船运操作流程文档格式.docx

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业务经营范围包括：

代理进出口货物运输（集装箱海运、散货海运和空运），国内物流运输、报关、仓储、保险、租船及海陆空多式联运业务等

　　☆是韩国高丽海运-KMTC及埃塞俄比亚航运公司ESL深圳地区的总代理

☆为ANL、Maruba、Safmarine船公司代理签单业务

二、公司部门划分

商务管理部

财务部

人力资源及行正部

单证中心

空运部

大客户服务部

☆08年成立商务管理部门，主要负责公司总部及各网点合同的管理和实施、业务流程的规范管理、监督以及风险控制、运费回收的跟踪和控制以及法律事务的处理和协调等

☆负责货物运输保险、拖车、报关、仓储等业务

☆IT组负责软件开发、硬件及网络维护

人力资源及行政部

☆办公用品发放（专人网站申领及填写《办公用品需求单》）

☆各项团体活动的筹划安排

☆工会各项活动的筹划安排

☆外勤工作

☆前台文员（开具发票、发放提单）

☆考勤制度管理

☆员工绩效考评制度管理

☆离职、入职办理

☆员工培训

物流部

☆海铁集装箱国际联运：

华南、华东、中亚、俄罗斯

☆全铁路运输

☆散装船运输

☆TCL、BYD、信义汽车玻璃等客户

三、出口贸易流程

四、海运集装箱操作流程

五、海运提单流转过程

六、公司操作流程及注意事项

业务　　市场　　海外　　操作　　文件　　财务　　行政

基本流程

客户托运→向船公司订舱→订舱确认→拖车→报关→提单缮制→客户付款/付款给船公司→放单放货

整个流程都要遵循与事实相符的原则，并必须了解并遵守公司的各项相关规定。

1、业务员审核托单

　　负责确认订舱托运单的真实性和有效性（签字确认）

●意义

　　运输合同的重要组成部分

　　明确货名、重量、目的港、运输条款、运费条款、运杂费及其他特殊运输要求等《非危险品保函》1

　　保护性条款——保护我司的相关利益

●订舱公司盖章

　　公章、合同专用章、业务章、订舱专用章（报关专用章、发票专用章等其他专用章及电子章不接受），明确托运人的身份为公司而不是个人

●目前托运单版本号EDITION2

　　集装箱货物托运单（自揽货整柜FCL）-　PLBO0901

　　集装箱货物托运单（指定货NOMINATED）-PLBO0903

　　拼箱货物托运单-PLBO0902

　　航空货物托运单-　PLBO0904

●托运单确认书3

　　特殊情形需向分管领导提出申请，经同意后，委托方必须向我司出具“托运单确认书”（正本存档）

●公司的相关明细规定4

　　参照《关于统一和加强货运订舱和操作业务管理的规定》

●增加新客户流程5

进入网站--登陆--内部信息管理系统--客户增加

　　填写注意事项

　　①客户的中英文名称必须与营业执照完全相符

　　②境外客户没有中文名称则中文名输入英文名称

　　③客户简称用客户名称汉字的第一个拼音字母组合（如深圳外代简称SZWD）

　　④注册资金项填写营业执照上的注册金额

　　⑤营业执照等相关附件通过“添加图片”上传到网上

　　⑥查询新增客户申请的状态（需经商务管理部审核）

●客户管理&

运价系统6

●三角贸易

　三角贸易下，如何确认托运人和提单的交付对象

　①不可同时接受贸易商和工厂的托运单

　②如订舱公司要求将提单交给第三方，必须填具保函，明确指示我司将提单交付给何人

●自揽货到付

　①到付订舱审批表7

　确认托运人资格，是否合法，可否承担货到港后无人提货后的相关责任

　②到付保函8

　保证承担货到港后无人提货后的相关费用和责任

　③公司相关规定9

　参照《关于“到付运费货物”（FOB货）的订舱管理规定》

●自揽货到门服务

①业务人员需提前让海外部向海外代理咨询确认相关费用（填写询价表10发到*************************）

②询DDP，除货名外需提供HSCODE

③注明运输条款及所有需要询问的价格

④同行询价需斟酌

⑤需目的港拖车，提供货重及预配船公司

⑥为规避汇率风险，以异种货币收付的业务，业务报价前需与公司确认汇率，并需书面通知客户我司保留因延滞付费而调整订舱时确定的汇兑标准的权利。

操作人员在货物实际出运后及时以邮件形式通知总部领导及财务购汇，财务会有个香港购汇通知以邮件形式操作人员，与报价时汇率相符操作则录入系统，有差别则通知业务员

2、确认运价

　　查询公司运价系统

　　查询市场人员邮件报价

　　市场人员确认托单卖价与成本后签字确认

市场人员分工：

陈晓露：

非美航线经理

刘克寒：

东南亚、日本、韩国、台湾、澳洲

牛志强：

东非、西非、南非

吴文泽：

中东、印巴、红海

孙振喜、王卓：

欧洲、北非、地中海、黑海

吴伟萍 

：

美线部经理 

（美国、加拿大、南美）

朱光文 

美国、加拿大航线

万维梁 

南美

诸葛云晶 

3、确认船期

　　在市场人员确认价格的同时确认船期

4、操作订舱

　　确认价格后将托单转由操作安排订舱

　　对于不符合公司规定的委托订舱，操作有权拒绝接受定舱和安排操作业务

EMC、MAERSK、PIL、UASC、MSC、NYK等船公司的订舱分工

操作人员分工：

王建武Yuki南宁办+昆明办+上海办+东莞办+长安办

林洪英Lin香港办+天津办+青岛办

吴少英Ann厦门办+中山办+顺德办+江门办

梅莹Ruby汕头办+潮州办+宁波办+义乌办+朱志文

张慧Tamia广州办+福州办+黄埔办+长沙办+佛山办

巫欢Miranda业务员：

李君、林展鹏、李娜、徐珊

陈小婕Jessica业务员：

李奥、王猛、汪伟萍、黎晓峰

廖丽荣Yely美线客服

吴秀丽Kim美线操作

5、确认舱位

　　如没舱位找市场人员与船公司确认

6、取得S/O

　　必须仔细检查S/O内容

　　注意免堆期、免柜租期、截补料时间

　　将S/O上同行或船公司的联系方式必须去掉

7、拖车、报关、仓储

●如有委托，必须书面提供详细装货时间、地点、联系人及其他各种要求

●提供完整准确的报关资料

●委托与公司有合约的拖车公司，用我司《货物陆路运输委托书》11

●发生压车、返空、分唛等额外费用时需与货主确认

●仅委托拖车、报关的，需得到公司领导签字确认，操作人员才能安排

●必须全程跟踪

8、录入哥伦布系统

　　检查做柜情况，如做柜则在公司系统中建立工作单

9、转交台帐与文件人员12

●必须在截SI前一天将台帐交与文件

●如美线或其他出HB/L的双提单操作更需提前交与文件制单、申报AMS/ACI

●台帐的内容填写完整、清晰

●系统订舱代理必须录入，台帐标清联系方式

●特别要求必须显示在备注栏

●台帐上资料必须与S/O、托运单、系统保持一致

●自揽货用到我司代理需台帐上海外部手签代理信息

●海外部、拼箱部手写台帐的规范填写

●对于不符合公司规定的操作台帐，文件有权拒绝制单

10、补料给船公司

●对单放单委托书13

●是否使用我司代理，签发HB/L或MB/L

●一次性补料

●EDI补料（甲壳虫系统）

●船证内容与实际相符原则

11、开具D/N/领取船公司发票

●客户确认D/N后再开具正式税发

●如付款单位与托运单位不同，需付款单位填写《代付费用确认书》14

●核对船公司D/N后安排外勤人员领取发票，或由船公司邮寄给我司

●发票交财务后跟踪付款的安排，及时拿到付款水单

12、客户付款/付款给船公司

●提交水单给财务后跟踪查询费用核销情况

●未付款、付款未到帐需提前放单放货的需由业务员填写《放单放货审批表》15及客户提供的《未付款放单放货申请》16.一式两份：

交财务结算员办签放手续；

留存在台帐内。

并录入网上保函放单放货系统

●月结客户也需逐单审核客户月结信用17

13、安排放单放货

●电放／WAYBILL申请18或寄单委托书19

●自揽货与指定货正本HB/L的放单流程

●《提单交接记录表》20

●MB/L放货给代理的审批（月结代理）21

●正本HB/L签发与电放都需经单证中心负责人审核

●原则上提单/核销单/发票由订舱人签收领取《领取提单委托书》22，我司不负责邮寄业务。

如确有必要代为邮寄，必须要求客户出具《寄领单据保函》

●特殊放货的处理

　　①更改收货人23

　　②已出正本改电放：

正本提单已收回

　　③提单丢失处理程序：

船公司的要求、我司的要求

●《关于规范和加强提单、电放函及放货管理工作的规定》24

扣单、扣货的风险

　　未有明确协议规定，不得以未支付运费为理由扣押货物和相关单证

①海商法第七十二条：

货物由承运人接受或装船后，应托运人的要求，承运人应当签发提单

　②目前市场惯例：

见款放单

③合约的相对独立性

④非法扣货的后果：

承担扣货产生的损失、超期堆存费、核销单不能退税的损失

⑤货代提单正本一旦交给客人，就已无法控制货物

对策

　　①协议明确规定

　　②以押单押货的方式放货，出具公司规定格式的保函

　　③为避免因扣单或扣货不当引起纠纷，凡需在目的港或目的地留置客户的货物或提单等其他货运单证等物权，必须报告公司商务管理部批准，并在公司商务管理部统一指导下对外处理

14、发送PA给代理（P/A=PRE-ADVICEorPRE-ALERT）

●及时发送（HB/L、MB/L&

D/NorC/N）25

●保证费用收付、放货指示准确《TELEXRELEASENOTE》26

15、工作单状态转结

●当工作单操作完成在应收应付费用确认后，需转为已通知状态，以便财务完成该工作单核算该单实际利润

16、台帐存档

●编号后装订归档27

●保留３年统一销毁

七、提单、核销单的管理

●PENASA提单（仅适用非美线货物）

空白PENASA提单由总部统一印制和发放至各办事处、各需求部门

●外代总公司提单

空白外代总公司向北京总部购买

●提单均必须由公司授权人员审核后方可签发

●签发海运提单或外代提单后，在未收回全套正本提单时，一律不准更改托运人及收货人等重要内容。

更不准重复签发提单或电放

●核销单由各报关行统一寄回单证中心，由单证中心记录后统一发放到各部门操作人员，并可在公司网站内部资料中查询核销单退还情况28

八、提单的相关风险

提单上的SHIPPER

　　我司作为货运代理人，不能接受发货人将我司显示为提单上的SHIPPER的要求

　　原因：

非贸易当事人，对贸易具体情况不了解

　　后果：

卷入贸易纠纷，扩大自身责任范围

　　倒签、顺签、预借提单29

　　倒签：

提单上的开船日期早于实际开船日期

　　顺签：

提单上的开船日期晚于实际开船日期

　　预借：

货物尚未装船就签发了已装船提单

　　签发与实际开船日期不符的提单的风险：

①联合欺诈；

②承担与货物等值的损失；

③侵权性质

　　公司对签发此类提单的规定：

①必须是信用证的要求；

②严禁预借；

③顺签、倒签的天数视具体情况而定；

④发货人提供保函；

⑤必要时需提供收货人的保函、L/C

　　无单放货

　①记名提单无须凭正本放货的国家：

美国、香港

②记名提单是否需要正本放货尚未定论的国家：

英国、法国

③我国海商法：

无论是否记名提单，必须凭正本放货；

侵权，不享受责任限制，赔偿以货物价值为标准

　　提单的更改

●提单一经签发，就具有了法律效力，未经承运人确认的任何更改都是无效的。

●结单前更改

●结单并已签发了正本提单：

送回、保函30、改单费

●更正章不得超过三个，否则提单无效

●错误字母必须是不影响该词或语句的涵义

●承运人仅接受合法提单持有人提出的更改要求,实际操作中还需经托运人（订舱人）确认

●重新签发提单必须将原提单全套退回承运人手中

　　提单的遗失31

●提单遗失后货方可能会要求：

①不凭正本提单交付货物改做电放②重新签发

●丢失方出具书面证明32及放货保函

●托运人登报声明提单丢失并宣布作废

●向当地法院或有关当局申请公示催告或相应程序

●相应的银行担保或货物发票价值的130%-200%的现金担保

●丢失者在丢失地的法院申请裁决提单无效,如一直没有提供法院的裁决书，保证金必须在我司存放至开船日后两年方可退回

　　凭银行担保提货

●由于提单晚到或丢失而有此要求

●提供提单复印件、商业发票、商业合同及装箱单等,以审核提货方是否为收货人

●出具保函,要求为一流银行担保，担保金额不能低于CIF价格的150%

●必须取得托运人同意此操作的书面保证

●承运人可以接受收货人提供的支票或现金担保

　　无人提货的处理33

　　★产生原因

　　贸易纠纷导致收货人拒绝提货

　　由于通关、检验检疫等手续出现问题

　　货值不高，市场不利而弃货

　　无法通知收货人或承运人未及时发到港通知等

　　★解决方法

　　要求货方出具弃货声明34

　　联系托运人，按照要求将货物退运或转运,托运人必须先确认承担有关费用

　　留置和拍卖货物

　　有关超期堆存费、滞箱费、退运及转运等各种费用收取

　　退运货物的办理程序

　　货物装船运抵目的港后，若订舱人要求原货退运，必须填写“退运申请书”，我们并要事先认真查明：

　　①是否已签发了海运提单（包括船公司和外代提单）

　　②是否已向目的港代理做了电放？

如已做电放，则必须以书面回复订舱人阐明因该货已做电放，我司无法更改收货人或安排退运

　　如果订舱人坚持要求退运货物，必须严格按如下原则办理：

　　①原签发的正本提单必须全套收回

　　②订舱人必须向我司提供“退运货物申请书”35及新的托运单以明确物权

　　③申请人预缴付足额的费用（海运费、仓储费、代理费及我公司的利润等）

　　④所有货物退运前必须上报商务管理部审查批准

九、电放/海运单SWB的管理

●审核运费收付情况

●申请人必须是订舱单上的托运人

●审核是否已签发了船公司提单或外代提单，如已签发提单，必须要在收回全套正本提单后，并收到订舱人的无提单放单担保函后（用我公司的标准格式）方可申请电放

●当HB/L收货人为TOORDER，只能电放给NOTIFY时，需要求电放申请上除托运人印章需加盖提单SHIPPER印章

●船东单电放、签WAYBILL时需结合我司与船公司规定（如背书、正本放货申请、SWB申请等）

十、外代各种保函格式

●CLEANONBOARD保函36

●分单保函（中英文版）37

●改单保函（中英文版）

●换签保函SWITCHBL38

●货值显示保函39

●运费条款保函40

●收货人要求倒签／顺签提单保函（中英文版）

●托运人要求签发／倒签提单的担保

●收货人资料不全、异地收货人保函41

●无唛保函42

●代付费用确认书

●到付订舱保函

●非危险品保函

●其他形式订舱确认书

●未付款放单放货申请

●SEAWAYBILL申请

●对单放单委托书

●放弃提单领取保函

●寄领提单保函

●领取提单委托书

●无提单放货保函（凭HBL放货申请）

●无提单放货保函（中英文版）

●更改收货人申请书

●UnendorsedOBL正本忘记背书43

●收货人提单遗失保函（中英文版）

●弃货声明

●退运申请书

●放单放货审批表

●代理询价表格

●运费到付货物（FOB）订舱审批表

●提单交接单格式

●通知代理放货TELEXRELEASENOTE

非正规操作保函接受条件

●信用证要求

●海外代理/收货人确认

●公司领导特批客户

公司对各种保函要求

●不接受电子章、非对应业务的专用章

●禁止业务员、操作员、文件员帮填写空白保函

●如重要客户要求长期保函，需经公司经管领导审批签字后，交单证中心正本备案存档

十一、奖励和惩罚

如因工作过失和不负责，错记少收应收费用，造成公司损失（包括滞期费、堆存费、拖车费等所有杂费），将视过失情况由责任人承担10%-20%的损失额

具体参照《关于严格执行若干货运业务操作规定的通知》44