四川省冶金地质勘查局机关公文处理办法Word格式.docx
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四川省冶金地质勘查局机关公文处理办法Word格式.docx
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中共四川省冶金地质勘查局委员会办公室、四川省冶金地质勘查局办公室具体负责局机关的公文处理工作,并对下属各队、所、院、校,专业公司进行业务指导。
第二章
公文种类
第四条
中共四川省冶金地质勘查局委员会的公文种类主要有:
决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要。
(一)决定,用于对重要事项做出决策和安排。
(二)意见,用于对重要问题提出见解和处理办法。
(三)通知,用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位(部门)共同执行或周知的事项。
(四)通报,用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
(五)报告,用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。
(六)请示,用于向上级机关请求批示、批准。
(七)批复,用于答复下级机关的请示。
(八)规定,用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(九)函,用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
(十)会议纪要,用于记载会议主要精神和议定事项。
第五条四川省冶金地质勘查局公文种类有:
决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
(一)决定,适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位(部门)及人员,变更或者撤销下属单位(部门)不适当的决定事项。
(二)通知,适用于批转下级公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;
传达要求下属单位(部门)办理和需要有关单位(部门)周知或者执行的事项;
任免人员。
(三)通报,适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
(四)报告,适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。
(五)请示,适用于向上级机关请求指示、批准。
(六)批复,适用于答复下属单位(部门)的请示事项。
(七)意见,适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)函,适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准和答复审批事项。
(九)会议纪要,适用于记载、传达会议主要精神和议定事项。
第六条
中共四川省冶金地质勘查局委员会和四川省冶金地质勘查局应当使用法定文种。
第三章公文格式
第七条按公文的作用和行文关系公文可分为上行文、下行文、平行文三种格式。
报上级领导机关的公文为上行文,下发局内各单位(部门)的公文为下行文,与不相隶属机关公务往来中发出的公文称为平行文。
三种公文格式可从公文首页加以区别。
第八条中共四川省冶金地质勘查局委员会和四川省冶金地质勘查局公文统一使用国际标准A4型纸张。
A4型公文的用纸幅面规格为297mm×
210mm,天头(上白边)为37mm±
1mm,地脚(下白边)为35mm±
1mm,订口(左白边)为28mm±
1mm,翻口(右白边)为26mm±
1mm,版心尺寸为225mm×
156mm。
对有特别要求的公文,可采用16开型纸张。
16开型公文的用纸幅面规格为270mm×
194mm,天头(上白边)为30mm±
1mm,地脚(下白边)为30mm±
1mm,订口(左白边)为27mm±
1mm,翻口(右白边)为27mm±
1mm,版心尺寸为210mm×
140mm。
第九条中共四川省冶金地质勘查局委员会和四川省冶金地质勘查局的版头,应套红印制,长期沿用。
第十条中共四川省冶金地质勘查局委员会和四川省冶金地质勘查局公文的字号,由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。
发文年度用六角括号“〔〕”括入。
第十一条中共四川省冶金地质勘查局委员会公文版头、发文代字的形式及适用范围是:
(一)中共四川省冶金地质勘查局委员会文件
主要适用于以中共四川省冶金地质勘查局委员会名义发布涉及工作中的政策、法规、决定和重要工作部署,传达重要精神,转发上级机关的公文,批转下级机关的重要报告、请示。
发文代字为“川冶勘委”,用“中共四川省冶金地质勘查局委员会文件”版头,盖中共四川省冶金地质勘查局委员会章。
(二)中共四川省冶金地质勘查局委员会函
主要用于中共四川省冶金地质勘查局委员会通知重要事项,任免干部,表彰先进,批评错误,交流情况,批复下级机关的请示,对重要问题提出见解和处理办法,与有关部门商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。
发文代字为“川冶勘委函”,用“中共四川省冶金地质勘查局委员会”版头,盖中共四川省冶金地质勘查局委员会章。
(三)中共四川省冶金地质勘查局委员会办公室文件
主要适用于中共四川省冶金地质勘查局委员会办公室根据中共四川省冶金地质勘查局委员会授权,传达中共四川省冶金地质勘查局委员会的意见,安排和布置专项工作,答复下级单位(部门)请示,转发上级机关的公文,批转下级单位(部门)的报告、请示等。
发文代字为“川冶勘委办”,用“中共四川省冶金地质勘查局委员会办公室文件”版头,盖中共四川省冶金地质勘查局委员会办公室章。
(四)中共四川省冶金地质勘查局委员会办公室函
主要适用于以中共四川省冶金地质勘查局委员会办公室通知有关事项,向与有关单位(部门)联系、商洽工作等。
发文代字为“川冶勘委办函”,用“中共四川省冶金地质勘查局委员会办公室”版头,盖中共四川省冶金地质勘查局委员会办公室章。
(五)中共四川省冶金地质勘查局委员会会议纪要
主要用于记载中共四川省冶金地质勘查局委员会会议的主要精神和议定事项。
第十二条四川省冶金地质勘查局公文版头、发文代字的形式及适用范围是:
(一)四川省冶金地质勘查局文件
主要适用于传达贯彻党和国家的方针、政策及上级机关的指示;
部署全局性工作;
发布决定;
向上级部门报告、请示工作;
批转下属单位(部门)涉及重大的全局性问题的报告;
其他必须以局名义办理的重要事项,其中地质设计、报告审批意见等业务性文件,编有关处室字号。
发文代字为“川冶勘”,用“四川省冶金地质勘查局文件”版头,盖四川省冶金地质勘查局章。
(二)四川省冶金地质勘查局函
主要适用于必须以局名义办理但涉及面较小的具体事项。
包括向省有关部门报送的有关材料;
与省有关部门及兄弟省(区、市)地勘局联系、商洽某些具体工作事宜;
批复局下属各单位诸如设置机构、兴办大中型企业等一些重要事项的请示。
发文代字为“川冶勘函”,用“四川省冶金地质勘查局”版头,盖四川省冶金地质勘查局章。
(三)四川省冶金地质勘查局办公室文件
主要适用于传达局关于某一方面工作的政策和决定;
印发重要会议文件和局领导重要讲话;
通知有关事项;
转发省政府及有关主管部门重要文件(附有重要贯彻执行要求或规定);
转发局属单位涉及面较大的重要工作问题的报告。
发文代字为“川冶勘办”,用“四川省冶金地质勘查局办公室文件”版头,盖四川省冶金地质勘查局办公室章。
(四)四川省冶金地质勘查局办公室函
主要适用于必须以局办公室名义办理但涉及面较小的具体事项。
包括批复局属单位就一般工作问题向局的请示;
就某些具体工作事项向有关局属单位和部门下达通知;
代表局联系、商洽、询问或答复某一具体问题;
下达会议通知;
办理局办公室机关工作方面某些具体事务。
发文代字为“川冶勘办函”,用“四川省冶金地质勘查局办公室”版头,盖四川省冶金地质勘查局办公室章。
第十三条四川省冶金地质勘查局各下属单位(部门)公文版头、发文代字的形式是:
(一)四川省冶金地质勘查局601大队
1.中共四川省冶金地质勘查局601大队委员会采用“中共四川省冶金地质勘查局601大队委员会文件”公文版头,发文代字为“川冶601委”。
2.四川省冶金地质勘查局601大队采用“四川省冶金地质勘查局601大队文件”公文版头,发文代字为“川冶601”。
(二)四川省冶金地质勘查局水文工程大队
1.中共四川省冶金地质勘查局水文工程大队委员会采用“中共四川省冶金地质勘查局水文工程大队委员会文件”公文版头,发文代字为“川冶水工委”。
2.四川省冶金地质勘查局水文工程大队采用“四川省冶金地质勘查局水文工程大队文件”公文版头,发文代字为“川冶水工”。
(三)四川省冶金地质勘查局604大队
1.中共四川省冶金地质勘查局604大队委员会采用“中共四川省冶金地质勘查局604大队委员会文件”公文版头,发文代字为“川冶604委”。
2.四川省冶金地质勘查局604大队采用“四川省冶金地质勘查局604大队文件”公文版头,发文代字为“川冶604”。
(四)四川省冶金地质勘查局605大队
1.中共四川省冶金地质勘查局605大队委员会采用“中共四川省冶金地质勘查局605大队委员会文件”公文版头,发文代字为“川冶605委”。
2.四川省冶金地质勘查局605大队采用“四川省冶金地质勘查局605大队文件”公文版头,发文代字为“川冶605”。
(五)四川省冶金地质勘查局606大队
1.中共四川省冶金地质勘查局606大队委员会采用“中共四川省冶金地质勘查局606大队委员会文件”公文版头,发文代字为“川冶606委”。
2.四川省冶金地质勘查局606大队采用“四川省冶金地质勘查局606大队文件”公文版头,发文代字为“川冶606”。
(六)四川省冶金地质勘查局测绘工程大队
1.中共四川省冶金地质勘查局测绘工程大队委员会采用“中共四川省冶金地质勘查局测绘工程大队委员会文件”公文版头,发文代字为“川冶测委”。
2.四川省冶金地质勘查局测绘工程大队采用“四川省冶金地质勘查局测绘工程大队文件”公文版头,发文代字为“川冶测”。
(七)四川省冶金地质勘查局成都地质调查所
1.中共四川省冶金地质勘查局成都地质调查所委员会采用“中共四川省冶金地质勘查局成都地质调查所委员会文件”公文版头,发文代字为“川冶所委”。
2.四川省冶金地质勘查局成都地质调查所采用“四川省冶金地质勘查局成都地质调查所文件”公文版头,发文代字为“川冶所”。
(八)四川省冶金地质勘查院
1.中共四川省冶金地质勘查院委员会采用“中共四川省冶金地质勘查院委员会文件”公文版头,发文代字为“川冶院委”。
2.四川省冶金地质勘查院采用“四川省冶金地质勘查院文件”公文版头,发文代字为“川冶院”。
(九)四川省冶金地质勘查局技工学校
1.中共四川省冶金地质勘查局技工学校委员会采用“中共四川省冶金地质勘查局技工学校委员会文件”公文版头,发文代字为“川冶校委”。
2.四川省冶金地质勘查局技工学校采用“四川省冶金地质勘查局技工学校文件”公文版头,发文代字为“川冶校”。
(十)四川省蜀通建设总公司
1.中共四川省蜀通建设总公司委员会采用“中共四川省蜀通建设总公司委员会文件”公文版头,发文代字为“川冶蜀通司委”。
2.四川省蜀通建设总公司采用“四川省蜀通建设总公司文件”公文版头,发文代字为“川冶蜀通司”。
(十一)四川鑫顺矿业有限责任公司
1.中共四川鑫顺矿业有限责任公司委员会采用“中共四川鑫顺矿业有限责任公司委员会文件”公文版头,发文代字为“川冶鑫顺司委”。
2.四川鑫顺矿业有限责任公司采用“四川鑫顺矿业有限责任公司文件”公文版头,发文代字为“川冶鑫顺司”。
(十二)四川华锋钻探工程有限责任公司
1.中共四川华锋钻探工程有限责任公司委员会采用“中共四川华锋钻探工程有限责任公司委员会文件”公文版头,发文代字为“川华锋司委”。
2.四川华锋钻探工程有限责任公司采用“四川华锋钻探工程有限责任公司文件”公文版头,发文代字为“川华锋司”。
第十四条中共四川省冶金地质勘查局委员会、四川省冶金地质勘查局联合行文时,只使用中共四川省冶金地质勘查局委员会的公文版头和发文代字。
第十五条涉及保密事项的公文,应根据保密规定标明密级和保密期限。
第十六条紧急公文应分别标明“特急”、“加急”。
第十七条上行公文应在发文字号右侧标注“签发人”,“签发人”后面标注姓名。
第十八条公文标题,一般应包括发文机关全称或规范化简称、公文主题(事由)、文种三部分。
干部任免、处分决定、事务性工作通知、函件等,可不标明发文机关。
公文主题(事由)应当高度概括公文的主要内容。
第十九条公文的主送机关,应当使用全称或者规范化简称。
(一)中共四川省冶金地质勘查局委员会普发本系统公文的主送机关统称是:
各队、所、院、校、专业公司党委,局直机关党委。
(二)四川省冶金地质勘查局普发本系统公文的主送机关统称是:
各队、所、院、校、专业公司,机关各处室、机关服务中心。
(三)中共四川省冶金地质勘查局委员会、四川省冶金地质勘查局联合普发本系统公文的主送机关统称是:
各队、所、院、校、专业公司党委,各队、所、院、校、专业公司,局直机关党委,机关各处室、机关服务中心。
第二十条公文的正文,如用数字表示层次结构序数,应按“一、”、“
(一)”、“1.”、“
(1)”的次序,不可颠倒使用。
第二十一条公文如有附件,在正文下空1行标注“附件:
”和附件名称。
如有两个以上附件时,应使用阿拉伯数字注明顺序号。
附件应置于主件之后,另页排印,并在附件左上角第1行顶桥标注“附件”,有序号时标序号。
被印发、批转和转发的公文,不属本机关公文的附件,应在印发、批转、转发“通知”之后另页排印。
被印发、批转、转发公文的包括标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期等。
被印发、批转、转发公文的版头、抄送机关、印制版记等不再标注。
第二十二条中共四川省冶金地质勘查局委员会公文的正文之后应标发文机关署名,署名一般为“中共四川省冶金地质勘查局委员会”、“中共四川省冶金地质勘查局委员会办公室”。
第二十三条公文的成文日期,一般署会议通过日期或领导人签发日期(如有两个以上领导人审签,署最后一位领导人的签发日期);
联合行文,署最后签发机关领导人的签发日期。
决定、规定等不标明主送机关的公文,成文日期用汉字加圆括号标于标题下方居中位置。
中共四川省冶金地质勘查局委员会公文的成文日期用阿拉伯数字标注(如2008年7月18日);
四川省冶金地质勘查局公文用汉字标注(如二OO八年七月十八日)。
第二十四条中共四川省冶金地质勘查局委员会和四川省冶金地质勘查局公文除会议纪要外,应加盖印章。
加盖印章应清晰、端正。
印章上边缘不压正文或者附件,下边缘居中压成文日期。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不采取标注“此页无正文”的办法解决。
第二十五条公文的附注,一般用于说明印发、传达范围或者需要说明的其他事项。
“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
附注在成文日期下1行,居左空2字加圆括号标注。
第二十六条公文的主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印制人数应标注在公文的最末一页。
(一)主题词的标引要准确、完整、规范。
主题词由反映公文内容的类别词,公文主题词及公文种类词组成。
四川省冶金地质勘查局用于上报的公文,必须按《国务院主题词表》和《四川省行政机关公文主题词表》标引。
(二)除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关,一律称“抄送”。
抄送机关之间用逗号隔开,在最后一个抄送机关后标句号。
抄送机关名称应当使用全称或规范化简称、统称。
(三)中共四川省冶金地质勘查局委员会公文的印发机关标注为“中共四川省冶金地质勘查局委员会办公室”,四川省冶金地质勘查局委员会的印发机关标注为“四川省冶金地质勘查局办公室”。
(四)印发日期以公文实际付印的日期为准,用阿拉伯数字标注。
(五)印制份数在印发日期下面加圆括号用阿拉伯数字标注。
第二十七条中共四川省冶金地质勘查局委员会和四川省冶金地质勘查局公文的版头用特定字号的小标宋体字,公文标题用2号小标宋体字,密级、保密期限、紧急程度、正文的一级标题、“主题词”用3号黑体字,签发人姓名、正文的二级标题用3号楷体字,主题词词目用3号小标宋体字,其余部份使用3号仿宋字。
第二十八条中共四川省冶金地质勘查局委员会和四川省冶金地质勘查局A4纸型公文一般每面排22行,每行28字。
第四章行文规则
第二十九条发文要坚持少而精的原则。
凡法律法规已有明确规定的不再发文;
可采用电话布置或当面议定的事项,不再行文;
会议上已经部署的工作和领导同志在会议上的讲话已经印发成会议公文的,一般不再发文。
第三十条发文要坚持党政分开的原则,并根据隶属关系和职权范围确定行文关系。
第三十一条不得越级行文,尤其不得越级请示问题;
因特殊情况必须越级行文时,应当抄送被越过的上级或下级机关。
第三十二条不相隶属单位之间一般用函行文。
第三十三条请示公文,应当一文一事,所提出的请示事项,性质上必须是单一的。
请示事项涉及其他部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报;
经过协商未能取得一致意见时,应当在请示中注明。
“报告”中不得夹带请示事项。
第三十二条下属单位向局报送的重要请示,应以正式公文批复。
一般性请示,局不再行文批复,以电话或印送领导批示等方式回复。
第五章发文办理
第三十三条 发文办理指以局名义制发公文的过程。
包括公文起草、公文审核、公文签发、公文复核、公文缮印、公文用印、公文登记、公文分发等环节。
第三十四条 公文起草起草公文应当注意以下事项:
(一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规以及有关规定,并完整准确地体现发文机关意图。
(二)全面、准确地反映客观实际情况,提出新的政策规定,要切实可行并加以说明。
(三)情况确实,观点明确,表述清楚,结构严谨,条理清晰,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(四)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(五)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(六)人名、地名、时间、数字、引文准确。
时间一般应写明具体的年月日。
引用公文应先引标题,后引发文字号。
公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案,计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。
公文的数字,除部份序数和作为固定词素的数字外,应当使用阿拉伯数字。
同一公文中,数字使用应前后一致。
(七)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(八)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第三十五条承办人起草文稿后,应填写《四川省冶金地质勘查公文处理笺》。
第三十六条 公文审核公文审核应按照以下程序办理:
(一)承办人拟稿后,由承办部门主要负责人初审并签字。
初审重点包括:
内容是否准确、完整;
提出的措施、办法是否切实可行和富有针对性;
文字表述是否严谨、精练、规范。
(二)承办部门主要负责人初审签字后,送局办公室专职秘书校核,并由局办公室专职秘书送局办公室主任审核。
凡需会签的文稿,应先由局办公室专职秘书送相关部门(单位)会签后,再根据会签情况送承办部门修改完善,或直接由局办公室工作人员校核审核。
局办公室审核校核的重点包括:
是否需要行文;
行文方式是否恰当;
是否符合行文规则和拟制公文的有关要求;
公文格式是否符合本办法的规定;
标题、附件、主题词、计量单位、数字用法和文字等是否准确规范。
审核中发现问题要作较大修改时,应当主动与承办部门协商,取得一致意见后方可修改;
问题较多的文稿,应退回承办部门和承办人重办;
修改较多或字迹潦草的,应由承办部门修改后再送局办公室。
第三十七条 公文签发文稿经局办公室审核后,由局办公室专职秘书统一送局领导签发。
公文签发应按以下规定办理:
(一)以局党委名义发文的,一般按分工送分管领导签发,重要文稿送局党委书记签发。
(二)以局名义发文的,按照分工由分管局领导签发。
其中,凡涉及人事任免、财务、项目资金计划、重要投资项目(包括股权转让)备案或核准、涉及全面性重要工作部署的公文文稿,送局主要领导签发。
第三十八条 公文缮印、分发局领导审定签发后,由局办公室专职秘书将文稿编号,并送文印室统一制发成文件。
编号时应确定公文的版头、发文代字、发文顺序号和印制份数等。
公文缮印应按需印制。
根据主送、抄送等栏目确定公文印制份数。
公文付印前,承办部门应再次对文稿校对复核。
应当做到准确无误,校样与原稿应当一致。
经领导签发的文稿原则上不再改动,如经校核有涉及内容实质性修改的,须报请原审批领导人复审。
承办部门校对人员校阅完后,应在公文处理单首页校对人一栏签字,以示负责。
文印室工作人员制发文件后,统一送局办公室用印后再登记分发。
分发前应认真做好登记备查工作,不得漏发、错发。
第六章 收文办理
第三十九条 收文办理是指对收到的公文的办理过程。
包括公文的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第四十条 公文签收中央和省委、省政府及省委办公厅的文件、函件、资料和机要文件等,由局办公室选派专人负责签收领取,再转送局办公室机要秘书登记和拆封。
凡注明送局领导和部门的,应及时转送局领导和有关部门;
注明四川省冶金地质勘查局或局办公室收的文件,由局办公室机要秘书拆封。
省委、省政府党政网无纸化公文下载,须由局办公室机要秘书负责签收、打印和登记,并做好网络涉密保密工作。
第四十一条 下属单位主送局机关公文,由局办公室专职秘书负责审核。
审核重点包括:
是否由本机关办理;
是否符合行文规则;
文种使用、公文格式是否规范。
对不符合以上要求的,可退回来文单位并说明理由。
第四十二条公文登记收文时应逐件清点,重要公文要逐页清点,并以签字或盖章的方式签收。
如发现补拆、错送等问题须及时向发文机关查询。
收文登记时应将公文标题、密级、来文字号、来文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。
收文应注明签收的具体时间。
第四十三条 公文批办已签收登记的公文,由局办公室专职秘书填写《四川省冶金地质勘查局收文处理笺》,及时送局领导批示,并按照批示内容尽快交相关处室办理;
凡涉及紧急需要办理的事项,须提前通知相关承办部门知晓。
凡紧急需要办理的事项,如紧急通知等,遇分管领导外出时,
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