人事助理工作流程.docx
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人事助理工作流程.docx
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人事助理工作流程
人事助理工作流程
第一章招聘
一、社会招聘
<一>联系渠道(如前程无忧)
根据人事主管安排,与相关渠道进行沟通:
确定发布时间、发布简章内容,在规定时间完成信息发布;
<二>设计制作招聘宣传网
<三>每日刷新职位
<四>简历筛选、汇总及通知面试
简历筛选及汇总
⑴根据不同职位的要求(与人事主管沟通)筛选简历,筛选过程中如有异常情况(如不符合标准的很多等)及时汇报人事主管;
⑵就筛选结果按职位制作汇总表(总人数、姓名、性别、联系方式、应聘职位)上交至人事主管;
⑶人事主管确定面试形式及面试时间。
2、通知面试的流程:
面试前一天短信通知应聘者(重点需电话邀请)→汇总面试人数告知人事主管→面试开始前3-4小时,短信提醒如“盛大温馨提示”→汇总最终面试人数,提前2小时告知人事主管。
<二>物资、人员准备
1、面试:
面试登记表、题目(无领导小组讨论题目、演讲题目、笔试题目)、评分表、白纸、备用笔;(小组讨论题目、笔为面试官备一套)
2、笔试:
笔试试卷、评分表、备用笔;
3、面试人员:
与人事主管沟通面试官人选,提前通知各个面试官:
面试的时间、形式、应聘人员基本信息等。
<三>面试当天
面试环境维护:
保证面试环境的安静(关上门窗、挂上签到地点、请勿打扰的门牌);
面试前的登记(简历需注明序号及应聘职位)、接待工作(引导至休息室休息:
为提前到的应聘者倒茶、提供书籍、告知大概面试时间)
提前15分钟再次与人事主管沟通具体面试时间、到位人数,并上交简历;
应聘者的座位(按序号坐)、序号安排;
5、通知面试人员进入面试室(上一个面试完就安排下一个进入)。
<四>通知面试结果:
一般选择面试的第二天短信通知。
<五>注意事项:
短信通知:
务必明确确表明时间(日期加星期,不得有误),短信发送后应确认应聘者收到短信,未回复的及时联系。
接待工作:
引导至休息室时需明确告知应聘者休息室地点;接待时应面带微笑,礼貌对待应聘者;迅速记住应聘者的姓名,以某某经理称呼;及时通告面试时间,若面试者等候时间较长需向其表示歉意并告知需等候的大概时间。
如有特殊情况应及时与人事主管沟通。
二、校园招聘
<一>联系展位:
电话联系学校就业中心→确定展会或宣讲会的时间、地点→将营业执照副本和招聘简章传至邮箱→传回执单。
<二>出发前:
1、资料设备准备及招聘人员安排:
资料设备:
易拉宝、横幅、喷绘、宣传手册、音响、投影仪、电脑、招聘试卷、备用笔、白纸、剪刀、胶带、宣讲时间地点通知单;
招聘人员:
与人事主管确定参加人员,提前告知工作内容、时间、地点等。
出发前一天提醒相应人员出发时间及准备事项。
2、与协作方联系:
确定驾车路线、核对宣讲地点,并电话联系相关学院就业老师做好宣传工作。
<三>面试当天
1、维持现场秩序
2、宣讲会开始时:
介绍公司参会领导,并有请宣讲人
3、面试或笔试开始时:
收集简历并注明应聘岗位,对人员进行分组,计时;其它与社会招聘当日流程类似。
<四>招聘会后工作:
招聘现场物资的整理、简历的汇总;
向学校老师表示感谢(就业办电话感谢,院系老师短信感谢);
第二天短信通知面试结果;
人员确定录用后,向学校发学生录用函,以加强学校对我公司的认可。
员工报到
一、员工报到当日
1、员工报到当日的前一天下午,短信提醒报到时间并表示欢迎。
2、新员工报到后,微笑欢迎,安排座次(提前和人事主管沟通)并告知当日日程。
3、在培训前带领新员工介绍公司新老员工认识。
二、收集入职资料
1、往届生(社会经验)资料:
个人简历、身份证原件及复印件、学历证明原件及复印件、学位证原件及复印件、原单位离职证明(原单位电话必须有)、一寸近期免冠照片。
2、应届生:
个人简历、学生证原件及复印件、学习成绩单(院系盖章)、就业协议书、就业推荐表、获奖证明原件及复印件、一寸近期免冠照片,毕业后上交学位证、学历证原件及复印件验收。
三、发放相关资料
发放相应相关资料:
员工通讯录、员工手册、入职通知单、工作用具(如工作包、文件夹、笔记本、笔)视情况发放。
四、入职资料审核并登记
<一>资料验收,填写入职登记表
员工上交资料后,发放入职登记表,一天内填写,填写完毕收回,更新员工档案,人事助理对其相关证件进行核查后报人事主管审核,无误后原件当日退回。
<二>汇总新同事入职资料上交情况及审核情况,制作汇总表,报上级人事主管审批;同时对于相应资料没有交齐的在一周之内追踪到位。
<三>和学校或原单位取得联系
1、应届毕业生:
签订就业协议,向学校回接收函;
2、往届生:
电话访问(入职2-3天内)基本情况是否属实,是否在原单位工作、工作表现如何、为何离职、原单位意见。
五、安排员工入住员工宿舍
1、报到前1-2日提前沟通是否需要安排住宿,如果需要,且公司有空余床位,可通知员工带好相应物品,当日安排入住;
2、员工入住前需填写入住登记表,同时视情况签订宿舍入住协议;
3、给新同事安排床位,带领入住。
第三章
员工档案管理
一、更新员工档案
1、员工入职资料收齐后第一时间更新员工档案,同时将更新后的员工档案表发至人事主管;
2、员工签订劳动合同、办理保险、离职等一切与员工信息有关的都及时更新档案。
二、档案的传递、保管
1、员工档案属重要机密,由人力资源部全权负责保管、档案信息汇总表由人力资源部进行管理与更新。
任何人XX不得查看员工档案;
2、档案更新后人力资源部内部应进行及时传递,保证相关人员的档案为最新。
第四章培训
一、培训前准备工作
1、设备:
投影仪、激光笔、电脑、排插、音响等提前查看完好性
2、资料:
学员名单(学员基本情况交予培训讲师)、产品资料、员工手册、公司宣传资料、笔记本/笔(每人一套)、考勤表(大于5人的培训,员工签到);
3、针对居住较远的员工,视情况安排住宿。
二、培训当日
1、设备调试:
电脑、投影、音响等,提前20分钟准备到位。
严禁由导师调试,助理不论现状出现。
2、会议室环境布置:
提前20分钟播放音乐(音乐选择提神、激励的)、座次、茶水、窗帘等,保持环境的安静。
3、学员入室:
提前15分钟邀请学员进入培训室,告知培训日程、考勤、就餐等事宜。
4、培训讲师:
讲课时间提醒。
5、午休安排:
中午在新员工就餐结束前为其开门,安排休息,下午培训前10分钟提醒开课时间。
6、培训结束:
问候学员学习情况,收拾培训设备,清理培训现场
7、期间如有异常及时与人事主管沟通。
二、培训考核协助
1、协助相关讲师出考试试卷;
2、监考、收集试卷交由相关负责人审批,结束后统计分数。
第五章考勤管理
一、每日统计考勤
1、每日登记办公室员工出勤情况,当日如有旷到、迟到、早退员工及时与人事主管汇报;
2、未按正常出勤的员工,在签到表中注明,迟到或早退时间;
3、每周汇报考勤过程中出现的问题,与上级汇报;
4、月末将销售服务部报过来市场人员休息时间与财务核对后,制作当月员工考勤表。
二、考勤表及汇总表上级时间
每月月末最后一天下午下班前上交当月考勤表及汇总表,交由人事主管审查。
兼职人员(司机、讲师)考勤(需要市场人员签字)
准确记录兼职人员出勤时间,兼职结束后,第一时间将其出勤时间与市场人员核对后,上报至人事主管。
员工请假
1、提前备好假条
2、假条归档
第六章绩效考核
一、数据收集汇总(暂由主管执行)
二、信息发布
将当月各位员工考核成绩及工资条发至员工邮箱。
并通知员工查看。
第七章离职手续办理
发放离职申请表
1、将离职申请表交由离职人员,并告知如何填写,收回后查看各部门是否签字,交接是否完毕。
2、仔细考虑离职人员后期是否还有补款或扣款事件,及时告知人事主管。
3、入住员工宿舍的办理退宿手续,两日内清离。
4、员工离职后需保留其有效联系方式及财务账号。
发放离职证明及解除劳动合同证明
送离职员工离开,表示祝福
四、员工QQ群删除,相关资料进行整理归档。
第八章保险办理
一、跟踪需办理保险时间
查看员工档案,及时汇总到时间需要续办保险的员工或办理五险的员工,提请人事主管办理。
二、保险办理工作
第九章员工生日祝福
员工生日提前三日提请人事主管准备生日礼物;
生日当天QQ群发送盛大祝福短信;
生日前一天提请总经理填写祝福卡片。
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