无纸化会议系统建设性方案说明书.docx
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塑造世界一流品牌 多媒体会议系统系统
—无纸化交互会议系统—
建
设
性
方
案
目录
第一章项目需求分析 4
1.1项目概况 4
1.2需求背景 4
1.3需求分析 5
第二章可行性分析 6
2.1系统的发展趋势 6
2.2系统建设必要性 7
2.3系统建设的价值 8
2.3.1有效的提高工作效率 8
2.3.2更好的体现绿色环保 8
2.4建设资金可行性分析 9
第三章多媒体会议建设内容 10
3.1设计原则 10
3.2系统设计 10
3.2.1系统设计 10
3.2.2系统架构 12
3.3系统功能 12
3.3.1会前准备 13
3.3.2会中功能 15
3.3.3会后归档 17
3.3.4技术要求 18
第四章施工部署 23
4.1施工目标 23
4.2施工准备 23
第五章项目组织结构及人力计划 24
5.1项目组织结构图 24
5.2人力资源计划 24
第六章施工总体进度计划及保证措施 26
6.1施工进度计划编制说明 26
6.2施工总体进度计划 26
6.3施工总体进度计划保证措施 26
6.4主要工序施工顺序 27
第七章工程材料设备管理 28
7.1材料设备采购 28
7.2材料设备进场交接 28
7.3材料设备验收标准 29
7.4材料设备的存贮管理 29
7.5材料设备的使用管理 30
7.6材料设备的状态追溯 30
第八章工程施工方案 31
8.1施工工艺及主要施工要点 31
第九章工程实施中几个重点及对策 34
9.1工程施工前期三个环节 34
9.2在弱电工程施工中五个阶段 34
9.3项目难点及措施 35
第十章工程验收 36
10.1工程验收流程 36
10.2工程验收说明 36
第十一章工程质量管理及保证措施 37
11.1工程质量管理 37
11.2工程质量保证措施 39
第十二章施工安全管理及保证措施 42
12.1安全生产组织管理 42
12.2施工安全保证措施 42
第十三章文明施工保证措施 44
第十四章工程保密措施 45
第十五章降低工程造价措施 46
第十六章培训计划 47
第一章项目需求分析
1.1项目概况
1)项目单位基本情况:
单位名称;
地址;
项目负责人;
联系电话;
2)项目基本情况:
项目名称;
主要内容;
预算总目标 阶段性目标情况;
项目总投入情况(包括人、财、物等方面);
1.2需求背景
根据项目实际情况填写
企业现场会议问题:
通过调研和客户访谈,企业会议存在如下需求和开展过程中的痛处:
1) 开会的准备周期长、效率低,要经过打印、装订、分发、签到、收集投影资料等过程,效率有待提高。
2) 会议成本高,打印或复印大量会议资料,耗费大量的纸张,还存在装订出差错的可能;
3) 含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的会议资料的打印和分发,会导致泄密。
4) 现场会议或大型会议坐后排参会者在看会议资料时,看不清的阻碍;
5) 移动办公的需求,想要轻便、简单而又高效;
6) 会前阅读会议材料,需要标记或者笔记资料内容和自己观点,但缺少一种工具在会前和会中都可方便使用。
随着传统的会议组织都会涉及会前准备、会中研讨、会后汇总等繁琐的工作。
加之的特殊性质,很多会议涉及不同等级的资料保密。
目前,公司各类会议均采用传统的政府组织方式,所以存在会前纸质资料与铭牌准备过程繁琐、工作量大且缺乏应变能力;会场排位手工管理、机动性差、效率低;演讲信息集中于传统大屏幕,距离远者观看困难,且不便实时交互;会议中资料修改情况难以记录,讨论过程无法保存;与会人员与服务人员间沟通不畅;纸质材料可能导致泄密,安全无法保障,对高端机密会议造成严重威胁,可能导致重大损失等等问题。
随着信息化会议时代的来临,对智能会议需求不断提高,网络的应用、轻薄高清显示设备面世、触摸技术的不断提高等使智能化会议普及成为了可能。
同时,会议资料管理还处在传统的文档管理方式。
会议资料打印成册,既浪费了人力、财力,又增加了内部会议资料泄露的风险。
无纸化会议管理系统的建设可提高自动化办公效率,实现无纸化会议、无纸化案件讨论,可降低行政办公费用,提高协同办公效率。
1.3需求分析
根据项目实际情况填写,无纸化系统实现的主要功能需求
1.系统采用纯网线组网,大大减轻了施工难度,提高了系统稳定性和可维护性。
2.该系统覆盖会前、会中、会后全部流程,提供高品质会议服务,系统支持会议签到,表决投票、上网、短消息通知、电子白板、手写批注、主持功能、中控功能等多项常用会议功能集成助力实现会议无纸化。
3.支持原文件智能支持原文件智能分发功能,不需要文件进行二次转化;智能分发件具备权限功能,与会人员如果不涉及这个文件,会议终端自动屏蔽该文件显示。
4.支持自由交互功能,任何会议终端在会议过程中按照会议安排支持一键广播本地画面到其他会议终端与大屏幕同步显示。
5.各终端可以一键退出同步画面进行自由异步查看会议文稿。
6.会议终端支持一键跟踪功能,会议终端在异步浏览文件的同时支持一键切换并跟踪主讲,显示主讲同步画面。
7.支持与传统信号互联互通,直接将会场的公共投影的:
PPT、远程视频等各种高清图像、视频,广播到各个会议终端,进行同步显示。
8.PC模式把无纸化终端作为普通PC电脑使用,并可以不借住其他第三方软件完成计算机桌面画面共享到其他会议终端与大屏幕同步显示。
9.支持主席控制功能,具备签到管理、议题管理、投票管理、信号管理、结束会议等控制权限。
第二章可行性分析
2.1系统的发展趋势
从技术发展的进程来看,电子会议系统已经历了三代:
第一代是全模拟技术;第二代是模拟音频传输+数字控制技术;第三代是全数字技术(数字音频传输+数字控制技术)。
第四代是无纸化多媒体技术。
一、 会议系统技术的发展
从技术发展的进程来看,电子会议系统已经历了三代:
第一代是全模拟技术;第二代是模拟音频传输+数字控制技术;第三代是全数字技术(数字音频传输+数字控制技术)。
第一代会议系统是全模拟技术的会议讨论系统,它首次采用"手拉手"连结的话筒、噪声门和小功率扬声器,不再需要蜘蛛网般的话筒引线,使用者只需要按动一个开关即可发言,不需要操作人员控制,不需要使用调音台,操作非常简单,是传统扩声系统的一大进步。
第二代会议系统产由于采用了数字控制技术,大大扩展了会议系统的使用功能,提高了会议效率。
但是由于音频传输仍使用模拟方式,传送每种语言至少需要一根专用传输线路,如果需要传送10种语言,就需要10根音频传输线和2根电源线及数字控制信号线。
这种专用传输线缆不仅昂贵、复杂,而且连接点的故障会增加,无法满足传送越来越多语种的要求。
模拟音频传输的另一个重大缺点是,音频信号电平的衰减随传输距离的增加而增加,使信号噪声比越来越差,系统的高频响应越来越差,通道之间的串音越来越大......,随着传输距离的增加(如超过50公尺),音质变差问题是无法克服的。
在大型会议系统中,接地问题引入的干扰(如照明设备、工业电器设备和广播通信设备等),一直是难以解决的另一个烦恼问题。
第三代产品是全数字会议系统,其核心技术是多通道数字音频传输技术。
多通道数字音频传输技术从根本上解决了多芯线缆模拟音频传输存在的接地噪声、设备干扰、通道串音、长距离传输等问题,声音保真度极高,接近CD音质,同时大大方便了施工布线,提高了系统的可靠性。
而第三代会议系统全数字会议系统具有音质优良、功能强大、可靠性高等特点,是目前会议系统市场的主流产品。
近年来,计算机技术、网络技术、无线传输技术等发展迅速,将这些先进技术应用于会议系统中,将使会议系统的功能更强大、性能更优越、操作更加人性化。
如今,无线化、网络化,及无纸化多媒体已成为会议系统的主要发展方向,其中无纸化多媒体会议系统有望成为第四代会议系统的代表产品。
“无纸化会议”由联合国非政府组织委员会于2003年提出,它用全电子模式运作会议管理,以减少纸张消耗、提高会议效率。
联合国于2010年1月1日对会议文件的使用、管理全面推行“无纸化”。
同时,现代高级别会议也已不再只是语音为主的音频会议,而需要大量多媒体信息交互,如会议资料、电脑文件、多种视频信息、网络浏览等。
总体来说,无纸化多媒体会议系统将无纸化会议、视频服务、会议服务等引入到会议系统中,将会议系统技术又推进到一个新的阶段。
2.2系统建设必要性
使用自动化会议系统的好处 :
针对企业会议的问题和痛处,通过使用自动化会议系统,我们可以解决如下问题:
1) 提高办公效率。
将会议过程中的各环节无纸化、无线化,将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程,将频繁召开的会议全部搬上电子平台,这样管理者可以在更短时间内完成多于以往的任务。
2) 降低办公成本,包括打印、复印、装订、会议配套设备(投影仪、移动白板、白板笔等)所产生的费用;
3) 解决会议投影内容看不清,姿势累的问题;
4) 满足移动办公需求,带平板、笔记本、手机即可参会,轻便、简单、高效;
5) 不需要每个会议室都配备投影仪,系统通过同屏可以起到同屏浏览的效果,没有投影仪也可聚焦重点;
使用自动化会议系统场景一:
使用前:
开一些领导决策的相关会议,综合部或者会议服务者要为各个与会领导打印相关资料,以便会上查看材料和发言。
这一项准备工作,非常耗费时间,也难免出错,同时耗费大量耗材成本。
尤其是当有大量文档的时候,此问题更严重。
作为参会者,可能自己带笔记本电脑入会,也可能直接使用打印的资料。
使用后:
会议资料无需再打印,只需把会议资料上传到服务端就已经准备完毕。
每一位参会者都会有一台安装“无纸化无线会议客户端”的平板,相当于一个“个人会议终端”,可通过无线网络访问到已经准备好的会议资料。
无需麻烦的用笔记本或使用打印的资料。
使用自动化会议系统场景二:
使用前:
会议参会者众多,后排总有人看不清投影内容。
使用后:
通过“个人会议终端”,可方便浏览已上传的会议材料,选择同屏,可跟随主讲人当前屏幕内容。
使用自动化会议系统场景三:
使用前:
领导需要发言,翻打印的资料指住某一页并且进行发言,所有参会者跟随一起翻打印的资料。
或者在电脑上打开该资料,然后连接投影设备,进行发言,当有多人需要发言时,需要切换设备等过程操作。
使用后:
主讲人可在参会者之间切换,切换后可把已经准备好的会议资料打开,所有参会者都可同屏查看。
方便很多、效率提高很多。
应用价值
该会议系统是一套会议的辅助工具,通过多种终端设备的屏幕同屏,及会议相关的辅助功能,解决企业无纸化会议的需求,解决参会者就近共同查看会议资料的难题,及会议过程中的障碍,达到降低企业会议成本、加强企业的会议管理、提高会议沟通效率和效果的目的。
2.3系统建设的价值
2.3.1有效的提高工作效率
办公规模日益扩大,管理者与被管理者志坚的
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