行政公关管理制度Word文档下载推荐.docx

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行政公关部助理总经理行政公关部副总经理

档前前秘秘书书台台案文文管岗位职责6员员理6.1行政公关部总经理：

6.1.1在公司主管副总经理领导下工作。

6.1.2负责行政公关部的全面工作。

6.1.3负责部门工作方针、政策的制定及决策，把好对外宣传、形象策划的尺度。

6.1.4负责召集、组织公司会议。

6.1.5负责编制行政管理费用计划，审核各部门行政费用开支。

6.1.6负责监督、指导日常文秘工作。

6.1.7负责协调档案管理工作。

6.1.8负责协调公司各部门关系，推动日常工作。

6.1.9负责公司办公用品、办公设备的订购审批。

6.1.10做好食堂管理工作。

6.1.11公司领导交办的其他工作。

6.2行政公关部副总经理：

6.2.1在行政公关部总经理领导下，负责公关宣传工作。

6.2.2负责公司对内对外宣传稿件撰写，宣传画册编写、印刷的实施和指导工作。

6.2.3负责XXX品牌形象对外宣传，公司企业形象战略的制作与推广。

6.2.4负责公司对外公共关系的联络，外事接待工作和与相关单位、部门及行业协会的联络沟通。

6.2.5协助负责联系、邀请新闻单位对公司进行采访和报道。

6.2.6负责公司品牌宣传策划工作。

负责大型公关活动的组织工作。

6.2.7．

6.2.8负责公司公文纸、信封、手抽等印刷品的定稿，并报部门总经理审批。

6.2.9领导交办的其他事项。

6.3行政公关部助理总经理：

6.3.1在行政公关部总经理领导下,协助推动日常行政工作。

6.3.2负责写字楼的办公秩序及防火、防盗、安全保卫、清洁卫生工作。

6.3.3负责办公家私、办公设备、机关食堂餐饮设备等固定资产的订购、管理工作。

6.3.4负责写字楼电话系统的统一管理及节假日值班安排。

6.3.5负责公司车辆的调度及管理工作。

6.3.6负责与管理处的协调、沟通。

6.3.7负责公司大型会务的安排，协助相关策划工作。

6.3.8协助做好食堂管理工作。

6.3.9负责公司工作总结等相关文件的起草和大事记等的编写工作。

6.3.10领导交办的其他事项。

6.4档案管理员：

6.4.1负责公司档案管理制度、规范及分类大纲的拟制、修订工作。

6.4.2收集处理各部门移交的档案。

6.4.3建立和完善档案计算机管理系统。

6.4.4提供档案信息供各部门使用。

6.4.5对各部门档案工作进行业务指导。

做好档案室日常管理工作，定期进行“八防”检查。

6.4.6．

6.4.7推动和指导香港承建及各子公司的档案工作。

6.4.8协助部门行政总务工作。

6.4.9协助部门公关宣传工作。

6.4.10协助负责本部门规章制度的拟制、修订工作。

6.4.11领导交办的其他事项。

6.5总经理秘书：

6.5.1跟踪实施总经理日常事务的管理工作。

6.5.2掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作。

6.5.3接待总经理的来访人员。

6.5.4负责总经理签署文件的落实及催办工作。

6.5.5负责总经理文件档案的管理工作。

6.5.6负责食堂费用结算及公司员工就餐管理工作。

6.5.7协助、配合做好行政公关部其他日常工作。

6.5.8领导交办的其他事项。

6.6秘书：

6.6.1负责公司公文管理及其他日常文秘工作。

6.6.2负责公司印章的管理使用，统一办理各部门、地盘印章的刻制和登记。

6.6.3负责公司各类会议的通知和会务工作。

6.6.4负责写字楼办公用品的购置、保管与发放工作。

6.6.5负责传真件和领导电子邮件的管理、跟进工作。

负责车船、机票的预订及费用结算。

6.6.6．

6.6.7负责来往人员的住宿安排工作。

6.6.8负责写字楼各楼层钥匙的统一管理及配备工作。

6.6.9领导交办的其他事项。

6.7前台文员：

6.7.1写字楼维修、保养的联系。

6.7.2公司领导办公室早晨的茶水准备。

6.7.3公司信件、资料的整理、分发。

6.7.4报刊的预订及每日的及时分送。

6.7.5电话接转、接待公司到访客人并及时通知有关人员。

6.7.6公司会议室、接待室分配与使用安排、茶水准备及清洁整理。

6.7.7写字楼行政仓库及办公桌椅的统一管理。

6.7.8写字楼电话故障的报修，写字楼电话、手提电话帐单汇总及结算。

6.7.9写字楼饮用水的订购通知。

6.7.10协助花木的日常养护，保证写字楼植物及观赏鱼的鲜活。

6.7.11领导交办的其他事宜。

6.8司机：

6.8.1安全行车，并及时办理车辆保险到期的续期手续。

6.8.2车辆日常保养与清洁，做好行驶及维修记录。

6.8.3写字楼、食堂清洁用品、食物及其他物品的采购。

6.8.4各楼层饮水机的管理及饮用水采购。

6.8.5电话业务及办理。

过港车辆续期、变更等手续的办理。

6.8.6．

6.8.7定期去市政府取文件。

6.8.8协助、配合做好行政公关部其他日常工作。

6.8.9领导交办的其他事项。

6.9炊事员：

6.9.1保证食物原材料、辅料的采购渠道畅通、安全卫生。

6.9.2食物烹调程序卫生、科学，杜绝不熟、不干净的食物。

6.9.3保证食堂操作间及用餐场所的卫生清洁。

6.9.4保证用火、用电、用水操作安全。

6.9.5重大活动期间，保障员工、到访人员的及时用餐。

6.9.6员工用餐人数统计及日用品费用结算。

6.9.7领导交办的其他事项。

7行政管理

7.1公文管理

7.1.1收文

7.1.1.1收文办理程序包括签收、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁。

7.1.1.2政府部门、上级公司及各子公司、部门来文，均由行政公关部收发秘书统一登记编号，经行政公关部总经理签署拟办意见后，送交相关领导、部门批阅；

各子公司来文尽量要对口，有关事宜要先报股份公司相关部门，如有需要，由其报公司领导，而不能直接行文公司领导。

公司领导负责文件的送阅及催办，,行政公关部根据阅批范围7.1.1.3．

及各相关部门对文件应及时阅看并签字，之后应退回行政公关部，不得自行传递，以防丢失和延时误事。

7.1.1.4来文处理必须做到及时、准确、安全，必须严格执行保密原则和有关保密的规定，确保公司商业秘密的安全。

7.1.1.5各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理,或复印一份留存办理,但需将处理意见或结果标注于公文签上,并将原件退回行政公关部归档备案。

7.1.1.6传阅文件,请阅后签名并注明阅文日期,不得以圈阅代替签名。

7.1.1.7经有关人员带回的发给公司的公文及有关会议文件,应统一交行政公关部登记、收存。

7.1.1.8政府致公司领导的信件，由收件人开封并视信件情况决定处理意见后，一般交由行政公关部保存。

7.1.2发文

7.1.2.1发文程序包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁。

7.1.2.2****公司常用的公文种类：

7.1.2.2.1决定：

适用于对重要事项或重大行动做出安排。

7.1.2.2.2通告：

适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

7.1.2.2.3通知：

适用于批转下级单位的公文，转发不相隶属单位的公文；

发布规章；

传达要求下级单位办理和有关．

单位需要周知或者共同执行的事项；

员工的职务任免和聘用；

召开各种会议。

7.1.2.2.4通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

7.1.2.2.5报告：

适用于向上级机构（董事会、股东大会）汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机构的询问，不得夹带请示事项。

7.1.2.2.6请示：

适用于向上级机构请求指示、批准，要求一文一事。

7.1.2.2.7批复：

适用于答复下级单位请示事项。

7.1.2.2.8函：

适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题。

7.1.2.2.9会议纪要：

适用于记载和传达会议情况的议定事项。

7.1.2.3****公司公文格式及字体规则:

7.1.2.3.1文号:

四号仿宋GB2312左齐

7.1.2.3.2标题：

三号黑体居中

7.1.2.3.3正文：

小三号仿宋GB2312

7.1.2.3.4每行28-30字,每页28-30行。

视正文内容多少,行间距定义为最小值或单（双）倍行距,并通过调整字间距,

尽量避免“此页无正文”和段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、完整、美观。

第二层为第一层为“一”，正文中的结构层次序数为，7.1.2.3.5．

“

（一）”，第三层为“1、”，第四层为“

（1）”。

7.1.2.3.6除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。

7.1.2.3.7附件：

正文之后,成文时间之前，注明顺序和名称。

7.1.2.3.8成文时间：

四号仿宋GB2312右齐以领导签发日期为准。

7.1.2.3.9印章：

除会议纪要外,应加盖印章（需“骑年压月”）。

7.1.2.3.10抄报、抄送：

四号仿宋GB2312与正文齐。

7.1.2.4公文用纸统一采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm），左侧装订。

以“****公司”或其它公司名义发文，要分别采用相应的公司信笺，并加盖相应印章，不得混用。

7.1.2.5凡以****公司名义发文，文稿由各相关部门使用统一的拟稿纸草拟并签名，部门负责人核签，然后交行政公关部复核（如与其他部门有业务联系,还应进行会签），行政公关部负责确定发文范围、印发份数和缓急程度后，呈****公司总经理（或授权副总经理）签发。

7.1.2.6经总经理（或授权副总经理）签发的文件底稿退回行政公关部进行登记、编号、打印和发送。

7.1.2.7草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔，不得在文章装订线以外书写。

序（第）年份（字）部门XXX（其发文号为：

公司名义发文，****以7.1.2.8．

号）号，如下：

****公司行政公关部：

XXX行字（年份）第（×

×

）号

****公司人力资源部：

XXX人字（年份）第（×

****公司财务资金部：

XXX财字（年份）第（×

****公司投资发展部：

XXX投字（年份）第（×

****公司发展管理部：

XXX发字（年份）第（×

****公司营销策划中心：

XXX营字（年份）第（×

****公司规划设计中心：

XXX规字（年份）第（×

7.1.2.9XXX各部门可自行发文，亦可在公司文号后面加综字，如：

“XXX行综字”等，但不允许占用公司文号。

7.1.2.10****公司控股的各子公司：

。

XXX公司领导上行文抄报：

董事会、股东大会、XXX公司所属各部门、各子公司。

上行文只呈报公上行文抄送：

****抄送与文件内容相关司领导传阅，勿抄送公司领导个人，另外，的部门。

****公司所属各部门、各子公司。

下行文主送：

公司领导。

下行文抄报：

****7.1.2.11上市系公司、非上市系公司需根据权限逐级行文。

公司发文，不得抄报领导个人或部门，也不得抄送领导7.1.2.12

个人。

需公司领导及各部门周知的，由行政公关部负责传阅。

属于部门或子公司职权范围的事项，应当由部门或子公7.1.2.13．

司自行发文，不受公司公文格式限制，且只需报送公司分管领导和有关部门，避免滥送。

7.1.2.14严肃公司行文制度，要注重效用，做到少而精。

7.2制度管理各部门管理制度由人力资源部7.2.1公司各部门应制定本部门管理制度，，行政公关部发文执行，格式参照《行政公关部管理制度》审查批准，其中：

管理制度包括封面、索引、正文、附表四个部分，格式参照《行政7.2.2

公关部管理制度》，其中：

部管理制，居中；

“XXXX7.2.3封面：

“****公司”为小二号，黑体（加粗），度”为一号，黑体（加粗），居中；

成文年月为三号，黑体（加粗）居中；

下划线，居中。

索引：

“索引”为二号，宋体；

索引内容为宋体，五号。

7.2.4

正文：

正文包括目的、范围、解释、部门职责范围、组织架构表、7.2.5小四，正文字体为宋体，员工职责描述、部门业务描述等七个部分；

第二第一层为“1”，1.5段落为倍行距；

正文中的结构层次序数为，”，第五层为”，第四层为“1.1.1.1“1.1”，第三层为“1.1.1为层”，各层次首行要缩进。

“1.1.1.1.1如：

+序号的格式，）附表流水号采用附表：

M（Management+年度7.2.6；

附表标题为黑体，三号，居中；

附表内容为宋体，四号；

M02-01一张表单为一页。

右边注明“版本：

居中；

宋体五号，部管理制度”，XXXX注明“页眉：

7.2.7．

VerX.X”，宋体五号。

7.3印章管理

7.3.1行政公关部负责****公司行政公关部印章的使用管理。

7.3.2行政公关部负责****公司公章、财务专用章、合同章及各部门章的刻制、更换及日常使用管理工作。

7.3.3****公司的印章需由公司总经理、副总经理签署，方可使用。

一般性事务，授权行政公关部总经理签署。

7.3.4凡公司领导已签署的文件、合约，如需用印，视同领导同意，可直接与行政公关部联系办理。

7.3.5遇特殊情况，需在空白纸上加盖公司印章时，必须经****公司领导批准，登记签收。

如未使用，须退回行政公关部。

7.3.6非签约等特殊情况，不得携带公司印章外出。

必须携带公司印章外出时，要经公司领导同意，并由经办人在行政公关部办理借用手续，按时归还。

公司印章外借时间，责任由借用人承担。

7.3.7行政公关部负责填写印章使用登记表，包括时间、用途、份数、批准人、承办人。

7.3.8凡授权有关部门管理使用的印章要严格用印制度,认真履行登记签字手续,不得擅自扩大使用范围；

印章须有专人保管,不得随意转交他人。

7.4会议室管理

7.4.1写字楼大、小会议室由前台文员负责管理，董事会议室、贵宾接待除重要会议或外事活动外，原则上，厅由行政公关部秘书负责管理。

一般不安排使用董事会议室及贵宾接待厅。

7.4.2各部门使用会议室召开会议，应填写“会议室使用申请表”（见附表M02-01），预先将会议时间、人数、内容、参加人员通知行政公关部，由行政公关部统筹安排会议室的使用。

7.4.3会议室投影仪、电视及音响设备的使用，需由使用部门事先向行政公关部提出申请，经批准后，由行政公关部委派专人负责操作，其他人员不得擅自动用。

7.4.4会议前，会议室管理人员负责会议室灯光、茶水的准备；

会议结束后，应及时做好清洁、整理工作。

7.4.5提醒会议室使用人员着装整洁、勿大声喧哗、严禁吸烟。

7.5办公用品管理

7.5.1公司写字楼办公用品由行政公关部统一购买。

各部门须指定专人负责报领；

急需且行政公关部没有库存的文具用品，由部门购买后，需经行政公关部负责人签字，方可到财务部报销。

7.5.2领用文具，需填写“领取文具申请表”（见附表M02-02），并由领用部门负责人签字认可。

7.5.3各部门每月30日前，将所需办公用品数量汇总至行政公关部收发秘书处，由其负责准备。

7.5.4每月5日、20日为办公文具领用日，其他时间不再零星发放办公用品。

7.5.5凡100元以上较贵重文具，由行政公关部负责人审批后，方可购买。

计算器、胶纸座、订书机等不易耗损用品，一次配齐后，原则上不7.5.6．

重复发放。

如丢失，需由部门负责人签批；

如破损，需以旧换新。

注意节约开支，不得铺张浪费。

7.5.7公司信笺、信封的印制，需严格统一字体、颜色和规格，以保持公司对外的企业文化形象。

7.5.8各部门对领用的印有公司字头的信封和信笺要严加管理，防止其他人员利用公司信封、信笺做有损公司利益的活动。

7.6电话、传真机管理

7.6.1行政公关部委派专人负责管理和操作15楼电话总机、各部门传真机，并做好日常养护及维修联系工作。

7.6.2公司写字楼电话一般不开通国内、国际长途。

因业务需要开通国内、国际长途电话，必须严格履行申请、审批手续。

使用人必须提出申请，填写“开通国际、国内长途电话申请表”（见附表M02-03），部门负责人批准，经行政公关部总经理确认后，方可由前台文员负责开通。

7.6.3凡未按公司规定擅自开通国内、国际长途的，一经查实，所发生的费用及法律责任一概由当事人负责。

7.6.4因公使用长途电话，提倡用17909IP拨号，并尽量缩短通话时间，可以用电子邮件、传真办理的业务，尽量不使用电话。

7.6.5任何员工均不得使用传真机拨打长途电话和本市电话。

7.6.6建立传真件发送登记、审批制度。

凡发出、收到的传真件，必须进行登记。

不得使用传真机办理私人事项，与工作内容无关的私人电话费用，7.6.7．

由个人支付。

7.6.8行政公关部负责不定期对电话、传真机的使用情况进行检查。

7.7车辆管理

7.7.1公司车辆主要是保证公司领导及重要宾客接待、员工出差接送以及其它重要活动等。

7.7.2公司车辆由行政公关部统一调度。

如遇特殊情况,公司领导直接向司机要车,司机应及时报告行政公关部领导，以便及时掌握车辆调度和使用情况。

其他人员一般不得随意调动公司车辆（含工作时间以外）。

7.7.3各部门用车须填写“车辆使用申请表”（见附表M02-04），行政公关部按所要求的人数、时间、地点派出适合的车辆。

7.7.4申请用车到***市以外地区，一般须5人以上方予派车。

7.7.5遇公司领导和接待工作繁忙，行政公关部安排车辆有困难时，有权调动子公司或其他下属公司车辆，下级单位应服从大局，予以工作上的支持。

7.7.6各子公司如购买车辆，须事先申报，征得总部相关部门同意并报股份公司领导批准后方可进行。

7.7.7司机要按要求时间、地点出车，一般应提前5分钟到达出车地点，如系接听电话指令，应重复一遍时间、地点，以免失误。

7.7.8司机行车应遵守交通规则，注意礼貌行车，要为公司领导及重要宾客打开车门。

保持车辆清洁，定期保养维修。

7.7.9．

7.7.10手提电话要保持电源充足，随时接收，不得随意关机。

7.7.11原则上任何人士不得将公司车辆开回家泊车过夜，未经允许，擅自将公司车辆开回家过夜者，不但要受到批评，一旦发生车辆问题，责任将由当事人负责。

7.8写字楼管理

7.8.1写字楼工作员工应遵守劳动纪律，文明办公。

7.8.2公司员工上班时间，必须佩带工作证，男仕必须着西装或衬衣扎领带，仪容整洁；

女仕须着装整洁、大方得体，周六可着便装。

7.8.3行政公关部前台文员每日应提前20—30分钟到达工作岗位，做好报纸、信件的分发工作，并将各领导的水杯清洗干净，将开水瓶注满开水。

7.8.4接待客人，热情有礼；

商谈业务，耐心诚恳。

写字楼内严禁大声喧哗，聚众谈笑。

接听电话，使用礼貌、低声的语言。

7.8.5无特殊急需请示、报告事项，不得打扰公司领导接待客人。

凡需到公司领导、部门领导办公室时，必须敲门通报，得到允许后方可入内。

7.8.6不就随便打断他人谈话，不准随便翻动他人桌上的文件、物品。

7.8.7办公场所要保持桌椅整齐，文件物品要摆放整齐，不得乱堆乱放，做好个人桌面的清洁卫生工作。

7.8.8领导布置任务或与之交谈时，应立即起身回应，接听电话应态度和蔼、语言简约。

禁止在写字楼用餐、吃零食、吸烟，不得乱扔纸屑或污染地毯。

7.8.9．

7.8.10上班时间，公司员工内部上下楼层联系工作，一律不准使用电梯，请走消防梯。

7.8.11未经行政公关部许可，不得任意增加电器和大型办公设备；

也不得擅自移动办公家私、办公设备及绿化花草。

7.8.12写字楼各层大门及消防门钥匙，未经许可不得私自配制。

认真做好防火、防盗、防破坏工作，发现问题及时解决或报告。

7.8.13节假日前，需进行安全保卫工作大检查，落实值班人员，检查水、电、门、窗、气开关是否关闭及保密文件的安全存放。

7.8.14各子公司购置或租赁写字楼，必须事先申报，征得总部相关部门同意并报股份公司领导批准后方可进行。

7.9食堂管理

7.9.1****公司总部食堂服务宗旨为:

以人为本,为员工服务、为生产服务。

7.9.2服务意识超前，服务态度和蔼，服务范围周到。

7.9.3保证每日三餐的正常服务及按领导要求的节假日服务。

对因工作、加班来迟的员工随时提供服务，保证供应。

7.9.4外单位人员到食堂用