总务职能别引导课程okWord下载.docx
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1.流程說明38
2.範例及重點說明39
壹、課程大綱
♦ERP整體流程說明
♦總務職能必修習之數位學習單元
♦前置基本資料
♦各流程說明
✓資產請購流程
✓資產詢價流程
✓資產採購流程
✓資產採購變更流程
✓資產進貨、資產編號賦予及結帳流程
✓資產外送流程
✓資產收回流程
✓資產移轉流程
✓資產盤點流程
貳、課程目標
在課程結束時,您應該要了解:
♦ERP之整體流程及總務職能別在企業所扮演之角色
♦總務職能相關作業與各模組之關係
♦總務職能應修習哪些數位課程單元
♦總務職能別各流程及懂得如何操作各建立作業及列印憑證或報表。
註:
基礎操作請於「鼎新ERPII企業學習網」(.tw/)研讀。
課程系列
課程名稱
基礎操作
基礎操作-簡易示範篇
基礎操作-憑證列印篇
基礎操作-報表列印篇
參、ERP整體流程說明
一、一般企業流程
資產減損單
各職能別之關聯說明:
職能
作業說明
業
務
♦首先客戶會請業務人員報價。
♦雙方會根據需求簽定「合約訂單」或直接下「訂單」。
♦若庫存數量不足應付訂單數量,可執行「生產計劃」(詳「生管/託外職能」)。
♦後續若雙方同意變更訂單內容可記錄「訂單變更」資料。
♦於預交日出貨(銷貨單)。
♦出貨後若客戶退貨或給予折讓,可記錄於「銷退單」。
研
發
♦執行「生產計劃」前,設定好成品及半成品之用料資料。
♦若不執行「生產計劃」,亦可於開立「製造命令」時展開BOM用料。
♦後續若用料有改變,則可以「BOM變更」記錄之。
生
管
託
外
♦執行「生產計劃」後,若成品不足,可發放成「製造命令」(廠內自製/託外加工),若不執行「生產計劃」,亦可自行輸入至「製造命令」。
♦正式生產時可於「領/退料單」(廠內自製/託外加工)記錄各製令用料。
♦後續完工,若為廠內自製可利用「生產入庫單」記錄入庫資訊,若為託外加工則以「託外進貨單」記錄之。
♦託外加工品入庫後仍有退貨需求,可以「託外退貨單」記錄之。
採
購
♦執行「生產計劃」後,若原物料不足,可發放成「請/採購單」。
♦若非生產性請購或不執行「生產計劃」,亦可於「請購單」直接輸入。
♦若與廠商簽定買賣合約,可於「核價單」記錄該資訊。
♦可根據採購狀況不同,決定是否另外找廠商或向廠商詢價,詢價資料可記錄於「詢價單」內。
♦詢、比、議價結束後,正式下訂可記錄於「採購單」內。
♦後續若雙方同意變更採購單內容可記錄「採購變更」資料。
♦廠商於需求日進貨(進貨單)。
♦進貨後若有退貨或廠商給予折讓,可記錄於「退貨單」。
倉
♦倉管在供應廠商進貨及品管驗收後收貨(進貨單),若後續有退貨則將資料記錄於「退貨單」(參「採購職能」)。
♦後續領料生產或退料,亦由倉庫負責記錄或點收(參「生管/託外職能」)。
當生產入庫(或託外進貨)、品管檢驗完畢後,亦由倉庫點收入庫,若遇有託外加工件退回廠商,則以「託外退貨單」記錄之(參「生管/託外職能」)。
♦後續出貨給客戶或由客戶處收到退件,資料會記錄在「銷貨/退單」(參「業務職能」)。
♦除上述單據會影響庫存帳外,倉管仍會依其他需求(如:
緊急入庫)輸入「庫存異動單」、或將料品轉撥至其他倉庫(轉撥單),或向廠商借貨或借貨給客戶(借出/入單、借出/入歸還單)。
財
♦此部份涵蓋「業務職能」之立帳、收款、「採購職能」之立帳、付款、「生管/託外職能」之託外加工費之立帳、付款、票據融資管理、「總務職能」中跟會計總帳有關的部份,以及後續彙總至會計總帳部份。
總
♦與財務相關之部份有:
資產之取得、改良、重估、報廢、出售、調整、折舊及減損。
♦與財務無關之部份有:
資產之移轉、外送及收回。
二、總務職能作業與模組別關係
資產請購資料更新作業
底色加深部分,屬於「固定資產管理系統」範圍,但通常為財務單位處理範疇,詳參「總帳職能-流程引導課程」。
肆、總務職能必修之數位學習單元
須先修習「基礎操作」
學習
順序
課程系列(模組別)
說明
建議閱讀
時 點
全程時間
(分鐘)
固定資產管理系統
固定資產系統學習地圖與引導
了解與總務職能相關之其它模組說明
*課前
32
採購管理系統
採購管理系統學習地圖與引導
課後
63
1
廠商資料新增與保留
了解總務職能與採購管理系統相關之作業
38
2
採購商品定價及核價篇
25
3
請購管理篇
26
4
詢價管理
27
5
採購單管理及採購變更篇
40
6
進貨與退貨作業篇
90
7
進貨發票管理-
15
8
應收管理系統
應收系統之結帳作業
100
9
應付管理系統
應付系統之結帳作業
56
10
應付系統之預付作業篇
41
11
系統簡介
總務職能相關之主要作業
12
基本資料篇
66
13
日常作業-資產請、採購篇
61
14
日常作業資產異動篇
67
資產清冊和明細表
45
16
資產盤點管理篇
19
17
查詢作業篇
18
開帳導入篇
31
建議:
為達到更好的學習效果,我們建議您在上本課程前先於「鼎新ERPII企業學習網」(.tw/)研讀「建議閱讀時點=課前」之數位學習單元。
必修之數位學習課程共計(14小時24分)
。
伍、前置基本資料
一、編碼原則設定作業
位址:
基本資料管理系統\建立作業\編碼原則設定作業
目的:
可先於本作業設定固定資產代號之編碼方式,後續於「資產資料建立作業」新增資料時,可開窗找到此作業的編碼方式編定新的代號。
二、固定資產參數設定作業(基本資料管理系統)
基本資料管理系統\建立作業\固定資產參數設定作業
在此設定「固定資產管理系統」的「現行年月」,控管異動資料之新增、修改、刪除。
三、供應廠商資料建立作業
固定資產管理系統\基本資料管理\供應廠商資料建立作業
(原位址為「採購管理系統\基本資料管理\供應廠商資料建立作業」)
建立固定資產採購之交易對象及其相關基本資料。
四、固定資產參數設定作業(固定資產管理系統)
固定資產管理系統\基本資料管理\固定資產參數設定作業
定義要使用之資產取得、折舊單別及自動分錄拋轉之相關資訊。
五、資產類別建立作業
固定資產管理系統\基本資料管理\資產類別建立作業
建立資產類別,以利資產歸屬查核,後續在資產資料建立時,會預設本作業設定,加快資料登錄。
六、單據性質設定作業
固定資產管理系統\基本資料管理\單據性質設定作業
設定「固定資產管理系統」須使用之單別及其性質。
以上基本資料之欄位說明及操作詳參「固定資產管理系統\固定資產基本資料篇」數位課程單元。
陸、各流程說明
一、資產請購流程
1.流程說明
否
詳參「固定資產管理系統\日常作業-資產請、採購篇」數位學習課程。
2.範例及重點說明
♦作業位址:
固定資產管理系統\資產請購管理\資產請購資料建立作業
♦範例說明:
會計部門提出請購需求,以汰換舊的桌上型電腦,建立請購單。
♦重點說明:
1.新增單據,須於「單據性質設定作業」設定一「單據性質=CA.資產請購」之單別。
2.輸入「單據日期」。
3.輸入需求「廠別」(須於「廠別資料建立作業」先行建立)。
4.輸入「請購人員」。
5.系統會根據該請購人員於「員工姓名建立作業」裡設定之所屬部門帶出「請購部門」,不須手動輸入。
6.輸入需求品之「品名」與「規格」。
由於固定資產請購,通常尚未有公司品號,因此不需編資產代號,可直接輸入品名及規格來敘述請購物品。
7.輸入需求之「請購數量」。
8.輸入請購物品之「單位」。
9.輸入請購品之「需求日期」,為後續「資產採購單」之預設交貨日。
10.單據存檔後執行簽核流程,核准後,該單據會出現紅色「核」字。
二、資產詢價流程
固定資產管理系統\資產請購管理\資產詢價資料建立作業
針對流程一之「桌上型電腦」請購需求,固定資產採購人員向兩家廠商「1013永存公司」及「1014美生國際」進行採購前詢價並紀錄於系統中。
輸入第一家供應廠商報價資料:
11.點選新增後,於「請購單別」欄位開窗查詢並選取流程一輸入之資產「請購單號」。
12.輸入報價之「供應廠商」,如:
「1013永存公司」。
13.於「請購單序號」欄位開窗選取資產請購單之「原序號」。
系統會依該請購單明細帶出品名、規格、請購數量、請購單位等資料。
14.在「採購單價」欄位輸入廠商報價之單價,如:
$22,000。
15.輸入完畢將資料存檔即可,詢價結果可於下一步驟「資產請購資料維護作業」帶出及選擇最終下單之供應廠商。
輸入第二家供應廠商報價資料:
16.以相同方式新增資料,帶出同一張資產請購單。
17.輸入第二個供應廠商「1014美生國際」之代號。
18.帶出同一筆「請購單序號」。
19.輸入廠商之報價,如:
$21,000。
20.其他備註事項,可於「備註」欄位載明。
21.將資料存檔。
練習題:
於「固定資產管理系統\資產請購管理\資產詢價資料建立作業」建立兩筆不同廠商之報價資料:
請購品項
供應廠商
報價
備註
請購單:
單別CA0當月11日
品名:
筆記型電腦
規格:
Pentium-M715;
256MBRAM;
40GHD
數量:
需求日:
當月20日
請購部門:
業務單位
1011
大同公司
$40,000
無
1012
華夏公司
$41,000
送無線滑鼠
固定資產管理系統\資產請購管理\資產請購資料維護作業
詢、比、議價流程完畢,負責審核人員於「資產請購資料維護作業」確認需求並決定供應廠商為「1014美生國際」。
註
22.本作業主要目的在於審核資產請購,決定最後下單廠商,無須新增單別。
請以「查詢」方式找到會計部門之資產「請購單號」,按一下「修改」鈕,開始檢視需求明細資料。
23.可輸入負責之「採購人員」。
24.於「供應廠商」欄位開窗查詢於上一步驟詢價之資料,選好後按下「確定」鈕,系統會自動帶出其餘資料,如:
採購數量、單位、幣別、單價、金額等資料。
25.再次檢查「採購數量」及「採購單位」是否正確。
26.確認「採購幣別」、「匯率」、「採購單價」、「原/本幣採購金額」是否正確。
27.確認後續發票「課稅別」是否正確,可另修改。
28.確認「交貨日」是否正確,可另修改。
29.若有特別事項須註明,可輸入至「備註」欄位,執行「資產請購資料更新作業」時可選擇將此備註資料產生至採購單。
30.在完成審查後,可勾選「鎖定碼」,以當作後續篩選拋轉資產請購單的條件及區分已審核及未審核資料。
31.不須輸入「採購單號」、亦不須勾選「採購碼」,後續執行「資產請購資料更新作業」產生資產採購單後,會回寫「採購單號」,並將「採購碼」打勾,另「結案碼」亦會回寫為「Y:
自動結案」。
若於未下單採購前決定不採購,可按工具列上之「指定結案」鈕將請購資料結案。
承上一步驟,審核人員決定向「1011大同公司」下採購單,請於「資產請購資料維護作業」記錄之。
♦
作業位址:
固定資產管理系統\資產請購管理\資產請購資料更新作業
承上一步驟,將已通過詢價審核流程之資產請購單轉成正式資產採購單。
32.篩選要拋轉成資產採購單之資產「請購單號」。
33.可選擇「鎖定選項」為「已鎖定」者,篩選已審核之資產請購單。
(註:
「已鎖定/未鎖定」者皆可更新成資產採購單)。
34.若有多個採購人員,則可依所屬權責選擇「採購人員」。
35.輸入「採購日期」及「採購單別」,並可勾選是否要將「資產請購資料維護作業」輸入之「備註」資料產生至資產採購單。
36.按下「確定」鈕,交由派班中心處理,可至「固定資產管理系統\資產請購管理\資產採購資料建立作業」查看結果,產生採購單後,單號將被回寫至「資產請購資料維護作業」,並將「採購碼」打勾,另「結案碼」亦會回寫為「Y:
承上一步驟,將已審核過之請購需求(筆記型電腦Pentium-M715;
256MB;
40GB;
採購數量5台;
供應廠商1011大同公司)透過「資產請購資料更新作業」產生正式資產採購單。
三、資產採購流程
自動產生
固定資產管理系統\資產請購管理\資產採購資料建立作業
承上一流程,檢查由系統自動產生之資產採購單,檢查簽核完畢傳送給廠商。
執行結果(由系統自動產生之資產採購單):
37.由系統產生之資產採購單,其「單據性質」為「CB.資產採購」。
38.系統會依資產請購資料更新拋轉成採購明細,請核對採購「品名」、「規格」是否正確。
39.系統會將資產「請購單別、單號、序號」列出以作後續勾稽。
40.系統也會帶出「採購數量」,「已交數量」則為後續資產進貨後更新回寫,不必手動輸入;
另「採購數量x採購單價=採購金額」。
41.「預交日」則為「資產請購資料維護作業」之「交貨日」。
42.單據執行簽核流程,核准後即可送交廠商。
承上一練習題,檢查由系統自動產生之資產採購單,檢查簽核完畢傳送給廠商。
四、資產採購變更流程
修改
固定資產管理系統\資產請購管理\資產採購資料變更作業
承上流程,因512MBRAM嚴重缺貨,供應廠商提出變更成2x256MBRAM,原1x512價格為$2,100,2x256價格為$2,200,一台桌上型電腦單價提高$100,但廠商願意每台贈送光學滑鼠一個。
43.本作業主要目的在於將原始資產「採購單」變更,無須新增一張單別,而是新增一個「變更版次」,按下「新增」鈕後,於「採購單別」開窗查詢原始「採購單號」。
44.選好「採購單號」後,由系統自動帶出「變更版次」,不可修改,表示變更次數(一張資產採購單最多可變更9,999次)。
45.輸入「單據日期」。
46.可於「變更原因」欄位寫入備註資料,如:
「1x512->
2x256+光學滑鼠」,以利查核用。
47.選取資產採購單之「原序號」。
系統會依該資產採購單明細帶出品號、規格等資料。
48.修改原採購規格,由「CPU3G,512MBRAM,80GHD」改為「CPU3G,2x256MBRAM,80GHD」。
49.另將「採購單價」調至$22,000,「採購數量x採購單價=採購金額」。
50.單據存檔後執行簽核流程,核准後,該單據會出現紅色「核」字。
本作業更改的資料將會回寫至原採購單中。
承上一流程所下採購單,需求品號為「筆記型電腦Pentium-M715;
40GB」,因廠商目前出貨之硬碟容量最少為60G,故變更規格,並調高價格,每台需加付$500。
五、資產進貨、資產編號賦予及結帳流程
資產進貨單
憑 證
固定資產管理系統\資產請購管理\資產進貨單建立作業
承上一流程,下單採買之「桌上型電腦」,廠商按時送貨,相關單位驗收無誤後,完成進貨程序。
51.以「新增」方式,於「進貨單別」欄位輸入單別,(須於「單據性質設定作業」建立一「單據性質=CC.資產進貨」之單別),輸入單別後由系統自動帶出單號。
52.輸入「單據日期」。
53.輸入進貨「供應廠商」代號。
54.點選工具列之「複製前置單據」按鈕
55.系統會出現另一視窗,於「採購單別」開窗選取上一流程之未交貨「資產採購單」。
56.選好後按下「確定」鈕,系統會將原資產採購單明細帶出來。
57.檢查「廠別」及「幣別」是否正確。
58.再次核對「資產採購單號」、「品名」、「規格」及「進貨數量」是否正確。
59.後續驗收後輸入「驗收數量」,系統會預設「計價數量」為「驗收數量」,「進貨金額」則為「計價數量」乘上「單位進價」之結果。
60.後續執行「進貨資料合併/折解賦予資產編號」產生資產資料,其資產編號將回寫至本作業單身之「資產編號」。
61.若廠商隨貨附發票,可於《頁籤:
發票資料》補入相關資料。
62.確實完成所有驗收作業後,執行單據簽核確認,該單據會出現紅色「核」字。
查看「驗收數量」是否有回寫至「資產採購資料建立作業」之「已交數量」及其「結案碼」是否有更新成「Y.自動結案」。
承流程四(資產採購變更後)之練習題,廠商依交期進貨,請將進貨資料輸入「資產進貨單建立作業」,該批資產全數收貨,另假設您是使用單位,驗收無誤後將單據確認。
固定資產管理系統\資產請購管理\進貨資料拆解賦予資產編號
承上一步驟,將進貨之「桌上型電腦」5台拆解成5個資產編號,以方便後續管理。
&
♦重點說明:
1.開啟「進貨資料拆解賦予資產編號」作業後,確定「依驗收數量拆解資料」之選項有被勾選。
2.按下「選擇進貨單號」右上角之「進貨單資料查詢」
鈕。
系統會開啟另一視窗,在「選取」欄位將要折解之進貨單資料打勾。
3.選好按下「確定」鈕,系統會將原本「資產進貨單」之一筆資料但「驗收數量=5」者折解成5筆資料至「選擇進貨單號」下之方格。
4.按下「選擇進貨單號」方格底下之「全選」鈕
,則「選擇進貨單號」方格內「品名」欄位之小格會被勾選,表示這幾筆資料將賦予資產編號。
5.接著確定「整批賦予資產編號」之選項有被勾選。
6.
再到「輸入資產編號」欄位按F2開窗查詢於「基本資料管理系統\建立作業\編碼原則設定作業」設好的固定資產編碼原則。
系統會再開啟另一視窗,點選本批固定資產編號之編制原則後,按下「確定」鈕,資料會被帶回原視窗,系統會預設「資產名稱及規格」為原資產進貨之品名及規格,可再另外修改。
另外再選擇「主件或附件」型態。
7.開窗選擇「資產類別」(須先於「固定資產管理系統\基本資料管理\資產類別建立作業」建好),選好後系統會根據該類別預設「耐用月數」、「折舊方法」及「折舊分攤方式」。
8.要記得「輸入取得日期」。
9.亦可以增設「管理區分」、「放置地點」及勾選「進貨費用是否納入取得成本」。
10.設定好所有選項,按下作業右下角之「Pop資料到ListView」
按鈕,即可將設定好之資產編號及其它資料帶入「選擇進貨單號」底下方格。
檢查資料是否正確。
11.最後,按下右上角之「確定」鈕,交由派班中心處理,執行結果可於「固定資產管理系統\基本資料管理\資產資料建立作業」中查看。
系統另提供「進貨資料合併賦予資產編號」功能,使用時機與詳細操作,詳參「固定資產管理系統\日常作業-資產請、採購篇」數位學習課程。
於「固定資產管理系統\基本資料管理\資產資料建立作業」檢查執行「進貨資料拆解賦予資產編號」之結果:
承上一步驟,資產進貨驗收完成,請執行「進貨資料拆解賦予資產編號」將該批資產拆成各別資產編號,「編碼原則」選擇「1561-07***筆記型電腦」,「資產類別」選擇「1561辦公設備」。
應付管理系統\日常異動處理\應付憑單建立作業
固定資產驗收後,月底廠商送來發票,將此資產進貨單手動輸入,納入結帳程序。
1.財務單位會先於「應付管理系統\基本資料管理\單據性質設定作業」設定一「單據性質=71.應付憑單」之單別,可根據財務單位指示使用該單別,新增一單據。
3.輸入「供應廠商」代號。
4.確認帳款之所屬「廠別」及「幣別」是否正確。
5.切換至《頁籤:
發票資料》,補入發票資料,如:
「發票聯數」、「課稅別」。
6.補入「發票號碼」、選擇是否為「可扣抵固定資產」及後續申報進項稅額之「申報年月」,本頁籤為後續「營業稅申報系統」擷取之進項憑證資料之一。
7.「發票貨款」
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