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1、有关秘书活动的记载:
黄帝之初始立史官,仓颉、沮涌居其位
2、纳言官、进善旌、华表木(诽谤之木)、敢谏之鼓是我国信访工作的原始形态和早期表现。
二、秘书工作萌发于夏朝
夏朝的文字和公务文书《尚书》《甘誓》《胤征》《汤誓》“誓”已是一种比较规范的古代公文。
太史令终古“图法”
三、秘书工作形成于殷商
1、中央秘书机构“太史寮”诞生——至今我国历史上最早诞生的中央秘书机构
四、两周时期的秘书工作
1、我国早期的文书表现形式:
甲骨文书、金文文书、简牍文书、缣帛文书
2、中央档案机构---天府的设立
五、秦汉的秘书工作
1、秦汉时期是我国秘书工作的确立时期,以丞相府、太尉府和御史大夫寺为政府的中枢机构,其秘书工作以丞相府为主,御史大夫寺为辅
2、秘书官吏:
以吏为师
3、秦汉时期的文书载体,以简牍为主,缣帛为辅
汉朝出现了纸质文书和铁质文书
4、档案库的建立:
秦代:
藏府、书府;
汉代:
石渠阁、兰台、东观
六、隋唐的秘书工作
1、隋唐朝廷秘书机构的总体特点:
三省六部制的中央政府机构形式
2、隋建三省六部制,其朝廷秘书机构集中在秘书省、门下省和内史省中。
唐朝,其朝廷秘书机构分置于中书、门下、尚书三省内
3、唐朝以律令的形式制定了全面而详细的秘书工作制度
4、宦官秘书机构——内侍省
5、匦使院——是我国古代秘书史上第一个专门化的信访机构(武则天)
6、隋唐秘书主要来源于①从科举考试中选拔②从文士中聘请③从名士中征召④自荐⑤从下级秘书中提升
七、清朝的秘书工作
1、军机处——是皇帝的“机要秘书处”兼“参谋部”
南书房——皇帝的机要秘书处
八、新中国成立前中国共产党的秘书工作
毛泽东是中国共产党历史上最早的秘书。
1923年,中共三大决定设置专职秘书,由毛泽东担任。
九、历代秘书工作的经验和鉴戒
1、我国古代的秘书选拔制度是由低级至高级、由简单至复杂逐步完善起来的
2、就其选拔方式而论,有学校培养、科举考试、聘用,还有从有实际经验的职官中简选和从下级机关秘书中提拔等
3、就其选拔标准而论,有政治上可靠、文化水平高、博学多才、工于书法、业务能力强、实际工作经验多、年富力强、敏捷、能够保守机密等要求
4、秘书官职称谓:
如秦汉时的丞相、御史大夫;
魏晋时的中书监、中书令;
唐宋时的通事舍人、起居舍人;
明代的内阁大学士、中书舍人;
清代的军机大臣、六科给事中等。
直至近代,中华民国临时政府在南京成立,孙中山在大总统府设置“秘书处”,在其中设有秘书长、秘书,至此“秘书”具有了现代意义。
5、五帝:
据《史记·
五帝本记》,黄帝(轩辕氏)、颛顼(高阳氏)、帝喾(高辛氏)、唐尧(陶唐氏)、虞舜(有虞氏)
第一章秘书职业
一、优秀秘书必须培养的“职业习惯”
1养成每天早晨第一个到办公室习惯2养成不说“不知道”和“与我无关”习惯
3、养成失误后马上道歉的习惯4、养成体谅上司、同事的习惯
5、养成请示之前做好腹案的习惯6、养成做事留有余地的习惯
7、养成喜怒哀乐不形于色的习惯8、养成全面了解公司业务的习惯
9、养成自已积累资料的习惯10、养成记住他人的相貌和名字的
二、出色(优秀)秘书应具备的品质
忠诚、归属感;
细致;
勤快勤奋;
守口如瓶;
用耳多于用口;
理解、体谅、维护领导;
得体而有分寸;
认真负责;
良好的礼貌教养和职业形象
三、有效的秘书学的学习方法
理论与实践结合的方法;
案例学习法
四、秘书的分类
从组织内部分工看:
1行政秘书2文字秘书3机要秘书4通信秘书5、信访秘书6、事务秘书7、生活秘书8、外事秘书9、会务秘书10新闻秘书
从所在行业特征看:
1企业秘书2法律秘书3科技秘书4教学秘书5、涉外秘书
从职级高低看:
高级、中级、初级秘书
五、秘书职业发展现状
1秘书工作职业化。
职业化是指“从事某项工作的人形成了相对稳定的社会群体”。
2秘书技能专业化。
①秘书工作的分工越来越具体②秘书工作的要求越来越严格
3秘书办公科学化4秘书职业低龄化5秘书工作女性化6秘书从业资格化
六、现代秘书职业的基本特点
辅助性、全面性、被动性、服务性;
从属性;
机密性
七、中国秘书职业化的表现
1、秘书职业资格认证工作的全面推开,意味着中国秘书职业化时代的到来
2、专业性组织和秘书服务机构涌现
3、商务秘书成为秘书职业队伍的主体
4、秘书劳动价值具有了商品意义。
八、影响中国秘书职业化发展的因素
(一)传统秘书观念影响秘书职业的正确定位。
一是中国“官本位”文化传统的影响。
二是由于秘书工作成果的隐匿性,许多人对秘书工作的作用认识不足。
三是目前从事秘书工作部分人员素质偏低。
四是秘书职业缺乏必要的社会制度保障。
(二)秘书职业专业化程度有待提高。
一是目前我国秘书学基础理论研究还比较薄弱。
二是目前我国的秘书教育和培训工作还不完善。
三是聘用秘书的社会组织的性质、规模不同,对秘书工作的具体内容及要求有很大差别。
九、中国秘书职业化发展的途径
1、加大对秘书职业的宣传,树立现代秘书职业观念
2、制定法律法规,完善秘书职业监督
3、在推行秘书职业资格认证的同时,规范秘书上岗制度,严格职业准入
4、深化秘书学理论研究和秘书职业研究
十、秘书国家职业资格认证概况
是我国首批资格认证的职业之一。
1997年,劳动部制定《国家职业技能标准(秘书)》和《国家职业资格鉴定规范(秘书)》。
从1998年上半年开始,在北京、上海、广东等10个地区开展首批秘书职业资格鉴定试点。
认证规范,全国执行“五统一”:
统一标准、统一教材、统一命题、统一证书,统一管理。
共设四个等级:
4352级秘书。
十一、秘书国家职业标准工作内容
(一)会务工作。
《标准》规范将秘书会务工作分为三个阶段:
1、会前筹备2、会中服务3、会后落实
(二)事务性工作。
事务性工作是秘书的主要工作。
1、接待2、办公环境管理
3、办公室日常事务管理4、办公用品与设备的使用和管理5、信息管理
(三)文书拟写与处理。
是秘书最重要的工作。
1、文书拟写2、收发文处理
3、文档管理
一、西周社会调查制度的意义
西周进行的规模巨大,范围广泛的社会调查,是我国古代国家管理工作的一大创举。
它能够得以实行并长期坚持,一个重要原因是各级政府中普遍设置了秘书,行人是中央政府的秘书官员,将调查情况从乡、邑、国上报天子的工作也是由各级秘书承担,所以,这又是我国古代秘书工作的一大创举。
这一制度直到西汉还在实行(如汉武帝曾“立乐府,采诗夜诵”)。
这说明我国秘书有着注重社会调查、广泛收集第一手资料以供领导者决策参考的优良传统。
二、历代秘书机构设置给我们的启迪
1、秘书机构是领导机关的办事机构,应紧紧围绕领导工作服务。
2、设置秘书机构应因事设人,力求精干,避免重叠,减少环节,提高效率。
3、明确规定秘书机构和秘书的权限,既有利于充分发挥其参谋助手作用,又防止越权而干扰领导的工作。
4、秘书机构应相对稳定,减少人员流动,以保证工作的连续性和稳步发展
三、历代秘书的优良传统
1、秉笔直书“书法不隐”。
2、忠于职守、严守制度。
3、落笔神速。
4、处变不惊。
5、具有民族气节。
6、擅长书法艺术
第三章秘书人员
一、工作中秘书怎样亲切主动热情待人
1、主动招呼人,含笑致意
2、对方问你话,一定要亲切回答
3、目光要正视对方
4、热心认真为群众事,办不了的事要耐心解释
5、对方走时要有送别:
微笑目送、话语道别、出门相送
二、秘书应具备的礼仪修养
1、存心恭敬尊重为本(对人礼敬。
待人亲切主动热情;
对事礼敬;
对物礼敬)2、待人接物彬彬有礼
3、仪表风度稳重大方
三、秘书做人的心量、包容心量的要求
心量是指人的心胸和气量,即宽容待人的态度。
意义:
包容的心量能够把一切需要团结的人团结起来,能够利用一切可以利用的力量,能够发挥一切能够发挥的积极因素,能够最大程度地减少摩擦与障碍,化解矛盾和冲突,甚至能够把不利因素转化为有利因素,建立平和舒畅的环境,营造良好温馨的气氛。
包容能展示人的涵养与气量,树立完美的人格形象,包容应该作为做人的一个重要尺度和追求。
要求:
1、心胸豁达2、处事大度3、不看僧面看佛面4、但行好事不图回报5、君子成人之美6、忘掉不愉快的事7、笑对人生
四、秘书做人的态度-----谦让的态度
谦让是态度的主要体现。
“谦让”就是不肯“占先”并容忍别人“占先”。
谦让的态度是秘书做人最基本的态度。
谦虚永远都是做人的美德,它可以使人赢得众人的爱戴。
这种美德是一层保护色,也是人生最大的智慧。
越是在某个领域有巨大成就的人往往越谦虚。
1、不可太露锋芒2、不轻易指责别人3、不能动辄发怒
4、得理也要让人5、能忍则忍6、礼多人不怪
五、秘书的涵养*涵养的表现
涵养的表现:
1、淡泊宁静2、喜怒不形于色3、和气待人
4、反省改进5、慎于独处6、自律自制
六、秘书做人的禁忌
1、爱发牢骚常抱怨2、贪图虚荣3、物欲膨胀4、自持过高
5、违法乱纪6、患得患失、斤斤计较7、一条道走到黑8、凡事面面俱到
七、秘书应坚持的做人四项基本原则
1、凡是损害社会与他人的事坚决不做
2、不是自己劳动付出的所得一文不要
3、走到天边,口要对着心,心眼儿放在正地方
4、异性交往要文明健康,保持礼貌距离
八、秘书的职业道德修养
1、忠于职守,服务领导2、埋头苦干,甘当幕后3、谨慎谦虚,办事公道4、遵纪守法,廉洁奉公5、诚、实守信,严守机密
九、秘书的作风修养
1、踏实、细致、一丝不苟2、联系群众,深入实际,求真务实
3、谦虚谨慎,不卑不亢,坚持原则4、敏捷干练,讲究时效,善于合作
5、善于学习,富于创造,勇于开拓
十、秘书的几种不良心理现象
1、畏上2、自负3、讨好上司4、焦虑
十一、秘书应具备的良好心理品质与秘书良好心理品质的培养
1、良好心理品质
(1)情感品质:
热爱秘书工作;
尊重自己的领导者;
健康高雅的美感
(2)意志品质:
自觉性、自制力、果断性、坚持性
(3)性格品质(工作负责;
谦虚随和;
冷静沉着;
幽默开朗)
2、秘书良好心理品质的培养:
1、进入角色2、强化角色意识3、加强自我修养,形成正确的自我意识4、在实践中不断总结经验,加强心理品质修养
十一、秘书应建立的合理的知识结构
1、建构的原则:
1)适应性原则2)层次性原则3)动态性原则4)个性原则。
2、知识结构:
(1)基础知识。
其主要内容有马克思主义理论知识、历史知识等。
(2)专业知识。
秘书知识结构的核心内容,具体包括:
秘书学、文书学等知识。
(3)相关知识。
主要包括:
领导科学、管理学、经济学、心理等方面的知识。
十二、秘书的能力结构
(一)基础能力:
1、观察力2、记忆力3、思维力
(二)专业能力:
1、表达能力:
书面、口头、身势表达能力2、协调能力
3、办事能力:
明确职责范围;
通晓办事程序;
区分轻重缓急;
善于社会交往
4、管理能力:
辅助决策;
辅助计划;
辅助沟通;
辅助控制
5、应变能力:
要善于观察,反应敏捷;
要从容镇静,随机应变
6社交能力:
知己知彼,准确定位;
文明礼貌,讲究方法;
充实知识,加强修养
(三)基本技能1、现代化办公设备的操作技能2、常用的办公软件的使用技能3、网络办公技能4、文案处理技能
十三、秘书的文化艺术修养
1、文学修养。
既包括文学鉴赏也包括文学创作。
2、史学修养。
就是对历史知识的了解和对历史事件的认识与评价。
3、艺术修养。
书法、绘画、音乐、舞蹈等。
第四章秘书机构与职能
一、秘书机构设置的原则
1、规范化原则。
参照现有法律设置;
精简原则
2、科学化原则。
组织结构要科学;
职责确定要科学;
团队人员配备要科学
二、秘书机构的基本职能(P37)
三、秘书机构的管理内容
(一)制度与程序管理.1、制度管理。
原则:
可行,要能切合秘书工作实际;
具体,要便于操作和检查;
稳定,以形成长效的管理机制。
2、程序管理。
自然性程序、指令性程序、法定性程序、技术性程序、经验性程序
(二)环境管理。
秘书直接环境可以分为:
物质环境管理和精神环境管理
(三)人员管理。
包括:
秘书的选拔、调配、任用、晋升、培训、岗位责任制、绩效考核与团队构建。
四、制定管理制度遵循的原则
1、可行,要能切合秘书工作实际
2、具体,要便于操作和检查
3、稳定,以形成长效的管理机制。
五、秘书人员管理的重点内容
1、秘书的选拔与任用。
坚持德才兼备的原则。
走职业化道路、择优录用。
2、秘书的培训。
职前培训、职间培训
3、岗位责任制的建立。
办公室主任的岗位职责:
①协助领导研究政策,参与决策,协调领导之间、各职能部门之间、领导与下属之间的关系②管理本组织秘书机构的工作,拟订工作计划,主持拟定秘书工作的各项制度并组织实施③组织选拔、任用、培训、考核秘书④主持秘书机构的内部工作
六、、秘书日常事务工作的内容
1、办公用品管理2、接待工作3、安排领导活动4、值班工作
5、通信工作6、印章管理7、保密工作。
(专项业务工作:
信息工作;
调查研究;
会务工作;
公文处理;
档案管理;
信访工作)
第五章秘书团队管理
一、秘书团队形成的条件
共同的目标;
互信的协作;
明确的职责;
较强的执行力;
责任心;
学习精神
二、秘书团队领导的工作任务
1、考察团队成员个人特质并据此分配其充任的角色
2、设置团队工作目标并为此制订周密、翔实的工作计划
3、在计划实施过程中随时关注进展与出现的问题
4、争取必要的经费,为团队顺利完成任务提供物质保障
5、定期向领导或上级管理部门汇报团队工作
6、全程关注团队成员,随时与成员沟通,帮助成员解决存在的问题等等。
三、秘书专业大学生怎样培养集体主义精神
1、参加集体活动、合群乐群2、顾全大局3、增强组织性、纪律性、严于自律4、善于沟通交流5、支持互助合作的态度和行动6、有福同享有难同当的就精神7、让功于众,不居功,不忘本8、多体谅关怀人9、改掉不善合作的坏习惯
四、提高秘书部门组织管理效率的途径
1、工作制度的建立2、程序化和规范化的实现
3、现代化手段的采用4、学习型组织的培养
五、秘书工作对领导工作的价值体现
1、为领导工作做铺垫2、为领导工作代劳
3、为领导工作拓展延伸4、为领导工作拾漏补缺
六、简介绩效测评的方法与原则
方法:
等级评定法和排序法(较简单易行)、关键事件法、领导者判断测评法。
1制度化原则2定量与定性相结合原则3民主集中制原则4精确原则
第六章秘书职能环境
一、营造秘书机构内部的良好环境必须具备的条件
(一)是要有作风正派、经验丰富、具有良好指挥和协调能力的负责人;
(二)是要有健全的工作制度;
(三)是要有合理的分工合作体系,以形成高效的工作流程;
(四)是要有良好的信息处理机制,创建自动化、信息化办公系统;
(五)是要构建和谐的人际关系,形成秘书团队的向心力和凝聚力。
二、秘书对职能环境的适应
(一)适应职能环境特点。
1、要适应国际国内的宏观社会环境特点及其发展趋势。
2、要适应所在组织的行业环境特点。
3、要适应所在组织的内部环境特点。
4、要适应秘书机构的内部环境特点。
5、要适应具体秘书工作岗位的环境特点。
(二)满足职能环境需求。
首先,秘书要满足领导工作的需求。
其次,秘书要满足组织日常办公事务的需求。
(三)顺应职能环境发展
(四)开发职能环境资源。
要注意以下方面:
第一,合理开发领导机构及领导人的影响力资源。
第二,注重开发职能环境中的信息资源。
第三,注重从协调各方面关系中开发职能环境中的能量整合资源。
三、秘书对职能环境的优化
(一)优化职能环境的前提。
首先,秘书要立足本职工作。
其次,秘书要正确看待职能环境。
(二)优化职能环境的重点。
关键在于优化与领导的主辅配合关系。
(三)优化职能环境的基本途径。
四、秘书必须发现和排除的职能环境中的信任障碍
首先,排除工作能力造成的信任障碍。
其次,排除工作态度造成的信任障碍。
再次,排除性格人品不好造成的信任障碍。
最后,排除误会造成的信任障碍。
秘书要加强与各方面的交流,消除工作中的各种误会。
特别是在解释误会原因时,要多作自我批评。
五、秘书的配角意识与主角意识
秘书不能因甘当配角而事事被动,不能领导拨一拨才动一动,不拨就不动;
又不能超越自己的地位,反客为主。
也就是说,什么时间、地点、条件下,自己应该是配角;
什么时间、地点、条件下,自己可以是主角或代理主角。
一个称职的秘书必须具有基本的配角意识和有条件的主角意识,其关键是自己的价值取向。
秘书不应该追求表面的地位和荣誉,而应以自己工作的实际价值和社会贡献为满足。
这就如同教师,把学生的成绩看作自己的成就;
如同裁缝,甘为他人做嫁衣;
如同建筑工人,不断地铺路造房,自己却踏着沙土荒草,住着简易工棚。
六、影响人际关系的因素
1、距离的远近。
“远亲不如近邻”
2、交往的频率。
3、态度相似性。
“物以类聚,人以群分。
”
4、需要的互补性。
5、情景因素。
比如人在旅途中或是客地遇同乡等。
6、中介因素。
国外称之为“A,B,X'
,模式。
即某A喜欢某X,某B也喜欢某X,某A与某B虽素不相识,但通过X的中介因素也容易接近、亲密起来。
七、秘书处理人际关系的重要准则
1、尊重
2、礼貌。
服装整洁,表情自然,举止文雅,用语得体
3、诚实守信。
诚实一要态度诚恳,不虚伪不做作;
二要讲真话。
守信也就是讲信用
4、平等待人。
是秘书建立和处理人际关系的前提条件)
5、乐于助人。
君子成人之美
6、多肯定他人
7、宽容与体谅
八、秘书与领导的多维关系及秘书处理与领导关系的方法
多维关系:
(一)工作上的主辅关系(领导的助手)
(二)角色上的从属关系(三)组织上的上下级关系“下级服从上级”(四)事业上的同志关系(五)人格上的平等关系。
在上述关系中,最能体现秘书与领导关系本质特征的是工作上的主辅关系。
辅助性是秘书工作的本质属性,也是秘书工作的出发点。
(一)了解领导,有的放矢。
1、了解领导的工作思路2、了解领导的工作习惯与工作方法3、了解领导的个性
(二)尊重领导,维护权威(三)正确领会和贯彻意图。
1、不能延误传达时间。
2、不能截留领导意图。
3、不能随意解释或歪曲领导意图。
4、服从而不抵触领导意图(四)加强沟通,联络感情
九、秘书处理与领导群体关系的要求
1、一视同仁,同等尊重。
不能厚此薄彼,在领导群体中分亲疏、拉关系
2、突出重点,全面服务
3、逐级请示,避免越级(除非特殊情况)
4、保持中立,维护团结
十、秘书处理与一般同事关系的原则和要求
1、真诚地关心别人2、一视同仁的对待同事(同等友好)3、维护团结
4、不在同事面前炫耀自己5、尊重老资格的同事6、不要评论同事
7、一切以工作为大局
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