档案管理制度及表格Word下载.docx
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1.公司的归档资料实行“即时归档”与“年度归档”制度,即:
各部门相应一次性办结的业务实行即时归档,具有连续性的业务实行年度归档一次。
2.在档案资料归档时,由档案管理员分别向各主管部门
劳动合同,养老保险手册,工伤档案等等)
5.档案编号说明:
公司档案以“母-子-序”编号逻辑编制档案号,具体见目录表。
六、档案的借阅
1.
总经理、副总经理、总监、总助、各部门经理借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.
因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,填写《档案借阅审批单》,由部门经理批准送办公室主任核批。
3.
公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;
秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。
密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准才能借阅。
密级档案行政类由总经理确定,技术类由技术副总与总经理共同确定。
4.
档案借阅者必须做到:
(1)爱护档案,保持整洁,严禁涂改。
(2)注意安全保密,密级档案禁止擅自翻印(确实需复印与借阅流程一样需相应的人员审批)、抄录、转借、遗失。
(3)如发现故意损坏或丢失公司档案处以50-500元/次的罚款。
5.档案管理员对任何人借档必需严格按档案管理制度执行,并认真做好《档案借阅登记登记表》,玩忽职守的按情节情重处以50-500元/次的罚款。
七、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交办公室主任与各相关业务部门负责人审核经总经理批准后执行。
经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。
登记表永久保存。
在销毁公司档案资料时,必须由总经理或分管副总经理或办公室主任指定专人监督销毁。
附:
《档案室收件登记表》、《档案借阅审批单》、《档案目录》、《档案借阅登记表》、《公司档案资料销毁审批表》
***************有限公司
二O一八年九月二十八日
表1档案收存登记表
序号
档案名称
入档时间
数量/页
收档人
送存人
领导签字
表二档案借阅申请单
填表日期:
年月日
归还时间:
借阅人
所在部门
职务
借阅类别
□现场借阅□复印□带出借阅□其他(请说明)
借阅资料编号
借阅资料名称
内容
借阅用途
借阅人签字
部门主管签字
部门经理
总经理/总监
经办人签字
备注:
1、技术资料,部门主管签字。
2、关于特种设备方面的重要资料需部门经理签字。
3、公司各种证照需总经理或总部分管部门总监签字。
表三档案借阅登记表
表号:
序
号
日期
档号
文件名
利用
目的
方式
复印
份数
借阅
部门
签字
部门负责人签字
分管领导人签字
归还日期
借阅
查阅
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
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13
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表四档案目录
编号:
档案名称
密级
目次
文号
来文单位
题名
日期
页数
备注
15
16
17
18
19
表五档案资料销毁审批表
记录表号:
部门名称:
拟销毁档案资料名称
拟销毁档案资料编号
拟销毁档案资料份数
拟销毁时间
销毁人
监督人
销毁原因及拟销毁方式
档案室意见
部门负责人意见
领导批示
备注
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