购部的材料采购申请表和供应商的送货单进行确认，看供应商所送材料是否是本项目所下的材料。

如果供应商所送材料和项目材料采购申请单一致，项目现场人员可以进行供应商所送材料验收。

在验收供应商所送材料同时，供应商要提供每种材料的合格检测报告，有效产品合格证，质量保证书。

现场验收人员确认了供应商所送材料符合相关质量标准。

现场验收人员可以进行对供应商所送材料的验收入库工作。

现场验收人员和项目经理要在供应商的送货单上面签字确认。

供应商的送货单必须一份三联，一份供应商自己留底，一份给工地现场验收人员，一份给公司采购人员。

3.现场验收人员在验收供应商材料时，一定要仔细，如果供应商的送货单和所送的实物材料名称，数量，品牌，规格型号不符。

现场验收人员一定要及时反馈给采购人员并做记录。

如果是材料质量不合格，现场验收人员一律拒绝收货（质检报告、合格证等未随货送到者，现场验收人员也可拒绝收货，并及时告知公司采购人员协调）。

并且及时通知公司采购部相关人员。

七、供应商的结算

严格按合同的付款条款所定的时间节点执行。

原则上供应商所有的材料结算以整月为周期，本月结算上个月的材料款（1—30号）。

结算时间是每个月1-5号，由供应商提供上个月的结算相关材料到公司采购部，每个月5-10是公司相关部门对供应商结算材料的审核时间。

每个月15—20由公司财务为供应商打材料款。

供应商要带有项目经理，采购人员和现场验收人员签字的送货单和合同约定的发票，到公司采购部统一办理结算。

供应商的材料数量，价格，是以供应商所提供的有公司，项目相关人员签字的送货单为标准。

（此结算方式是少量的辅材料，结算标准）。

对于有采购合同的供应商，供应商在结算时，要以有签字的送货单和采购合同一起，到公司采购部办理结算。

八、工程材料采购合同管理工作流程

根据公司的工程项目和《合同管理办法》《招标管理办法》，制作本流程

项目论证决策﹐签订施工合同

预算部下发计划材料单，财务部列入预算

采购部组织市场调研

合同履行部门组织市场调研

进行选用或招标

采购部门草拟合同文本

确定项目负责人，办理合同履行单

合同会签、会审批准

修改

合同履行完毕，相关部门在

履行单上签字

字

财务见履行单后付款

合同登记归档

九、货物采购流程

（一）先款后货的货物采购

□首批货物的采购：

1、公司采购部必须在总经理授权下与供货方签订供需合同。

2、公司采购部采购员根据合同，综合商务部大多数人意见，并经商务部经理审核签字向供货方下发正式订单。

3、公司采购部采购员凭合同、有效材料申请计划单填写请款单并经财务部经理签字核准；

获财务核准的请款单送至总经理核批后返至财务部予以付款。

4、付款后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入库；

并及时向材料供应商获取购货发票送至总经理签字后交至财务入帐。

5、经采购部负责人核实签字后发票由采购部送至总经理签字交于财务入帐。

□后期货物的补货：

1、项目部（库管、工程师、项目经理）根据库存及业务需要拟下经项目经理签字的材料采购申请计划。

2、材料采购申请计划送至公司采购部，采购部负责人和预算部负责人核实签字后下发给采购员，采购员下单给相应材料供应商。

3、由采购部采购员根据下发至材料供应商的有效材料采购申请计划订单填写请款单，经财务部经理签字核准、总经理核批后返至财务部予以付款。

（二）先货后款的货物采购

3、下发正式订单后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入库；

并及时向供货方索要购货发票并转交至物资部。

4、采购部采购员材料采购部负责人和预算部负责人核实签字后的购货发票至财务部填写请款单，经财务部经理签字核准、总经理在对请款单、发票予以核批后返至财务部予以付款和入帐。

3、下发正式材料采购订单后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入库；

并及时向供货方索要购货发票。

4、采购部采购员根据《工程项目材料采购流程和有关规定》办理材料结算

十、采购相关样表

附件一：

供货通知书（适用于未签署供货合同）

供货通知书

公司：

我司根据实际需要，考虑到项目急需要首先进行施工建设，该部位的材料用量不大，虽然供货合同未签订，但请贵司积极配合。

请贵司按下表所列材料（设备）名称、品牌、型号、规格、数量、交货日期向我司指定的交货地点送货。

项目名称：

交货日期：

201年月日交货地点：

序号

材料（设备）名称

品牌

型号（编号）

规格

单位

数量

部位

1

2

3

4

5

6

7

8

注：

1.具体单价按今后双方所签定的合同及附件《产品及价格清单》。

2．自本供货通知书送达之日起1工作日内，请贵司将经盖章确认的本通知书以传真方式送我方经办人备案，并在5工作日内将原件送达我方。

购货单位：

供货单位：

公司名称：

公司名称：

经办人：

确认人：

联系电话：

联系电话：

负责人：

传真号码：

传真号码：

日期：

日期：

附件二：

供货通知书（适用于已签署供货合同）

我司根据实际需要，以年月日签订的《工程材料（设备）供货合同》为依据，请贵司按下表所列材料（设备）名称、品牌、型号、规格、数量、交货日期向我司指定的交货地点送货。

备注

1.具体结算单价按双方所签定的合同附件《产品及价格清单》。

附件三：

材料（设备）收料单

交货地点：

说明：

购货单位委派的收料员，仅限于对材料的数量进行如实收货。

以上材料（设备）已供货至购货单位交货地点；

具体结算价格按双方所签定的合同附件《产品及价格清单》。

供货单位：

经办人：

确认人：

负责人：

联系电话：

确认日期：

日期：

本原件一分两份，供货单位持一份，购货单位持一份；

附表四：

月度材料（设备）款汇总表

时间：

材料名称

收款单位

金额（元）

合计

各类材料的《材料（设备）收料单》原件作为本表的附件附后。

附件共份。

（公章）供货单位：

（公章）

经办人：

负责人：

日期：

材料/用品申购单

　　　申请人：

　　　申购日期：

201年月日

材料/用品名称

规格

到位时间

用途

项目经理：

　　　　　　　　　　　　　　　　　日期：

　　　　年　　月　　日

总经理：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　日期：

收料单

№

核算单位工程：

日期：

年月日

送货单位：

送货单号：

合同号：

仓库类别：

编

号

货物

名称

规

格

单

位

送货

实收

价

金额

万

千

百

十

元

角

分

金额（大写）：

万仟百拾元角分整

小写￥＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

送货人：

仓库：

收料员：

质检员（专业人员）：

备注：

一式三联单；

第一联项目部留存；

第二联会计记账；

第三联供货单位留存；

领料单

领料项目：

领料单位：

编号

货物名称

单位

单价

合计金额（大写）：

项目经理：

主管施工：

仓库发料员：

领料班组：

领料人：

第一联仓库留存；

第三联施工单位。

入库单

№

科目：

货号

品名

数量

单价

小写￥

材料员：

会计：

保管员：

经手人：

一式四联单；

第一联仓库留存统计；

第二联项目会计记账；

第三联仓库统计员；

第四联送货单位结账。

退料单

退料单位：

收料单位：

申退

实退

仓库员：

材料员：

备注：

第一联仓库主管；

第二联会计记账；

第三联材料员；

第四联退货或送货单位。

货品调拨单

№

调入项目：

年月日

进货时价格

调拨时价值

描述调拨意义

金额

调出仓库员：

调出材料员：

调入仓库员：

调入材料员：

材料部经理：

第一联调出仓库员；

第二联公司会计记账；

第三联调入仓库统计员；

第四联调入材料员；

工程有限公司

材料付款审批表NO：

项目单位工程：

申请时间：

合同编号：

合同名称：

签订日期：

收款单位：

付款方式：

现金□支票□电汇□

应付款总额：

￥元

已付款总额：

本次应付款：

佰拾万仟佰拾元角分

￥：

元

付款依据：

申请部门：

申请人：

供应商联系人：

联系电话：

公司审批意见

材料部

签名：

财务部

总经理

签名：

第一联（会计）记账、第二联（材料部）留存、第三联（审核部）留存。

THANKS!

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