人力资源管理系统使用手册文档格式.docx
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9、按刷卡计时人员设置……………………………………………………………………………34
二、请假登记……………………………………………………………………………………………..34
三、加班申请登记………………………………………………………………………………………35
四、人员出勤排班………………………………………………………………………………………40
五、特殊出勤登记………………………………………………………………………………………40
六、手工补卡……………………………………………………………………………………………..42
七、IC卡换卡…………………………………………………………………………………………….43
八、数据采集……………………………………………………………………………………………..43
九、原始刷卡数据………………………………………………………………………………………44
十、打卡数据分析………………………………………………………………………………………44
十一、出勤日报表………………………………………………………………………………………45
十二、出勤月报表………………………………………………………………………………………49
十三、查询报表…………………………………………………………………………………………49
十四、考勤机管理…………………………………………………………………………………….….50
1、考勤机设置……………………………………………………………………………………..50
2、调整日期时间…………………………………………………………………………………..50
3、卡片注册………………………………………………………………………………………..50
4、卡片注销………………………………………………………………………………………..51
5、考勤机连线图…………………………………………………………………………………..51
第三章薪资管理……………………………………………………………………………...52
一、工资项目设置……………………………………………………………………………………...52
二、公式项目设置……………………………………………………………………………………...53
三、项目公式举例……………………………………………………………………………………...56
四、系统工资选项……………………………………………………………………………………...58
五、工资参数设置……………………………………………………………………………………...58
六、所得税设置…………………………………………………………………………………….…..60
七、工资类型设置……………………………………………………………………………………...61
八、工资数据导入……………………………………………………………………………………...61
九、固定项目金额输入…………………………………………………………………………………62
十、变动项目金额输入…………………………………………………………………………………62
十一、工资金额调整…………………………………………………………………………………..63
十二、工资统计………………………………………………………………………………………..63
十三、工资明细_未审核………………………………………………………………………………64
十四、工资审核………………………………………………………………………………………..65
十五、工资明细_已审核………………………………………………………………………………66
十六、统计报表………………………………………………………………………………………..67
十七、社会保险查询…………………………………………………………………………………..68
第四章计件管理……………………………………………………………………………..69
第五章考核管理……………………………………………………………………………..71
第六章培训管理……………………………………………………………………………..72
第七章招聘管理……………………………………………………………………………..74
第八章餐饮管理……………………………………………………………………………..75
一、记次消费…………………………………………………………………………………………..75
二、充值消费…………………………………………………………………………………………..76
第九章门禁管理……………………………………………………………………………..79
第十章宿舍管理…………………………………………………………………………80
第十一章物品管理…………………………………………………………………………82
第十二章系统管理…………………………………………………………………………83
一、系统用户及权限…………………………………………………………………………………..83
二、历史数据维护……………………………………………………………………………………..83
三、数据备份………………………………………………………………………………………….83
四、考勤数据锁定……………………………………………………………………………………..84
五、工资数据锁定……………………………………………………………………………………..84
六、系统日志…………………………………………………………………………………………..84
第十三章数据备份与恢复…………………………………………………………………85
一、备份数据库….………………………………………………………………………………………85
二、恢复数据库….………………………………………………………………………………………86
第十四章软件许可…………………………………………………………………………87
第十五章B帐使用说明…………………………………………………………………..88
一、B帐数据库的建立………………………………………………………………………………...88
二、产生B帐的出勤数据……………………………………………………………………………..89
三、保持A/B帐实发工资相同……………………………………………………………………….90
四、卸载A帐数据库………………………………………………………………………………….91
第十六章报表使用说明……………………………………………………………………92
一、新建模板…………………………………………………………………………………………..92
二、使用已有模板…………………………………………………………………………………….94
三、繁体系统报表字体……………………………………………………………………………….94
四、常用模板举例…………………………………………………………………………………….95
五、导入导出报表模板……………………………………………………………………………….98
第十七章常见问题说明…………………………………………………………………..99
一、登录时与服务器连接失败……………………………………………………………………….99
二、与考勤机通讯失败……………………………………………………………………………….99
三、无法检查到加密狗……………………………………………………………………………….100
四、数据库文件组满提示的处理…………………………………………………………………….100
确定后会要求输入公司名称,然后就会出现系统登录框,如下图:
用户名称:
默认为system,是系统的超级用户,拥有最大权限
登录密码:
system的默认密码为空
在用户名称或者密码中按回车,即可进入系统,按ESC可取消登录。
说明:
(1)如果出现“ActiveXCan’tCreateObject”的提示,请执行安装路径下的MDAC_TYP.EXE文件,重新启动计算机后再登录。
(2)如果出现无法与SQLServer服务器连接的情况,请检查“开始菜单\程序\人力资源管理系统7.0_客户端\连接服务器”的参数设置。
如果设置正确,而不能连接,可能是服务器Windows系统的访问权限的设置不正确。
不能连接服务器时,如果该计算机与服务器不在同一个域内,则可该计算机上安装SQLServer,同时需要将通信协议统一改为TCP/IP,在SQLServer下的“客户端网络实用工具或ClientNetworkUtility”中更改,SQLServer服务器上的“服务端网络实用工具”也要更改。
第一章
人事管理
人事管理中,最需要掌握的是新员工的入职和员工的离职,其他的都是附属的模块。
基本模块是部门设置、人事档案和人事变动/离职三个。
一、部门设置
在设置部门前,要先定义好各级部门编码的长度,按“编码”可以设置各级部门编号的长度,设置后,不要在更改。
定义好编号长度后,就可以设置部门。
如下图:
如果要在某部门下增加子部门,则选中该部门,再按“新增”,最多可以有五级子部门。
如一级部门编号为01,则其子部门编号为0101、0102等,前2位必须为01。
增加后部门编号不可以修改。
代码:
表示该部门人员的员工编号的开始字符,例如行政部的员工编号代码为“AA”,则该部门的员工编号类似如:
AA0001、AA0002等,代码“AA”后的编号长度的以“人事设置\员工编号”中的“编号长度”为准(当在“人事设置\员工编号”中,需要选择“自动增加”,并设置编号长度),如不需要则“代码”可以不用。
二、人事设置
预先定义好职务、职称、文化程度、员工类型,以及员工编号的编码方式,定义后在“人事档案”中就可以选择,而不用输入。
对于职务,可以从txt文件中导入,文件中每行是一个职务;
也可以将职务导出到txt文件中。
员工编号:
如果选择了自动增加,则在“人事档案”中新增人员时,员工编号会自动出现,编号的长度为此处设置的编号长度。
如果在“部门设置\代码”中定义了部门中人员编号的前缀,则员工编号会自动加上前缀。
例如部门种员工编号代码为“A”,员工编号的长度为5,则员工编号类似如A00001、A00002等。
三、人事档案(待批准)
如果录入的新员工资料,还不能作为正式的员工,则可以在“人事档案(待批准)”中输入,经过批准后,才能成为正式员工,成为正式员工后,在“人事档案”中才能显示。
此模块可以不用。
四、人事资料导入
系统可以将员工资料从Excel导入到系统中,建立好部门后,就可以进行导入员工资料的操作,导入界面如下图(若员工编号在系统的人事资料中已经存在,则不能导入):
在员工资料的Excel文件中,必须要有“部门名称”这个栏位,通过Execel文件中的部门名称和系统设置好的部门名称进行比较,就可以知道该人员所属的部门。
如果需要导入出生日期、到职日期等,则日期一定要符合“yyyy-mm-dd”这样的格式,否则不能导入。
另外需要注意的是:
上图中要“导入的项目”中的个数,必须要和左边“可以导入的项目”中打勾的个数要相同,且项目要互相对应。
导入时,注意“sheet名称”要与Excel文件中的相同。
导入后,在“人事档案”中就可以显示所有的人员。
可以导入在职人员(在“人事档案”中查看),也可以导入离职人员(在“离职人员”中查看)。
如果导入的资料有错误,则需要在“人事资料”中逐个删除后,才可以再次导入。
导入时,如果选择“单独项”,则只能导入某个项目,导入单独项前,需要有人员资料存在,例如导入人事档案时,没有将身份证导入,则在导入人事资料后,可以再将身份证好导入,可以按员工编号或者姓名导入(姓名重复的不能导入),此时Excel中的第一列必须是员工编号或者姓名,第二列必须是身份证号。
导入“分析码”和“自定义项目”,与导入“单独项”的方式相同,导入后者时,需要输入要导入项目的名称。
五、人事档案
人事档案是人事管理的核心,在此可以新增、修改和删除员工资料。
可拉动
工具栏说明:
搜索栏:
输入工号、姓名或者卡号,会在选择的部门中查询该人员。
删除:
删除人员资料,一旦删除,则该人员的所有资料都将被删除,所以删除时要小心!
变动:
如离职、部门变动等,也可以在“人事变动/离职”中登记;
发卡:
将选择的人员的卡号注册到考勤机中,注册后方可刷卡;
退卡:
将选择的人员的卡号从考勤机中注销,离职或者换卡,需要注销原来的卡;
发卡和退卡也可以在“考勤管理\考勤机管理”中的发卡、退卡中操作。
设置\分析类:
系统预留了9个项目(E1~E9),用户可以自己一定义这9个项目的名称,如下图:
图中,E1、E2、E5都定义了名称,定义后要启用方可有效,同时在“分析码”中可以定义各个项目的内容,如国籍有中国、美国等。
定义后的项目与姓名等具有相同的作用,在新增人事档案时定义的项目就可以显示出来(E5和E9请不要使用,已经被系统占用),如下图中的“分析码”:
设置\自定义项目设置:
可以自己增加项目,增加的项目在人事档案资料中的“自定义项目”中可以显示出来,如下图:
设置\不显示项目:
图中存在的项目,在“人事档案”的列表中将不显示出来,如下图:
增加人员资料时,IC卡卡号应该需要输入,且是唯一的,如果不在新增时输入卡号,则当员工资料输入完成或者导入完成后,在“卡号自动读取”中,登记员工的卡号。
如果使用指纹机或者门禁机,则还需要在“指纹号/门禁卡号”中输入指纹号或者门禁卡号。
如果要改变IC卡卡号,则在改前,需要将所有考勤机中的刷卡数据采集出来!
人员资料如下图:
输入身份证后,出生日期和性别会自动显示,有颜色的项目,一般都要输入。
如果要在人事档案中保留人员的像片,则需要指定像片的文件名称。
像片保存到数据库:
将像片文件保存到数据库中,在列表中像片的显示如下图:
要选择“显示像片”,并且选择某人,其像片才可以显示出来,像片可以作为打印工卡使用。
在人事档案中人员列表的弹出菜单中,可以查询健康证期限和合同期限,也可以更改员工编号。
六、卡号自动读取
在新增员工资料的时候,可以手工输入卡号,也可以在“卡号自动读取”中,用考勤机来自动将卡号匹配到各个员工。
在进入“卡号自动读取”前,按下图设置好发卡机参数(菜单:
系统\系统设置):
默认的考勤类型为“CY_3312L”(请根据实际使用的考勤机选择)。
在打开考勤机电源时,可以看到考勤机地址,将考勤机连接到计算机后,就可以通过考勤机将IC卡与各个人员对应起来。
进入“卡号自动读取”,可自动匹配卡号,如下图:
第一、查询出人员
第二、如果用考勤机作为读卡器,请选择“用考勤机读卡”
第三、“开始自动读取”
第四、选择某人员,然后刷卡,则该卡号就会自动匹配给该员工,重复操作即可。
在发卡时,需要注意,应该在每张卡上写上姓名。
某些考勤机不支持自动发卡的操作。
七、人事变动/离职登记
在“人事变动/离职”中登记离职人员。
在“人事变动/离职”的工具栏中的“类型”中,可以定义变动的类型,如自离、开除等,可以定义离职是否计算当月的工资属性,离职类型定义如下图:
上图中左图中的“辞工”,表示要计算离职当月的工资;
右图中的“自离”,表示不计算离职当月的工资。
名称是可以自己定义的。
离职登记如下图:
以前月份计算工资:
表示离职月份以前月份的工资是否需要计算(发放),如果不计算,则在工资统计的时候,以前月份的工资也不会计算。
例如12-05日离职,12-15计算11月份的工资,则在计算11月份的工资的时候,是不会统计该人11月份(或者以前月份)的工资的。
在“人事变动/离职”的弹出菜单中,也可以定义是否计算以前月份工资。
批准后取消住宿:
在“宿舍管理”中,如该人员有住宿,则会自动将该做人员退宿处理。
离职登记后,要批准后方生效,批准后在“离职人员”中可以查看所有的离职人员,在离职人员中双击,可以查看人员资料明细。
批准后,离职人员在“人事档案”中不再显示,在批准前,应该先要进行“数据采集”和“退卡”,因为批准后,系统会自动更改该人员的IC卡卡号。
弹出菜单“设置为退卡人员”:
将离职人员选择后,在退卡时可以一次性退卡,不用单个退。
八、离职人员
离职后的人员,在离职人员中可以查看,在人事档案中将不在显示。
一般不要将离职人员删除,如果删除,则所有资料都将被删除。
存档:
存档后,该工号可以再使用,只保留人员的基本资料;
入职:
将离职人员返回到人事档案中,要注意卡号的更正;
黑名单:
可以将该人员加入到黑名单,再入职时,姓名或者身份证相同,就会有提示。
九、合同管理
管理人员的合同,合同内容如下:
在人事档案中,也保存有合同期限,在此增加或者更改后,会直接更改人事档案中的合同期限。
当登录系统时,如果合同到期,可以自动提示,是否提示见主界面的菜单“系统\系统设置\其他设置”。
十、人事查询/证卡输出
可以根据定义的查询条件,查询在职或者离职人员的资料。
选择好条件项和操作符,并输入了该项目的值后,要按“条件与”,将条件加入到条件表中(可以有多个条件),在按“查询”即可查询出满足条件的人员。
例如下图:
系统也可以根据人员资料和像片文件,制作员工的工卡(先要查询出人员),说明如下:
1、证卡资料来源
证卡资料取自人事档案中的人员的相关项目:
员工编号、姓名、部门、职务、到职日期、像片文件等几个项目,如果打印证卡时需要同时打印像片,则需要将人事档案中的“像片文件”项目中选择各个人员对应的像片文件(用数码相机照相之后都会生成一个文件)。
人事档案中的像片文件应该保存到数据库中,以便于其他用户可以浏览到员工的像片。
2、证卡设置
按“证卡设置”就可以设置证卡的格式等。
Log文件名:
指包含有公司信息的图片文件;
Log高度:
指Log图片的高度
设置后按[确定]即可保存。
3、证卡打印
在“人事查询/证卡输出”中,查询出相关的人员后,在“证卡打印”中选择“水平打印”或者“垂直打印”后即可显示证卡的效果。
打印前需要安装好打印机,否则不能预览,同时要注意打印的方向是横向还是纵向。
水平打卡格式如下图:
特别说明:
(1)证卡打印时,水平打印每页(A4)可打印10人,垂直打印每页可打印9人。
(2)打印时,如果打印的页数超过1页,则不会显示打印的效果,而是直接打印,只有当打印的证卡是1页纸的时候,才会显示实际的输出效果。
(3)打印档案表:
当打印全部人员时,也不会显示打印效果,而是直接打印。
十一、奖罚登记
登记对员工的奖励和处罚,奖励和处罚的金额可以直接从工资中扣除(见“薪资管理\公式项目设置”),奖罚登记如下图:
附件文件:
指该奖励或者处罚的文件,在奖罚登记的弹出菜单中,可以打开该文件的一个拷贝。
要在主界面的菜单“系统\系统设置\执行文件”中设置好相关文件的执行文件的文件路径,才可以打开文件。
十二、押金管理
管理员工的押金,一笔押金可以分多次退还,押金管理是一个独立模块,与其他模块没有关联。
押金登记如下图:
查询:
可根据余额的情况查询;
退还:
对该笔押金退款;
明细:
查看退还的明细;
十三、查询报表
根据人事档案的资料,对人员的相关数据进行统计查询,包括:
1、工龄查询:
查询人员的工龄年数和月数
2、生日查询:
查询某月份生日的人员
3、年龄统计:
统计各个部门在各个年龄段的人员数量
4、人员分析_月份:
统计某月份中的各个日期人员的变化
5、人员分析_年度:
统计某年度中的各个月份人员的变化
十四、分析报表
对人员资料进行统计,可以显示图表,包括:
1、文化程度:
显示各个部门各个文化程度的人数
2、职务:
显示各个部门各个职务的人数
3、职称:
显示各个部门各个职称的人数
4、分析类:
显示各个部门中,各个分析来的人数,包括分析类、自定义名称、自定义项目
5、图表分析:
图表直接显示相关的数据
6、部门人数统计:
统计各个部门的人数
7、人员变动分析:
统计各个部门某月份人员的变化情况,如月初人数、离职人数、月末人数等
8、人员变动分析_日期:
统计各个部门在某段日期范围内人员的变化情况
下图是公司文化程度的分析图:
如果要打印:
第一:
拷贝到剪贴板
第二:
在Windows的画图中粘贴出
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