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4.5严格的考核、奖惩制度能够调动、激发业务人员的积极性和创造性
比价管理制度给业务人员和决策领导者营造了一个正常、健康的工作环境,价格信息资料库使审计部门的价格审计工作有章可循,因此制定考核、奖惩办法,能够按照节约额或超支额进行奖惩。
奖惩兑现,能够有效地调动、激发业务人员的积极性和创造性。
5.采购比价控制制度审计
5.1.采购比价控制制度审计
采购业务涉及许多环节,企业只有建立一套相互制约的采购比价控制制度,才能保证采购比价活动的顺利开展,获得质优价廉的物资。
审计的内容主要为:
检查采购比价管理中的组织机构、工作责任、工作内容、工作态度和工作程序等管理制度的健全性和有效性;
对供应商是否实行按质比价、优胜劣汰的管理办法;
检查选择供货单位的原则、条件和要求等;
检查物资采购是否有质量检测制度和专门的质量检测部门;
检查合同审批是否有越权行为和审核不严现象;
有无资金使用控制制度;
招标、开标、投标、中标和合同签订的操作规定;
检查采购过程中有关单证的管理制度。
审计人员可以通过审阅资料、咨询技术专家、实地观察、询问、分析性复核和穿行测试等审计方法,对采购比价控制制度的风险进行评价。
5.2.采购计划审计
采购计划审计是对采购计划中所列物资价格、数量、质量、采购方式和供应商选择等的真实性、合理性和有效性等进行的审计。
对采购计划,审计人员应审查:
物资采购计划是否遵循自上而下、平衡利库、技术先进、效益优先相结合的原则;
物资部门是否根据所需物资的
数量、品种规格、质量技术标准、价格供应时间的长短等因素进行综合分析后,制定出采购计划;
是否对市场进行调查,通过比较推荐出合格的供应商;
是否对供应商及数量和价格方案进行判断分析,测算出最高价格;
采购计划、供应商名单是否经过负责价格工作的有关人员进行研究、审核通过。
5.3.采购比价过程审计
采取公开招标竞价采购的物资,如:
大宗物资采购、大型设备购置等,由于其采购量大,价值高,定价差别大,供应商竞争激烈,发生舞弊的可能性也较大。
审计人员应重点审计招标定价过程;
审查项目是否经过立项批准;
审查投标单位资质、信誉、经营状况等;
审查中标单位的投标价格及中标价格;
招标过程是否客观公正,是否执行公司规定等。
对临时性采购、采购数量与金额不大,采购次数较少的项目,应审查:
业务采购部门使用的比价方法如市场调查法、成本计算法、质价均衡法和同行询价法等的使用范围是否合适;
是否根据三家或三家以上供应商的报价分析确定;
价格信息是否及时进行更新;
最终确定的供应商的价格、供货期、付款方式是否合适等。
5.4.采购合同审计
采购合同审计是对采购合同的合法性、完整性和有效性等所进行的审计。
在采购比价审计中,审计人员应对合同以下内容进行审计:
质量、技术标准是否明确;
计算单位、计量方式和折扣方式等是否准确;
运输、包装费用由谁负担、界限是否明确;
价格结算是否按招标竞价结果;
未招标物资是否进行过询价、比价和市场调查等;
价格是否含税;
付款方式是否符合公司结算规定;
需要预付款的采购项目,是否按规定控制在可控范围内,重要的采购项目是否预留一定比例的质量保证金;
签约双方的权利和义务是否明确并具有对等性等。
5.5.合同执行、结算情况审计
对合同执行、结算情况的审计主要包括:
合同内容是否得到全面、严格地履行;
若合同违约,有无违约原因及违约处理结果;
物资入库时是否经过质检部门的验收、入库记录是否齐全;
是否建立物资数量、质量问题信息反馈制度;
出现数量、质量等问题时的处理方式;
对采购物资支付款项时,是否依据采购计划、采购合同和质检部门提交的验收报告等。
5.6.编制审计报告和后续审计
根据审计结果,对采购比价活动进行评价,将审计中发现的问题、应遵循的价格标准、存在价格差异的原因和改进的建议,以内部审计报告的形式报告给有关部门。
同时,在审计报告发出一定时间后,根据发现问题的重要性,进行后续审计,检查被审计部门是否采取纠正措施,并取得了预期效果。
6.目前准能公司存在的问题及对策
6.1.没有一个健全的价格信息资料库
价格信息是物资比价审计的灵魂。
我公司的供应部门,虽然在物资采购过程中也进行比价,但出于比价时没有价格标准,只是将参加比价的几家供应商的价格拿来进行比较,选最低价,至于选中的价格是否为真正的最低价没有考证。
6.2.建立价格信息资料库
俗话说:
"
军事情报关系千军万马,企业信息涉及黄金万两。
能否做好采购监督管理工作,达到降低采购成本的目的,取决于对市场信息资源及时准确和全面的了解,取决于对市场信息快速采取的行动。
另外,采购比价管理,比价的前提首先须有多种价格可比,只有通过比较,才能有所鉴别,才能掌握价格审批的标准,才能为采购决策提供可靠依据。
为掌握准确的市场价格和在价格审核时具有充分的依据和权威,应建立价格信息收集网络。
篇二:
采购审计报告
加强采购与付款内部会计控制
--关于采购及采购管理审计调查的报告
为了进一步完善公司采购供应流程,促进建立和健全内部控制制度,提高工作效率和有效控制成本,根据2009年第四季度的工作安排,审计部于2009年10月20日-12月3日对采购部及相关部门的采购情况和采购管理进行了审计调查。
此次审计调查重点内容:
是否制定采购及采购管理的相关流程、制度并有效执行,采购数量、质量、时间、价格(询价、议价、定价)过程的有效控制,有关效率指标的分析(充分履行岗位职责、自购与年实际采购量的百分比、年采购金额占年销售额的实际百分比、计划采购完成率、新供应商开发个数、错误采购次数)等。
在审计调查前,我们与采购部进行了会议沟通、了解基本情况、制作并送发有关问卷和收集相关制度。
在审计调查过程中,我们查阅合同及制度规范、抽查会计凭证、对有关部门提供的数据整理,采用了调查表、询问、实地观察、检查、分析性复核等方法。
现将审计调查情况汇报如下。
一、基本情况
采购部现有员工6名,其中总监、副经理、文员和信息员各一名,采购员两名。
主要负责全公司原材料、物料、设备等合同签订和采购及供应商管理工作。
采购部提供合格供应商名录49位(含项目10位),按发货频率上进行abcd分类,其中a类17位,b类15位,c类17位。
采购部共制定内部管理文件17项,供应商管理文件6项,制定了采购部询价与定价管理规范、询价小组工作流程。
制定了相应的供应商管理程序和采购控制程序。
每月填制《供应商oec考评表》进行考评。
根据采购方式和结算方式的不同,把采购控制流程分为供应商送货流程和采购员自购流程。
在采购时间分配上,制订了《供应商供货时间表》。
根据账务管理部提供的数据,2009年2月至10月份共完成采购量元,自购部分757771.56元,占采购总量的2.99%。
共查阅合同65份,34个供应商,其中14个a类供货商;
7个b类供货商;
4个c类供货商。
为保证公司发展的需要,2009年引进新的供货商(合作商)14个(工程类6个,广告商3个,原材料3个,其他2个)。
根据2008年、2009年的月定价表物品均价汇总表,104种物品略有下降,168种物品略有上浮,39种物品保持原价,平均上浮3.23%。
2009年新增67个品种,减少86个品种。
在原定价上承担了税金(增加了供货门店)、由原批发价上7%降到了5%(增加了供货门店)。
在开店投入过程中保证质量,通过"
货比三家、公开议价"
,合同签订价比最低报价节约564654元。
根据合同,物料单价均略有上涨。
根据2008年和2009年7月、8月、9月erp系统提供的数据,选择了23种自购量较大的物品单价进行同期比较,平均上浮1.02%。
其中泰轮王米,2008年7月份为3.1元/kg,2008年8月份及以后月份为3.24元/kg。
大豆油的有关数据
还在核对中。
采购部未能提供对询价结果真实性、准确性的抽查报告、质量抽查报告、新供应商资质考评表、过期或沽清事件的处理报告和定价执行情况抽查表。
二、存在的问题
(一)、不能提供年度采购计划和部门工作目标。
采购计划是采购管理中"
科学采购"
的前提条件,无采购计划,公司所需各种物质保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。
无工作目标,部门及各岗位年度绩效考评标准不完整。
(二)、采购流程有待完善。
通过对采购部的采购控制程序制度的查阅,并制作了相应的流程测试,发现存在以下问题:
(1)未制订供应商送货流程管理、自购产品的管理办法。
制订了供应商送货时间表、供应商管理制度,但未体现相应的餐厅订购管理制度。
使用部门多以电话形式的报单,容易造成物品验收环节出现误解。
自购的产品由采购人员定点采购,但未进行合同管理,也未列明相应名称、地点和产品规格。
餐厅物资采购(除固定资产、新品外)金额不论多寡,不需总经理的批复,不符合采购控制程序管理的要求。
(2)无采购订单。
未制作采购订单,造成采购部对未完成的采购订单进行合理分析和监督管理。
(3)申购单不统一
餐厅报料单不统一,如中餐报单使用统一报料单、水果类及西餐类使用白纸报料,不利于单据的收齐、整理、统计和管理。
(4)采购控制程序制度的执行无相关责任人检视、监督。
(三)、采购数量、质量、时间、价格过程的有效控制
(1)采购时间不到位
我们抽查了相关凭证,申购时间和送货时间与制订的规定有所差异。
如:
8月93#申购合页3月1日,供应商送货单3月25日,入库单5月9日;
8月60#申购挂锁7月2日,供应商送货单7月25日,入库单7月31日。
(2)采购的质量、数量
验收由仓库管理人员完成,使用部门监督,无采购部抽查记录,采购部未能对产品质量进行有效控制。
原材料的验收对应图示,采购部对其他物资未详细说明。
如候家塘调料品鲜花椒,物品包装袋标明规格500g,而实际净含量400g。
物资的验收,未对应相应申购单明细。
申购单所列品名与采购部制定的品名、规格型号、数量不一致。
申购与到货可能不是同一品种,且采购部之前无此类物品的定价,导致付款审核依据不足。
8月28#申购单:
红外线消毒柜,规格
1800*1500*500;
送货单:
康庭638b消毒柜;
入库单:
康庭638b消毒柜(康庭638b消毒柜规格:
1130*510*1625)。
8月125#申购凭证封面300套、凭证包角150张,实际送货凭证封面320个,凭证包角18个。
库存数量,是财务部每月监盘的数据。
采购部对库存、使用数量不能做到有效统计,对物资的采购计划、审批和供应商的选择不能做到有效管理。
(3)采购的价格
采购的价格有询价、定价、比价。
1、询价
询价小组的不完全执行,和工作单上无相关预算
日常原材料由询价小组完成。
在抽查的6、7、8月、周原材料询价单,有账务管理部、采购部、财务管理部、使用部门和供应商的签名,但新品的询价仅财务管理部、采购部相关人员的签名,新品价格存在由一个供应商提供的情况。
工作单未提供预算金额,使用部门对采购的物资未能做到合理监督。
在查阅的2009年1-10月月定价表中,我们发现:
①、2月基本上建议定价=上期价,本期无询价;
②、7月、8月基本上建议定价=询价、报价、上期价;
④、9月基本上建议定价高于本期询价、低于或等于上期价及报价(本期共计200个品种,其中询价低于报价及上期价的有152个品种。
(2)、定价
价格执行不到位、入账价格不一致,无基准价格
定价由采购委员会完成。
在抽查的6、7、8月、周原材料定价单,仅财务管理部、采购部负责人签名。
根据周、月定价表,核对入库单入账价格。
在8月份的凭证抽查中:
seven店鸡汁脆笋定价单为11.5元/斤,入库单17.2元/斤;
火培鱼分为大、小火培鱼,大剧院统一入库名称为火培鱼,入库价格21元/斤,而采购部大火培鱼为21元/斤,小火培鱼为16.5元/斤。
入库单与定价单的价格不一致,执行不到位,使财务付款存在一定的风险。
由于erp系统未能限定价格、规格,有可能的导致错误资金流出。
无基准价格,使价格的波动无相关可比性,对采购价格信息无确定性。
根据erp系统数据统计,对2009年1-10月各门店平均价格的分析比较,各店价格不一:
①、百洁布的平均价1.36元,店平均价46.70元;
②、玻璃刮的平均价21.00元,店平均价36.00元;
、、、、、、
采购部对物品入库名称、规格未进行监督管理。
供应商送货单品名与采购部制定的品名不符,入库单品名、规格不统一。
粘板(无规格);
粘板45*15;
粘板(无规格)。
采购部制定的不同规格的粘板不同定价,由于申购单未能列明规格,使物资的验收入库带来难度;
入库单不规范使物资价格同店不同期不可比、同期不同店不可比。
(3)比价
比价不规范
比价由采购部erp系统操作员负责,但数据的提供无其他询价小组成员认同。
由于价格信息不对称,2008年大豆油储存的往来核对差异为9.2万(2008年2月入库价分别是214元、232元、272元、296元、315元)。
(五)、采购政策有待调整。
定价:
在采购部制订的《询价与定价管理规范》中,西冷、调料不高于市场批发价的5%,而实际定价依据与规定不一致。
现金预支:
在制订的《采购控制程序》中,采购员预支现金上限不能超过10000元;
《餐厅申购单管理及财务报账规范》中:
采购部预先向财务部预十天的备用金,上限不能超过60000元。
(三)采购合同管理不规范
物料合同的签订,无相关规格、产地、生产厂商,致使价格无法比较,致使对采购价格无法合理评价。
大部分供货渠道和定价标准近年以来没有调整。
供应商合同管理存在瑕疵。
通过65份合同抽查,34位供货商(合作商)中27位是长期供货商,其中合同未到期(含续签)的只有5位(a类:
;
b类:
c类:
)。
供应商管理有待完善。
未提供除原材料外其他物品的验收标准、新供应商的引进未制作《新供应商引进表》;
根据供应商oec考核标准,制定并进行了供应商考核,但未能全部参照执行。
如制度规定:
供应商一月累计3次以上未按时送货,可解除合同,并支付1000元违约金;
在供应商9月份评分表中,迟到5次,扣除125元,在供应商4月份评分表中,迟到4次,沽清1次,共罚款200元。
三、审计建议
根据以上问题,提出如下审计意见和建议
(一)
根据公司战略规划制定当年采购政策及工作重点。
(二)完善采购流程并有效执行,加强物资采购的计划管理。
根据各部门上报的年度所需物资计划及仓存情况,每年第四季度统筹做好第二年的物资供应计划,力争按时准确上报公司年度材料计划。
(三)使用采购订单,按照采购紧急、时间顺序,跟进采购订单,提高效率。
(四)做到物料统一管理,提高性价比。
对公司所需物料统一名称、产地、生产厂家、规格、材质等并统一采购,争取价格优惠和品质保证。
(五)掌握采购物资的成本信息,建立基准价格库,尝试价格比较分析,保存采购信息并定期更新,为公司财务分析提供数据、经营决策提供信息支持。
(六)与资源市场供应商建立友好、长期合作关系,加强合同管理,优化供应商数量,选择战略性供应商,为公司营造一个宽松有效的资源环境。
(七)必须规范原始数据的录入,不允许将同一品名不同规格并在一个科目,以保证货款支付的准确性。
篇三:
采购部内部审计报告
采购部内部审计报告(建议:
重要性排列、条理清晰)
下面为我在我公司历时三月的审计报告,有什么意见,请指点
指点
为了进一步完善公司采购供应流程,促进建立和健全内部控制制度,提高工作效率和有效控制成本,根据2009年第四季度的工作安排,审计部于2009年10月20日-12月3日对采购部及相关部门的采购情况和采购管理进行了审计调查。
是否制定采购及采购管理的相关流程、制度并有效执行,采购数量、质量、时间、价格(询价、议价、定价)过程的有效控制,有关效率指标的分析(充分履行岗位职责、自购与年实际采购量的百分比、年采购金额占年销售额的实际百分比、计划采购完成率、新供应商开发个数、错误采购次数)等。
在审计调查前,我们与采购部进行了会议沟通、了解基本情况、制作并送发有关问卷和收集相关制度。
在审计调查过程中,我们查阅合同及制度规范、抽查会计凭证、对有关部门提供的数据整理,采用了调查表、询问、实地观察、检查、分析性复核等方法。
采购部现有员工6名,其中总监、副经理、文员和信息员各一名,采购员两名。
主要负责全公司原材料、物料、设备等合同签订和采购及供应商管理工作。
采
购部提供合格供应商名录49位(含项目10位),按发货频率上进行abcd分类,其中a类17位,b类15位,c类17位。
采购部共制定内部管理文件17项,供应商管理文件6项,制定了采购部询价与定价管理规范、询价小组工作流程。
在采购时间分配上,制订了《供应商供货时间表》。
根据账务管理部提供的数据,2009年2月至10月份共完成采购量元,自购部分757771.56元,占采购总量的2.99%。
为保证公司发展的需要,2009年引进新的供货商(合作商)14个(工程类6个,广告商3个,原材料3个,其他2个)。
根据2008年、2009年的月定价表物品均价汇总表,104种物品略有下降,168种物品略有上浮,39种物品保持原价,平均上浮3.23%。
在原定价上承担了税金(增加了供货门店)、由原批发价上7%降到了5%(增加了供货门店)。
货比三家、公开议价"
根据2008年和2009年7月、8月、9月erp系统提供的数据,选择了23种自购量较大的物品单价进行同期比较,平均上浮1.02%。
其中泰轮王米,2008年7月份为3.1元/kg,2008年8月份及以后月份为3.24元/kg。
大豆油的有关数据还在核对中。
采购部未能提供对询价结果真实性、准确性的抽查报告、质量抽查报告、新供应商资质考评表、过期或沽清事件的处理报告和定价执行情况抽查表。
(一)、不能提供年度采购计划和部门工作目标。
采购计划是采购管理中"
的前提条件,无采购计划,公司所需各种
物质保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。
无工作目标,部门及各岗位年度绩效考评标准不完整。
通过对采购部的采购控制程序制度的查阅,并制作了相应的流程测试,发现存在以下问题:
(1)未制订供应商送货流程管理、自购产品的管理办法。
制订了供应商送货时间表、供应商管理制度,但未体现相应的餐厅订购管理制度。
自购的产品由采购人员定点采购,但未进行合同管理,也未列明相应名称、地点和产品规格。
餐厅物资采购(除固定资产、新品外)金额不论多寡,不需总经理的批复,不符合采购控制程序管理的要求。
未制作采购订单,造成采购部对未完成的采购订单进行合理分析和监督管理。
餐厅报料单不统一,如中餐报单使用统一报料单、水果类及西餐类使用白纸报料,不利于单据的收齐、整理、统计和管理。
我们抽查了相关凭证,申购时间和送货时间与制订的规定有所差异。
验收由仓库管理人员完成,使用部门监督,无采购部抽查记录,采购部未能对产品质量进行有效控制。
原材料的验收对应图示,采购部对其他物资未详细说明。
物资的验收,未对应相应申购单明细。
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