超市盘点手册Word格式.docx
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超市盘点手册Word格式.docx
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对每天林林总总、琳琅满目的商品,对摩肩接踵、川流不息、进进出出的顾客,员工忙里忙外,无非是令顾客满意、企业兴旺昌盛。
然而,要知道是盈或是亏,光靠每天的报表,每天的业绩,是无法准确知道的,目前的唯一办法就是盘点,且通过盘点可以达到:
确切掌握库存量
掌握损耗并加以改善
加强管理,防微杜渐
三、盘点要达成的目的
每次盘点皆需投入大量的人力、物力和时间,同时也带来一些负面影响,但它却是一种非常重要的工作,因为它能达到下列目的:
了解商店在一定阶段的亏盈状况
了解目前商品的存放位置,缺货状况
了解商店的存货水平,积压商品的状况及商品的周转状况
发掘并清除滞销品、临近过期商品,整理环境、清除死角
5.
根据盘点情况,可加强管理、防微杜渐,同时遏阻不轨行为
第三单元盘点作业流程
流程图
盘点作业流程规划的慎密与否,直接关系到盘点结果的真实性
二、作业流程管理
盘点制度由总部统一制定。
包括:
盘点方法、盘点周期、帐务处理、差异处理及奖惩规定;
组织落实
全部盘点的组织落实和部分盘点的组织落实、区域划分;
盘点作业要划分区域,落实到人;
盘点前准备:
主要有人员组织、工具、通告、商品和环境整理、工作分配与盘前培训、各种资料整理;
盘点作业:
主要有资料整理与分析、库存调整、差异处理、奖惩实施。
第五单元盘点配置图及其表格
一、盘点配置图
开业初的全店配置图可做盘点配置图之用。
一般而言,盘点配置图上除包括卖场的冷冻柜、冷藏柜、货架、大陈列区之外,,还应包括后场的仓库区、冷库等,只要是商品储存、陈列之处均要标明。
为便于掌握整体态势及规划,盘点图必须将通道及陈列架标示编号,并将此编号作成贴纸,粘贴于陈列架右上角,这样既可周详地分配责任区域,盘点者又可明了自己的工作范围。
同时,也可在此图上掌握全局,合理调配,互相援助.。
盘点配置图如下:
盘点配置图:
盘点用表格(附后)
盘点表
盘点责任区分配表(小组用)
小组盘点安排计划表
支援盘点人员安排计划表
盘点培训计划表
附1:
填写说明:
1.按部门填写
2.设定编号
3.设定编号
4.清点日期,按年、月、日各两位填写
5.本店名称
6.商品6位货号
7.电脑确认的商品名称
8.按售卖单位清点的数量
9.清点人签字
※注:
此表共三种,第一种黑色线(初点)、第二种蓝色线(复点)、
第三种红色线(抽点)
附2:
附3:
附4:
附5:
第六单元盘点前的准备
自古兵家“不打无准备之仗”,事前准备愈周密愈详细,盘点工作进展就能愈顺利,盘点结果就会愈准确。
一、人的安排
1.原则上,盘点当日,应停止任何休假,特别是全面盘点至少应于两周前安排妥当,包括加班、延长时间等,应由门店各部门写出《×
×
组盘点安排计划表》(见前表3),并呈报店长批准。
2.责任区落实到人,明确范围,采用“互换法”,即商品部A的作业人员盘点商品部B的作业区,防止“自盘自”造成不实情况发生。
3.支援各部门盘点的员工,由ALC合理调配,同时填写《支援组盘点人员安排计划表》(见附表4),并呈报店长批准。
二、告知
1.通知顾客
若营业中盘点而影响顾客购物则通过广播形式告知顾客,以取得谅解:
“尊敬的顾客朋友,您好,我们的盘点给您购物造成了不便,请您谅解,顺祝您购物愉快!
”
若停业盘点则应提前三天,以广播方式及公告方式,通知顾客,避免顾客徒劳往返,公告形式如下(见下页):
注意:
xx超市不做停业盘点,如有特殊情况需停业盘点,必须有营运总监的许可,并制定专门计划。
2、通知厂商
盘点前,由采购员在订货时注明,或以电话告知,或发函通知,避免厂商于盘点时段送货,并在收货处提前一个星期贴出通知。
三、盘点前培训
1、盘点前两个星期内进行盘点模拟培训,讲解注意事项,务使失误降至最低
2、模拟培训,按实际盘点步骤进行讲解,具体由店长及楼面经理安排实施,并由ALC填写《盘点培训计划表》(见前5),呈店长批准
3、盘点人员进行逐一操作演习
4、各部门主管须进行标准操作示范
5、盘点工具
盘点表(一式三联黑、兰、红),小张自粘贴纸,红蓝圆珠笔等。
四、工作分配
初点工作由指定员工实施,抽点、复点工作由部门主管或后勤人员来执行。
五、商品整理,环境整理
实际盘点前两天对商品进行整理,使盘点工作更有序、有效,及早清除不良商品,其整理的重点是:
1、检查货架或冷冻、冷藏价格卡是否与商品陈列位置一致,不一致时,要将其调整一致或更换新卡;
2、将商品陈列整齐,以利于清点数量,象陈列端头、陈列架、附壁陈列架、随机陈列架、堆头等;
3、清除坏品、退货商品,该报废的报废,该退货的退到收货区,包装破损商品要及时处理;
4、清除卖场及作业场死角,检查维修检测区、收货区、结帐区等是否有滞留商品;
5、将各项设备、备用品、工具存放整齐;
6、库存商品的整理要注意两点:
一是把小箱子放在大箱前;
二是避免商品数量不足整箱的当作整箱计算;
7、盘点前最后整理:
一般在盘点前两小时,对商品进行最后整理,主要是陈列架上的商品。
顺序绝对不能改变,否则盘点时会对不上号。
六、资料单据整理
为避免出现虚假现象,有关盘点的资料要整理:
1、联营式自营商品的单据整理;
2、报废品单据汇总;
3、赠品单据汇总;
4、改包装单位的商品单据汇总;
5、收货资料的汇总。
七、注意事项
1、盘点前各主管须核查前三日的退货情况,看是否录入电脑;
2、主管核对报废商品是否及时进行库存更正;
3、主管检查破包商品是否整理;
4、销售区域的盘点必须在当天营业结束后进行;
5、电脑部必须在营业结束以后,开始盘点以作库存锁库;
6、收货部门在盘点当日19:
00(可依实际情况而定),必须停止所有数据资料的录入;
7、未录入的商品,必须贴上“未录入不需盘点”的标记。
第七单元盘点的具体操作
一、盘点作业流程图(略)
二、盘点的规定
1.初点规定
(1).先点仓库(库存区)、冷冻库、冷藏库,再点卖场
(2).盘点货架或冷冻柜、冷藏柜时,依序由左而右,由上而下
如图示:
每一货架或冷冻柜、冷藏柜均视为独立单位,使用单独的盘点表。
若盘点表不足,则继续使用下一张。
初点盘点表为黑色;
(3).两人一组,一人点,一人写;
将数量写在自粘贴纸上,放置在商品的前方;
(4).盘点单上的数字填写要清楚,不可潦草让人混淆;
(5).数字写错,要涂改彻底;
(6).清点时,一定要按最小单位清点,不够一个单位的忽略不计,同时取出归入待处理品堆放处;
(7).盘点时,顺便查看商品的有效期,过期商品应随即取下归入待处理品堆放处;
(8).店长要掌握盘点进度,调度机动人员支援,巡视各部门盘点区域,发掘死角及易漏盘区域;
(9).对无法查知商品编号或商品售价的商品,就立即取下,稍后追查归属;
(10).盘点注意大分类和小分类,注明该分类商品所在的货架号码。
2.复点作业规定
(1).复点时要先检查盘点配置图与实际现场是否一致,有否遗漏区域;
(2).巡视有无遗漏标示小粘纸的商品;
(3).复点在初点进行一段时间后进行,用蓝色一联;
(4).复点无误后将小粘纸拿下。
3.抽点作业规定
(1).对整个区域的抽点视同复点;
(2).抽点商品要选择卖场内的死角,或体积小、单价高、量多的商品;
(3).抽点用红色盘点表,注明为抽点;
(4).抽点是对初点和复点无差异商品的抽验。
4.差异处理
此处讲的差异是初点和复点不一样及抽点与初点、复点的结果不一样。
(数据差异的调整,见第八单元库存调整)
(1).初点和复点不一样,应由主管或其指定的不同员工去第三次点,填写红色单,注明第三次盘点。
若还有差异则由不同的人重复上述动作,并注明是第几次盘点,直至正确、电脑没有差异报表出现为止;
(2).抽点若发生与前述盘点有差异,按上述动作进行,直至正确;
(3).若无差异则须主管签名,由ALC进行“确认”动作。
5.注意事项
(1).每份盘点报表必须由部门经理以上人员签名;
(2).主管在签核报表时,对其数量的总和应再核对一次,以确保无误;
(3).主管必须检视每位员工负责的盘点区域是否确实完整地盘点;
(4).在盘点前该盘点品项的销售区域应维持适当的安全库存量;
(5).主管须负责对盘点过程中汇集的待处理品(如破损、变质商品、过保质期商品、无商标商品等做出相应处理(如报损、重新包装等)。
6.打印实际盘点报表
经主管核查无误后,并由部门经理以上人员签字后,由ALC打印实际盘点报表。
第八单元盘点结果的分析和处理
盘点作业结束后,实际库存和电脑库存相核对,若有差异要追查原因,堵疏防漏。
一、追查差异原因(差异原因如第四单元所述)
二、库存调整
1.库存更正流程图
此时产生的差异,经部门经理签核后,以盘点实际库存量作为正确数据;
(1).店长签字后,ALC方可作“确认”工作;
(2).总公司营运部于各品项盘点后将视情况予以抽查;
(3).报表保存至该品项下次盘点后,方可销毁;
(4).帐务调整,由财务部完成;
(5).盘点电脑系统流程,参照电脑部相关程序。
2.资料整理
(1).店长要确认盘点单是否全部收回,同时要有签名;
(2).复印留底,原件送财务部核算;
(3).财务部在收到盘点资料后,2日内提出盘点结果报告;
(4).各部门做盘点实施情况报告,以作为以后改善、参考之依据。
三、游离商品的处理
1.盘点通常会发生下列特殊情况
(1).有货号,无品名或错品名
其原因有:
·
货号错误
货号已淘汰,但商品仍在销售
套号(厂商滥用已有货号,套用新产品)
(2).有品名,无货号
其原因有:
条码脱落,又无据可查
店内自购,还没有编号
2.处理程序:
(1).进行清查:
在可能的情况下须确认货号(条码),同时输入库存记录
(2).清查后仍无法找出原籍的商品一方面要列清单送采购部确认,一方面将其集中以便处理
(3).采购仍无法确认的商品,可以用下列方式处理:
退回厂商
如果无条码有商标的商品,在品质仍完好的情况下由店长决定酌情作清仓处理
报损
(4).属未经许可引进之商品,则追究责任
(5).注意:
不可将不合格产品,过期或变质商品销售给顾客
第九单元其它
一、其他盘点
在进行商品盘点同时,要经常对备用品、设备进行盘点
二、结论
通过以上的学习,可知盘点的重要,它不仅是我们在一段经营期内经营业绩的反映,同时也代表着对我们自身“管理品质”与“品德操守”的考验。
有人把商店开门营业视为“攻城掠地”,盘点视为“清查战果”,由此可以看出“攻守”的重要。
盘点是展示我们平时努力工作的绩效的重要方法,是对我们“战果”的清点。
借此不仅可以领略我们的工作成绩,同时也会发现我们的不足之处。
发现问题,解决问题;
奖励优异,加强管理;
不断完善,推进销售;
通过盘点发展完善是我们的根本目的。
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