档案保管及查阅制度Word文件下载.docx
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5、为公司在管理、运行经营中提供良好的服务。
第五条档案保管要求
1、上级机关印发的有关文件及集团公司产生的各种文件,由办公室负责积累、整理、保管。
2、公司在运行经营中形成的各种文件材料,由各部门档案员按保管要求做好日常文件材料的收集、整理、保管。
3、保管的文件材料必须准确反映公司各项活动的真实内容,保持成套性和完整性。
4、文件材料一律用钢笔书写。
严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸草拟和签发。
用纸要规范,破损要裱糊,对于不合要求的档案,必须修修复后存档,及时编制录入档案文件目录(附表一)。
第六条归档范围
1、党群工作类:
党务、工、青、女、协会等群团工作方面的文件材料。
2、行政工作类:
行政管理、人事劳资管理、外联工作、安全保卫以及法律法规、规章制度、章程等文件材料,经济实体设立、变更、经营决策、计划统计、出资证明、验资证明、股权证明等材料,纳税记录、获得县级以上政府表彰、媒体报道、客户往来记载等,商标注册、专利、商业秘密以及县级以上科研项目立项、审批、成果鉴定等方面文件材料,及在各项活动中形成的录音、录像、光盘、照片等实物。
3、基本建设类:
土地、房屋证明、基本建设规划、工程勘探、测绘、设计、施工、竣工验收等形成的文件材料、图纸等。
设备仪器类:
购进设备仪器的全套随机文件、安装、调试、运行、检查维修、验收过程记录、设备台帐等。
4、财务管理类:
财务报告、帐簿、凭证、报表、审计等。
第七条保管办法
1、各部门的档案由本部门档案员整理立卷,按归档时间及时向行政办公室档案室移交,由行政办公室档案室集中统一管理。
2、各种临时机构产生的档案资料,应于该机构撤销时,由档案员整理立卷,按规定移交档案室。
3、各部门将档案材料整理好移交行政办公室档案室,档案员核对后,如果发现卷内材料不全的,须通知经办人补齐,双方再办理交接手续。
4、接收档案必须履行移交手续,填写移交清册,一式两份,财会档案一式三份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间,交接双方均应签字。
第八条档案借阅办法
档案借阅将根据借阅者的需要和保密制度的要求,视具体情况,提供档案的原件或复印件、档案内容的综合性参考资料或摘抄;
就地阅档或外借,不论提供哪种服务,必须严格履行相关的手续。
第九条档案借阅的审批手续
1、各部门利用档案,需经有关领导审批。
一般文件由部门主管签字,重要的文件由主管、副总经理签字同意。
2、查阅密级高的档案及孤本档案,须分管领导、常务副总经理、总经理批准,只限在指定的地点查阅,不得抄录,并要有监阅人在场。
此类档案,一律不得带出指定地点。
第十条档案借阅的相关要求
1、档案的利用者,必须负责档案的完整和安全,未经批准,不得擅自影印、翻印、复制、撕页、涂改、调换,不准转借他人,不准携带出差。
如有丢失、泄密等情况,将按有关规定予以处理。
2、因特殊情况,档案需要短期外借,必须经主管副总经理批准和登记,时间不得超过三天,超过三天以上的,除主管副总经理签字同意的具体意见外,还须经由总经理批准;
外单位原则上一律不予外借,特殊情况,必须由公司分管副总经理、常务副总经理或总经理签字同意。
借阅工具书、标准文本等可适当放宽借阅期。
3、对借出的档案,档案工作人员要定期催还,需续借者应重新办理借阅手续。
对逾期不还,造成档案缺失,甚至给公司造成一定损失的,必须追究相关人员责任。
4、借阅者不得擅自公布档案中的细节和内容,确因工作需要,必须经公司主管领导批准。
否则,以泄密查处,若因此造成公司一定经济利益损失的依法追究法律责任。
5、对借阅和利用的档案,必须填写《档案借阅审批单》(附表二)、审批批准后方可登记查阅利用(附表三)。
第十一条本制度由行政办公室负责解释。
第十二条本制度经公司职工大会通过并经总经理办公会议批准,自公布之日起执行。
附件1、《档案文件目录》
2、《档案借阅审批单》
3、《档案资料借阅登记表》
二〇〇八年八月
附件1
档案文件目录
序号
文号
文件题
日期
页数
备注
档案类别:
附件2
档案借阅审批单
借阅日期:
年月日拟归还日期:
年月日
部门
借阅人
档案名称
借阅事由
借阅方式
借阅地点
领导批示
-------------------------------------------------------------------
附件3
档案资料借阅登记
借出时间
资料名称
编号
份数
借阅原因
收回时间
借阅人签字
档案保管员签字
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