金蝶kis系统初始化Word下载.docx
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金蝶kis系统初始化Word下载.docx
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“账套”是金蝶KIS迷你版存放会计业务数据资料文件的总称,账套中包括会计科目、记账凭证、账簿、会计报表以及相关业务资料等内容。
一个账套只能保存一个会计主体的业务资料,即所谓的一套账务数据的资料。
二、账套名称
账套名称一般为使用该账套的企业或单位名称,也可根据自己的需要命名,该名称将会在报表、账簿和其他有关资料打印输出时使用,所以必须选择清楚、便于识别的名称,以方便资料的查阅。
例如:
金蝶公司的账套可取名为:
“金蝶软件有限公司”,金蝶公司工会的账套取名为“金蝶公司工会”。
三、会计期间
按照会计准则的要求,会计核算必须分会计期间进行。
金蝶KIS迷你版能满足您任何会计分期的需求,您可以按照自然年度的自然月份划分会计期间,也可以将自然年度划分为12个以上或以下的会计期间,还可以根据您的需要自定义任意的会计期间等。
因此在建账前,您需要了解您企业的财务核算采用的是哪一种会计分期,以及您准备从哪一个会计期间开始启用金蝶KIS迷你版来处理账务数据。
四、记账本位币
金蝶KIS迷你版提供了强大的多种外币核算功能,根据财务核算的要求,所有的外币都应全部折算为记账本位币进行核算。
因此在账套中必须指定一种货币作为记账本位币,其他币别都必须以此本位币为基础进行折算。
金蝶KIS迷你版中对外币折算提供了直接汇率和间接汇率两种汇率折算方法,并且记账汇率可与凭证期间保持一致,能满足您对于外币核算的不同要求。
五、会计科目结构设计
(一)会计科目体系结构设计规则
金蝶KIS迷你版中会计科目由科目编码和科目名称两部分构成。
其中,科目编码的最大级别数为10级,最大位数为15位。
科目名称可以由汉字或字符构成,最大40个字符或20个汉字。
金蝶KIS迷你版的会计科目体系结构采取的是树形分支结构,分级进行管理。
从一级科目开始逐级增加,某级科目如无下级科目,则该级科目为最明细级科目。
“101银行存款”为一级科目,“10101工行”等为二级科目,“1010101人民币”等则是最明细级科目,以此类推。
金蝶KIS迷你版的科目结构中不仅包含了编码、名称和分支结构,同时还包含了科目的性质等项内容,用来确定科目的类别、余额方向、外币核算等项内容,其中详细内容请参见《系统初始化》一章。
(二)核算项目
金蝶KIS迷你版会计科目结构中还增加了一个新概念──核算项目,核算项目类似于明细科目但又不同于明细科目。
它的主要优势体现在以下几个方面:
a)
核算项目避免了相同项目的重复录入。
有许多科目可能都要用到车间或部门名称,如果作为明细科目输入则可能重复输入多次。
但如果将这些车间或部门放在“部门”这个核算项目中,则科目中需要这些内容时,只需在修改科目窗口选择“部门”这个核算项目即可。
b)
核算项目的编码灵活方便,不受科目编码结构的束缚,可输入便于记忆和使用方便的字符,但最大长度不超过20位。
c)
核算项目内容一般都归类放置,一目了然,便于进行管理和控制。
为加强财务核算提供了有效的工具。
d)
核算项目内容还提供了过滤及查找功能,使得您需要定位至某核算项目记录相当容易方便。
(三)改变科目结构体系
在进行初始化数据前,您必须对您财务核算的账务体系全面了解。
按照您单位自身的特点,再结合金蝶KIS迷你版的优势,对您现行的会计科目体系结构进行分类整理,建立起结构清晰、处理快捷、方便使用的会计科目体系,并合理地使用核算项目。
在设置科目编码结构时,应充分考虑到科目结构将来的容纳能力。
因为这些编码结构在初始化中一经设定后,以后再改变将会有很大的风险。
因此在设置科目级数和每一级科目代码长度时,都要留出余地。
随着用户业务数据的增长或所在行业会计制度的变化,有可能确实需要对原有的科目编码结构进行调整。
在金蝶KIS迷你版的安装目录下,有一个专门用于对账套科目结构升级的工具软件包,可用来改变金蝶KIS迷你版所产生账套的科目结构。
该软件包的可执行文件名称为:
ACSTRUM.EXE,用户可在资源管理器中单独运行。
关于该软件包的详细使用,请参阅该软件包的联机帮助。
(四)特别科目的使用
在进行科目设置时,对于每一个科目的类别、余额方向、外币核算等项内容,也要进行正确设置,否则,将会影响到某类会计业务的核算。
“管理费用”是“损益类科目”,如果将其设为非“损益类科目”,则在报表中将无法取到该科目的“本期实际发生额”。
如果将需要输出“往来对账单”以及“账龄分析表”的科目未设置成“往来业务核算”,则同样不能输出“往来对账单”和“账龄分析表”。
另外需要注意的是金蝶KIS迷你版为了方便记账凭证的自动生成,系统设定了某些特殊科目。
这些特殊科目的用法与一般科目的用法基本一致,但不可进行修改和删除。
如果用户确有实际需要,可对固定资产、累计折旧、本年利润等特别科目下设明细科目。
六、科目余额资料
准备好会计科目表之后,就可以着手准备会计科目的初始余额了。
期初科目余额数据包括:
各明细科目及核算外币科目各个币种的期初余额、期初累计借方发生额、期初累计贷方发生额数据;
进行数量金额核算科目的初始数量数值;
设置为往来业务核算科目的初始往来业务资料;
表外科目的初始数值;
金蝶KIS迷你版中录入的会计科目初始余额,是您启用金蝶KIS迷你版开始处理您的会计业务的那一期的期初余额。
启动金蝶KIS迷你版
上章内容我们讲到了系统初始化之前的准备工作,那么在我们做完所有的准备工作以后,开始启动金蝶KIS迷你版。
在金蝶KIS系统组中,双击金蝶KIS迷你版图标即可启动。
一、用户登录
进入如图3-3所示用户登录窗口,选择需要登录的账套,然后就可以录入用户名,并输入口令。
完成后单击〈打开〉或打〈ENTER〉键结束,系统会检验用户合法性,只有合法的用户才能进入系统。
第一次使用时用户名系统定为“MANAGER”,口令为空。
在进入系统后用户可以根据自己的需要增加、修改或删除用户。
二、初始界面
金蝶KIS迷你版中用户是针对系统和账套的,所有账套用户由系统进行统一管理。
用户对哪个账套有操作权,则要由具有系统管理权限的用户进行授权。
只有被授权使用的账套,用户才能够打开进行操作。
“USER”用户在SAMPLE账套中未被授权,则他在打开SAMPLE账套时,系统会提示“您未被授权使用SAMPLE账套”。
我们在学会启动金蝶KIS迷你版,了解了初始菜单功能后,就可开始进行账套初始化工作,建立自己的账务系统。
金蝶KIS迷你版系统初始化工作分为两大步骤,第一个步骤:
新建账套;
第二个步骤:
录入初始化数据。
建立账套工作是建立会计电算化系统的第一项工作,它设立了整个会计电算化系统的主体框架。
此项处理中包含了建立账套名称、设定记账本位币、设立会计科目结构、设定账套会计期间等项工作。
录入初始化数据是将企业在启用账套时的期初业务数据资料输入系统的一项工作。
初始化工作包括会计科目、核算项目、货币,以及账务数据初始资料等几项内容。
建立新账套
在金蝶KIS迷你版中,保存账务资料的文件称为“账套”。
账套中存放的内容包括:
会计科目、记账凭证、各种账簿、会计报表等。
在一个账套中只能保存一个公司或一个单独核算单位的账务资料,但在实际工作中您可以根据需要建立任意数量的账套,从而通过合理地组织账套文件,及时掌握各子公司或下属独立核算单位的财务状况,为加强企业管理和经济核算提供必要的信息。
会计电算化就是用计算机代替人工进行账务及其他有关业务处理工作。
因此您必须至少要建立一个账套文件,用以存放有关财务及业务资料,以便于计算机进行处理。
一个账套就是一个单独的计算机文件,您可以利用操作系统提供的复制、改名、删除等功能对账套文件进行相应操作。
为了保证您账套数据的安全完整,防止发生意外情况导致数据丢失,您应当定期对账套进行备份,并妥善保存备份资料。
启动金蝶KIS迷你版后可以有两种方式建立新账套。
一种是进入系统后,从下拉菜单中执行“新建账套”功能:
用鼠标单击屏幕左上角的“文件”就会弹出下拉菜单,然后选择“新建账套”即可;
另一种是直接在系统登录窗口,单击“新建”按钮,系统自动提示新建账套的步骤。
一、输入账套文件名
计算机管理账套是按照文件的方式进行的,因此每个账套必须有一个文件名。
图3-4
执行新建账套功能后,系统会弹出建立文件对话框,如图3-4所示。
用户可以按照便于识别和记忆的原则输入账套文件名,金蝶KIS迷你版中默认账套文件的扩展名为“AIS”。
建议用户在为账套命名时,尽量采用默认扩展名,这样在以后进行打开账套操作时便于查找。
请记住此文件名称,以便日后打开以此文件命名的账套。
系统在打开账套时是按默认扩展名列表的,如果在打开账套操作时找不到所建立的账套,在确定驱动器和路径无误后,可将“文件类型”改变为“所有文件[*.*]”类型,查看是否输入了非“AIS”的扩展名。
在输入完账套文件名之后,就进入了金蝶KIS迷你版建账向导。
在建账向导的带领下,第一步就是输入账套名称。
这里需要提请用户注意的是:
账套名称与账套文件名是两个截然不同的概念。
账套名称一般是使用该账套的公司或单位名称,用于标识该账套所属的会计主体。
账套名称将在输出凭证、账簿、报表等业务资料时使用,所以在此处请清楚输入单位全称,以防混淆不清。
完成账套名称输入之后,点“下一步”,就进入所属行业选择画面。
三、所属行业
系统内已经预设了十七个行业的会计科目表及报表,如图3-5所示。
本功能的作用是为采用标准科目结构的企业提供预设资料,以减轻用户在会计科目和报表设定中的工作量。
利用鼠标或光标上下移动键在所属行业列表框选择所属的行业。
图3-6
若已经选择了所属行业,系统将自动为你建立相应行业的会计科目表及报表设置。
“详细资料”按钮可以让您查看所选行业的预设会计科目代码及名称列表,如图3-6所示。
系统以预设的会计科目和会计报表进行账务处理,输出证账表全套会计资料。
若您的企业所需的会计科目与预设资料有差异,您可在建账完成后,在“会计科目”中进行修改。
如果您不想采用系统预设的会计科目及报表资料,您只需选择“不建立预设科目表”选项即可,系统会为您提供一个空白的会计科目表,由您根据自己的需要去建立。
图3-7
四、确定记账本位币
跟着建账向导,单击“下一步”,进入“记账本位币”录入窗口,如图3-8所示。
记账本位币是指一个企业在进行会计核算时统一使用的记账货币。
企业在进行经济业务核算时,应确定一种记账本位币,以便于对有关外币业务进行处理。
在这个窗口中,您可以输入记账本位币代码和本位币名称。
记账本位币代码长度为3个字符,一般为3个英文字符,无特别要求,便于识别即可。
本位币名称长度为10个字符,一般为汉字货币名称。
这里特别需要提请用户注意的是:
在输入记账本位币代码时尽量不要使用“$”符号,因为该符号在自定义报表中有特殊含义,如果使用,在自定义报表中可能会遇到麻烦。
图3-8
五、确定科目代码级数及长度
确定本位币后,建账向导把我们带进了会计科目结构设计中,如图3-9所示画面。
图3-9
金蝶KIS迷你版中会计科目结构是树形分支结构,按照分支所处的位置分级管理。
最上面的是一级科目,最底下则为明细科目。
会计科目由科目编码和科目名称两部分组成。
其中,科目编码的最大级别数为10级,每级编码最大位数为15位,所有级次编码累计最大位数为30位。
您可以根据实际业务需要来设置科目代码级数和各级代码的长度。
我国会计制度一般将一级科目代码的长度定为三位,外商投资企业一级会计科目代码长度为四位。
但若您在前面选择了某个行业的预设会计科目,则一级科目代码长度由系统给出,用户无法修改。
会计科目的级别以及各级长度的确定,应综合考虑各方面的因素,既要便于操作又要为今后的发展留有余地。
因为一旦新建账套完成,所设定项目均无法再做任何修改,在此需要提请您特别注意。
六、设定账套期间
建账向导的第一个步骤的最后一项处理是:
设定账套会计期间。
不同的会计主体可能有不同的会计期间划分。
金蝶KIS迷你版提供了十分方便、灵活的账套期间设定功能,可根据企业会计核算管理的不同要求,不同情况人为的划定会计期间。
会计期间的设定操作如图3-10所示,共有会计期间界定方式、会计年度开始日期以及账套启用会计期间三项内容。
图3-10
(一)会计期间界定方式
系统中提供了三种会计期间的界定方式:
A.自然月份方式。
B.自由定义每个会计期间的天数,再选择每个会计年度分为多少个会计期间的方式来界定。
C.任意期间数。
先确定任意的会计期间数,再单击<
会计期间定义>
按钮,系统弹出如图3-11所示的窗口,修改您需要的开始日期和结束日期。
需要特别说明的是一旦定义好会计期间界定方式后,账套建立以后您对该账套再无法改变会计期间界定方式。
图3-11
我国会计制度规定是以公历年度作为企业的会计年度,自然月份作为会计分期的。
但有些国家则不同,他们的起止时间可能是议会开会的时间或宗教节日等,有的还按四周为一个会计期间来划分,甚至要求自定义会计期间如3-11所示,对要求自定义会计期间界定方式的单位,需注意会计年末日期是否与下年度开始日期衔接。
因此,在会计期间界定方式选择中,要认真处理,按照实际进行选择。
否则这里一旦选错将会使您的日常业务无法正确处理,而必须重建账套。
(二)会计年度开始日期
会计年度开始日期是与会计期间紧密相联的一个重要概念,它用以确定您的账套会计年度的起始日期,此日期将是您的一个会计年度开始和结束的标志。
例如,如果选择会计年度开始日期为4月1日,则在每年3月底结账时,系统就会作年结处理。
我国制度一般规定会计年度开始日期为1月1日。
(三)账套启用期间
账套启用期间是指用户开始使用金蝶KIS迷你版处理账务数据的那一个期间,通俗地讲,就是用户开始输入数据的那一个年月时间。
例如您想用金蝶KIS迷你版处理从97年3月份开始的账务资料,账套启用期间就应该是97年3期。
账套启用期间应注意与会计年度开始日期区别开,这两个概念一个是标明账务数据由电脑开始处理的期间,而另一个则是账务处理进行年结的标志;
另外还要注意将账套启用期间和当前机内日期区别开,系统在输入账套启用期间时一般是默认当前机内日期的,多数情况下这两者是不同的。
提醒您在进行此项输入时应加以留意。
七、完成建账
设置完科目结构、本位币以及账套期间等各项参数后,建账向导就即将完成它的使命了,下来的最后一项工作就是按“完成”按钮,结束建账工作。
接下来系统就按照您设定的参数新建了一个账套,您就可以对这个账套进行初始设置工作了。
在您按下“完成”按钮之后,我们的建账向导也就不再出现了。
下面就进入初始处理功能中了,您就可以对您所建的账套做初始数据录入工作了。
初始资料录入
您在建账向导的带领下完成建立新账套之后,就进入了会计之家初始化设置窗口,如下图3-12所示。
在这里您就可以开始进行您的初始数据录入工作了。
需要进行初始化设置的项目包括会计科目、货币、核算类别以及核算项目、用户及权限分配等
这些资料在关闭初始化设置之后,可在日常会计之家中进行维护。
系统在会计之家初始设置窗口还可进行初始余额设置,以及关闭初始化启用新账套。
在一般情况下,初始数据一经关闭,即不可再修改。
因此,
币别
对企业核算中所遇到的所有外币进行浏览、打印、增加、修改、删除等项操作。
在会计之家系统设置窗口中,单击〈币别〉按钮即可弹出图8-2所示货币设置窗口。
窗口中第一行是记账本位币,只能修改货币名称,货币的代码则不允许修改。
图8-2
〈打印〉按钮用于打印所有货币的代码、名称、汇率、外币折算方式一览表。
在打印功能中系统提供了“打印”、“打印预览”、“页面设置”、“过滤”等项处理功能。
您可以单击工具条中的按钮,也可以用下拉菜单调用。
〈增加〉按钮用于增加需要进行核算的货币。
单击〈增加〉按钮,系统弹出图8-3所示窗口,您就可以在这个窗口中增加货币了。
图8-3
货币代码:
表示货币币别的代码,本系统使用3个字符表示。
建议使用一般惯例编码,如:
RMB、HKD、USD…。
提醒您在输入货币代码时尽量不要使用“$”符号,因为该符号在自定义报表中已有特殊含义,如果使用该符号,那么在自定义报表中定义取数公式时可能会遇到麻烦。
货币名称:
表示货币币别的名称,本系统允许最多使用10个字符(即5个汉字)。
如人民币、港币、美元等等。
期初汇率和期末汇率:
记账时该外币的期初汇率和期末汇率。
您可以在此处本期的期初汇率,并取期初汇率作为您的记账汇率,在经济业务发生时想按发生时的汇率记账,则可在获取该货币后修改为发生时汇率即可。
期末调整汇兑损益时,系统自动按对应期间的期末汇率折算,并调整汇兑损益额度。
折算方式:
本系统可选择折算方法有直接汇率法和间接汇率法两种汇率折算公式。
直接汇率法:
原币金额×
汇率=本位币金额
间接汇率法:
原币金额÷
增加完毕后,按〈ENTER〉或单击〈确定〉按钮保存新增加的货币资料,即可完成增加工作。
〈修改〉:
该按钮用于修改已输入的货币的代码、名称、汇率、折算公式等项内容。
单击〈修改〉按钮弹出与图8-3类似的修改窗口,将光标移到相应的区域进行修改即可。
修改完毕后按〈确定〉按钮,如不想保存修改结果则单击〈取消〉返回。
〈删除〉:
按钮用于删除您认为不需要的某一货币。
在图8-2所示的窗口中单击选定要删除的货币,然后单击〈删除〉按钮,系统提示是否删除,确定后即可删除所选中的货币。
〈关闭〉:
按钮用于结束货币设置工作。
货币设置完毕后单击〈关闭〉按钮,即可关闭货币设置返回会计之家。
核算项目设置
在系统维护窗口中单击〈核算项目〉,进入核算类别和核算项目设置窗口(如图8-8所示)。
图8-8
金蝶KIS迷你版已经预设了三种核算类别:
往来单位、部门、职员。
用户不能对上述三种类别进行删除操作,但可以根据您自己的需要增设核算项目类别。
一增加类别:
根据需要增加核算类别,单击〈增加类别〉按钮,弹出图8-9所示窗口。
可以在此处输入类别名称,输入完毕后单击〈确认〉则系统保存所增加的类别,〈取消〉则不保存。
类别名称:
描述核算类别的名称,长度为20个字符(10个汉字)。
图8-9
会计科目
在图8-1所示的维护模块中,单击〈会计科目〉按钮,系统进入如图8-19所示的会计科目维护窗口。
在该窗口中您可以对会计科目进行浏览、增加、修改、删除、复制、预算数据输入和打印等操作。
图8-19
建账时选择了会计准则以后,系统会根据会计准则生成已有的会计科目,可以根据自己的需要对会计科目进行增加、删除、及修改。
初始化以后也可以增加新的会计科目。
初始数据录入
在账套选项、币别、核算项目和会计科目的初始设置完成之后,接下来就可以开始初始数据的录入工作了。
除非是无初始余额及累计发生额,否则所有用户都要进行初始余额设置。
在初始数据录入中要输入全部本位币、外币、数量金额账及辅助账的本年累计发生额及期初余额。
图3-13
在会计之家初始设置窗口单击〈初始数据〉按钮,即可进入初始余额设置窗口3-13,如初始数据录入窗口所示。
在此窗口中可以进行初始账务数据的录入工作。
每次在进入初始数据录入窗口时,系统要检查科目、核算项目以及货币等项目是否发生变动,如果有变动系统要对初始数据重新进行处理。
假如您使用的机器速度较慢,或在网络上工作,同时您的数据量又比较大的话,对初始数据的处理就会进行较长的时间。
因此,建议您应将所有的外围数据,如会计科目、核算项目等内容全部输入或修改完毕之后再进行初始数据的录入。
在录入初始数据的过程中尽量避免修改会计科目或核算项目,要修改时应集中在一起修改,这样才能够提高录入初始数据的速度。
(一)账务初始数据录入
在初始数据输入窗口中您可以进行各种有关账套初始化数据的录入处理工作。
在此窗口左上角有一个小窗口,单击此窗口会弹出一个下拉列表框,在这里您可以选择要录入的数据。
其中预设了不同的货币、综合本位币、数量、试算平衡等选项。
您可以在这里选择不同的数据进行录入。
在进入初始数据录入时,系统默认本位币录入窗口。
在这里本位币不同于综合本位币,本位币中的数据只是设定为记账本位币的那种货币的原币发生额。
在初始数据输入窗口中系统以不同的颜色来标识不同的数据:
白色区域:
表示可以直接录入的账务数据资料,它们是最明细级普通科目的账务数据;
黄色区域:
表示为非最明细科目的账务数据或者表示挂了核算项目的会计科目,这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数据自动汇总计算出来的或根据核算项目的数据自动计算出来的;
灰色区域:
表示所对应的科目不能使用该项数据,数据无法录入。
“核算项目”列:
如果该列打上“√”则表示该会计科目下挂了核算项目,您只需双击该列的任何位置,即可进行核算项目的初始化工作。
在初始数据输入窗口中,所能录入的内容主要包括:
期初余额、累计借方、累计贷方以及本年累计损益实际发生额四项。
²
期初余额
是指在进行初始化当期的期初科目余额。
累计借方
指某一科目自年初至初始设置时止借方累计发生额。
累计贷方
指某一科目自年初至初始设置时止贷方累计发生额。
本年累计损益实际发生额
在会计科目初始化一节中我们已经说明了有关损益类科目处理的一些特点。
但是对于在账套启用之前所发生的损益类科目的实际发生额,系统就无法取到。
因此这里就需要用户将损益类科目的本年累计实际发生额在初始化时录入系统,这样系统才能对损益类科目的实际发生额进行处理,才能保证有关业务资料数据的准确。
损益类科目的本年累计实际发生额与损益类科目的借方累计或贷方累计数是不同的,他们之间往往会不一致。
某年的营业收入为200万,后来又发生退货5万,那
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