医疗器械质量管理制度经营企业通用版文档格式.docx

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14、医疗器械质量投诉、事故调查和处理报告的规定；

15、购货者资格审核规定；

16、医疗器械追踪溯源规定；

17、质量管理制度执行情况考核的规定；

18、质量管理自查规定。

一、质量管理机构或者质量管理人员的职责

一、基本内容

1.认真贯彻学习和遵守国家关于医疗器械质量管理的方针、政策、法律及有关规定。

2.依据企业质量方针目标,制定本部门的质量工作计划,并协助本部门领导组织实施。

3.负责质量管理制度在本部门的督促、执行,定期检查制度执行情况,对存在的问题提出改进措施。

4.负责处理质量查询。

对顾客反映的质量问题,应填写质量查询登记表,及时查出原因,迅速予以答复解决,并按月整理查询情况报送质量管理部和市场部门。

5.负责质量信息管理工作。

经常收集各种信息和有关质量的意见建议,组织传递反馈。

并定期进行统计分析,提供分析报告。

6.负责不合格产品报损前的审核及报废产品处理的监督工作。

7.收集、保管好本部门的质量文件、档案资料,督促各岗位做好各种台帐、记录,保证本部门各项质量活动记录的完整性、准确性和可追溯性。

建立并做好产品质量档案工作。

8.协助部门领导组织本部门质量分析会,做好记录,及时上报本部门发生的质量事故,及时填报质量统计报表和各类信息处理单。

9.指导验收员、养护员和保管员执行质量标准和各项管理规定。

10.了解本责任制的贯彻执行情况,及时向部门负责人汇报、总结成绩,找出差距,不断提高服务质量。

11.负责经营过程中产品质量管理工作,指导、督促产品质量管理制度的执行等。

二、质量管理的规定

1、“首营品种”指本企业向某一医疗器械生产企业首次购进的医疗器械产品。

2、首营企业的质量审核,必须提供加盖生产单位原印章的医疗器械生产许可证、营业执照、税务登记等证照复印件,销售人员须提供加盖企业原印章和企业法定代表人印章或签字的委托授权书,并标明委托授权范围及有效期,销售人员身份证复印件,还应提供企业质量认证情况的有关证明。

3、首营品种须审核该产品的质量标准、和《医疗器械产品注册证》的复印件及产品合格证、出产检验报告书、包装、说明书、样品以及价格批文等。

4、购进首营品种或从首营企业进货时,业务部门应详细填写首营品种或首营企业审批表,连同以上所列资料及样品报质量部审核。

5、质量部对业务部门填报的审批表及相关资料和样品进行审核合格后,报企业分管质量负责人审批,方可开展业务往来并购进商品。

6、质量部将审核批准的首营品种、首营企业审批表及相关资料存档备查。

7、商品质量验收由质量管理机构的专职质量验收员负责验收。

8、公司质量部验收员应依据有关标准及合同对一、二、三类及一次性使用无菌医疗器械质量进行逐批验收、并有翔实记录。

各项检查、验收记录应完整规范,并在验收合格的入库凭证、付款凭证上签章。

9、验收时应在验收养护室进行,验收抽取的样品应具有代表性,经营品种的质量验证方法,包括无菌、无热源等项目的检查。

10、验收时对产品的包装、标签、说明书以及有关要求的证明进行逐一检查。

11、验收首营品种,应有首批到货产品同批号的产品检验报告书。

12、对验收抽取的整件商品,应加贴明显的验收抽样标记,进行复原封箱。

13、保管员应该熟悉医疗器械质量性能及储存条件,凭验收员签字或盖章的入库凭证入库。

验收员对质量异常、标志模糊等不符合验收标准的商品应拒收,并填写拒收报告单,报质量部审核并签署处理意见,通知业务购进部门联系处理。

14、对销后退回的产品,凭销售部门开具的退货凭证收货,并经验收员按购进商品的验收程序进行验收。

15、验收员应在入库凭证签字或盖章,详细做好验收记录,记录保存至超过有效期二年。

三、采购、收货、验收的规定

采购员购进产品

1.坚持按需进货,择优选购,把好进货第一关。

2.制定采购计划,采购过程中比价,议价的处理事宜。

3.对首营企业、品种的填报审核承担直接责任。

4.了解供货单位的质量状况,及时反馈信息,为质管员开展质量控制提供依据。

5.签订购货合同时,必须按规定明确,必要的质量条款。

6.购进产品应开有合法票据,并按规定建立购进记录,做到票、帐、货相符。

7、做好用户访问工作。

验收、储存、养护

1.负责按法定标准和合同规定的质量条款对购进及销后退回的医疗器械逐批进行检查验收。

2.验收保管员凭入库凭证（合同、运单、有关证明文件等）对入库医疗器械逐批按《质量检查验收管理制度》和有关医疗器械质量标准进行验收。

3.规范填写入库验收记录,做到字迹清楚、内容真实、项目齐全、批号数量准确,并签名负责,按规定保存备查。

医疗器械的验收记录应真实完整。

验收记录应有：

到货与验收日期、名称、数量、生产单位、型号规格、生产批号、有效期、验收人员等。

一、医疗器械的采购必须严格贯彻执行《医疗器械监督管理条例》、《经济合同法》、《产品质量法》等有关法律法规和政策,合法经营。

二、采购人员须经培训合格上岗。

三、采购业务：

（一）采购医疗器械应选择具有法定资格的供货单位。

（二）进口医疗器械必须由国家药品监督管理局出具的《医疗器械注册证》、《医疗器械产品注册登记表》等复印件。

以上批准文件应加盖有供方单位的原印章。

（三）坚持“按需进货、择优采购”的原则,注重医疗器械采购的时效性和合理性,做到质量优、费用省、供应及时,结构合理。

（四）签定医疗器械购销合同应明确以下质量条款：

1、医疗器械的质量符合规定的质量标准和有关质量要求；

2、附产品合格证；

3、包装符合有关规定和货物运输要求；

4、购入进口产品时,供应方应提供符合规定的证书和文件。

首营企业和首营品种按本公司医疗器械首营企业和首营品种质量审核制度执行。

购进医疗器械要有合法票据,购进医疗器械必须建立完整的医疗器械购进记录。

购进记录必须记载：

购货日期、供货单位、购进数量、单价、品名、规格（型号）、生产厂商、质量情况、经办人等。

医疗器械购进记录必须保存至超过有效期或保质期满后2年。

四、每年年底对供货单位的质量进行评估,并保留评估记录。

质量验收的管理

一、根据《医疗器械监督管理条例》等有关规定,为保证入库医疗器械质量完好,数量准确,特制定本制度。

二、验收人员应经过培训,熟悉医疗器械法律及专业知识,考试合格上岗。

三、医疗器械验收应根据《医疗器械监督管理条例》等有关法规的规定办理。

对照商品和送货凭证,进行品名、规格、型号、生产厂家、批号（生产批号、灭菌批号）、有效期、产品注册证号、数量等的核对,对货单不符、质量异常、包装不牢固、标示模糊等问题,不得入库,并上报质量部门。

四、进口医疗器械验收应符合以下规定：

（一）进口医疗器械验收,供货单位必须提供加盖供货单位的原印章《医疗器械注册证》、《医疗器械产品注册登记表》等的复印件。

（二）

1.核对进口医疗器械包装、标签、说明书,是否用使用中文,

2.标明的产品名称、规格、型号是否与产品注册证书规定一致,

3.说明书的适用范围是否符合注册证中规定的适用范围,

4.产品商品名的标注是否符合《医疗器械说明书、标签、包装标示管理规定》

5.标签和包装标示是否符合国家、行业标准或注册产品标准的规定。

五、验收首营品种应有首批到货同批号的医疗器械出厂质量检验合格报告单。

六、外包装上应标明生产许可证号及产品注册证号；

包装箱内没有合格证的医疗器械一律不得收货。

七、对与验收内容不相符的,验收员有权拒收,填写‘拒收通知单’,对质量有疑问的填写‘质量复检通知单’,报告质量部处理,质量部进行确认,必要的时候送相关的检测部门进行检测；

确认为内在质量不合格的按照不合格医疗器械管理制度进行处理,为外在质量不合格的由质量部通知采购部门与供货单位联系退换货事宜。

八、对销货退回的医疗器械,要逐批验收,合格后放入合格品区,并做好退回验收记录。

质量有疑问的应抽样送检。

九、入库商品应先入待验区,待验品未经验收不得取消待验入库,更不得销售。

十、入库时注意有效期,一般情况下有效期不足六个月的不得入库。

十一、经检查不符合质量标准及有疑问的医疗器械,应单独存放,作好标记。

并立即书面通知业务和质量部进行处理。

未作出决定性处理意见之前,不得取消标记,更不得销售。

十二、验收完毕,做好医疗器械入库验收记录。

入库验收记录必须记载：

验收日期、供货单位、验收数量、品名、规格（型号）、生产厂商、批号（生产批号、灭菌批号、有效期、注册号、质量情况、经办人等。

医疗器械入库验收记录必须保存至超过有效期或保质期满后2年。

四、供货者资格审核的规定

一、为持续改进和不断提升公司产品质量和工作质量水平,规范公司质量管理信息的收集与分析,及时有效地为决策和改进质量管理工作提供信息支持。

公司依据《医疗器械监督管理条例》等相关法律法规制定以下内容：

1、质量信息是指企业内、外环境对企业质量管理体系产生影响,并作用于质量控制过程及结果的所有相关因素。

2、建立以质量部为中心,各相关部门为网络单元的信息反馈、传递、分析及处理的完善的质量信息网络体系。

3、按照信息的影响,作用、紧急程度,对质量信息实行分级管理。

A类信息：

指对企业有重大影响,需要企业最高领导作出判断和决策,并由企业各部门协同配合处理的信息。

B类信息：

指涉及企业两个以上部门,需由企业领导或质量部协调处理的信 

C类信息：

只涉及一个部门,可由部门领导协调处理的信息。

4、质量信息的收集,必须做到准确、及时、高效、经济。

5、 

质量信息的处理 

由企业领导判断决策,质量部负责组织传递并督促执行。

由主管领导协调部门决策,质量部传递反馈并督促执行。

由部门决策并协调执行,并将处理结果报质量部。

6、质量部按季填写“质量信息报表”并上报主管领导,对异常突发的重大质量信息要以书面形式,在24小时内及时向主管负责人及有关部门反馈,确保质量信息的及时畅通传递和准确有效利用。

7、部门应相互协调、配合、定期将质量信息报质量部,经质量部分析汇总后,以信息反馈方式传递至执行部门。

8、质量部负责对质量管理信息的处理进行归类存档。

五、库房贮存、出入库管理的规定

仓储保管、养护和出库复核的管理

一、要根据不同季节、气候变化,做好库房的温湿度管理工作,坚持每日两次（上午9:

00-10:

00,下午2:

00-3:

00）按时观察库内温、湿度的变化,认真填写“温湿度记录表”,并根据具体情况和医疗器械的性质及时调节温湿度,保证医疗器械贮存质量。

温度控制：

常温库为10—30℃,阴凉库为温度≤20℃,冷库温度为2—10℃；

湿度控制在45-75%之间。

二、养护人员应对在库医疗器械每季度至少养护检查一次,可以按照“三三四”循环养护检查,（所谓三三四指一个季度为库存循环的一个周期,第一个月循环库存的30%,第二个月循环库存的30%,第三个月循环库存的40%）并做好养护记录,发现问题,应挂黄牌停止发货并及时填写“质量复检通知单”交质量部门处理。

三、养护员对近效期商品挂牌标示、按月填报医疗器械近效期催销报表表,督促业务部门及时催销,以防过期失效。

四、做好货贺的清洁卫生,做好防火、防尘、防潮、防热、防霉、防虫、防鼠、防鸟、防污染等工作。

五、医疗器械实行分类管理：

一次性使用无菌医疗器械单独存放；

一、二、三类医疗器械分开存放；

整零分开存放；

有效期器械分开存放；

精密器械分开存放。

六、在库医疗器械均应实行色标管理。

其统一标准是：

待验区、退货区为黄色；

合格品区、发货区为绿色；

不合格品区为红色。

七、医疗器械出库,必须有销售出库复核清单。

仓库要认真审查销售出库复核清单,如有问题必须由销售人员重开方为有效。

八、医疗器械出库,仓库要把好复核关,必须按出库凭证所列项目,逐项复核购货单位品名、规格、型号、批号（生产批号、灭菌批号）、有效期、生产厂商、数量、销售日期、质量状况和复核人员等项目。

做到数量准确,质量完好,包装牢固。

九、医疗器械出库必须遵循先产先出、近期先出和按批号发货的原则。

出库按发货凭证对实物进行外观质量检查和数量、项目的核对。

如发现以下问题要停止发货,填写出库拒发单,报有关部门处理：

（一）外包装出现破损、封口不牢、衬垫不实、封条严重损坏等现象。

（二）包装标识模糊不清或脱落；

（三）已超出有效期。

十、出库后,如对帐时发现错发,应立即追回或补换、如无法立即解决的,应填写查询单联系,并留底立案,及时与有关部门联系,配合协作,认真处理。

十一、发货复核完毕,要做好医疗器械出库复核记录。

出库复核记录包括：

销售日期、销往单位、品名、规格（型号）、数量、批号（生产批号、灭菌批号）、有效期至、生产厂商、质量情况、经手人等,记录要按照规定保存至超过有效期或保质期满后2年。

六、销售和售后服务的规定

一、销售管理制度 

1、医疗器械的销售必须严格贯彻执行《医疗器械监督管理条例》、《经济合同法》、《产品质量法》等有关法律法规和政策,合法经营。

2、销售人员须经培训合格上岗,销售医疗器械应选择具有法定资格的单位。

3、销售产品应开具合法票据,做到票、帐、货相符,并按规定建立购销记录。

一次性使用无菌医疗器械的销售记录必须真实完整,其内容应有：

销售日期、销售对象、销售数量、产品名称、生产单位、型号规格、生产批号、灭菌批号、产品有效期、经办人、负责人签名等。

4、凡经质量部检查确认或按上级药监部门通知的不合格医疗器械,一律不得开票销售,已销售的应及时通知收回,并按不合格产品质量管理制度和程序执行。

5、在销售医疗器械商品时,应对客户的经营资格和商业信誉,进行调查,以保证经营行为的合法性。

6、销售产品时应正确介绍产品,不得虚假夸大和误导用户。

7、定期不定期上门征求或函询顾客意见,认真协助质量部处理顾客投诉和质量问题,及时进行质量改进。

二、售后服务制度

1、目的：

为了更好地为顾客服务,提高公司经营信誉,增强市场竞争力,特制定本服务制度。

2、坚持“质量第一、用户第一”的经营思想,将售后服务工作,提高到与产品质量要求同步。

3、与供货方签订质量保证协议时,同时约定由供货方对医疗器械的维修条款。

4、公司建立顾客访问制度,采取不定期上门访问、书面征求意见或利用各种机会等方式广泛征求顾客对本公司商品质量、服务质量的意见和要求,同时做好记录。

对顾客反映的意见应及时反馈到有关部门领导,提出改进措施,并组织实施。

5、对顾客来信、来电、来访提出的问题,有关部门应认真做好接待处理工作,做到态度热情虚心,处理及时公正。

不管顾客提出的意见正确与否,都应虚心听取,沟通和加强与顾客之间的联系,并做好相关记录。

6、公司建立客户档案卡,认真处理客户来信、来访。

每件来函、复函、编号,按产品分别归档管理。

7、对顾客在商品质量方面的反馈意见,应及时分析研究处理,认真解决用户提出的问题,同时将处理意见上报质量管理部门。

8、制定切实可行的岗位责任制,逐渐使客户服务工作制度化、标准化,不断提高服务质量。

9、随时了解市场信息,掌握同行业产品价格、质量信息,及时反馈给企业领导,促使领导正确决策。

七、不合格医疗器械管理的规定

1、质量部是企业负责对不合格产品实行有效控制管理的机构。

2、产品入库验收过程中发现不合格产品,应上报质管理部确认,存放不合格品库,挂红牌标志后上报业务部处理。

3、养护员在商品养护检查过程中发现不合格品,应填写“复查通知单”报质量部进行确认,同时通知配送中心立即停止出库。

4、在产品养护过程或出库、复核,上级药监部门抽查过程中发现不合格产品,应立即停止配送、发运和销售,同时按出库复核记录追回发出的不合格产品。

5、不合格产品应由专人保管建立台帐,按规定进行报废审批和销毁。

6、对质量不合格产品,应查明原因,分清责任,及时纠正并制定预防措施。

7、认真及时地做好不合格产品上报、确认处理、报损和销毁记录,记录应妥善保存五年。

一、不合格医疗器械是指质量不符合法定的质量标准或相关法律法规及规章的要求,包括内在质量和外在质量不合格的医疗器械。

二、质量部是负责对不合格医疗器械实行有效控制管理的部门,做好不合格医疗器械的管理工作。

如因主观原因导致不合格医疗器械进入流通渠道,视其情节轻重,给予有关人员相应的处罚。

三、不合格医疗器械的确认：

（一）质量验收人员在验收的过程当中发现的外观质量、包装质量不符合要求的或通过质量复检确认为不合格的；

（二）医疗器械监督管理部门的质量公报品种、通知禁售的品种,并经公司质量部核对确认的；

（三）在保管养护过程中发现过期、失效、淘汰及其他有质量问题的医疗器械；

四、不合格医疗器械的报告：

（一）在入库验收过程中发现不合格品,应存放于不合格品区,报质量管理部,同时填写有关单据,并及时通知供货方,明确退货或报废销毁等处理办法。

（二）在养护检查及出库复核中发现,应立即停止销售,经质量部门确认后,按销售记录追回售出的不合格品,并将不合格医疗器械移放入不合格医疗器械区,挂红牌标志

（三）药监部门检查中发现的或公布的不合格医疗器械,要立即进行追回,集中置于不合格品区,按照监管部门的意见处置。

五、不合格品应按规定进行报损和销毁。

（一）凡属报损商品,仓库要填写不合格医疗器械报告单,质量部审核,并填写报损销毁审批表,经总经理审批签字后,按照规定在质量部的监督下进行销毁。

（二）发生质量问题的相关记录,销毁不合格品的相关记录及明细表,应予以保存。

六、不合格医疗器械的处理应严格按不合格医疗器械的管理程序执行。

八、医疗器械退、换货的规定

1、为了加强对配送退回产品和购进产品退出和退换的质量管理,特制定本制度。

2、未接到退货通知单,验收员或仓管员不得擅自接受退货产品。

3、所有退回的产品,存放于退货区,挂黄牌标识。

4、所有退回的一二三类及一次性使用无菌医疗器械,均应按购进产品的验收标准重新进行验收,并作出明确的验收结论,并记录,验收合格后方可入合格品区,判定为不合格的产品,应报质量部进行确认后,将产品移入不合格库存放,明显标志,并按不合格产品确认处理程序处理。

5、质量无问题,或因其它原因需退出给供货方的产品,应经质管理部门审核后凭进货退出通知单通知配送中心及时办理。

7、产品退回、退出均应建立退货台帐,认真记录。

九、医疗器械不良事件监测和报告规定

一、医疗器械不良反应时间指获准上市的合格的医疗器械在正常使用的情况下发生的导致或肯能导致人体伤害的任何与医疗器械预期使用效果无关的有害事件,按国家规定执行报告制度。

二、认真执行国家食品药品监督管理局制定的《医疗器械不良事件监测管理办法》,遇患者使用所经销医疗器械产品有不良反应时间时应及时登记,按规定认真如实反应上报。

三、各业务部门应注意收集正在经营的医疗器械的不良事件的信息。

上报给质量管理部门。

四、经办人员及质检部门应积极协调生产厂家和有关部门对此问题进行处理,减小损失范围,保护患者利益。

五、不良反应报告要实事求是,切忌弄虚作假,隐瞒实情及有关资料。

发生医疗器械不良事件隐情不报者,根据情节严重,在考核中进行处理。

六、加强商品售前、售后服务,按国家和地方药监局审批同意的“产品使用说明书”的内容介绍产品使用的注意事项,减少不良反应事件的发生。

七、积极宣传预防不良反应知识,提高自我保护意识。

十、医疗器械召回规定

一、医疗器械召回,是指医疗器械生产企业按照规定的程序对其已上市销售的存在缺陷的某一类别、型号或者批次的产品,采取警示、检查、修理、重新标签、修改并完善说明书、软件升级、替换、收回、销毁等方式消除缺陷的行为。

这里的缺陷,是指医疗器械在正常使用情况下存在可能危及人体健康和生命安全的不合理的风险。

二、医疗器械生产企业是控制与消除产品缺陷的主体,应当对其生产的产品安全负责,按照本办法的规定建立和完善医疗器械召回制度,收集医疗器械安全的相关信息,对可能存在缺陷的医疗器械进行调查、评估,及时召回存在缺陷的医疗器械。

三、发现有问题的医疗器械应当立即暂停销售或者停止使用该医疗器械,及时通知医疗器械生产企业或者供货商,并向所在地省、自治区、直辖市药品监督管理部门报告。

十一、设施设备维护及验证和校准的规定

一、贵重仪器设备必须指定专人负责,进行使用和维护。

使用人员必须熟悉仪器设备性能,严格遵守技术操作规程,会排除一般性故障,并建立保养维修登记本和使用登记本,定期保养维修,保持设备清洁、干燥润滑。

不用时定期检查和通电。

多次使用维修和检验,应在仪器履历书上作记录,以示负责。

二、贵重仪器的使用、保养人员因故调动时,应办理账面和仪器质量移交手续,手续不清不接,不办移交者追究责任。

未使用过该仪器的人,在使用前培训,合格后方能使用。

三、需借用仪器,由经理批准,借用单位在借用过程中,应爱护仪器。

若有损坏或遗失零件等,由借用单位负责。

四、凡仪器设备发生故障或损坏时,设备管理小组成员负责向有关单位报修,同时通知办公室做维修记录。

五、仪器设备具发生非正常损坏时,应及时向经理报告,尽快查明原因、责任。

对责任事故所造成的损失酌情处理。

处理结果在办公室备案。

十二、卫生和人员健康状况的规定

一、卫生管理制度 

1、卫生进行划区管理,责任到人。

2、办公场所、仓库场所屋顶,墙壁平整,地面光洁,无垃圾与污水,桌面应每天清洁,每月进行一次彻底清洁。

3、库区内不得种植易生虫的草木。

4、库房内墙壁、顶棚光洁,地面平坦无缝隙,库内每天一清扫,每周一大扫。

5、库房门窗结构紧密牢固,物流畅通有序,并有安全防火,清洁供水,防虫、防鼠等设施。

6、库内设施设备要定期保养,不得积尘污损。

二、人员健康状况的管理 

1、每年定期组织一次质管、验收、保管、养护等直接接触产品的岗位人员健康体检,体检的项目内容应符合任职岗位条件要求。

2、严格按照规定的体检项目进行检查,不得有漏检、替检行为。

3、经体检如发现患者患有精神病、传染病或其它可能污染产品的患者,立即调离原岗位或办理病休手续。

4、应建立员工健康档案,档案至少保存三年。

十三、质量管理培训及考核的规定

一、质量管理部门负责企业员工质量教育、培训和考核工作。

培训教育原则：

既重现业务素质教育,又重现思想素质教育；

既重现理论学习,又注重实践运用；

既有数量指标,也有质量指标,也考虑群体功能的优化。

二、培训方法：

集中培训与个别培训相结合；

企业内与企业外培训相结合；

采取由浅入深,普及与提高相结合,理论与实践相结合。

并定期进行考试和考评工作,以示培训效果。

三、人力资源部根据质量管理部制定的年度质量教育培训计划合理安排全年的质量教育、培训工作,并建立职工质量教育培训档案。

四、企业新进人员上岗前进行质量教训、培训,主要讲解企业质量管理制度、岗位标准操作规程与岗位职责,各类质量台账、记录的登记