商务会议流程之欧阳生创编Word文件下载.docx
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会议结束后,承办方财务将会议的相关单据分类、自审,做出明细账目交主办单位的负责人及财务审核确认,按照协议约定结清款项。
商务会议策划 一、会场预约 我们将根据你的需要,为您具体分析各种情况作出最完美的策划;
我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;
我们将根据会议对周边环境的要求,为您确定具体举办地点;
我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前为您预约。
二、负责会场的布局,设备安装调试 我们将根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;
我们将根据您的需要,为您提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;
我们将根据您的需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。
三、印刷材料的设计制作 我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;
我们将根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;
我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;
我们将根据您的需要,提前把印刷品送到会场或指定位置。
四、参会者的接送 我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;
我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。
五、参会者的餐饮 我们将根据参会人员的喜好,为您预定各种形式的餐会:
西餐、中餐、自助餐、宴会等等;
我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,为您推荐不同的用餐地点。
六、参会者业余时间的安排 我们将根据参会人员的喜好,为您设计不同的休闲方式;
我们可以为您设计专门的旅游线路,方便您的出行;
我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施,供你选择。
商务会议方案 根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要求也不同。
首先是会议的筹备工作。
●根据会议规模,确定接待规格。
●发放会议通知和会议日程。
会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。
通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。
对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。
这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。
会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。
它的形式既可以是文字的也可以是表格的。
它可以随会议通知一起发放。
●选择会场。
选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。
最好是达到一下标准:
第一:
大小要适中。
会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;
会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。
所以,英国的首相丘吉尔曾说:
“绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。
” 第二:
地点要合理。
历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。
超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。
第三:
附属设施要齐全。
会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,”就草率地认为“这回也会同样顺利”。
否则,可能会造成损失。
第四:
要有停车场。
现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。
轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。
●会场的布置。
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。
一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。
门口张贴欢迎和庆祝标语。
可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;
为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。
桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。
坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:
①圆桌型。
如果是使用圆桌或椭圆形桌子。
这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。
另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。
这种形式适于10—20人左右的会议。
座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。
同级别的对角线相对而坐。
②口字型。
如果使用长形方桌。
这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。
③教室型。
这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。
这种形式主席台与听众席相对而坐。
主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。
主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。
●准备会议资料。
会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。
会议前的接待礼仪。
●会前检查。
这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。
比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
●提前进入接待岗位。
接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。
一般的接待工作分以下几个岗位。
①签到。
设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。
签字台北有毛笔、钢笔和签到本。
向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。
如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。
签到本应精致些,以便保存。
如需要发放资料,应礼貌地双手递上。
接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。
②引座。
签到后。
会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。
对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。
③接待。
与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。
会议中的服务礼仪 会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。
●倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为期天茶水。
到谁是动作轻盈、快捷、规范。
杯盖的内口不能接触桌面,手指不能因在北口上,不能发生杯盖碰撞的声音。
一般是左手拿开背盖,右手吃水户,将热开水准确倒入杯里,不能让茶水见到桌面上或与会者身上。
杯子放在与会者桌上的右上面。
如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。
●其他服务会议按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面。
这就要求各个工作人员“严阵以待”,做好各项准备工作。
如,会议进行第一项:
全体起立、奏国歌。
这是音响应立即播放出国歌。
又如,大会宣布办法荣誉证书,组织人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。
为使会场上的活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练,避免会场上出现混乱。
如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事,服务人员应走到他身边,轻声转告他。
如果要通知主席台上的领导,最好用字条传递通知,避免无关人员在台上频繁走动和耳语,分散与会者注意力。
●做好会后服务的准备。
会议进行之中,就应为会后服务做好准备。
如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。
另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排。
会后服务 会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。
●组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。
如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。
●送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。
●清理会议文件①根据保密原则,回收有关文件资料。
②整理会议纪要。
③新闻报道。
④主卷归档。
⑤会议总结最主要的一点,就是不要让客户或者目标客户觉得这场会议的目的是营销。
时间:
2021.02.08
创作人:
欧阳生
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