秘书实习报告3000字范文大学生文秘见习报告范文精选4篇Word格式文档下载.docx
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无特别紧要待复函件,摘记几项待办事项,俟第二次邮件到来再处理。
10:
40开始誊清张总经理口授信件。
11:
10打好数封信函送请张总经理签名,并影印其中部分信函,我在他办公室时,张总经理接听一通私人电话,决定提早于3点钟,而不是原定的5点钟出差,因此,我至少必须在2点半左右为他准备好应带的公事包。
15回到办公桌,打三通电话分别通知同仁,将原定4点钟召开的会议提前到2点钟。
张总经理应带的文件几乎皆已备齐,为了慎重起见再检查一遍。
张总经理的公文包已准备妥当,只等最后一份的资料。
11;
45整理档案并与同仁会议后,开始处理陈副总经理的信件,他希望当天能知道来信大致内容。
张总经理提早离开办公室去进午餐,当他经过我的办公室时,交给我一份简短的备忘录。
说是回到办公室时再由他签名,我的案头始终准备好一本笔记簿。
翻在空白的一页,以备不时之需。
将备忘录立即誊正。
并置于张总经理办公室的签字卷夹内。
第二批邮件到达,很快地过目一遍,其中有一件需要张总经理立即注意,从档案中找出有关资料附于来信之后,一并置于张总经理办公桌上的“速件”卷夹内。
12:
00下班,中午有两个小时的休息时间.就在这时接待员通知一位客户要见陈副总经理,假如陈副总经理此时尚在办公室,照例会留访客进午餐,乃决定请客人到我们的餐厅用膳,巧遇市场调查部门的高先生,乃一并邀他同桌进食,请来客在访客名簿上签名。
2:
00重回办公桌,刚与高先生陪着客户吃完午饭并送客。
将进餐时与客户谈话要点记下,留供陈副总经理参考。
并将来客姓名记人访客名单中。
40将紧急信件誊正,请张总经理签名,并以副本一份纳入其公文包中。
检查是否有致陈副总经理紧迫邮件,其中有一封须并于晨间转寄资料时一并转致,在张总经理离开后应立刻准备。
3:
oo张总经理的三位同事到达办公室,他嘱我作笔录。
20三位同事离去,张总经理希望尽快将会谈记录誊正,讨论一些其他事项。
30重回办公桌将张总经理的公文包准备妥贴。
45继续处理第二批来信,并备妥寄给陈副总经理的资料。
4:
00张总经理离开办公室,他能准时而且诸事齐备地动身,总算松了一口气,继续整理信件。
接到陈副总经理的长途电话,他将延后两天回来,并嘱转告办公室有关同仁,他已打电报给原先约定会面的某些客户,陈副总经理希望立即寄给他某些已打字完成的资料,决定于今晚投邮,我按序检查一遍。
5:
00工作在忙碌中顺利进行。
第三批邮件到,其中有两封限时信是给张总经理的,一封今晚即行转寄,另一封我自己可以处理。
15接获通知说明两位客人来拜访陈副总经理,尽管心里不欢迎这种打扰,但是必须去见他们。
正准备去招呼他们时。
我则前往接待室,那位领班正在与一位访客交谈,而我则招呼另外并将他们的来意记录下来,以便转告陈副总经理。
40电话铃响,原来是张总经理从机场打来的,他忘了一件必要携带的重要包裹,(我不觉自言自语的说:
“哦]真糟糕)所幸离他起飞时间还早,我希望能赶得及送给他,让小陈帮忙送去,时间紧迫。
我急速赶办陈副总经理交代之事,将其纳入一牛皮纸信封,量过重量之后,贴上足够的邮票,即将投邮。
5;
55接张总经理电话,说小陈已将包裹送到。
之后我把它记在行事历上作为明天紧急待办事项,以及许多“应办事项”记在行事历上。
6:
00准时下班
2、我的工作任务
(1)接听电话。
这里的电话主要是客户、推销产品的、打错电话的。
这就涉及到我们所学的接听电话的内容――接听电话的技巧。
需要注意的要点:
要点1电话机旁应备有笔记本和铅笔
要点2先整理电话内容,后拨电话
要点3态度友好
要点4注意自己的语速和语调
要点5不要使用简略语、专用语
要点6养成复述习惯
(2)会议管理
我们公司是每周五下午开会:
主要是对本周的工作总结以及下周的工作计划。
(3)接待来访客人
常接待通常分事先预约的和没有事先预约的两种情况。
无论是哪一种情况,对待来访者都要热情有礼。
3、工作业绩
(1)在工作中,我也曾遇到一些张总不愿意接的电话或没时间接的电话。
如有一些是某些公司打的推销其公司产品的电话:
在听到电话铃响时,先看下是不是陌生号码,因为一些主要客户的电话我都有记下来。
是陌生号码,我会先礼貌问候,然后问对方是哪里?
一般如果是推销产品的,开口就会说:
“你们经理在吗或是问你们公司负责采购的是谁?
”而不是说:
“张总在吗,采购部的某某在吗?
”他们会不了解我们公司的人员分配等等。
这种电话我就会婉言说:
“不好意思!
我们经理不在,您是哪里?
有什么事可以让我转答的吗?
”还有的人会直接问:
那你们经理的号码可以告诉我吗?
我就说:
如果我们有需要的话会直接跟您联系的,谢谢!
”他们就会知道情况然后挂断。
(2)记得第一次做会议记录的时候,很生疏。
因为:
①刚进公司对公司的同事的姓名都不清楚;
②对公司的一些产品的专业术语听不懂,有些字写错了;
③以前在学校都是理论知识,没有实践过,记起来比较慢。
开完会后张总让我整理下,第二天早上打印出来交给他。
第二天早上去上班的时候,我就马上根据昨天做的内容针对一些我不懂的专业术语,以及会议记录大概要记些什么请教同事。
边请教边记录,记录完在会议记事本上整理好接着电脑录入、打印出来,交给张总。
(二)在工作中所遇到的问题
1、有一次有两为厂商来访,他们来的时候张总刚好不在。
请他们坐下后我就问他们是否有预约,他们说有。
于是我给张总打电话,张总让我先招待他们。
我把他们引到会客室,我们公司都是以茶待客的,但由于我是新手所以泡茶的礼仪不是很懂,但是两位客人听说我是新来的后就细心交我该如何泡。
呵呵!
真太谢谢他们了,又让我学到了一些知识。
但是,在这期间我犯了一个小错误:
就是在引导客人去会客室时,本应该让客人走在前面的,而那时我却走在客人前面,把背影留给客人。
今后还应多加注意学习。
1、厦门xx贸易有限公司是金属材料批发业的一家现代化企业,近年来由于产品质量过硬,售后服务体系完善,市场需求旺盛,产品常常供不应求,年销售收入一直保持在30亿元以上,建立起了覆盖全国各地的销售网络。
XX年底,为在XX年进一步巩固现有市场,不断开拓潜在市场,扩大产品市场占有率,公司决定召开一次商务大会,邀请各地经销商参加,共谋发展大计。
会后,公司安排了晚宴,全体经销商代表在凤凰宾馆共进晚餐。
按照公司的相关商务招待制度和领导的要求,我认真协助筹划了这次宴会。
本以为自己安排得挺好,不料,第二天上班,我听到总经理对办公室主任大发脾气:
“怎么搞的嘛?
这么正式的场合,连个座位名签都要搞错!
你看,让人家多难堪!
”原来,我在安排晚宴时,为便于来宾对号入座,特意制作了座位名签,但其中有一个名字打错了,将“柳”字打成了“刘”字,弄得那个柳姓经销商找不着自己的座位,而当时又没有人察觉,以致出现了十分尴尬的场面。
无独有偶,在发请柬时,我还由于粗心大意,漏掉了广西地区的一名经销商,此事直到两天后才发现,对公司造成了很不好的影响。
事后,办公室李主任找到我,对我在工作上的疏忽进行了批评指正,同时也肯定了我做得较好的地方,特别是桌次和座位排定方面,充分体现出了对客人的尊重。
(三)解决的方法和途径
1、针对上次来访客人时我所犯的错误,我做了以下补救:
在客人教我泡完茶后,我很认真的学着自己做了一次,还向客人再三保证下次欢迎在来,我一定会正确的泡好。
客人微笑的点点头。
这可是对我工作的认同啊。
2、针对把‘柳’打成‘刘’事件,事后主任找到我,首先向主任道歉承认错误,其次请教主任改如何解决。
主任说:
我已经打电话跟柳经销伤道歉过了,并说如果对方方便的话,我会登门拜访,到时候你跟我一起去。
另外漏掉的那位经销商,我们也得去道歉,说明情况。
这些问题以后你要多加注意。
在听了主任的教导后,我松了一口气,以后我会注意的。
三、实习收获与体会
(一)、较好的文秘的素质修养,是日常文书档案管理的重要基础条件
文秘人员必须具备一定的素质。
他除了具备一般工作人员的基本条件外,还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。
知识修养、技能修养好不好,是一个文字秘书称职不称职的问题;
品德修养、作风修养好不好,是一个文字秘书合格不合格的问题。
因此,文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养,努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的岗位上的工作人员,在自己的工作岗位上,不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋,同时,由其经手、处理的具有较高水平的文字材料,也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。
(二)、讲究秘书工作中的艺术性
一名好秘书,不仅仅要明确认识自己所处的位置,找准自己的坐标,要具备广博的科学知识,还要懂得一系列工作方法和工作艺术。
其方法和艺术主要体现在chr(39)三服务chr(39)方面。
那么,怎样表现秘书工作的艺术呢?
1、尊重而不奉承吹捧。
2、主动而不越位脱轨。
3、服从而不盲从附和。
总之,秘书工作的艺术性,是要通过在技能与技巧的运用来不断获得提高的。
(三)、具备必要的专业知识,当好一名合格的办公室文秘人员
1、专与广。
首先要具备作为秘书的一些基本素质,其次要熟悉工业经济、市场经济以及从国家到地方相关政策法规、本地区经济运行状况等方面的知识。
再次要对除此以外的政治、历史等其他领导工作可能涉及的领域有所了解。
2、前与后。
所谓前,就是对与领导有关的工作要超前考虑、提前完成,留有一定的提前量。
3、内与外,秘书在公共场合活动时要注意内外有别,把握分寸,对什么该说什么不该说必须心中有数,不能为了哗众取宠、一时兴趣而口无遮拦什么都往外说。
(四)、秘书应当是一位非常出色的公关人员
无论在任何部门工作,人际关系都非常重要。
秘书每天都要和上司、同事、来宾、下属等接触和打交道,因此必须乐业敬群,以优雅的举止谈吐和高素质的涵养创造良好的人际关系,增进公司内部的团结,提高公司外部的形象。
从这个意义上说,秘书应当是一位非常出色的公关人员。
(五)、调整好心态,坦然面对文秘工作中的挫折
人生难免会遇到挫折,没有经历过失败的人生不是完整的人生。
我们不妨从调整心态来舒解压力,面对挫折。
古曰“天降大任于斯人也,必先苦其心志,劳其筋骨,饿其体肤,空乏其身,行拂乱其所为,增益其所不能。
”遇到挫折时应进行冷静分析,从客观、主观、目标、环境、条件等方面,找出受挫的原因,采取有效的补救措施。
树立一个辩证的挫折观,经常保持自信和乐观的态度,要认识到正是挫折和教训才使我们变得聪明和成熟,正是失败本身才最终造就了成功。
四、致谢
在此感谢xx学院社会科学系的老师们,感谢我工作过的厦门xx贸易有限公司,感谢厦门xx贸易有限公司的所有同事,感谢所有帮助过我的人们,我成长的每一步,都离不开他们的关心与扶持,谢谢他们。
这段难忘的实习时光,将会永远铭记在我的心里。
成为我一辈子的永恒的记忆。
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