发票粘贴注意事项DOCWord格式.docx
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5.北京市礼品、餐费
6.北京市内交通费
①出租车票
②一卡通充值③地铁票
④市内高速费
⑤燃油附加费
⑥停车费⑦车位费
⑧车辆通行费
7.北京市汽油费
8.差旅费
▲可报销的发票:
①机票、火车票、城市之间的汽车票,以及相关的保险费、手续费
②住宿费
③会务费或培训费(非主办方,附相关通知)
④退票费(须有税务章、单位章)
⑤餐费、市内交通费(不要出差补助的;
按补助标准报销)
▲大票补边。
▲有小票时,备数张尺寸为粘贴单大小的80克重的白纸(宽度为13.3cm);
▲按类别粘小票,一张白纸粘一类小票;
▲车票一去一回,按一张在上、一张在下的次序粘;
【只有两张火车票时,都粘在第一排】
▲给补助的前提:
来回火车票齐全、且有住宿费。
▲补助标准:
一人一天180元
(餐费一般100元/人·
天,个别地区120元/人·
天;
市内交通费80元/人·
详见上级文件,在计划财务处网站)
▲天数按出差自然天数算。
▲请自上至下、按下列顺序点粘:
①公务出差审批单②差旅费报销单③飞机票、火车票、城市之间的汽车票④住宿费⑤保险费、手续费
⑥会议费(或培训费)⑦会议通知等相关材料
9.图书、资料、报刊
10.版面费(版面费、注册费、会议注册费、论文注册费、
审稿费、评审费等)
11.印刷费(印刷费、打印费、复印费、彩扩、图片等)
12.邮寄费(邮寄费、快递费、包裹资费等)
13.移动电话费14.固定电话费15.网络费
16.培训费(主办方,附相关材料)
17.会议费(主办方,附相关材料)
18.咨询费19.测试费20.化验费21.加工费22.技术服务费
23.设备的维修费24.设备的检测费
25.汽车的维修费、检测费
26.汽车的保险费等
五、大票补边规范
▲需要补边的大票:
自大票左侧边缘,至大票内容第一个字之间,不足4cm的大票。
▲补边时,不含小孔和虚线(可先撕掉虚线部分)。
▲所有的大票基本都需要补边,包括报销现金的大票、办理支票、汇款的大票以及机票等;
若不补边,装订后将看不到重要的发票内容。
▲补边的要点:
①真正的发票至少粘2cm宽②大票内容第一个字与补边后的左侧边缘之间,至少间隔4cm,最宽为5cm)。
▲具体内容:
1.先准备80克重的白纸(若纸不合格,发票将会消失);
2.将该白纸裁成6-7cm宽、最长13.3CM(粘贴单的宽度)的纸片;
①一般6cm宽即可,不能窄于6cm;
可适当加宽;
②纸片顶端一定用剪刀剪齐。
3.将裁好的纸片,右侧,自上至下至少涂2cm宽的胶水;
适当多涂胶水,只会粘得更牢。
4.将不含虚线和小孔的大票的实质部分,左侧,对齐纸片最上边,牢牢粘在纸片上;
然后擦去多余的胶水。
5.背面有复写功能的大票
▲一定在发票的正面补边,正面是纸;
背面是油、粘不住。
▲发票正面,左侧的空白处≥2cm宽时,在发票正面的左侧补边,至少与真正的发票粘2cm宽;
▲发票正面,左侧的空白处<2cm宽时,先抄好发票右侧的“发票代码”、“发票号码”、“发票密码”、“机打代码”、“机打号码”、“税控码”等有用信息(连汉字带号码,在发票的上方或下方位置),然后再在发票正面的右侧、粘住小写金额补边,至少与真正的发票粘2cm宽;
请注意别粘住章。
6.所有的机票都需要补边,且补的边不要距内容过远;
最好的情形是:
补边后,名字距粘贴单左侧边缘4cm-4.5cm之间。
●为避免机票过长(不利于机票的保存,翻折也会毁发票),请把机票右侧的虚线撕掉。
六、大票的粘贴
1.大票一律对齐粘贴单左上角和最上边,摞着、点粘(该补边的请先补边);
2.面积更大的大票放在最下面;
3.增值税发票等超出粘贴单右侧过多的部分,请往回折,以保护发票;
4.点粘后,再次对齐粘贴单最上边、用曲别针别好。
5.办理支票、汇款的大票,补完边后,也需粘粘贴单。
6.金额过大的狭长小票,请补边成大票,摞着,点粘。
七、发票明细表的粘法
1.发票在上,明细表在下,明细表紧跟着对应的发票。
2.发票都要补边:
不论大票、小票,因金额大,都要补边。
3.明细表有用的信息,要距粘贴单左侧边缘至少4cm。
4.明细表有用的信息,距粘贴单左侧边缘不足4cm时:
①明细表较小时,可采用补边的方式。
②明细表较大时,不能采用补边的方式(小边带不动大表);
应颠倒明细表(将来直接装订明细表),以装订后不影响
明细表的内容为重。
八、狭长发票大、小票的区分:
▲属于大票:
只能排成一排、且长度≥17CM的发票。
(应摞着,点粘)
▲属于小票(有两种情形):
①长度≥17CM但能排成两排的狭长发票。
其粘法:
第一排按大票,摞着粘两张;
第二排按小票,阶梯粘两张。
【有很多这样的发票时,也要按照此要求做,否则不利于发票的保存】
②长度<17CM的狭长发票。
其粘法(有两种):
●发票少时,全部阶梯粘,金额朝外,每张粘贴单最多
粘四至五张(根据小票的长短)。
●发票多时,可补边成大票,摞着,点粘。
九、小票的粘贴
1.第一排小票一律对齐粘贴单最上边。
小票一律阶梯状粘贴;
每张小票都要粘在粘贴单上。
2.小票的粘贴原则:
宁稀勿密。
即每张粘贴单上,小票张数要少、间隔要大、粘贴面积要宽。
详见9.小票粘贴的具体标准
3.小票粘贴的布局:
最右侧那张超出粘贴单右侧1cm,最左侧那张对齐粘贴单左侧边缘。
4.每张小票左侧背面至少涂1cm宽的胶水、自上至下涂一溜;
越厚的小票,越要多涂胶水,以确保能牢固保存15年。
5.背面有复写功能的小票,请在小票正面的右侧,自上至下涂一溜胶水、扣着、粘在粘贴单上。
6.第二排小票的最佳位置:
剩下宽度的中间位置。
第二排只有一张小票时,靠最左边粘。
7.▲小票只有两张时:
都粘到第一排,一张完全靠左,一张完全靠右。
▲小票多于两张时:
①能排成两排的,一律排成两排;
②共有三张时,第三张对齐第二排左侧边缘;
③多于四张时,多出来的一张请放在第一排;
④每排均匀粘贴;
两排之间一定留一些间隔。
8.粘贴时,注意要使每张小票都能从表面看到;
过短的小票,请贴在粘贴单左侧边缘。
9.小票粘贴的具体标准(可以少粘)
▲红火车票(普通),每排最多粘六张。
▲红火车票(特硬),每排最多三张。
▲蓝火车票,每排最多粘三张(不能直接粘,详见
10.蓝火车票)
▲北京出租车票按标准长度,每排最多粘七张。
▲北京一卡通发票,每排最多粘七张。
▲北京高速路小票,每排最多七张。
▲北京停车费定额小票,每张粘贴单最多粘七张。
▲“麦当劳”定额小票,每张粘贴单最多粘七张。
▲手机充值票,每张粘贴单最多粘四张。
▲机打汽油票(长),每张粘贴单最多粘四张。
▲机打汽油票(短),每张粘贴单最多粘五张。
▲窄小的办公用品小票,每排最多粘四张。
10.蓝火车票粘贴窍门:
▲蓝火车票直接粘粘不住,需把背面三分之一的黑色表面撕掉、再粘,方法:
①徒手②上车站背面,揉角,将正面、背面分开;
③小心撕掉近三分之一的黑色部分。
▲切勿用刀子,以免割透或将要割透火车票。
▲撕掉的地方,全部涂胶水。
▲签字签到正面。
▲粘贴时,蓝火车票对齐粘贴单右侧。
▲蓝火车票,每排最多粘三张。
▲共有七张蓝火车票时,按两张粘贴单粘:
第一排粘两张(一张完全靠左,一张完全靠右),
第二排粘一张或两张(先左后右)。
11.出租车票
▲税务章不全,或单位章没有“发票专用章”一行字,为废票,不予报销。
▲北京出租车票的标准长度:
自完整的密码至完整的税务章以上0.5cm处;
过长的请剪去。
▲外地出租车票参考北京出租车票的标准长度;
勿过短;
若过长、都有用,请保留所有有用的部分。
▲第二排的最佳位置:
▲长、短出租车票尽量分开粘;
某一款数量很少时可混粘,短的粘在最左边。
12.定额小票
▲定额小票带着兑奖联,也是小票。
▲一定要保留完整的单位章,章以外的副券撕掉;
章不全不予报销。
▲请尽量将长短相同的小票,与过长或过短的小票分开粘。
13.同一类小票的组合技巧:
▲.尽量将同一规格的小票与不同规格的小票分开粘。
▲.尽量将不同规格的小票的组合,减少到最低程度。
▲.薄厚不同的同一类小票组合时:
①.轻薄的小票,请粘到超出粘贴单右侧1cm的地方;
②.重沉的小票,请粘到对齐粘贴单左侧边缘的地方。
14.小票的粘贴技巧:
▲从右往左粘,即从粘贴单最右侧开始粘。
(先粘好最右侧的一张,然后摆好间隔、再原样拿下来,再按照已确定的间隔、从右往左、依次粘到粘贴单上)
▲同一规格的小票很多时,每排最多粘五张(有的小票只能粘一排)。
(剩下的四分之一、三分之一、二分之一目测即可)
十、大票、小票混粘
1.请一定先将小票粘好。
▲只有一张小票与大票组合时,小票粘在超出粘贴单右侧1cm的地方。
▲小票多于两张时,自超出粘贴单右侧1cm,至粘贴单左侧边缘布局;
能排成两排的,一律排成两排,两排之间一定留间隔。
2.在粘贴单左上角、即第一张小票的左上角,点粘大票(需要补边的请先补边)。
3.别上曲别针。
十一、合同、专利等A4纸的折叠方法
1.去钉;
2.选关键页:
封面、金额、双方红章;
3.内容朝里,对齐,对折;
4.将对折后的左上角,外翻至离横折线0.5cm左右。
十二、外汇的报销
▲只有外汇业务:
1.计划财务处网站→下载→借款单→外币汇率转换单;
2.中国银行网站,下载票据当日的外汇中间牌价表;
3.请在原始票据上,用中文注明开票内容及收款单位(不需
翻译全部内容),并签字;
4.A4纸大小的单据对折、左上角外翻至距横折线0.5cm处;
5.请按下列顺序,自上至下放好,点粘左上角:
①汇率转换单②汇率表③票据④粘贴单
6.粘贴单签字、填写金额(人民币)、张数等。
▲因公出国:
1.分类
2.请在原始票据上,用中文注明开票内容及收款单位(不需
3.打印汇率表(中国银行网站,出国期间的任意一天)
4.去D835核汇
5.粘贴及翻折:
将大、小票分别在粘贴单及粘贴单大小的80克纸
上粘好;
A4纸大小的单据对折、左上角外翻至距
横折线0.5cm处;
核汇单、汇率单也都翻折好。
6.打印外汇核销表
【国际合作处网站→表格下载→出国出境表格下载→北京
保定→北京→8.华北电力大学临时出国(境)外汇核销表】
●核销表单独粘一张粘贴单,翻折好。
7.请按下列顺序,自上至下放好,点粘左上角:
A①外汇核销表②粘贴单
B①核汇单②汇率表③票据④粘贴单⑤批件
8.两张粘贴单分别签字、填写金额(人民币)、张数等。
十三、实习(社会实践)的报销
1.填写“学生经费结算表”
(计划财务处网站→下载→报销表格→学生经费结算表)
2.车票:
仅限于实际实习的车票;
卧铺只限于教师使用;
学生卧铺按硬座算,附硬座价格表。
3.所有实习发票、车票均以粘贴单形式粘好,并签字、计算金额等。
4.“学生经费结算表”放在最上面。
【请将该表对折,左上角外翻至离横折线0.5cm处】
十四、毕业设计、班级活动费的报销
2.
以粘贴单形式、分类、粘好,并签字、计算金额等;
3.
每个老师负责的学生,尽量用同一张粘贴单。
十五、报销须知:
1.开发票时,付款单位必须为:
华北电力大学。
2.每张粘贴单必须留负责人的教工号,否则财务系统审核
不通过。
3.每张粘贴单必须留经办人手机号码,以方便联系。
4.每张粘贴单,只贴一种内容的发票。
5.每张发票背面至少两个人签字:
负责人、经手人。
6.每张粘贴单,自张数至用途都要填写;
“负责人”一栏不能代签。
7.报销时,打印、填写“发票分类汇总表(存档)”
(计划财务处网站“下载”中有现成表格)
发票分类汇总表(存档)
部门代码:
***项目编号:
*****
序号业务分类发票张数金额(元)
1***********
2***********
总计*********
报送时间:
****
领款人姓名(正楷):
教工号或学号(正楷):
领款人卡号(仅限北京地区建行,前四位,后四位,正楷):
□□□□,□□□□
●部门代码查询:
粘贴单备注栏处。
●项目编号:
KH***,KZ***等。
●业务分类:
同类合并;
有交通费、耗材、图书、办公用品、差旅费等。
8.支票、汇款
领支票、办汇款:
D313
还发票:
D304
①发票补边(以利于装订后看清发票内容)
②粘粘贴单(防止发票丢失)
③签字
④合同等附件齐全,并翻折好(防止装订后打不开或损坏)
【翻折方法:
A4纸对折,左上角外翻至离横折
线0.5cm处】
9.购买设备的发票:
①补边、签字、附合同;
②去资产处D429办理报增;
③去D407盖章;
④去D313领支票、办汇款,或去D304还发票。
10.每周五下午和每月最后一个工作日,不报销、不审发票、
不教贴发票、不盖章、不办理支票、汇款等,请大家配合。
11.上年发票报销的截止日期:
次年三月的倒数第二个工作日。
12.脏乱发票一律不予报销;
请保持发票票面整洁平整。
若有疑问,请咨询计划财务处档案室D407,电话:
61772821
谢谢合作!
计划财务处
2014-5-27
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