Access建立查询文档格式.docx

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记录是多个字段的集合。

同一个表的每一个记录都有相同的字段。

表的记录必须用一个公共的结构来存储，这个公共的结构就是表结构。

建立表的步骤是：

先设计表的结构，再在Access数据库中使用表向导或表设计器建立表的结构，然后再输入记录数据。

查询是定义用户想要操作的一组对象，通常用来组织表中的特定数据。

它与表所不同的是：

查询可以最示存储在当前数据库中不同地方的数据，甚至可以显示存储在当前数据库以外数据库中的数据。

1．使用向导创建表

Access的表向导，可以帮助用户建立一个表，表向导是创建表的一种最简单的方法。

设在磁盘上有一空数据库文件mydb.mdb，如果要在数据库中使用向导创建数据表的具体步骤如下：

（1）首先打开上面创建的“mydb”数据库，然后单击对象面板上的“表”，系统显示如图1-1所示的屏幕。

图1-1单击对象面板上的“表”

图1-2“表向导”对话框

（2）在对象列表中双击“使用向导创建表”，将进入如图1-2所示的“表向导”对话框。

（3）每选择左边选项按钮中的一个，将显示不同的示例表及示例字段，这里使用缺省的“商务”选项。

（4）在“示例表”中单击需要的表，这里为“产品”表，这时示例字段将发生相应的变化，在“示例字段”中选择“产品ID”后，单击“选定”按钮

，将此字段添加到“新表中的字段”中。

（5）按照步骤4提供的方法，依次将“产品ID”、“产品名称”、“产品说明”、“库存量”、“单价”字段添加到“新表中的字段”中，此时屏幕显示如图1-3所示。

图1-3新表中的字段

（6）如果在“新表中的字段”中存在不再需要的字段，则在“新表中的字段”中选择此字段，然后单击

按钮，将此字段移出。

如果发现加入到“新表中的字段”的一些字段名与要建立表的字段不相符，这时就需要“重命名字段”。

（7）在“请指定表的名称”框中输入表的名称“产品”后，单击“下一步”按钮，如图1-4所示。

（8）选择“MicrosotAccess自动为新记录指定连续数字”单选框，在“请确定哪个字段将拥有唯一标识每个记录的数据”下拉列表框中输入表的名称“产品ID”后，单击“下一步”按钮，如图1-5所示。

图1-4指定表的名称

图1-5确定主关键字段

（9）单击“完成”按钮，完成对“产品”表的建立工作，进入直接向表中输入数据的窗口，如图1-6所示。

图1-6直接向表中输入数据的窗口

（10）单击产品表中的关闭按钮

，返回到数据库窗口，如图1-7所示。

图1-7返回到数据库窗口

2．在设计视图中创建表

这是一种创建表的典型方法，用这种方法可以完全控制表中字段的数据类型和其他属性。

在设计视图中创建表需要先打开数据库文件，然后再在设计视图中创建一个名由用户命名的表，具体步骤如下：

（1）首先打开数据库（mydb.mdb），然后单击功能区上的“表”对象，双击“使用设计器创建表”，将出现如图2-1所示的数据库表“设计”窗口。

图2-1数据库表“设计”窗口

（2）在“字段名称”的第一列中输入字段名称：

订单明细ID，然后按Tab键进入“数据类型”列，单击此列的下拉箭头，弹出可选的类型列表。

从类型列表中选择需要的类型，这里选择“自动编号”。

按Tab键移到“说明”列，在该列中输入“订单明细编号采用自动编号方式”作为此字段的说明信息，这时你会看到如图2-2所示的屏幕。

图2-2确定字段名称和数据类型

（3）此窗口的下面为字段的属性表，单击“字段大小”属性，选择长整型为订单明细ID的字段长度，然后单击“索引”属性，弹出该选项列表中选择“有（无重复）”，屏幕显示如图2-3所示。

图2-3修改订单明细ID字段属性

（4）在数据库表“设计”窗口中，分别输入字段名称：

订单ID和产品ID，需要修改的字段属性有：

字段大小、标题和索引等，如图2-4所示。

图2-4确定订单ID和产品ID的名称和属性

（5）输入“售出日期”字段名称，选择数据类型为“日期/时间”。

单击“售出日期”字段对应的字段属性，由于在此字段中不需要输入中文，所以将输入法关闭，如图2-5所示。

图2-5输入“售出日期”字段名称

（6）单击“输入掩码”属性，然后单击其右边的“生成器”按钮

，这时提示要先保存表，在提示对话框中单击“是”按钮，进入“输入掩码向导”对话框，如图2-6所示。

图2-6输入掩码向导”对话框

（7）单击长日期（中文）选项后，单击完成”按钮，完成对“输入掩码”属性的定义工作，如图2-7所示。

图2-7完成对“输入掩码”属性的定义工作

（8）单击“默认值”属性，然后单击其右边的“生成器”按钮

，进入表达式生产器对话框，如图2-8所示。

图2-8表达式生产器对话框

（9）双击“函数”左边的“＋”号将出现“内置函数”子项，点击“内置函数”,在中间的列表框中选择“日期/时间”，在右边的列表框中列出所有的内置日期/时间函数，双击“Date”，这时就完成了“售出日期”字段默认值的设置，即采用机器的当前时间。

图2-9设置折扣字段的属性

（10）在上述数据库表中分别添加字段：

数量、单价和折扣，其中折扣字段的有效性规则为“<

1”，有效性文本为“Thisvaluemustbelessthan100%”，如图2-9所示。

（11）单击“订单明细ID”字段，然后单击“工具栏”上的主键按钮

将其设为主键，这时会在“订单明细ID”左边最示主键标志，如图2-10所示。

图2-10为数据库表设定主键

（12）单击表设计窗口右上角的“关闭”按钮

，弹出的对话框，回答屏幕上出现的对话框中的问题后，即可返回数据库窗口。

将“表1”改名为“订单明细”，结果如图2-11所示。

图2-11将“表1”改名为订单明细

订单明细表

订单明细

订单ID

产品ID

售出日期

数量

单价

折扣

1

2011-12-4

￥25.00

50.00%

2

￥24.00

80.00%

3

￥21.00

70.00%

4

￥5,350.00

100.00%

5

￥320.00

6

￥598.00

3．建立表间关系

Access使用关系关联各个表中的数据。

每个表都是一个独立的实体，本身有很多功能，但它又不是孤立的，它与其他表之间又有一个强大的纽带，用关系将表联结起来，可使数据库有更强的性能。

在建立关系之前，首先必须关闭所有打开的表，因为不能在已打开的表之间创建或修改关系。

在mydb数据库中，有产品表和订单明细表如下：

．产品表：

包含的字段有：

产品ID、产品名称、产品说明、库存量和单价。

．订单明细表：

订单明细ID、订单ID、产品ID、售出日期、数量、单价和折扣。

通过产品表和订单明细表中共同包含的字段“产品ID”，就可以建立两个表之间的关系，实施参照完整性及删除无效的关系。

具体步骤如下：

（1）首先打开“mydb”数据库，单击功能区上的“表”对象，然后单击“工具栏”上的“关系”按钮

，在此“关系”窗口的任一处单击鼠标右键，弹出快捷菜单，用鼠标左键单击“显示表”，这时将出现“显示表”对话框，如图3-1所示。

图3-1建立关系窗口

（2）单击要建立关系的表名后，单击“添加”按钮，将此表添加到“关系”窗口中，这里选择“产品”表及“订单明细”表，最后关闭“显示表”对话框，如图3-1所示。

图3-2将表添加到“关系”窗口中

（3）单击“产品”表中的“产品ID”字段，按下鼠标左键并将鼠标拖动到“订单明细”表中的“产品ID”字段上，然后释放鼠标左键，这时会出现如图3-3所示的“编辑关系”对话框。

图3-3“编辑关系”对话框

（4）选中“实施参照完整性”选项，这时你会看到下面的“级联更新相关字段”及“级联册除相关记录”的选项要为可选，这里选择“级联更新相关字段”，这样当一个表中的数据更新时，另一个表中的相应数据也更新。

单击“创建”按钮，创建这个关系，此时屏幕最示如图3-3所示。

用同样方法，创建多个表之间的关系。

4．使用数据表视图

在新建一个表以后，表是空的，只有向表中输入数据才能利用表来存储数据。

向表中输入数据最直接的方法就是使用数据表视图。

在输入数据之前，需要打开对应的数据库表，然后才可以输入数据，数据表视图与Excel中的电子表格很相似。

例如，使用数据表视图向mydb数据库的产品表中输入数据并修改数据表的布局，可以采用如下步骤：

（1）首先打开“mydb”数据库，单击功能区上的“表”对象，然后双击“产品”表，进入如图4-1所示的数据表视图。

图4-1打开“产品”表进入数据表视图

（2）在产品名称字段中输入“羽西指甲油”，然后按Tab键转至产品说明字段，输入相应的内容“6ml”后，按Tab键转到库存量字段，依此方法，直到记录末尾。

按Tab键转到下一个记录。

当移动到下一个记录时，从Access会对所输入的记录自动保存，在输入时也可以不依次移动到记录末尾，单击工具栏上的新记录按钮

，光标自动转到第一个空行中。

按照此方法输入相应的数据后，“数据表”视图可以显示全部数据，如图4-2所示。

行选择区

表选定器

扩展按钮

记录选定器

图4-2“数据表”视图可以显示全部数据

（3）如果单击扩展按钮

，就可以显示和该表有关联的子数据表，如图4-3所示。

图4-3显示和该表有关联的子数据表

（4）在“产品说明”列中可能会输入很多文字，这样此列的宽度就需要增加。

单击“产品说明”列标题区，此时此列高亮显示。

单击菜单栏上的格式命令，选择“列宽”命令将出现“列宽”对话框，单击“最佳匹配”按钮，Access自动根据最长的记录调整列的宽度，如图4-4所示。

图4-4设置指定列宽度

（5）在观看数据时，想要在滚过其他列时仍在屏幕上保留“产品ID”和“产品名称”列，单击要冻结的“产品ID”列标题区，然后按住SHIFT键，再单击“产品名称”列标题区，这时被选中的两列为高亮度显示。

选择冻结列必须为相邻的列，如果不相邻可以拖动该列到相应的地方。

图4-5冻结指定的列

（6）单击“菜单栏”上的“格式”菜单，在弹出的菜单项中选择“冻结列”命令，这时拖动“产品”表的水平滚动条，会看到“产品ID”和“产品名称”列是不滚动的，如图4-5所示。

要取消对“产品ID”和“产品名称”列的冻结，单击“菜单栏”上的“格式”命令，单击“取消对所有列的冻结”命令，就取消了对列的冻结。

（7）在滚动查看时，如果不想看到“产品ID”列，则单击“产品ID”列标题，这时此列高亮显示，单击“菜单栏”上的“格式”菜单，在弹出的菜单项中选择“隐藏列”命令，即可隐藏“产品ID”列。

（8）如果要显示已被隐藏的列，则单击“菜单栏”上的“格式”菜单，在弹出的菜单项中选择“取消隐藏列”命令。

出现如图4-6所示的对话框，图中最左侧被选中的复选框为显示列，