稽核档案整理方法.docx
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稽核档案整理方法.docx
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稽核档案整理方法
稽核档案规范化管理方法
一、搜集
重视平时积累,确保文件材料齐全完整。
(一)严格登记:
来往行文、会议材料、内部文件以及外出参加会议、检查工作的人员带回的文件均应逐件登记建账。
(二)及时收集:
对办理完毕,属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。
(三)严格检查:
同一事由的文件是否齐全,正本、底稿、附件等是否齐全,应逐一进行检查。
并逐件检查是否处理完毕为生效文件,文件材料的字迹,用纸是否符合归档要求等。
(四)随办随归:
“办”是指办理完毕,“归”是指文件经若干个整理环节整理后归入档案盒内。
(五)妥善保管:
包括办理完毕后已整理的和未办理完毕不需办理的阅文等,进行分门别类,做到有目可查、运转有序、保管安全。
二、材料归档范围
(一)归档的文件
1、上级文件类:
上级部门制定的稽核工作规章制度、实施细则、通报、便函、传真及有关法律、法规和针对本社的各项工作、重要问题和事件等的决定、决议、指示、批示等(含复印件);上级部门召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料;代上级部门1
草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;上级部门转发本部门的文件(包括报纸、刊物转载)等。
2、本级文件类:
本部门的请示与上级部门的批复文件;对本级部门开展稽核工作和调查研究形成的稽核工作意见、计划、总结、会议记录、综合性报告、专题报告、重要汇报、具有参考和凭证作用的文件、图表资料等;本部门制定的稽核工作制度、办法、通报、便函等文件材料;本级职能部门印发的相关文件等(含复印件);本部门编印的简报、情况反映、动态等刊物的定稿、印本、编辑出版物的定稿、样本和各种汇编资料等。
3、下级文件类:
下级稽核部门报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、报表等文件材料;下级部门报送的法规性备案文件等;对下级部门开展专项、常规稽核检查工作时形成的报告、总结、重要汇报、经验材料、会议记录等具有参考和凭证作用的文件、图表资料等。
4、其他类:
其他具有参考、凭证作用的文件和资料等。
(二)不归档的文件
1、重份文件
2、无查考和利用价值的事务性、临时性、普发性文件。
3、一般性文电、人民来信、来访和工作记录。
4、下级稽核部门报送的一般性工作总结、月报、季报、信息等材料。
5、与有关部门的一般性来往文件。
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6、越级抄送的一般不需要办理的文件材料。
7、下级稽核部门抄报备案的一般性文件材料。
三、归档材料质量要求
(一)文本文件字体必须用微机打印,纸型A4(宽度21cm,高度29.7cm);文件题名小二号宋体加粗,内容小三号仿宋体;单倍行距;上、下页边距各2.54cm,左、右页边距各3.17cm;版式距边界页眉1.5cm,页脚1.75cm。
(二)对不符合归档质量要求的文件材料进行必要的修整:
归档文件应齐全完整,已破损文件应予复制。
字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
所使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合档案保护要求。
1、文件材料产生破损或局部残缺现象的,整理时要进行修补或托裱。
2、复制字迹模糊或易褪变的文件:
最耐久的字迹材料是碳素墨水和油墨,比较耐久的字迹材料是蓝黑墨水和印泥,对纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、传真、铅笔等字迹需要复制。
复制时原件在复制件上面进行装订。
3、超大纸张的折叠:
实际工作中产生的报表等超大纸张需折叠,并与A4文件统一大小。
4、去除易锈蚀的金属物:
文件整理装订时需去除订书钉、曲别针、大头针等易生锈的金属物。
(三)上级或本级的红头文件(如通知、通报等),由办公室3
按文书档案管理,稽核科在组卷稽核项目档案时保存复印件。
四、立卷分类
是指将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同,按确定的分类方法分成若干层次和类型,构成一个有机体系的过程。
(一)分年度:
即先对归档文件按文件形成时间(落款日期)或针对的年度分类。
一般性文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度的规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的会议文件,归入会议开幕的年度;法规性文件,归入公布或批准年度。
(二)分问题:
将文件按其内容所反映的问题分开。
把文件分成文书档案和业务档案两种:
文书档案是指上级和本级职能部门下发、印发的相关红头文件(含复印件)。
业务档案分为稽核工作档案和稽核项目档案,稽核工作档案包括计划、总结、会议记录、学习记录等;稽核项目档案包括常规稽核、专项稽核相关文件和材料等。
(三)分保管期限:
分为短期(5年)、长期(15年)、永久(15年以上)三种。
1、短期保管是指从档案所属年份的次年1月1日起,保存5年。
包括一般稽核会议的典型材料、会议记录、学习记录、代表发言材料、简报;季度、月份的稽核工作计划;与本社其他职能部门协商工作的来往文件;下级稽核部门报送的年底以下的总4
结、报表、计划、一般专题报告和备案的材料;学习、培训材料;考核类资料;稽核工作调研材料;稽核工作登记簿等其他需要的短期保管的稽核档案和有关资料。
2、长期保管是指从档案所属年份的次年1月1日起,保存15年。
包括序时、专项稽核类资料;半年的、季度的、一般专题的工作总结、报告;上级部门送来的重要文件;下级稽核部门报送的年底和年度以上的总结、报表、重大问题的专题报告等其他需要长期保管的稽核档案和有关资料。
3、永久保管档案包括稽核工作制度、办法、条例、实施细则等资料;重点监控农村信用社的检查资料或解剖材料;离岗、离任审计和在职审计类资料;反映本部门主要职能活动的年度和年度以上的工作总结、报告、计划、报表等上级部门颁发的属本部门主管业务并要贯彻执行的主要文件材料;岗位轮换类资料;重大稽核项目文件、报告、结论、决定、证明材料等资料;《档案登记簿》、《档案销毁清册》、《档案管理人员移交清册》等其他需要永久保管的稽核档案和有关资料等。
五、排列
是指遵循一定的原则,确定归档文件先后顺序的过程。
(一)遵循同一事由的文件排列为一卷。
1、文件资料类(包括文书档案和稽核工作档案)一般按时间顺序排列,要求完整、有序、齐全。
2、稽核项目档案一般按卷内文件材料的重要性排列顺序,5
即正件在前,附件在后;批复在前,请示在后;定稿在前,修改稿在后;汇总表在前,附表在后等。
序时、专项稽核组卷内容及排列顺序为:
(1)卷内目录→
(2)通报(根据需要)→(3)稽核报告(稽核汇总表)→(4)稽核方案审批表、稽核方案→(5)稽核通知书→(6)内部稽核调阅资料清单(根据需要)→(7)稽核检查工作底稿(根据需要后面附佐证材料、附表)→(8)稽核检查交换意见书(根据需要)→(9)稽核结论和处理决定→(10)稽核移送处理函(根据需要)→(11)稽核处罚处理决定书(根据需要)→(12)稽核检查情况和整改情况登记(根据需要登记整改情况)→(13)卷内备考表
离任稽核组卷内容及排列顺序为:
(1)卷内目录→
(2)通报(根据需要)→(3)离任稽核报告(离任稽核汇总表)→(4)离任稽核方案审批表、稽核方案→(5)离任稽核通知书→(6)被稽核人述职报告及补充说明→(7)对被稽核人座谈记录→(8)内部稽核调阅资料清单(根据需要)→(9)离任稽核检查工作底稿(根据需要后面附佐证材料、附表)→(10)被稽核单位的整改报告(根据需要)→(11)稽核移送处理函(根据需要)→(12)卷内备考表
(二)同一年度,同一保管期限的案卷按照时间顺序排列案卷号,并跨年连续使用。
(三)本单位业务活动形成的业务文件、调研材料、制度办法、法规等,一般按单一问题组合;工作计划、总结等文件,一般按责任者或名称组合。
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五、编页号
有图文面即为一页,用3位数正面在右下角,反面在左下角编打页号。
(一)单份文件:
只有正稿且页号已编排,无须重新编打。
(二)多份文件:
排序后重新编写页号,大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前有图文面编打页号。
六、编目
即编制归档文件目录,包括编写卷内目录和卷内备考表,都不编打页号。
(一)卷内目录:
放在每一卷所有归档文件之前,用来记录本卷归档文件的内容。
卷内目录式样(不含字体式样)
卷内目录
件号责任者文号题名日期页数备注
①②③④⑤⑥⑦
①件号:
按每份文件(或事由)分类按顺序2位数依次编制。
②责任者:
指制发文件的组织或个人,既文件的发文机关署7
名者,可以使用单位内部一个机构的全称或通用简称;未属责任者的“白头文件”,根据文件内容特征考证并填写。
稽核工作中指项目责任人或撰写报告的组织或个人。
③文号:
即发文的字号。
一般由机关代字、年度、顺序号组
成,如“*办稽通〔2000〕第*号”。
填写文号项应照实抄录,不能省略,没有文号的此项不填。
(红头文件、稽核通知书、处罚决定通知书等)
④题名:
即文件标题或材料的统称(如稽核工作检查记录)。
完整文件材料的题名,要准确拟写,不要空缺,且不能随意更改和简化。
⑤日期:
即文件或资料的形成时间,此项应以8位阿拉伯数字标注年、月、日,不足补“0”,如果文件未标注日期应根据文件内容加以考证并填写。
⑥页数:
以3位数字按顺序编排每件文件的起始页号,最后一份文件填写起至页号。
⑦备注:
用于填写归档文件、资料需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移动、销毁等。
(二)卷内备考表:
备考表放在每一卷所有归档文件之后,用以对本卷内归档文件整理情况及保存阶段变动情况进行必要的注释说明。
若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上。
卷内备考表式样(不含字体式样)
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卷内备考表
本卷情况说明
立卷人
检查人
立卷时间
①填写卷内归档文件中需说明的情况,包括文件收集的齐全完整程度,文件本身状况(如字迹模糊缺损等)及整理工作完毕后归档文件修改、补充、移出、销毁等情况。
归档文件卷内目录备注项如须说明内容较复杂(超过9个字),则可注明并引至本卷备考表详细说明。
②填写负责整理该卷归档文件的人员姓名,以明确责任。
③填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名,此项—般由
稽核部门负责人填写。
④立卷时间:
以项目结束日为准,以8位阿拉伯数字填写年、9
月、日,不足补“0”。
七、装订
对修正后的文件材料按符合档案保护要求的材料(无酸牛皮纸)加以固定(采用左侧暗线装订,将文件左、下侧对齐),包括打印卷皮等内容。
(卷皮立卷单位、类别1号楷体加粗打印;案卷名称小2号楷体加粗打印;“起止日期”、“保管期限”、“本卷共件数、页数”、“目录号”、“案卷号”小2号仿宋加粗打印。
)
卷皮正面式样(不含字体式样)
②
③
自④年月日至年月日保管期限⑤
⑨案卷号⑧本卷共⑥件⑦页目录号
①全宗名称:
填写各单位全称。
②机构:
填写该卷所属立档单位,各单位稽核部门未分设的打印“稽核类”,分设的打印“稽核部”或“稽核科”。
③案卷题名:
即案卷标题。
完整题名由责任者、问题、文种三部分组成,此项内容(不包括责任者项)最多不超过50个字,如正题名不能完全反映文件内容,或题名含义不清的,应根据文10
件内容重新拟写50字以内标题并加“[]”。
④年度:
填写资料最早形成日期至最后形成日期,“年”用4位数填写,“月”、“日”分别用2位数填写。
⑤保管期限:
填写归档案卷保管期限的简称即“永久”、“15年”、“5年”。
⑥件:
该卷文件总件数,以2位数填写,不足补“0”。
⑦页:
用3位数填写本卷总页数,不足补“0”,页数与卷尾页号相同。
⑧目录号:
由
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