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5.5仓库管理制度11
5.6材料采购制度11
5.7现场材料管理制度12
第一章总责
遵照北京轨道交通管理有限公司《工程材料设备进场验收程序》(北京住总市政工程有限责任公司程序文件及管理手册),为确保材料管理的规范化,并根据项目部对材料的要求,特制定本办法。
第二章任务与目标
材料管理是施工项目管理的重要组成部分,是保证施工正常运行的物质前提,在工程材料选型、计划、订货、运输、使用环节中以节约材料费,降低成本时材料管理的宗旨,任务和目的。
并做到:
1.根据计划,按时、按质、按量提供合格材料;
2.缩短周转材料流通时间,加快材料周转;
3.做好材料的综合利用,降低成本消耗;
4.明确职责,节约费用。
施工材料,在成本项目中占较大比重。
因此,材料费是节约的重点,材料管理控制目标是:
1.施工材料总量不超过预算和计划量定额(计划由施工、技术提供,预算由合约部预算提供);
2.提供合格材料,满足施工需要;
3.节约成本,材料的使用控制在施工定额之内。
第三章材料管理程序
3.1材料管理流程
图1材料管理流程图
3.2采购管理流程
图2采购管理流程图
采购管理主要是执行计划和非计划采购任务,对成品、半成品、原材料、生产工具、各类用品的采购作全程管理。
采购管理具体内容有:
基础数据维护、采购计划维护、采购询价、采购订单、采购合同、采购收货(质检)、采购入仓、采购付款、发票回收、采购退货、报表输出。
注:
本系统中采购任务分两种:
(一)计划采购任务;
如:
①销售部门备货时,库存数量不足,而生成的采购计划;
②生产部门备料时,库存原料不足,而生成的原材料采购计划;
(二)非计划采购任务;
即:
不由销售和生产驱动的日常采购任务。
(1)基础数据维护:
基础数据维护主要是管理供应商资料(如:
供应商编号、名称、地区、地址、电话、帐户、联系人等);
设置采购常用数据(如:
定义发票类型、定义结算方式、设置相关人员等)。
系统支持基础资料的查询、打印、新增、修改、删除等操作。
(2)采购计划维护:
采购计划是在销售、生产过程中生成的,采购计划是采购部门下达采购任务的依据,采购计划可手动维护。
系统支持采购计划的查询、打印、修改、删除和追加计划。
(3)采购询价:
采购前向供应商索取商品报价,并与采购询价表中的历史报价对比,当供应商报价确定后,新的报价将取代报价表中的历史报价。
(4)采购订单:
采购订单是执行采购任务的第一步,填写时可依次填写,也可引用采购计划。
采购订单确认后,收退货记录表将自动增加与订单明细相对应的收货记录。
采购订单需填写的信息有:
概要信息(如:
采购单号、供应商名称、交货日期、运输方式、运输方式等);
订单明细(如:
商品编号、名称、规格、产地、单位、数量、单价、含税单价等)。
(5)采购合同:
采购订单确定后将自动生成采购合同,采购合同可按照系统固定的采购合同格式打印输出。
系统支持采购合同的查询、打印、修改、删除操作。
(6)采购收货:
采购收货用于签收供应商送达的货物,采购收货单确认后,经质检部门检验,便可进行入仓处理。
(7)采购入仓:
采购入仓用于将签收、质检后的货物进行入库处理;
采购入仓后,收退货记文件、应付款记录文件将自动记录本次入仓数量和本次应付款金额。
(8)收退货记录文件:
收退货记录文件是一个自动追踪记录文件,用于对每次订货、收货、退货的数量进行记录,可以清楚了解每一订单的收货情况,便于向供应商催货,加快采购进度。
见图3所示。
(9)采购付款:
采购付款用于对每次向供应商付款(包括预付款)进行记录,付款时可方便查看应付款记录文件,以了解该供应商的付款、欠款、发票回收情况;
付款确认后,本次付款金额将自动充抵应付款。
图3收退货记录文件
(10)发票回收:
发票回收用于对供应商开据的发票进行管理,同时应付款记录文件将自动记录每次回收发票的金额。
(11)应付款记录文件:
应付款表是一个自动追踪记录文件,用于记录每次采购入仓、付款、发票回收的发生金额,以便清楚了解采购应付款、已付款、开票金额等。
图4应付款记录文件
(12)采购退货:
采购退货用于处理由于某些原因需要向供应商退还货物的情况,同时收退货记录文件将自动记录每次退货的数量。
(13)采购月报表:
采购月报表对本月以及本年度的采购情况,按照不同供应商进行了统计,统计的信息有:
采购部门、供应商名称、本月采购金额、本月收票金额、本月付款金额、本年累计采购、本年累计收票、本年累计付款、应付帐款。
3.3库存管理流程
库存管理主要是对库存商品的入库、出库、调拨、盘点等进行全面控制和管理,以便及时了解库存情况,达到降低库存量、提高取货备货效率。
库存管理的具体内容有:
基础数据维护、入库操作、出库操作、领料操作、库存调拨、损耗操作、盘点操作、套件组合(分拆)、报表输出等。
图5库存管理流程图
基础数据维护包括:
仓库信息、存放地点信息、组件构成信息、库存常用数据等。
系统支持基础数据的查询、打印、增加、修改、删除等操作。
(2)仓库信息:
用于定义多仓库,如:
A仓库、B仓库…。
(3)存放地点信息:
用于定义仓库中的某一具体位置,如:
A仓库A202货位。
(4)组件构成信息:
用于定义组件的零件构成,以便进行套件组合时调用。
(5)入仓操作:
入仓操作用于对物品入库进行管理,包括正常入库、采购入库、生产入库,入库记录信息有:
物品编号、名称、规格、数量、单价、金额、存放地点等,入库后物品的库存数量、结存均价、金额都将自动作相应变化。
(6)正常入仓:
正常入仓用于进行非采购、非生产的入仓操作。
采购入仓用于进行采购商品的入库操作,入仓单与采购订单关联。
(8)生产入仓:
生产入仓用于进行生产产品的入库操作,入仓单与生产单关联。
(9)出仓操作:
出仓操作用于对物品的出仓进行管理,包括正常出仓、销售出仓、生产领料出仓,出仓记录信息有:
物品编号、名称、规格、数量、单价、金额、存放地点等,出仓后物品的库存数量、结存均价、金额都将自动作相应变化。
(10)正常出仓:
正常出仓用于进行非销售、非生产的物品出仓操作。
(11)销售出仓:
销售出仓用于进行销售产品的出仓操作,出仓单与销售订单关联。
(12)生产领料出仓:
生产领料出仓用于进行生产所需物品的出仓操作,出仓单与生产单关联。
(13)调拨操作:
调拨操作可对各存放地点、各仓库之间进行物品转移,调拨记录的信息有:
调拨单号、调拨原因、经手人、审核人、日期);
明细信息(如:
商品编号、名称、规格、材料、单位、单价、数量、金额、转出地点、转入地点)。
(14)损耗操作:
损耗操作用于处理仓库中由于各种原因而损坏、报废或遗失的商品数据,损耗单确认后,损耗物品的库存数量、结存均价、结存金额等将自动作相应变化。
(15)组合操作:
组合单用于将组件或零件组合成套件,便于套间的出仓操作,组合后,套件将以一条新的库存记录增加至库存表,而构成套件的组件或零件在库存中的数量将相应减少。
(16)分拆操作:
分拆单是组合单的逆过程,用于对成套产品进行分拆。
(17)盘点操作:
盘点操作用于进行库存盘点,盘点时填写盘点单。
盘点表包含的信息有:
商品编号、名称、规格、材料、产地、单位、存放地点、结存数量、盘点数量、盈亏数量、盘点日期、盘点人。
(18)库存月报表:
库存月报表对本月库存商品的收入、发出及当前存量和价格进行了统计,统计的信息有:
商品编号、名称、规格、材料、产地、单位、期初数量、期初均价、期初进额、收入数量、收入均价、收入金额、平均价格以及发出数量、发出金额、结存数量。
第四章材料采购、发放、库存控制
4.1材料采购控制
以价格、质量、数量三方面对大宗及主要材料进行控制,数量较大或长期使用应采用招标的方式,公开、公平、公正的原则进行采购:
(1)应根据施工图及施工进度计划,编制材料需用计划;
(2)材料的质量应满足技术规范、施工及甲方要求,并有材质报告,材料试验为技术依据:
(3)主材分为甲供、甲控材料(钢材:
首、唐、承、莱钢四家;
商混:
地铁入围厂家,沙、石、灰要满足地铁施工要求,各种证件齐全);
甲控材料(防水材料)。
4.2材料收、发控制
(1)主要材料的验收应由施工部、技术部、材料部当场核实规格、数量、外观,核对材料合格证,对质量不清楚的请专业人员参加协助验收,有问题的材料不得进场;
验收合格后进行交接,交接时需施工部旁站交使用单位。
领发材料需三方主管领导签字;
(2)一般材料(辅助材料)由施工、材料部门验收、领发;
(3)低值易耗品、工具类材料按一般工作程序验收、发放;
(4)材料的发放凭领料单进行发放;
(5)特殊情况下按应急预案办理,要有经理(或主管领导批示):
(6)建立(周转类、工具类)材料台帐。
(7)每月月初统计上月材料动态管理台帐,并交公司综合管理部审核,进行归口管理。
4.3材料库存控制
(1)特殊规格的材料采取一次性订货,以降低成本费用,常规材料视施工场地、施工进度,按计划进行周期性采购;
存放在料场或专用库中;
(2)低值易耗品不单设库房,选择质量有保障,供应及时,信誉好的合格供应商以店代库;
(3)对钢材、砂石料等采用虚拟库房,凭使用部门签发的限额领料单,材料员在场发放,记录;
(4)外包施工队常用的施工工具及劳保用品采取一次性发放,月底核实,完工结算的方法,以上控制旨在减少管理环节,节约开支,降低成本;
(5)对周转材料、工具类材料,要定期(每月20日)进行盘点、对账,特殊情况下需根据现场施工要求进行盘点。
第五章岗位职责与制度
5.1材料部门职责
(1)遵守国际法律法规和政策,贯彻执行企业各项规章制度。
(2)负责指导检查本项目部材料供应计划、各种统计报表的准确编制和如期上报。
(3)负责材料资金的合理利用,压缩库存,加速资金周转。
(4)按生产进度计划和材料需用计划统筹安排好生产所需物资的采购避免停工待料。
(5)负责按程序和规范进行采购,保证所供材料渠道正常、质量合格。
(6)负责物资的验收、搬运、贮存、标识,及材料控制使用的执行监督与协调。
(7)负责项目现场、仓库料具达标。
(8)保证各项记录及资料的完善。
(9)负责外包单位或甲供材料设备产品的质量延伸监控和管理。
(10)负责验收、收集、保管所提供产品的质保书,标准文件及相关技术资料。
(11)对各分包商经总承包和监理认可的材料设备进行全过程的协调管理。
(12)负责组织对施工废弃材料的处理工作。
(13)从材料采购及使用控制方面,参与项目部的成本控制。
5.2材料部部长的职责
在主管经理的领导下,负责材料部的管理及项目部所需材料的统筹安排,合理安排部门人员的工作,责任到人,材料部长要做到:
(1)根据材料需求计划,按施工技术要求、质量要求和施工方案提供合格材料;
(2)负责收集所提供材料的质保书、技术资料及相关文件;
(3)严格控制,严禁无质保文件和不符合技术规范标准的材料投入施工,对不合格材料一律拒之门外;
(4)负责租赁周转材料的入场及退还工作并做到数量准确,退还及时;
(5)仓库及施工现场材料管理标准化,按施工场地对材料设备的堆放、安置做出科学合理的安排,并有明确标识,符合文明施工要求;
(6)参与项目部的成本核算,及时记好材料的各种账目和表格,为进行成本分析提供依据。
工作要求:
(1)切实做到,一要降低材料的采购(加工)成本,二要减少采购(加工)过程中的管理损耗,为降低材料成本走好第一步。
(2)根据施工进度计划,及时组织材料、构件的供应,保证施工的顺利进行,防止因停工待料造成损失。
(3)在施工过程中,严格执行限额领料制度,控制材料损耗,同时做好材料回收和利用。
(4)周转材料进出场都要认真清点,使用后及时回收、整理、堆放、退还。
可节省租金,又可利于场地整洁。
(5)根据施工生产的需要,合理安排材料储备,做到“三”证不全不入库,提高工作效率。
5.3材料员的职责
(1)服从材料部负责人的安排:
(2)爱岗敬业,建立成本意识,按计划做好材料采购工作;
(3)坚持货比三家,优先选择信誉好,资质齐全的合格供应商进货;
(4)材料进场后,主要材料要与施工部、技术部、共同验收,核实材料的规格、数量、外观,核对材料合格证,并负责收集所购材料的质保文件。
对质量不清楚的要请专业人员参与验收,有问题的材料不得入库;
(5)验收合格的材料办理入库手续。
(1)服从材料部和施工负责人的安排;
(2)上报施工部门材料需求计划:
(3)负责项目部施工现场材料的日常管理工作,现场材料有标识,达到文明施工要求;
(4)核实送料单内容,做好验收记录
(5)做好限额领料工作,凭领料单限额发放材料,做好书面记录(填写耗料单、出入库单),及时与材料部核对:
(6)协助施工员及时清理、回收剩余材料;
(7)协助施工员对租赁周转材料,及时做好与施工队的交接手续,用后及时与施工队做好清点退库工作;
(8)定期(每月25日)做好盘库工作,并及时记入台帐或三级帐。
5.4仓库保管员职责
(1)执行分公司材料管理制度和材料管理办法;
(2)努力学习业务知识,熟悉掌握材料名称,规格、性能及堆放位置(有标识)。
(3)材料进出库当面点数,严格检查材料质量,规格、数量并填写入库单,发现问题拒绝验收入库。
(4)严格执行仓库管理制度及出库、领料、退料制度。
领料单书写清楚,退料单完好无损。
(5)保持仓库整洁干燥,防止霉烂编制,材料堆放有序。
(6)做好进出库台帐,对于消耗品及常用小五金标准件等,做好心中有数,账实相符,并按时上报材料消耗表。
(7)有责任保证库存材料的安全,严禁在仓库内和周围吸烟,使用明火,注意安全用电,及时打扫卫生,随时检查防火、防潮、防蛀虫,防盗。
(8)及时向部长及主管经理汇报仓库保管情况,做到安全无误。
5.5仓库管理制度
(1)加强安全意识;
防火、防盗、防霉变;
(2)物资分类存放,标识清楚,易潮湿的离墙离地;
(3)贵重材料专人专项保管;
(4)凭领料单发料出库,坚持定期盘点制度;
(5)库房内禁止存放私人物品。
5.6材料采购制度
为了做好材料采购工作,确保供应,减少库存,提高资金效益,特制定本材料采购管理办法。
(1)材料的采购和供应建立在计划的基础上。
各施工部门在每年年底对下一年的材料使用,结合各工程的实际情况,按所需材料的品种、规格、型号、制定切实可行的需求计划,计划分总量计划、年计划和月计划。
材料部在施工部上报计划的基础上,合理安排下一年度的采购计划。
(2)各施工部门应将工程所需的材料总量、规格种类、型号按项目统一的格式(计划申报表)上报给材料部,所报数量不能超过招投标量。
并有项目经理、部门负责人,施工员签字。
(3)每月25日前报下月计划,各施工部门根据进度情况,提前7日(新开工程提前10日)上报月使用计划。
(4)材料部按计划合理安排采购,办理入库等工作。
5.7现场材料管理制度
(1)进入施工现场的材料堆放整齐,符合文明施工要求;
(2)凭领料单限额发料,遵循先进先出,减少二次搬运;
(3)强化安全意识,预防材料不稳定因素。
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