西软酒店管理系统系统基础知识手册50概要Word文档下载推荐.docx
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‘P口令’——操作员自己的密码,密码长度为1至7位,在密码输入时要注意字母的大小写的区别。
正确地输入工号和口令后,按回车键即可成功地登录到该系统中,屏幕上会出现如图(1-4)的界面。
Foxhis系统欢迎界面
图1-4Foxhis欢迎界面
此时用左键单击x关闭‘欢迎使用西软产品’的界面(或者用ESC键),即可进行正常的前台预定接待操作。
如果他人给你输了留言,系统将首先显示职员留言画面,如图(1-5)所示:
图1-5职员留言画面
其中:
1.留言人工号和留言人姓名:
给你留言的操作员的工号和姓名。
2.收言人号和收言人名:
你的工号和姓名。
3.留言日期和留言时间:
留言的日期和时间。
4.收到日期和收到时间:
你第一次查阅留言的日期和时间。
5.留言内容:
留言的具体内容。
6.屏幕右上角中的第一数字表示总的留言数,第二数字表示当前留言的序号。
此时,操作者可以进行以下的操作:
1.按[PageUp]键:
上翻给出前一个留言(若不止一个留言)。
2.按[PageDown]键:
下翻查找下一个留言(若不止一个留言)。
3.单击删除按键:
可删去当前留言。
删除后下次就不再显示此留言。
]
4.退出:
单击退出按键退出留言查阅功能,进入相应系统。
二.如何退出功能模块
一般情况下,操作员平时不必也不允许任意开、关机,遇到特殊情况应请系统管理员来处理。
如确需退出模块(如宾馆要停电时,后台部门正常下班等),则有以下2种常见的方法:
1.可选择模块中的‘其它’功能→‘退出’功能,如图(1-6)所示:
快捷键
图1-6退出子菜单
2.直接按键盘上的快捷键Ctrl+X;
不管是哪种方法,操作之后系统都会出现如图(1-7)的提示框
图1-7FOXHIS信息提示框
如果选择‘是(Y)’即可以退出该模块。
三.如何关机
正常关机的过程可以由以下三步完成:
1.退出正在应用的功能模块(方法参见上二.如何退出功能模块)。
2.单击‘开始’,出现如图(1-8)所示的界面,在‘开始’栏选择单击‘关闭系统’(图中兰色条所在位置),Windows会出现如图(1-9)的提示框,单击‘关闭计算机’前的圆,单击‘是(Y)’,系统自动关机;
3.切断电脑主机和显示器电源。
图1-8
图1-9
第二节系统菜单的构成
为了用户操作方便,系统通过屏幕将各功能模块象菜单一样显示出来,等待用户观察和选择。
下面以图(2-1)Foxhis预订接待系统的菜单格式为例,描述Foxhis系统的菜单构成。
图2-1预定接待系统的菜单
1.主菜单:
(如图2-1所示)就是进入系统后出现在屏幕顶端的那一行菜单,它显示了系统的各种基本功能。
例如:
“预订接待系统”的主菜单共包括以下七个部分:
1)散客2)团体3)AR帐4)房类5)房间6)报表7)其它
2.子菜单:
(如图2-1所示)单击选中主菜单中某一项,系统自动弹出其下拉式子菜单,子菜单中的每一条都对应相应的功能。
选择执行子菜单的常用方法有2种,介绍如下:
(1)移动鼠标,单击选中某一项,即可执行该项功能。
(2)用键盘右下方的↓或↑键移动蓝色条,将其停留在要执行的功能项,按回车键,同样可以执行该项功能。
3.工具栏:
(如图2-1所示)主菜单下的一组图形按钮,当您把鼠标指针停留在某一图标上时,系统自动会显示相应的功能提示。
单击图标可以直接进入该项操作,而无需从菜单中选择进入,这样可以简化操作。
这也是系统建议的一种方式,因为工具栏集成了模块中最常用的功能。
4.快捷键:
(如图2-1所示)在菜单系统中,如要快捷地操作某项功能,可以按下组合键[ALT]加字母(相应字母在系统中均以下划线标明)来快速选择。
如在预订接待主菜单中,按[ALT]+[G]键就可选择“团体”功能。
子菜单中,相应快捷键也会特别标明,如[Ctrl]+[X]键即为退出系统的快捷方式,系统在屏幕菜单上会有相应的提示。
至于其它许多功能按钮都支持快捷方式,例如‘是〔Y〕’你可以使用[Alt]+[Y]来实现快捷操作,说明中编写了《快捷键一览表》,读者可以根据需要查询此表。
第三节FOXHIS系统的基本概念
要掌握Foxhis系统,首先必须领会该系统的一些基本概念。
下面依次介绍以下这些基本概念:
帐号、楼号、房类、虚拟房类、房号、主单状态等。
一.帐号的构成和使用
帐号是客人帐单的计算机代号,它由计算机自动产生。
本系统有许多种帐号,如散客帐号、团体帐号、团体成员帐号、宾馆工作帐号、AR帐号、历史档案帐号和特别提醒客人帐号等。
但是无论什么帐号都由7位数组成,且有统一的规则。
熟记这些规则,有助于操作员快速掌握客人的分类信息(比如看到一个帐号能马上分辨是团体客人还是散客等)。
下面我们用下表(1-1)解释几种主要帐号的构成规则:
名称
第1位
2-4位
5-7位
举例
散客帐号
本年的最后一位
一年中的第几天(元旦为第0天)
流水号
2001003注释1
团体帐号
800001-949999之间按顺序取流水号
2800003注释2
团体成员
一年中的第几天+400
2401003注释3
宾馆工作帐
950000-999999之间按顺序取流水号
2950008注释4
历史档案档案
流水号
2000008
特别提醒档案
AR帐
1-2位固定为“AR”,后五位为流水号
AR00008注释5
表1-1Foxhis系统帐号
注释1:
“2001001”这个数的含义,第一个2取自于本年即2002年的最后一位,001说明今天是一年中的第二天(即1月2日),最后三位数003说明此人是1月2日本宾馆的第3位客人。
(思考:
解释帐号2023005的意思)
注释2:
“2800003”根据帐号的结构(第二位开始是800001-949999之间的流水号),此帐号必定为团体帐号。
类似与散客帐号,第一位数字2取自于2002年的最后一位,800003说明此团队是今年本宾馆接待的第3个团队。
注释3:
“2401003”第一位数字2含义同上即取自于2002年的最后一位,401根据团体成员帐号的构成规则可以拆成400+1,其中400说明此人是团体成员,1代表一年中的第一天(即1月2日);
最后三位数003说明此人是第3位客人。
注释4:
“2950008”第一位数字2含义同上即取自于2002年的最后一位,950008是950000-999999之间的流水号。
注释5:
任何一个AR帐都是以字母AR开始的,其后加上五位流水号。
例如AR00023代表它是第23笔AR帐。
二.主单状态
主单状态反映一个客人的信息在饭店中所处的状态,本系统对客人的不同状态用专门的字母表示,具体见表(1-2):
状态
状态含义
备注
R
预订状态
基本状态
I
当前在住的客人
O
当前已结帐的客人
D
昨日结账
C
已确认的预订,一般应该给他保留房间
其他状态
N
应到未到而被删除的预订NOSHOW
L
建议到其他饭店去的预订转馆
X
已被取消(删除)的预订
S
当前暂时挂帐的客人
H
有效的宾馆工作帐
表1-2几种主要的主单状态
要掌握整个FOXHIS系统,理解其主单状态的变化过程非常重要,所以要求使用者记住这些字母的含义。
以下图(3-1)为主单状态的流程图,你可以从中看到主单的状态是怎么转变的:
下图的信息流图中,字母表示客人主单的状态,箭头表示流转过程。
N
到
未X
预订取消
R入住I结帐退房O夜审D夜审历史档案
确住挂结
认入住帐帐
C入S
图3-1客人主单流转图
三、楼号与房号
本系统所指的“饭店”最多可由36幢楼组成,每幢楼由“楼号”来表示,每个楼号由一位字符表示,一般用字母A、B、C等来表示。
其房间用五位的房号来标记。
四、房间类型
Foxhis系统为了便于提供全面的客房信息,创建了各种类型的房类图表。
这些图表包括:
VC&
VD房按房类列表、VC&
VD房按楼层列表、客房列表、客房简报、实时房态表等。
下面我们首先以客房简报为例(图3-2),来看一下在这些图表中,房间信息分别是用什么符号来表示的。
在客房简报中有房号、房类、状态、预定房等列,系统中对于这些分类信息加以不同的标识。
本系统图标中使用了三种不同的方式来表示,具体介绍如下:
图3-2房间简报
1、对于每种房间类型Foxhis系统允许最多使用三个大写字母来表示。
系统中,常用以下符号来表示不同的房间类型:
VC——干净的空房(可卖房)OC——住房净房
VD——脏的空房(走房)OD----住客脏房
HU——自用房
OO——维修房
TP----临时态
EA--将到ED----预离
2、使用不同的图标显示房间类型,直观、形象,常用的有以下这些:
3、用以下符号显示特定的房间附加信息:
‘预订房’这一列中红色
表示在起止日期内将离开此图中起止日期是2002/09/25到2002/09/26,同时起止日期可以根据统计的需要加以修改;
黑色
表示将到达,
表示在住房;
维修房表示在该周期内要维修。
在整个系统中,有很多显示房间信息的图表,都需要用到以上这些图标。
熟记这些表示能帮助操作者快速有效的从图表中获取不同信息,提高工作效率。
五、虚拟房类
在实际应用中,不少饭店会碰到因楼层或朝向等不同而设定多类标准房等情况,实行不同门市价,但在相关报表及信息统计时则需要将其统一起来。
为了处理这种情况,系统在普通房类之上提出了虚似房类的概念。
例如设置一虚拟房类标准房,包含了景湖标准房、高层标准房、普通标准房等多类。
虚似房类主要应用于公关销售与预订接待系统,及相应的统计报表。
第四节FOXHIS系统的常用辅助功能
进入每一个Foxhis系统的功能模块之后,观察每个主菜单的最后一项,可以发现都是‘其它功能’。
图(4-1)显示的是前台收银系统的‘其它功能’,可以看到在‘其它功能’里有:
运行状态、职员留言、口令修改、打印设置、工具条、关于…更换操作员、退出,共八条命令。
本节将着重介绍‘运行状态’、‘职员留言’、‘口令修改’、‘更换操作员’、‘退出’这五个常用的辅助功能。
‘其它功能’的子菜单
图4-1前台收银系统菜单
一、运行状态
用于显示整个系统电脑运行的状况。
执行此功能的操作方式如下:
1、用鼠标左键单击主菜单上的‘其它功能’;
2、移动鼠标箭头至‘
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