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一式四联入库单分别由入库员(生产部)、保管员同时签字,按产成品入库流程办理,未签字、未质检的产品不能入库,不能收发货,财务判定为无效单据。
3.填写:
入库单中各项应规范填写,生产部开具入库记录表,登记产品数量、规格、型号。
保管员填写入库单,办理产成品入库,同时作为财务部月末计算产品生产成本的依据。
4.对帐:
入库单月末合计重量财务部相对应科目及生产部月报对账相符。
5.单据保管:
入库单按生产编号及产品规格分类,装订成册。
6.验收:
注意品种、数量、规格、质量有无问题.
三.领料单:
1.依据:
由用料部门填写一式三联领料单,经领料人签字,保管员据此发料同时签字确认。
2.单据保管:
按照原料种类分别装订成册。
3.对帐:
月末领料单、材料收发结存月报表财务对应会计科目一致。
四.出库单(产成品):
1.由业务部根据客户合同要求、通知开具一式五联《出库单》,由业务组开单员、保管员、提货人共同签字,仓库凭单签字发货。
2.出库单一式五联分配流程按财务部据流程规定办理。
仓库保管员未签字,未到场监督不许发货。
3.出库单中各项由业务部按单中各项规范填写(打印)作为仓库、业务部、财务部、客户联、出门联的依据。
月末由仓库填报产成品收发结存月报表,与营业部、同财务部对账月结相符。
4.保管按照产品种类记账,分类别装订。
5.存根联留存业务部核对,记账联交与财务,第三联保管记账,第四联作为出库单据交与提货人,第五联作为出门联交与公司门卫或者保安。
A制造企业仓库管理单据传递流程规范
1.入库单亦称进仓单、入仓单。
所有物资、物员、采购材料等进仓,均需填写进入库单。
本单一式四联,由保管员凭供应商送货单、采购合同、请购单或经审批的采购计划据实填写与验收。
2.四联单分配:
第一联为仓库存根并记账;
第二联为财务记账入账;
第三联为质检联;
第四联为客户联给供货单位查询。
3.质检部应同时出示质检报告,与仓库、采购三方同时签字,方可入库,否则判定为待检区存放,不能入库、不能发货出库。
4.附:
入库单流程图:
采购部门提供:
1.实物进仓
2.送货单
3.采购合同
4.请购单或采购计划
5.货物发票
采购部门:
凭送货单及采购发票等填制现金物料报销单
仓库:
凭单验收入库:
1.填写四联入库单、验收报告
2.四联入库单必须送货员、质检员、保管员同时签字
3.仓库留存第一联存根联
质检部:
在收到仓库传递的入库单,立刻进行检验,检验合格之后立即交与财务备案。
财务部:
凭第二联入库单及送货单、发票等填制记账凭证
采购与财务对账:
1.月结供应商当月采购量对账
2.月结供应商购货发票对账与签收
3.应付账款余额对账
4.付账计划核定
二.产成品(半成品)入库单
1.成品(半成品)入库,所有让售、销售、加工料销售等产成品(半成品)均需填写本入库单。
本单一式四联,由保管员依据生产部产成品加工入库单填写;
第一联为仓库存根联;
第二联为财务记账联;
第四联为生产联。
2.产成品(半成品)入库单流程:
依据生产部完工入库记录填写一式四联入库,同时留存第一联存根记账
凭入库单做成本计算及编制发出商品记账凭证,留存第二联
根据入库单做抽样检查,出具质检报告单,及时交与财务。
三.出库单
1.出库单,含产成品(半成品)、加工料、废次品等。
除消耗领料单外的销售让售,均需填写出库单。
本单一式六联,由营业部(业务组)凭销售合同(协议)、销售计划、客户通知等填写。
对发生质量退货(发生退货必须有质检部门签字认可)或重开出库单的由业务部重新开具红字出库单,经质检等部门确认,各方冲账。
2联单分配:
1.营业部存根记账
2.财务记账(应收账款或发出商品)
3.仓库记账
4.收货单位随货同行,(客户入账)
5.财务备查(出厂放行)
出库单流程图:
业务部:
开单,留存第一联
记账应收款或发出商品,留存第二联
记账第三联
司机或取货员:
提货随货同行,留存第四联
取货员:
出厂放行,留存第五联(出门时凭此出门,此联交与保安或门卫)
四.领料单
1.领料单即仓库所有物料出仓,均应填写领料单。
2.领料单流程:
记账输单留存第一联,
财务:
留存第二联,凭单做材料分配消耗表
领料部门:
留存第三联,作对账领料控制
第二部分
费用报销管理
一、费用报销:
目的:
为严格控制非生产性费用开支,防止铺张浪费,提倡勤俭节约,费用包括:
借支费、办公费、电话费、差旅费、车辆费报销等。
费用报销凭《费用报销单》核报,指无实物形态的、自制原始凭证等经济事项的发生报销。
主要流程:
报销流程:
1.报销人按照《费用报销单填写规范》填写,注意原始凭证粘贴规范整齐有层次,正确填写张数。
2.部门主管签字确认费用发生是否合理、真实。
3.报销人转给公司出纳进行初步审核。
4.由出纳传递给主管会计进行复核。
5.最后由公司主管签字确认,经出纳报销支取现金。
二、物料(费用)报销:
1、报销程序:
仓库填写入(进)库单(凭计划、发票送货单等)借款经办人填写相关报销单、物料(费用)单、粘贴单.
程序参照借款流程
2、费用报销不需办理入库手续,差旅费报销需另填差旅费报销单,附后票据还需有粘贴单规范原始凭证。
3.报批原则:
(1)原始单据必须真实、清晰、完整,凡因涂改或撕裂行起原始单据模糊不清的,财务部有权拒绝报销;
对虚报和假票按“报多少罚多少”原则处理,所报货款金额清缴;
对手续不全、不完整的要求更正、完善和补充。
(2)凡属材料、固定资产的采购报销,均事先由采购部提交采购计划,按相关程序报批后,连同单据办理入库或检验手续,方能报账。
(3)有关报销单据均由报销经办人亲自填写,做到内容完整、数据真实,符合财务制度规定。
填写报销单各要素齐全,如:
日期、金额、附件张数、费用用物料归属部门和用途等,附件分类粘贴。
(4)当月费用当月报销,凡发票日期与报销日期相隔30天以上者,不予报销,特殊情况,须经公司主管批准。
4.报批管理办法:
报销依据:
①原始税务发票(尽可能开具增值税进项抵扣发票),原则上不受理收款收据;
②入(进)库单(一式四联,按入库规范验收签收);
即采购、保管、质检、财务四方签字;
③采购合同或合约、协议书;
④物料(费用)报销单(经办人亲自填写);
⑤送货单(供应商提供)及其他有效凭据。
另:
1.生产废料(含废品等)统一由采购部联系出售,由保管办理出库手续,财务凭单收款,行政保安凭出门联放行。
2.员工宿舍的物品、水电费用核定,食堂物品及伙食费等后勤费用物料管理,统一划归统筹管理,财务部监控执行。
三、办公费用管理:
办公费用在管理费用中列支,包括办公文具、印刷品、日用消耗统一划归采购部按月统计各部,由采购部按月度计划经核批后统一采购,入库核报,财务部监控执行。
办公用设备、车辆、低值易耗品采购及广告、保险、修理等费用,大额发生要做年度计划,临时发生要报公司主管批准。
四、借款管理:
借款程序:
1.借款人填写借款单
2.借款人所属部门主管审签
3.公司主管签字审批
4.财务主管签字
5.借款人到出纳处支取现金
6.借款人领款签字
7.出纳将借款单转会计编制凭证。
注意:
1.大额借款以万元为限,均需提前一天通知财务部,以便筹措现款,固定资产购置和生产用料,均需月份计划采购,经公司主管审批后,转财务部安排资金。
2.所有借款必须于任务完成后的一周内归还或报账,(含出差人员,节假日顺延),对逾期不归还的款项,财务部则在借款人工资中扣除或责令归还(或报账);
因费用报销不及时或报销单填写不规范、不真实的,由此造成延误或损失,均由报销部门(借款人)负责。
3.出纳应严格按财务制度规定办理借款业务,严格控制额度,转账及现金支票均应符合银行结算制度规定。
4.审批权限(单位:
人民币元)(另行规定)
5.财务部每月底编报超期借款余额表,送交借款人的部门负责人,并通知工资管理人员追款、扣款和罚款,罚款额度待定。
6.员工离开公司的,由部门负责人追索欠款;
如该欠款属超期、财务部又已通知过借款审批人,则由部门负责人承担相应责任。
五、备用金核定:
1.对经常有业务联系的,含采购、差旅等费用,由经办人申请,该部主管初审,公司主管审批,财务主管签字确认。
对离辞退员工,需先到财务部办时备用结算手续,方能办理离辞职手续。
2.对业务活动暂未开展或长期占用备用金未予报销的经办人,财务部通知责令限期扣款。
第三部分
物资采购管理
公司需购物品(料)一律由专职采购人员购买,其他人员均不得采购任何公司物品。
当非采购人员未经委托或领导许可,擅自购买公司物品(料)的,财务部不得予以报销。
采购人员必须严格遵守“货比三家,选优而用;
物美价廉,调价确认”原则。
采购部门应建立以下档案及报表:
1.供应商送货单、购货发票补开发票、请购单或采购计划、采购合同(协议)归档、订立、完善;
2.采购计划价格制定及明细表呈报;
3.供应商详细档案异动明细表
4.付款计划月报、采购报价明细表呈报;
5.所有物料(物品、物资)实际价格、计划价格编码明细表建立健全等。
采购部物资采购发票管理的暂行办法
发票是一种重要的见证经济活动的凭证,特别是增值税专用发票在开具、取得、抵扣等环节有严格的税收政策条文监管,增值税专用发票的抵扣直接关系到公司税收负担的问题,在涉税事项中一定要谨慎从事。
因此,特根据我公司的具体情况作出如下规定:
一、采购物资的类型划分:
1.生产型耗用:
原材料、辅助材料、五金工具(刀具)、其他低值易耗品、燃料;
2.办公型耗用:
办公文具、用品;
3.固定资产类:
机器设备、电子设备、运输工具;
4.饭堂饮食物资:
饭堂米、油、菜、调味品等;
5.业务招待类:
烟酒食品等。
二、按上述类别划分后,需要开具发票的层次可以下述描述:
1.
生产型耗用:
必须开增值税票
增值税票、普通票
普通票、装修工程
4.食堂材料:
普通票
三、财务入帐对发票的处理:
1.有票的纳入规范的财务核算;
2.无票的放入福利费用的开支或其他处.
四、开具增值税发票而暂时不能的,采购部将收据集中造册登记保管好,以后集中处理;
物品交仓库,仓库先作代管处理或暂估入帐,此部分也应与采购部
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