档案数字化加工项目项目实施纯方案26页Word文件下载.docx

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其中，整理人员需要进行目录质检，即要与实体核对，如核对有问题，须当场提出，由档案馆的人员进行目录的修改后，重新导出目录给加工小组（一般是第二天提供正确的目录），当天的这一卷案卷须封存，第二天才能继续进行。

3、扫描加工：

扫描操作员将整理好的档案原件，根据纸张状况和工作任务进行扫描。

4、图像处理：

利用计算机对扫描后形成的影像文件进行精细处理，包括纠偏、去污、裁剪、色彩调整等修饰工作。

5、分盘刻录：

对数字化加工成果按目录刻盘，光盘出现问题时能够使用硬盘还原重新刻录。

6、数据交付：

将质量合格的扫描数据更新到服务器，并定期备份。

8、著录挂接：

通过软件著录档案条目，并与档案扫描图像进行正确挂接。

根据项目的特殊需要，在数字化加工过程中可能会另外对扫描件进行文字识别、图纸影像进行矢量化、最终数据制作成电子书籍或图册。

这些操作根据项目要求而定，在加工流程安排时在适当的位置进行嵌套。

1.2.3.实施流程

1.2.3.1.档案交接

档案交接流程图如下所示。

说明如下：

1、档案交接员确定待领取档案的全宗、年份、保管期限、目录号，填写《档案交接记录表》。

档案领取需及时，以保证项目组正常运作，项目组内应留存待加工档案数量为一天所加工量。

2、用户从档案库房领取档案，档案交接员仔细确定领取档案案卷数量，保证所领取的档案是正确的，填写《档案交接记录表》和《档案数量确认单》。

3、如果档案交接员发现档案在页码数和纸张数方面有偏差，则填写《档案交接异常情况登记表》，提交用户进行处理。

如果没有偏差，则双方签字确认。

4、档案交接员将领取的档案交给内部周转库房保管。

5、周转库房管理员确认和接收领取的档案。

6、领取的档案数字化加工流转完毕后，周转库房管理员准备待归还档案，交给档案交接员。

7、档案交接员对待归还档案进行检查确认，填写《档案交接记录表》，提交用户。

8、用户对档案清点检查，发现问题有档案交接员登记《档案交接异常情况登记表》，交给周转库房管理员进行处理。

9、确认无误后，用户将归还的档案入库，双方签字确认。

1.2.3.2.档案整理

档案整理由整理人员对档案进行纸张数量确定、鉴定（区分扫描件与非扫描件）、分页、编制页码（档案本身编有页码，但因底稿不扫，造成影像文件页码不连续，且原有页码编制不规范，文件背面未编，所以不可用，为保证质量与效率，页码需重新编制）等工作，工作流程图如下所示。

1、整理人员向周转库房管理员领取本组待处理案卷，填写《档案数量确认领卷单》。

2、周转库房管理员将档案交给整理人员，整理人员根据案卷信息填写《档案数量确认单》中相应项：

档号、卷皮标明的张、页数。

3、整理人员逐页清点案卷张、页数。

如数量不符、纸张破损严重等异常情况，则填写《异常情况登记表——档案数量确认》，同时立即报告由值班主管处理，值班主管报知用户，双方协调解决。

4、整理人员清点完成，填写《档案数量确认单》中相应项：

实际张、页数、偏离数、偏离情况等。

5、完成一批（10卷）双方签字确认，填写《工作流程单》。

6、整理人员按档号顺序从周转库房领取一批档案，10本为一批。

7、整理人员确认该批档案档号（全宗号、目录号、年度、案卷号、保管期限），在《工作流程单》》上登记该批档案情况，登记内容为档号。

8、整理人员拿出一本案卷，在案卷左边案卷脊背上确认档号，并把该档号准确无误的填写到案卷封皮正面左下方相应栏目内，使用铅笔填写。

9、整理人员拆卷，拆卷顺序按照档案原有编排顺序依次进行。

10、整理人员检查文件完整性，文件纸张若有折叠（包括边角），需展开抚平；

若有破损，小心用修补；

若有多页粘连，不需撕开。

特殊纸张（如：

已破碎的文件）将根据实际情况进行必要的处理，如复印、加薄膜等，以防止在扫描工序中对纸张造成二次伤害。

如有异常情况（缺页，内容与目录不符和等），则在《工作流程单》“备注”栏内注明情况备查，并填写《异常情况登记表——档案前处理》。

11、我方整理人员拆卷对必须分页才能扫描的纸张，经用户同意后，用裁纸刀沿文件原边缘折痕裁切；

并将所有卷内文件平放整齐。

12、整理人员编制页码，页码从1开始按顺序编制，对A3纸张页码编制：

开放内容（表格）则视为单页，只打一个页码；

单独封闭内容（表格）视为两页，按内容顺序打两个页码。

编制要求为：

（1）所有扫描稿按顺序重编页码，所有有内容页面均要敲页码，保证每张影象编制一个页码

（2）扫描页码编制位置在文件左下角，装订线内

（3）扫描页码位数不定，无前置零，以跟原页码区分。

13、页码编制完成，在《工作流程单》相应栏目内填写本卷需扫描张数，即最后页码，并签字确认。

1.2.3.3.扫描加工

档案扫描加工的流程如下所示。

1、扫描员填写《档案扫描领卷单》，从周转库房领取本组待扫描案卷。

2、扫描员检查案卷脊背档号与封皮左下脚档号是否一致，若一致则将档号、需扫描页数填写到《工作流程单》相应栏目中；

若不一致，则以与整理人员核对，确认改卷正确档号。

3、扫描员打开×

数字化加工信息系统，录入正确的档号。

4、扫描员上纸，操作步骤如下：

（1）将档案原件从档案案卷中取出，分别从两个方向将档案展开，观察是否有档案粘连、其他夹页、钉书钉或大头针等杂物。

发现档案粘连，若对档案内容不影响，则进行分离处理，但决不可造成档案破损；

若对档案内容有影响，则立即报告用户方档案管理人员处理并做好处理记录。

发现夹页应立即报告用户方档案管理人员处理，并对处理结果进行记录。

发现其他杂物要进行清除，但决不可造成档案破损。

（2）将档案向进纸方向展开，观察侧面标记是否有档案反相及档案及四角曲折。

若有进行处理。

（3）将档案展开抚平后放入扫描仪扫描板，将扫描仪盖板盖紧，防止纸张起皱。

5、扫描员按照案卷标明的页码顺序扫描，案卷内没个扫描页码张均要扫描成单独影像页。

对于附着在主页上的小纸片作为另页扫描，另页扫描的命名时放在主页之前扫描。

（1）对于同一份档案中有铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，以文件主要部分的清晰为准，需进行灰度补偿处理。

（2）为了保证档案资料的载体安全，扫描时应根据纸张情况选用合适的扫描生产线，对于纸张较薄或较脆容易破损的要使用平板扫描。

对特殊纸张或档案原件清晰度不高的，我们可通过增加分辨率，调整亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰为止。

对于同一份档案，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，以文件主要部分的清晰为准，一般要求如下：

A、色彩选择：

红头全文字黑白原稿档案采用（300dpi）TIFF格式黑白扫描，含彩色内容的档案、图纸采用（300dpi）JPG彩色扫描，照片以原色彩为准用（300dpi）TIFF彩色扫描。

B、存储格式：

300dpi以上，彩色JPEG；

黑白TIFF。

C、扫描完毕图像文件进行纠偏，页面端正，无明显倾斜，倾斜度不大于1°

；

D、扫描时按照纸质档案的原始大小扫描成像，打印时按标准A4等标准尺寸输出；

E、对一些大图形的材料，要采用专业零边距扫描仪扫描后拼接。

6、扫描过程中认真观察扫描图像质量，确保扫描影像的清晰完整，方向正确，没有歪斜、黑边。

发现图像质量问题立即暂停扫描进行处理。

问题及处理方法如下：

（1）图像有杂点。

档案有污染。

找出档案，观察污染情况，可清除的污染物，进行清除；

对档案涂改造成的字迹不清，决不可进行处理，按原档案扫描并做好记录。

（2）条码部分图像不清。

条码印制质量不好。

找出档案，调整亮度参数后重扫。

对亮度过高造成的扫描后图像杂点进行处理，但决不可改变任何原有笔迹。

对难以修正的档案，应立即报告用户方档案管理人员处理并做好记录。

（3）图像有横向黑线。

感光阵列有脏物。

打开扫描仪，用酒精棉擦净，然后用风球吹干。

将有黑线的图像删除，按最后一个图像的编号，找到后一张档案继续扫描。

每扫一千张左右对扫描仪进行一次清洁。

（4）图像标题反向。

档案放置反向。

将反向档案找出，重扫并将原图像替换。

（5）图像部份内容反向。

答题者写反。

将档案找出，报告用户方档案管理人员处理并做好记录。

（6）图像角部、黑边、档案折角（边）。

若影响档案内容，找出档案整理折角后重扫；

若不影响档案内容，则用擦涂工具进行清除。

档案缺角（边）。

若影响档案内容，找出档案报告用户方档案管理人员处理并做好记录；

（7）图像太淡、不清。

档案用淡蓝色墨水填写或用修正液涂改。

找出档案，调整亮度参数后重扫并将原图像替换。

由于亮度过高造成图像杂点，要对影响影像档案内容的杂点进行清除。

7、一个批次（目录）的档案扫描完成后，扫描员核对图像数与本案卷待扫描页数是否一致，若不一致则查明情况并做相应处理（例如检查档案袋中是否有遗留档案），一般情况为漏扫、多扫等，并登记《异常情况登记表——档案扫描》。

8、一个批次的档案扫描完毕后，扫描员将扫描仪出纸口的档案取出，按原始顺序放回档案袋，在档案袋上加盖“已扫”印章。

9、每扫完一批档案，扫描员将图像数据发送到服务器，注意彩色图像与黑白图像分开保存。

10、扫描员完成已分发的档案扫描后，填写《工作流程单》，打开扫描仪进行清洁并散热。

1.2.3.4.图像处理

图像处理人员和图像质检人员使用“×

数字化加工信息系统”进行图像处理（区别在于质检人员仅检查和登记问题，处理人员解决问题），流程如下所示。

1、图像处理人员打开×

数字化加工信息系统，在任务步骤栏选择“影像处理”步骤。

点击“任务获取”，在任务列表中按年份先后选取一条待处理任务，关闭任务列表。

点击“刷新”按钮，双击任务记录，打开图片窗口。

2、图像处理人员确认任务列表中档号与封皮影像中档号一致，如不一致则登记《异常情况登记表——图像处理》，并报告值班主管，立即查明情况并处理。

如果需要与档案原件核对，则填写《图像处理异常情况处理临时领卷单》，向周转库房管理员领取领取档案。

3、图像处理人员确认档号无误后，然后核对影像数量是否正确（需要一次性查明整卷情况，1张封皮+N张目录+最后页页码=本卷影像数）。

通过软件翻到最后页确认页码。

如影像数量有误，则登记《异常情况登记表——图像处理》，并报告值班主管协助处理。

确认后在《异常情况登记表——图像处理》中登记和使用新编制扫描页码。

4、图像处理人员对图像进行检查并处理发现的问题，处理手段包括旋转、纠偏、去污、居中、色彩调整等。

处理过程中注意是否有非扫描件影像（标准见档案整理）、色彩模式是否正确（标准见档案扫描）、影像内容是否清晰（主要是黑白影像）。

处理要求如下：

（1）对于图像模糊不清情况，填写《异常情况登记表——图像处理》交由扫描主管签字，找出档案由扫描人员调节扫描参数进行图像的再扫描，确实因填写用笔不当导致扫描图像模糊的，需请用户签字确认。

（2）对扫描图像进行纠偏，页面端正，无明显倾斜，倾斜度不大于1°

。

对于图像严重倾斜而致使图像无法处理，填写《异常情况登记表——图像处理》交由扫描主管签字，找出档案由扫描人员进行重新扫描，并向用户作出说明。

（3）对于扫描后图像文件中的污点、黑边等进行去除，保证图像文件的干净、整洁和美观。

对于黑边影响识别的需填写《异常情况登记表——图像处理》，交由扫描主管签字，找出档案由扫描人员进行重新扫描，并向用户作出说明。

（4）保持扫描图像内容居中，上下左右四边尺寸合理，边距过宽的进行裁边，边距过窄的进行加宽。

（5）对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。

图像偏度不得大于3度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致.

5、图像处理人员完成一批图像后保存图像，填写《工作流程单》。

1.2.3.5.异常处理

档案原件异常情况（A类）

Ø

档号类：

1.档号模糊不明确：

是指同批案卷中存在个别案卷的全宗号、目录号、年度、保管期限不统一；

2.案卷号缺失：

是指一批案卷中相邻两卷案卷标识案卷号不连续；

3.重名：

是指不同案卷内容案卷号相同。

页码类：

1.跳号：

是指案卷中相邻两张独立纸张都存在标识页码但页码标识不连续，排列如：

3、5或3、9等；

2.漏敲：

是指案卷中存在独立纸张无标识页码；

3.页码重复：

是指案卷本身只有一套页码标识系统，其中存在单张独立纸张页面存在2两个或以上页码标识；

4.开放页码系统：

是指案卷独立纸张起始页码不为1，或结束页码与案卷封皮总页码（或目录结束页码）不符合；

5.附页：

是指案卷中存在附页且附页且未按该卷页码系统标识页码号；

6.目录错乱：

是指案卷原件卷内目录所标识页码号与实际卷内文件标识页码、内容三者不相符。

纸质类：

1.纸张破损：

是指档案纸张破损程度远超改卷其他纸张，无法进行正常处理；

2.纸张粘连：

是指相邻纸张粘连程度远超处理标准的、影响扫描影像成像内容。

其他类：

本流程未定义、但无法按正常流程标准加工的纸张类型。

影像文件异常情况（B类）

1.影像文件损坏：

是指加工系统软件无法正常读取、显示、编辑、保存等操作的影像文件；

2.影像文件内容缺失：

是指非正常内容缺失的无法确定的内容不完整影像；

3.本流程未定义、但无法按正常流程标准加工的影像文件类型。

加工系统软件异常情况（C类）

软件报错：

是指按正常操作规范操作而产生的软件报错、无征兆关闭等一切非正常情况。

硬件设备异常情况（D类）

所有硬件设备（扫描仪、PC等）因故障无法工作或非正常情况，如过大噪音、反应迟缓等。

异常处理相关人员对照表：

类型相关人员

A类

B类

C类

D类

公司方

现场主管

★

项目经理

商务部

软件部

客户方

现场值班员

客户主管

流程规范：

1.发现情况；

并再三确认情况属实

2.呼叫现场有关管理人员确认情况属实；

3.填写《异常情况登记表——******》、《工作流程单》“备注栏”项，如涉及纸张、案卷数量问题则须同时填写《档案交接登记表》“备注栏”项；

4.由项目经理负责与相关方面沟通，协商解决办法并形成书面处理意见；

5.处理方法意见报送相关主管审核；

6.审核通过，交由项目组执行解决；

不通过则另行协商直至审核通过；

7.项目经理负责监督处理执行过程及处理结果确认，并最终报备相关方面主管；

8.流程结束，相关文档归档保存。

1.2.3.6.质量抽检

质量抽检的流程如下图所示。

1、质检人员打开×

数字化加工信息系统，在任务步骤栏选择“档案质检”步骤。

2、质检人员确认任务列表中档号与封皮影像中档号一致，如不一致则登记《异常情况登记表——总检》，并报告值班主管，立即查明情况并处理。

如果需要与档案原件核对，则填写《总检异常情况处理临时领卷单》，向周转库房管理员领取领取档案。

3、质检人员确认档号无误后，然后核对影像数量是否正确（需要一次性查明整卷情况，1张封皮+N张目录+最后页页码=本卷影像数）。

4、质检人员逐页翻看检查影像，右键点击卷内目录检查影像与条目对应情况，如果发现问题，则登记在《异常情况登记表——总检》中。

5、抽检完成后，如果质量合格填写《质量抽检验收单》，并填写《工作流程单》。

1.2.3.7.装订还原

装订还原将经过拆分扫描及完成影像处理的档案原件重新装订，流程图如下。

1、档案还原人员从周转库房领取已加工完毕的档案。

2、将案卷内文件整理整齐，标准是优先左边、底边对齐，然后是右边对齐。

按以下要求装订案卷：

（1）严禁将纸张放反、放倒、页码顺序错乱。

（2）大纸张按原折痕折叠好。

（3）档案纸张过窄的，用白纸在装订边（一般为左边）补齐。

3、夹子夹紧后打孔，打孔位置尽可能在原孔位置上打，但以保证不脱页优先。

页数少的案卷用衬条加厚，档案线尽可能拉紧些，防止松动。

4、在还原过程中，如果发生问题，登记《异常情况登记表——档案还原》。

5、装订好后档案按顺序分年度排放。

6、还原人员填写《工作流程单》。

1.2.4.主要环节实施标准

1.2.4.1.目录补录

扫描文件的目录，由区档案馆提供，对于个别文件需要补录目录的，则由我公司进行补录。

目录补录要求，按×

档案馆所提供的文件目录数据库结构与著录要求进行。

1.2.4.2.档案整理

扫描之前，在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物（资料及档案内的成册材料不拆），按×

档案馆的要求区分扫描件和非扫描件，并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰；

扫描完成后，拆除过装订物的档案按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。

卷皮破损严重的，调换卷皮。

旧卷皮需全部交还档案馆。

1.2.4.3.档案扫描

加工扫描档案文件正稿、附件、草稿、修改稿及轮阅单等。

档案扫描采用彩色和黑白二种方式。

全文字黑白原稿档案采用（300dpi）TIFF格式黑白扫描，含彩色内容的档案、图纸采用（300dpi）JPG彩色扫描，照片以原色彩为准用（300dpi）TIFF彩色扫描，均保持原档方向。

最终再转成PDF格式文件。

扫描时，根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。

其中大幅面档案采用小幅面扫描后进行图像拼接处理；

同页有两个以上文件，分别扫描后再进行合页。

为保护档案原件，我公司尽量使用平板扫描仪扫描，对于现代档案纸张质量较好适合高速扫描的，事先征得档案馆同意，并做好记录；

对资料等成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。

扫描时应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的页码和页数，并核对每份文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致，不一致时注明具体原因和处理方法。

1.3.图像处理方案

我司拥有自主档案数字化加工应用管理软件，扫描图象处理具有能批量自动纠偏、去污、去除多余白边等功能，扫描图象处理能一次完成。

对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。

图像偏度不大于3度，图像拼接处信息完整，不缺少任何信息。

图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致。

1.3.1.图像标准化处理

影像纠偏

影像纠偏功能包括：

自动纠偏和手动纠偏两种，自动纠偏根据预设角度对图像进行自动纠正，但部分图像因为角度纠正后可能会出现内容变形的情况，因此还需要手动进行角度的偏转，偏转最小值为1度。

页面去污

页面去污功能也包括自动去污和手动去污两种，自动去污功能是根据预设的污点像素大小对小于设定值的点进行自动去除，但超出设定值的污点需手动去除。

自动去污一般预设值都较小，以防止将标点符号或虚线当成污点清除。

去污功能类似于绘图软件中的橡皮擦功能。

消除折痕

折痕是由于纸张对折出现的印迹经扫描后在图像上产生的黑线，由于折痕多覆盖在内容信息的上面，因此必须用手工去痕的方法进行处理。

去折痕功能类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。

去除黑边

系统可以根据每一批档案的边距情况调整黑边的出现范围，由系统自动根据设定范围进行清除黑边处理。

对于黑边超过预设范围的系统也提供了手动的擦除黑边的工具。

此功能也类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。

去装订孔

由于装订孔位置较为靠近图像内容，因此我们采用手动修图的办法来擦除装订孔图案。

尺寸调整

对于图像尺寸不一致的情况，我们将对边缘空白过宽的进行裁切，对于过窄的进行补边，使同幅面档案大小美观、一致。

色彩调节

针对图像中色彩较近，内容与底色反差不大，明暗度太浅的情况，我们的系统可以对图像进行色彩及亮度、对比度等的任意调节。

图片合页

对于同一页上粘贴的多页纸张在扫描后生成了众多的单个影像，再通过此合页功能可以将它们合成到同一页中来，但其效果并不同拼接。

影像拼接

对于超过扫描仪宽度的大幅面档案和图纸我们将采用零边距扫描仪进行局部扫描后再无缝拼接，为了保障拼接的效果因此必需使用零边距扫描仪。

1.3.2.特殊图像的处理

内容较浅

对于影像中内容较浅的情况，将采用减小色彩中间值的处理方法进行字迹加深处理。

同时还可以采取调节明暗对比度或光亮度等手段进行测试，直至内容更为清晰，适于阅读为止。

带有红眼

采用图像处理软件中的去红眼技术直接进行过滤。

局部变色

对于纸张局部变色后扫描出来的影像底色不一致的情况，如果用户允许页面美化处理，则采用图像处理软件进行手工填色处理。

麻点过多

对于扫描影像麻点过多的情况将采用调节阀值的技术最大程度的淡化麻点。

局部麻点