办公室管理制度流程文档格式.docx

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1、办公用品由财务部统一购置，其它部门不得擅自购买。

特殊情况须报行政人事部批准。

2、部门需要印制单据、表格、宣传品等，均由各部门自行设计样式，提出印刷数量，送交行政人事部统一办理，由各部门从行政人事部领用。

3、各部门领取办公用品时，必须填写领用单，由部门负责人签字，财务部审核无误后方可发放。

4、财务负责人在每月末根据部门所领物品登记表，统计出当月部门办公用品领用情况，以便实施办公用品的费用控制。

5、财务建立办公用品明细帐，按月核销，半年全面盘点一次，做到帐物相符。

核实盘点结果，若有遗失，保管人应负责赔偿。

　电脑管理制度

1、电脑使用者应爱护设备，保持电脑的清洁卫生，遵循常规操作程序，相应的电脑设施由公司根据各岗位的需要进行统一安排。

2、未经允许不得随意删除和越权打开系统文件。

3、不得私自使用来路不明的磁盘或光盘。

4、不得私自打开或打印别人的文档文件，工作时间不得玩游戏。

5、不得在靠近键盘的位置饮水或吃食物。

6、不得私自安装光盘文件或拷贝与办公无关的文件。

7、电脑设备不得私自挪动或拆卸。

8、如发现电脑不能使用或出现系统问题，请及时与系统管理员联系。

　办公会制度

为规范办公会议的管理，严肃会议纪律，提高工作效率，保证公司正常运作，特制定本制度。

1、会议时间

如无特殊或重大情况，一般定为星期一下午3：

30—4:

30。

2、会议地点

商场会议室

3、与会人员

各部门负责人、组长（包括正副总经理、部门主管、以及会议记录人员。

必要时可由总经理指定扩大与会人员范围）。

4、会议一般程序

（1）总经理宣布会议开始，并主持会议。

（2）各部门汇报上期工作进展情况。

（3总经理提出本次会议主要议题及需要商讨的事项。

（4）与会人员自由发言，阐述观点，提出建议。

（5）总经理对会议作总结，并宣布会议决定。

（6）会后由行政人事部写出会议纪要，发文至总经理及部门负责人。

5、会议须知

（1）与会人员在参加会议前须提前安排好本部门工作，并对会议内容做好准备工作。

（2）若因特殊情况不能参加，则应指定该部门副职或其他负责人参加。

（3）与会人员在会上应如实汇报工作情况，会后应及时准确地向部门员工传达会议精神。

违者将追究责任。

（4）会议记录员做好会议考勤、会议发言及现场记录工作，会后进行整理。

（5）若遇重大或特殊情况，可临时更改会议时间，行政人事部必须做好会前通知。

6、会议纪律

（1）与会者不得无故迟到、早退、缺席，违者予以罚款处理。

（2）参加会议者必须善始善终，严守会议纪律，无特殊情况不得随便出入。

（3）与会者不得谈论与会议无关的事情和做其它私事。

　财务管理制度

第一节　流动资产管理制度

流动资产包括现金、各种存款、短期投资、应收及预付款项、存货等。

（一）现金：

是指企业的库存现金，包括库存的人民币和外币。

1、公司收支的各种款项，必须按国务院颁发的《现金管理暂行条例》的规定办理，在规定的范围内使用现金，现金结算的范围如下：

（1）职工工资、津贴；

（2）个人劳务报酬；

（3）出差人员必须随身携带的差旅费；

（4）结算起点（5000元）以下的零星支出；

不属于上述现金结算范围的款项支付，一律通过银行进行转账结算。

2、支付现金必须遵守财务规章制度，符合财务手续；

3、坚持“钱帐分管”的原则，实行出纳工作岗位责任制，收入及货款应及时进账，不得任意“坐支”；

4、为了避免现金收支出现差错，保证做到帐实相符，出纳人员应经常进行现金核对和清查，现金清查中发现现金短缺或盈余时，除了查明原因外，还应及时根据“现金盘点报告表”进行帐务处理，并追究过失人的经济责任。

（二）存款：

是指企业存入银行或其他金融机构帐户上的货币。

1、公司办理结算必须遵守国家的法律、法规和《银行结算办法》的各项规定，遵守结算纪律，符合财务手续；

2、加强内部制约机制，付款印鉴由不同人员分别保管和使用；

3、严格支票管理，原则上不得签发空白支票，如遇特殊情况应按程序办理并及时报账，绝对禁止出租、出借支票；

4、办了防止银行存款帐目发生差错，准确掌握银行存款实际金额，应按期与银行存款对账单核对，编制“银行存款余额调节表”。

（三）短期投资：

是指企业购入的各种能随时变现、所持时间不超过一年的有价证券以及不超过一年的其他投资，进行短期投资时须经董事会批准。

（四）应收及预付账款：

应收及预付帐款包括公司经营和非经营活动所形成应收和预付款项，包括应收帐款、预付帐款和其他应收款。

应收帐款是指公司因销售商品（包括租金、水电费、押金、入场费）提供劳务等业务，向购买单位收取的款项，预付帐款是公司按照购货合同的约定，预付给供应单位货款。

1、反映公司各种应收帐款的形成，收回及其增减情况，监督公司执行结算制度。

2、控制应收帐款的限额和收回时间，加强应收帐款的管理，加快资金流转。

3、在年度终了按年末应收帐款余额3‰或5‰计提坏帐准备，并对确实无法收回的坏帐按规定处理。

4、严格遵守公司的有关结算制度和定货合同，控制预付货款的范围、比例和期限。

5、监督预付款项所定货物的入库情况。

（五）存货：

是指企业在经营中为销售所储备的资产，包括库存的、在途的各种商品、包装物、低值易耗品。

1、库存商品管理制度

（1）凡经过验收的商品（含购销、代销），不论存放在何地，均视为商场存货即库存商品；

（2）库存商品均以售价核算；

（3）商场以营业柜组为单位建立存货实物管理负责制；

（4）仓库以经营大类为单位建立存货实物管理负责制；

（5）库存实物应定期盘点，编制存货盘点表，对盘盈、盘亏的存货以书面形式上报总经理；

（6）盘盈、盘亏的存货应及时查明原因，由于实物负责人的原因造成存货短少的，由实物负责人全额赔偿；

非人为因素造成存货损失的，由相关部门提出书面报告，上报总经理审批处理；

（7）对过季商品、积压滞销的存货，公司应及时清理，如为代销商品应办理退货手续，如为购销商品，应由柜组（仓库）提出书面报告报相关部门及总经理批准后，方能按保本价或低于成本的价格销售。

第二节固定资产管理制度

1、固定资产的计价

（1）购入固定资产，按照实际支付的买价或售出单位的帐面原值（扣除原安装成本）、包装费、运杂费和安装成本等计价；

（2）投资转入的固定资产，按评估价确认或者合同、协议约定的价格计价；

（3）在原有固定资产基础上进行改建、扩建的固定资产，按原有固定资产帐面原价，减去改建、扩建过程中发生的变价收入，加上由于改建、扩建而增加的支出计价。

2、固定资产的折旧

（1）固定资产折旧率的计算：

年折旧额=固定资产原价×

（1-预计残值率）÷

预计使用年限×

100%.

（2）固定资产的分类

项目

预计

预计使

年折

残值率

用年限

旧率

房屋、建筑物

5%

20年

4.75%

运输设备

8年

11.88%

自动化、半自动控制设备

5年

19%

柜台、货架

消防安全设备

其他设备

（3）固定资产折旧的提取：

一般根据月初应计提折旧的固定资产帐面原值和月折旧率按月提取，当月增加的固定资产，当月不计提折旧，当月减少固定资产，当月照提折旧。

第三节递延资产管理制度

递延资产是指不能全部计入当年损益，应当在以后年度分期摊销的各项费用。

递延资产的主要内容是开办费、租入固定资产改良支出、大修理支出、筹建期汇兑净损失等摊销期在一年以上的费用。

1、开办费

开办费是指企业筹建期间所发生的不应计入有关资产成本的各项费用，开办费的内容包括筹建期间的工作人员工资、办公费、差旅费、培训费、印刷费、银行借款利息、注册登记费、以及其他不能计入固定资产和无形资产的支出。

开办费应当在开始生产经营，取得营业收入时停止归集，并同时开始进行摊销，在不短于5年的期间内分期平均摊入管理费用。

2、租入固定资产改良支出

租入固定资产改良支出是指能增加租入固定资产的效用或延长使用寿命的改装、翻修、改建等支出，租入固定资产改良支出，应在其租赁期内平均摊销；

3、固定资产大修理支出

指固定资产进行大修理所发生的支出，当大修理没有采用预提的办法，并且支出比较大，受益期超过一年时，作为递延资产核算的固定资产大修理支出，应在大修理的间隔时间内平均摊销。

第四节资金付出审批程序

（一）货款结算

1、购销商品货款结算，由财务部人员凭“购销合同”或业务部转来的“购销商品进货申报表”填制“付款单”，送财务部负责人审核确认，报总经理审批。

2、代销商品货款结算，财务部结算组人员凭电脑室提供的供应商销售情况表，填制“付款单”，交财务部负责人审核后报总经理审批。

3、购销商品货款结算，财务部结算组人员凭商品组核算员提供的商品销售情况，在扣除有关费用后，填制“付款单”，交财务部负责人审核报总经理审批。

4、货款的结算无论金额大小，都必须报财务部审核，总经理审批。

（二）工程款的结算

工程款的结算，一定先立项，编制预（结）算单，然后由总经理签字同意，交财务部审核后报总经理审批。

（三）固定资产的购置

根据公司的实际情况，必须购置的固定资产，应经过申报和审批程序。

凡购置单位价值在2,000元以上5,000元以下的固定资产，应由商场分管主管提出书面申请报告，交总经理审批，报财务部执行。

使用部门有关技术人员验收，并及时填制固定资产入帐通知单。

5,000元以上的报总经理通过后方能购置。

第五节商品进货货款结算管理规定

（一）管理规定

1、货款结算是搞好经营的重要环节，各有关部门应紧密配合，严格按操作规程执行。

2、货款结算应及时、准确，财务部结算员不得无故拖延，影响公司商誉。

3、供应商对结算数额如有疑问，财务人员应在保证公司机密的情况下积极配合释疑。

4、为保证公司往来款项的准确性，财务结算人员应定期与供应商核对账目，及时发现可能存在的问题。

5、商品进货与货款结算应严格分开，加强相互监督，保障货币资金安全。

6、财务部对外结算，原则上不支付大额现金而采用支票转账形式，小额月结，3000元以下的可用现金结算。

7、为保证供应商的货款安全，供应商结算应提供结算卡、身份证及商品进仓单据等，货款不得转往其他单位。

8、现金采购应坚持“钱货两清”的原则，现金采购完毕若发现商品流失、现金短少，责任由当事人承担。

9、“商品付款通知单”应如实填写，不得涂改，在所需附件齐全后，方可进入审批程序。

（二）付款程序

1、购销

（1）现金采购（含汇票）：

业务员按公司制度规定完成商品进货申报手续后，填制“借款单”报财务部和财务总监审批，审批完毕交出纳备款。

采货当日由商品核算主管派员领款，并与业务员共同前往采货，采购完毕后于当日将未用完款项交回财务部出纳，并在两日之内将发票和验收单附