行政人事部工作手册文档格式.docx

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行政人事部

工作概述：

负责公司人力资源行政事务工作，包括组织规章、公文函电、人力资源开发与管理、绩效考核、员工培训、薪酬管理、社会保险统筹、行政后勤管理、福利事项以及公共关系等外联工作。

工作关系：

报告给：

总经理

下设：

人事文员、行政助理、后勤管理员、司机队长

监督者：

总经理、副总经理及相关部门

合x公司各部门

对外关系：

政府职能部门、媒体、社区及客户

工作责任：

1.根据企业经营管理需要，编制人事配置计划，设计人事网络图，明确各层次各部门主管职权

2.负责企业劳动人事、工资考核、员工培训、考勤及奖惩等日常工作

3.负责编制企业人事、劳资、考勤等报表

4.负责员工的招聘、解雇、晋升、降级、内部调整、工资调整、人事资料分类登记和整理、保管、相关证件办理等工作

5.负责企业安全生产，检查督促员工自觉遵守企业规章制度

6.负责企业与政府、社区、媒体、客户、员工之间的公共关系处理

7.负责公司行政、后勤食堂、车辆、保安、清洁等管理

8.负责全局性及部门办公会议的组织筹备工作，督导落实会议决定

9.完成上级交代的其他工作

2/一八

2、部门人员定岗定责

行政人事部人员编制：

组织结构：

行政人事部（经理）

人事文员行政助理后勤管理员司机队长

保安司机

厨师清洁工

助厨

主要职责：

1.行政人事部经理——全面负责公司人力资源、行政事务及部门内日常管理、建设、人员安排等工作。

组织规章、公文函电、人力资源开发与管理、绩效考评、员工培训、薪酬管理、社会保险统筹、行政后勤管理、福利事项以及公共关系等外联工作，同时督导公司各项日常工作。

2.人事文员——负责内部日常人事工作的处理，起草打印各类文件文案，并负责收发存及档案管理；

办理员工招聘、进厂体检、入职培训、转正、离职、内部调整等手续，与各部进行内外工作联系等；

负责辅助总经理、副总经理相关文案处理，与政府、媒体、社区等进行外联公关工作及公司内部宣传工作；

整理会议纪要、主办庆生会事宜。

3.行政助理——负责行政事务管理，督导厨师、清洁工工作；

负责公司办公劳保用品、生产配件、生产辅料等的采购及帐务；

4.后勤管理员——负责保安工作的监督与管理，全面掌握公司设备的正常运行和日常维护，负责企业内给排水系统、消防栓、室内外照明灯具等及其辅件的维修保养，并能有效地保障企业内设备、设施、给排水、消防栓安全经济地运行和建筑、装璜的完好。

3/一八

5.司机队长——负责管理公司车辆，对公司定点加油企业及公司车辆费用进行监督和管理；

负责车辆的管、养、用、维修保养及司机的监督和管理工作。

6.厨师——负责公司食堂的全面工作，合理安排伙食，减少浪费，做到饭熟菜香、味美可口、饭菜定量、平等待人，坚持实物验收，每月盘点一次并对食堂订购物品进行市场调查，以了解市场行情。

7.助厨——听从厨师安排，协助厨师做好相关切菜、洗菜、分菜等辅助工作，做好餐厅、餐具等的卫生清洁工作。

8.清洁工——负责公司办公、生活及公共区域的卫生清洁工作；

对厂区内的花草园艺进行养护，保证员工有一个舒适、干净、卫生的工作环境。

9.司机——爱护保养好车辆，安全、优质、高效的完成各项驾驶任务，做好日常“三清例保”及每日行车、养护维修记录。

10.保安员——负责厂区的保卫、安全、消防工作，认真做好值班日志及交接班记录；

负责员工考勤、传送报刊信件、打扫厂区、进出车辆、人员登记，核对签收外购或外送物品等工作。

4/一八

3、岗位工作描述：

行政人事部经理工作描述

工作职位：

人力资源行政部经理

全面负责公司人力资源行政事务管理工作。

下属：

人事文员、行政文员、设备管理员、司机队长

各部门

合x各部门

客户及有关部门、社区、媒体

任职资格：

1.热爱本职工作，有较强的工作责任心，人品好。

2.年龄30周岁以上，本科以上学历。

3.有3年以上人力资源、行政管理经验，对人力资源管理和行政事务处理有全面了解，熟悉国家和深圳市劳动法律、法规。

4.有良好的人际关系沟通能力，平易近人，善于处理协调各种关系，有良好的语言表达和应变能力。

5.有较好的公关能力，熟悉政府相关部门的办事程序。

6.熟悉电脑操作，普通话流利。

身体要求：

身体健康，无不良嗜好。

责任：

1、根据企业经营管理需要，负责编制人力资源工作计划，明确各部门岗位职责。

2、负责人力资源行政部的日常管理工作。

3、负责公司各项组织规章制度的计划、编制与实行。

4、负责制订并落实员工培训计划。

5、组织编制人事、劳资、考勤等报表，负责人员差假、勤情事件的审批、汇编等管理。

6、负责企业的安全工作，检查督促员工自觉遵守劳动纪律、企业规章制度。

7、负责企业与政府、社区、媒体、客户、员工之间的公共关系处理。

8、协调和平衡相关部门人事、工作关系，妥善处理劳资关系。

9、负责全局性及部门办公会议的组织筹备工作，督导落实会议决定。

10、负责公司行政、食堂、车辆、保安等后勤事务的管理。

11、承办公司临时交办的工作。

5/一八

职位名称

人力资源专员

职位编号

职位等级

所属大部门

工作地点

职位类别

专业类

所属最小部门

制定者

审核者

职位使命：

落实公司的人力资源建设目标，满足公司能力建设和业绩管理要求。

组织关系：

同僚：

计算机管理员

行政助理

下属职位：

职位范围：

经济类指标

♦所属单位规模：

♦直接控制的预算额：

♦其他指标：

非经济类指标

♦该单位总人数：

♦直接下属人数：

♦间接下属人数：

♦业务下属人数：

♦下属人员类别：

♦其它指标：

6/一八

任

职

资

格

♦基本教育：

专科以上学历

♦工作经验：

3年以上人力资源管理经验，至少两个人力资源模块的管理经验。

♦技能要求：

（掌握3项以上技能）

-掌握工作分析与岗位设计方法与技巧。

-熟练掌握招聘、面试流程及面试技巧。

-熟悉公司业务，掌握常用的能力评估方法和技巧，熟悉员工入职程序。

-熟悉社保、户籍等业务办理程序和当地劳动政策法规。

-熟悉常见薪酬模式，了解当地薪酬水平，不同职业的薪酬结构。

-熟悉培训常用模式和方法，能独立组织培训课程。

♦培训要求：

（系统接受4项以上培训）

-工作分析与岗位设计

-任职资格管理

-能力模型建立与评估

-招聘管理

-面试技巧

-薪酬管理

-绩效管理

-培训管理等培训

♦素质要求：

-较强的责任意识，积极主动

-较强的协调沟通能力

-较强的人际理解能力

-较强的学习能力

主要应负责任：

请描述该职位应负责任（最多不超过8项），包括主要活动和要达到的成果，每一项应负责任请依其重要性排列，从

（1）开始，

（1）代表最重要。

衡量标准可以是数量、质量、成本、时间、人员反应等，应尽可能客观、量化、数据易采集。

工作内容

责任与贡献

衡量指标

组织发展

1）组织工作分析和职位设计。

2）拟制人员编制、人员配置方案和人力资源报表。

3）建立、维护职位能力模型和任职资格评估体系。

4）组织制定员工职业发展规划。

5）组织新员工试用期满任职资格评估，提供职位安排建议。

1）人均劳动生产率

2）人力资源预算

7/一八

行政助理

管理行政办公及后勤服务，提高公司运作效率和员工满意度。

人力资源专员计算机管理员

文员司机

保安前台

清洁工

（与该职位直接或间接相关的资料，是显示该工作的范围与程度，如：

下属人数、直接控制的预算额等）

大专以上学历。

-2年以上同等规模企业行政后勤管理工作经验。

-熟悉所在地政府部门相关政策、规定和办事程序。

-受过公共礼仪、档案管理、会议管理、计划统计、消防安全等培训。

-较强的服务意识和工作主动性。

-吃苦耐劳。

具备较强的组织、沟通及协调能力。

8/一八

重

要

性

1

行政规范

6）公司公共礼仪、行为规范、后勤职责等的拟定和维护。

7）负责检查公司行政规范执行。

1）日常行政规范性

2

外事处理

1）负责公司证照的年审、变更、注销等手续办理。

负责公司相关项目的申报。

2）负责与劳动、公安、消防、社区、供水、供电等政府机关和部门的沟通，保证公司水、电、气等的正常供应，保障公司日常运作需要。

3）协助处理客户接待、外部检查等事务性工作。

1）外部机构服务效率

3

安全管理

1）检查公司水电气等规范执行情况，督促改进。

2）负责保安、宿舍、食堂、车辆等安全检查，督促改进。

3）负责宣传安全知识，提高员工安全防范意识。

1）安全事故发生率

4

办公与后勤管理

1）协调安排公司会议室的管理与调配，充分做好会议准备。

2）审核办公用品、福利品、生产用辅助物料的采购与发放。

3）协调办理接待、公司信函、传真的收发及住宿、饮食、票务预订。

4）协调安排公司食堂、宿舍的管理与调配，为员工创造优良的生活环境。

5）协调安排车辆的管理与调配，加强车辆费用控制。

6）负责公司资产信息管理。

1）行政规范性

2）服务满意度

5

领导指令

处理领导指派的临时事务。

依据的主要流程文件、操作规范、规章制度或指令等：

1）公司行政规章制度

2）行政人事经理指令

9/一八

计算机管理员

为公司高效率安全运作提供信息化保障。

行政助理人力资源专员

企划宣传

计算机相关专业专科或以上学历。

-3年以上计算机相关工作经验，有1年以上企业内部网络和信息系统维护管理经验。

-熟悉网络产品及组网技术，能在专业人员协助下组网，能自主处理企业网络一般性故障。

-熟悉常用操作系统和数据库系统，能自主处理网络服务器和计算机一般性故障。

-熟悉网络安全防护工具和方法，进行网络安全设置和维护。

-具有一定的应用软件开发能力，能用数据库和其它工具编写复杂度不高的软件或程序。

企业网组网技术、企业网络安全技术和方法、ERP系统管理、培训。

具有服务精神、主动性、热情及钻研精神。

10/一八

信息规划

1）调查公司信息化需求，提出公司信息化建议。

2）根据公司信息化建设规划，拟定公司内外部通信、办公、业务运营等系统方案。

合理化建议

系统管理

1）负责公司各类IT/IS系统（OA、ERP、CENTRIX）的权限、设置管理技术处理。

2）负责公司各类系统的维护、维修和使用指导。

3）服务信息系统数据备份和信息系统安全监控，及时检查、升级、更新防护软件，保证系统安全。

系统故障率

网络管理

1）负责公司局域网络、电话网络设备的维护、维修，执行设备更新、扩容和升级计划。

2）制定网络故障应急方案，预防网络紧急故障。

网络故障率

办公设备管理

1）负责公司服务器、电脑软硬件、打印机、复印机、电话机、扫描仪、投影仪等办公设备的定期检查维护。

2）负责办公设备配件的计划和购置。

办公设备故障率

办公服务响应时间

设备故障处理时间

信息化服务

1）协助相关部门发布动态信息。

2）提供日常信息化培训服务。

文员

辅助类

为公司各部门主管及员工提供规范的行政服务，提高运作效率。

本职位

直属上司

11/一八

司机厨师

清洁工保安

前台

高中以上学历。

1年以上行政文秘等服务类职业工作经验。

-熟练使用网络、办公软件、打印机、传真机、复印机等办公设备。

-熟练使用常用办公软件进行文件录入、排版、修订、数据的统计和分析等处理。

-良好的语言和文字表达能力。

接受过公共礼仪、文字处理、档案管理、会议管理、计划统计、ERP系统操作等培训。

-认真负责、积极主动执行交办工作。

-工作效率高，条理性强，有团队合作精神。

-保密意识强。

办公服务

1）负责受理和处理部门的打字、打印、复印、装订等办公服务请求。

2）负责会议室管理，根据会议内容准备相应的会议设施和条件。

3）负责协助处理会议通知和会议记录。

4）协助领导处理接待服务工作。

1）办公服务满意度

12/一八

办公用品管理

1）负责编制低值易耗品使用计划，批准后实施采购或领用。

2）负责低值易耗品发放管理。

1）服务满意度

后勤管理

1）协助后勤事务（如宿舍、客房等）的安排及管理。

1）后勤服务满意度

资产管理

1）协助资产的登记、盘点和日常维护。

1）负责完成领导临时指派的任务。

本职位履行职责所依据的主要流程文件、操作规范、规章制度或指令等：

3）《人力资源行政部职责》

4）《ISO22000质量管理体系》文件

5）领导指令

一三/一八

前台

及时准确相关信息传达，处理电话及客户来访，体现良好地公司形象。

文员

-熟练使用网络、办公软件、打印机、传真机、复印机等。

接受过公共礼仪、档案管理方面的培训。

-形象气质佳。

-较强的灵活性、主动性和服务精神。

-认真负责、保密意识强。

14/一八

大楼值勤

8）监控办公大楼安全，防止不合适人员进入。

9）礼貌接待来访，确认来访人员信息，提供引导服务，做好访客出入登记。

1）差错率

电话接转

3）礼貌处理电话咨询。

4）标准规范地处理呼入电话转接。

5）协助处理呼出电话联络，控制非公电话呼出。

6）更新和管理公司通讯录。

2）客户投诉率

3）行政规范性

传真收发

2）及时准确将公司文件传出或分发给相关人员，并记录。

3）协助业务部门处理传真收发并登记。

信函收发

1）每日报刊杂志及信件的签收、分类及发放。

1）及时率

车辆登记

1）每日记录公司所有车辆行程及用车情况。

2）记录并统计车辆费用。

2）差错率

6

商务服务

1）处理公司和客人票务、住宿、餐饮预订。

2）协助员工印制名片。

3）接收订票、订房、餐饮及名片印制等款项和发票。

4）协助本部门处理打字、打印等办公事务。

1）服务差错率

2）服务及时性

1）行政人事部职责