总账报表岗位工作流程.docx
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总账报表岗位工作流程
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总账报表岗位工作流程
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总账报表岗位工作流程
主要工作职责:
1、浪潮GS财务软件(简称GS系统)初始化建账及维护管理;2、协助科长审核本科记账凭证;3、月末计提税金、摊销费用等凭证的编制;4、会计报表的编制;5、年末账务结转;6、系统管理功能操作。
新开业单位初始化建账工作
总账报表人员根据公司《会计科目设置规定》及其他有关规定,初始GS系统账务。
总体建账流程
开业前与总部会计管理科及GS系统技术人员进行对接,由技术人员设置单位账套、科目定义、项目类别定义,并设置系统管理员的用户编号、职责等
包括凭证选项设置、辅助核算设置及其他等日常应用设置
科目核算关系设置
科目引用
基础数据定义
职责定义
总账报表人员以系统管理员用户进行相关财务人员用户设置、职责定义与分配
用户设置
进入系统管理模块选择系统维护功能
核算项目定义
系统设置
日常账务处理
公司部门定义
员工定义
单位往来引用
总账模块设置
辅助模块
分配
(二)操作步骤
1、用户定义流程:
登录GS系统→基础管理→系统管理→系统维护→用户维护,如图1-1所示界面:
图1-1
用户名称
职责名称
选择用户维护功能,进入图1-2所示界面:
图1-2
点击增加按钮进入维护界面,进入图1-3所示界面,根据界面提示录入“用户编号”、“用户名称”、“用户口令”、“口令确认”(用户口令必须由6位以上的数字、字母等符号组成),其他选项系统默认,其中,登录日期、时段选项也可根据需要进行修改,点击确定按钮定义完成。
用户编号按照GS系统技术人员分配的号段依次定义。
如该员工调离,点击修改按钮将用户名称更改后分配给其他人员使用,或直接点击删除按钮将用户删除。
:
如果用户名称修改或删除后,在查询该员工制作凭证时,不能选择“制单人”选项,否则系统不显示任何凭证。
图1-3
2、职责定义流程:
登录GS系统→基础管理→系统管理→系统维护→职责维护,选择职责维护功能,进入图1-4所示界面:
图1-4
(1)职责定义:
用户职责是按照岗位职责来设置的,分为系统管理员、财务部长、财务科长、总账报表、核算员、出纳员、结算员、预算员八个用户职责(除财务科长职责具备凭证审核权限外,其他职责不允许设置该权限)。
各用户职责定义具体规定参照《会计电算化管理办法》,详细的功能权限、数据权限可根据实际岗位工作权限由单位系统管理员进行设置。
点击增加按钮,进入图1-5所示界面,根据界面提示录入“职责编号”、“职责名称”,左边框选择需增加的功能模块,右边框“√”选相应的功能权限名称(功能模块直接“√”选,表示选择该功能模块的所有功能权限,),点击确定按钮完成职责定义。
通过点击修改按钮选项对职责权限重新定义,点击删除按钮选项删掉不用职责,点击对应用户按钮选项查看该职责所分配的对应用户。
图1-5
(2)职责分配:
用户和职责定义完成,将职责分配给不同的用户使用,选择“用户名称”,点击职责按钮(图1-2界面),进入图1-6所示界面:
图1-6
根据工作岗位需要,对该用户“√”选需要分配的职责。
同一用户可拥有多个职责,同一职责可对应多个用户。
点击应用按钮定义完成,点击确定按钮退出界面。
(3)数据权限定义:
用户定义、职责定义及职责分配完成后,根据岗位工作权限对每个用户职责的功能模块进行数据权限定义。
数据权限定义是对不同的用户职责所拥有的功能模块进行查询、修改、打印、公式定义等不同的操作权限定义。
例如,在定义“总账报表职责”的报表功能模块时,其对应的数据权限定义包括报表的计算、查询、修改、打印、报表定义以及报表操作范围,而在定义核算员、出纳员、结算员、预算员等职责时,其报表功能模块数据权限只定义报表查询、打印等功能,且只允许查看相关报表。
操作流程:
选择“职责名称”,点击数据权限按钮(图1-4界面),进入图1-7所示界面,左上框选择功能模块名称,左下框选择功能模块所对应的细分功能模块(直接“√”选为选择右边框全部选项),右边框对数据权限进行“√”选,点击保存按钮完成定义。
图1-7
3、基础数据模块定义:
(1)部门定义流程:
登录GS系统→基础管理→基础数据→组织→公司部门定义,如图1-8所示界面:
图1-8
选择公司部门定义功能,进入图1-9所示界面,点击同级增加按钮,在右边框输入编号、名称,选择部门类型(一般情况部门类型为“商场”时选“销售”、“管理部室”选“管理”),会计核算项选择“核算”,点击保存按钮完成部门定义。
左边框选择相应部门,点击下级增加按钮,对该部门进行下级部门定义。
图1-9
(2)员工定义流程:
登录GS系统→基础管理→基础数据→员工→员工定义,如图1-10所示界面:
图1-10
选择员工定义功能进入图1-11所示界面,点击增加按钮,右边框输入“员工编号”(系统自动编号或手工输入)、“员工姓名”,点击保存按钮完成定义(保存前必须“√”选“会计核算”选项,否则在制单时,该员工不作显示)。
图1-11
当某员工离职或调离本单位时,在下年账务初始时选择该类员工点击停用按钮,停用后该员工名称变为红色,在以后年度制单、查询等操作时不再显示该员工。
如果该员工调回,选择启用按钮重新启用该员工(部门、往来单位等名称的停用、启用操作与之相同)。
:
使用停用功能的前提是本年度系统中所有模块中涉及该员工、部门、往来单位等项目不存在任何发生额、余额等情况。
当某职工所属部门发生变动时,在左边栏选择员工名称,点击更换部门按钮进入图1-12所示界面,选择新部门点击确定按钮完成部门更换操作。
图1-12
(3)往来单位引用:
总部会计管理科负责往来单位的定义,各单位引用后方可使用。
引用流程:
登录GS系统→基础管理→基础数据→往来→往来单位定义,如图1-13所示界面:
图1-13
选择往来单位定义功能进入图1-14所示界面:
图1-14
点击引入按钮进入图1-15所示界面:
图1-15
输入要引用单位编号或单位名称→点击查询图标→点击确定按钮进入图1-16所示界面:
图1-16
点击保存按钮后单位编号与单位名称由虚变实表示引用成功。
往来单位的增加、修改、删除操作经门店提出申请,由总部会计管理科审核后进行相应操作。
:
①申请前首先查询确认该往来单位是否存在,如果已经存在,直接引用即可;
②供应商更名(单位编号不变)引起的往来单位名称的修改,门店还须提供签批手续齐全的“供应商更名通知单”;
③申请内容应注明单位名称(必须是全称)、单位类别,包括集团内部、集团外部、富基供应商(包括编号)三个类别,集团外部单位还应注明集团所分配的单位号段或编号。
(4)核算项目定义:
登录GS系统→财务会计→辅助→定义→核算项目定义,
如图1-17所示:
图1-17
选择核算项目定义功能进入图1-18所示界面:
图1-18
选择需要定义的项目类别(圈内所示)→选择左边栏项目,点击同级增加或下级增加按钮→录入项目编号、名称→点击保存按钮完成核算项目定义(项目类别及公用核算项目由集团系统管理员统一定义)。
4、总账模块定义:
(1)科目引用流程:
登录GS系统→财务会计→总账→定义→科目定义,如图1-19所示界面:
图1-19
选择科目定义功能,进入图1-20所示界面,左边框选择引用科目,点击引用按钮完成引用操作,在该科目未制单情况下点击取消引用按钮进行科目取消引用。
图1-20
一级科目由集团系统管理员统一定义,二级以下科目经门店提出申请,总部会计管理科按照门店提出的申请内容审核后增加。
:
①申请前首先点击过滤查找按钮,输入科目编号或科目名称关键字查询并确认该科目是否存在,如果已经存在,直接引用即可;
②科目一经制单,将不允许再进行下级科目增加。
(2)核算关系定义流程:
登录GS系统→财务会计→总账→定义→核算关系定义,选择核算关系定义功能进入图1-21所示界面:
图1-21
科目引用后,各单位根据《会计科目设置规定》进行辅助核算的设置,左边框选择需要定义的科目,右边框“√”选辅助核算项目,核算项目为虚的是集团统一定义,下属单位不能修改,勾选完毕点击保存按钮完成设置。
:
会计科目制单后将不允许再进行核算关系的重新设置!
(3)系统设置操作流程:
登录GS系统→财务会计→总账→定义→系统设置,选择系统设置功能,分别点击“凭证选项”、“辅助核算”、“其他”三个功能菜单,如图1-22、23、24所示界面,根据菜单界面信息提示进行“√”选。
系统日常应用设置完毕后再进行账务处理。
图1-22
其中:
“凭证日期序时”、“凭证必须完整”、“货币资金赤字警告”、“录入辅助信息摘要”、“显示所有凭证”、“联查时允许查看别人凭证”为必选项,其他项目根据需要进行选择。
图1-23
图1-24
二、记账凭证审核
不适合做凭证附件的批准文件、报告应单独存放,并注明凭证日期、编号,归集后装订归档备查。
凭证附件审核
1、内容清晰、完整;2、签批手续齐全。
例如,报销凭证、工资表、调账说明等。
1、真实、有效;2、内容清晰、完整。
如银行单据、供应商清单、费用发票(不可跨年度)等。
科目应用审核
凭证摘要审核
凭证形象审核
会计
凭
证
审核
自制凭证附件审核
外部凭证附件审核
1、附件内容与科目使用是否正确;2、费用凭证科目使用与预算项目是否对应;3、科目借、贷方向是否正确。
1、摘要内容简明扼要、清晰准确;2、能够避免税务稽查风险,例如费用类凭证摘要中不要出现“车补”、“补贴”、“补助”、“以前年度”等字样;3、摘要内容与科目内容相对应。
1、凭证及附件是否整洁;2、凭证打印是否清晰;3、编号是否连续;4、制证人是否签章;5、套打内容与凭证格是否对应。
科目金额审核
根据《企业新会计准则》以及单位《会计凭证管理工作规范》来审核会计凭证,审核流程如图:
科目及辅助金额与凭证附件金额是否一致。
三、主要账务处理
月末需计提摊销的主要凭证:
(一)在固定资产模块中计提本月折旧(详见固定资产操作流程),以“类别部门汇总表”、“部门资产明细表”作为凭证附件,凭证分录如下:
摘要:
计提×月折旧
借:
管理费用-房屋折旧费-部门
管理费用-营业设备折旧费-部门
贷:
累计折旧
(二)根据本月其他业务收入中应交营业税明细科目贷方发生额的5%(或税法规定的其他比率)计提营业税,以自制“营业税金计提说明”为凭证附件,格式内容如下:
营业税计提说明
本月实现应税收入 元,按照税法规定应计提营业税 元,计提比例为 %。
财务负责人 科长 制证人
凭证分录为:
摘要:
计提×月营业税
借:
营业税金及附加—营业税
贷:
应交税费—应交营业税
(三)根据税法规定在零售环节征收消费税商品不含税销售额的5%计提应交消费税,以自制“消费税金计提说明”作为凭证附件,格式内容如下:
消费税计提说明
本月实现应税销售收入 元,按照税法规定应计提消费税 元,计提比例为 %。
财务负责人 科长 制证人
凭证分录为:
摘要:
计提×月消费税
借:
营业税金及附加—消费税
贷:
应交税费—应交消费税。
(四)当“应交税费—应交增值税”科目为贷方余额时,转出本月应交未交增值税,凭证后附“应交增值税转出说明”为凭证附件,格式内容如下:
应交增值税转出说明
本月实现应交增值税 元,现转入应交税费-未交增值税。
财务负责人 科长 制证
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